Alegerea celui mai bun partener de externalizare a introducerii datelor

Publicat: 2021-04-02

Cu datele care devin acum cel mai valoros activ pentru atât de multe companii, introducerea datelor a devenit, de asemenea, o operațiune crucială pentru diverse afaceri din diverse industrii. Astfel, nevoia de externalizare a introducerii datelor a crescut, de asemenea, la nivel mondial, ca niciodată înainte, cu volumele mari de date create în aproape toate industriile.

Gestionarea internă a sarcinilor de introducere a datelor poate fi o sarcină foarte dificilă pentru multe companii. Angajarea de angajați interni sau chiar construirea unei echipe interne de procesare a datelor poate fi costisitoare, iar introducerea datelor fiind un proces repetitiv și consumator de timp, angajații tăi valoroși nu își pot folosi timpul pentru a se concentra pe sarcini mai importante care pot ajuta organizația ta să crească.

Aici intervine externalizarea introducerii datelor.

Ce este externalizarea introducerii datelor?

Introducerea datelor, pe scurt, este procesul de introducere a informațiilor într-un sistem digital. Aceasta poate fi transcrierea documentelor scrise într-o formă digitală, editabilă, scanarea documentelor în PDF-uri digitale și multe altele.

Astfel, un operator de introducere a datelor introduce datele necesare prin diferite metode, fie că este vorba de crearea manuală a datelor (adică crearea de note de întâlnire), copierea-lipirea datelor din documente existente sau scanare. Obiectivul introducerii datelor este transferul, convertirea sau adăugarea unei forme de informații stocabile și editabile în baza de date.

Acestea fiind spuse, externalizarea introducerii datelor este delegarea sarcinilor de introducere a datelor către un furnizor terț de servicii de introducere a datelor. Mulți dintre acești furnizori de servicii angajează lucrători din țările din lumea a treia care oferă servicii de înaltă calitate, dar la o rată mult mai mică în comparație cu SUA, permițând o execuție mai rentabilă a sarcinilor dvs. de introducere a datelor.

Prin externalizarea sarcinilor de introducere a datelor, puteți economisi atât timp, cât și bani: obțineți rezultate precise, fără erori de la introducerea datelor, datorită lucrătorilor cu experiență furnizați de serviciile de externalizare a introducerii datelor, în timp ce, în același timp, puteți permite echipei dvs. pentru a vă concentra asupra operațiunilor de bază ale afacerii dvs.

Avantajele și preocupările externalizării introducerii datelor dvs

Este externalizarea operațiunii de introducere a datelor alegerea potrivită pentru afacerea dvs.? Aici am enumerat câteva dintre beneficiile de bază pe care le puteți obține atunci când externalizați introducerea datelor, precum și câteva considerații cheie pe care ar trebui să le aveți. Acest lucru vă va ajuta să determinați dacă externalizarea introducerii datelor este alegerea potrivită pentru dvs.

Avantajele externalizării introducerii datelor

Acuratețe: dacă externalizați introducerea datelor către un furnizor de servicii BPO cu experiență, veți primi ajutor de la lucrători care au fost instruiți riguros înainte de integrarea lor. De obicei, ei vor oferi, de asemenea, specialiști în controlul calității să revizuiască continuu rezultatul procesului de introducere a datelor.
Livrare rapidă: cu specialiști experimentați și experți în introducerea datelor în echipa lor, veți obține un timp de realizare mai rapid și puteți chiar stabili termene limită flexibile pentru fiecare agent în funcție de nevoile dvs.
Eficient din punct de vedere al costurilor: nu trebuie să vă construiți propria infrastructură și nu trebuie să plătiți suplimentar pentru spațiu de birou, instrumente și alte cheltuieli. După cum sa menționat de asemenea, ratele forței de muncă în destinațiile offshore sunt, de asemenea, mai mici, permițând o execuție de introducere a datelor mai rentabilă.
Eficiență și productivitate: prin externalizarea serviciului dvs. de introducere a datelor, angajații dvs. își pot concentra acum atenția asupra operațiunilor de bază ale afacerii pentru a vă dezvolta compania și a vă atinge obiectivele organizaționale.

Preocupări comune legate de externalizarea introducerii datelor

Există, totuși, câteva preocupări comune care ar putea împiedica companiile să-și externalizeze serviciile de introducere a datelor, în special:

Probleme de securitate și confidențialitate a datelor: din nou, datele fiind un bun foarte valoros pentru multe companii, este de înțeles că multe companii sunt reticente în a-și partaja datele cu un furnizor de servicii terță parte. În mod evident, scurgerea de informații este o problemă potențială, de exemplu dacă furnizorii de servicii rău intenționați vă scurg în mod deliberat datele sensibile către concurenți. Asigurați-vă că furnizorul de servicii ales deține standarde internaționale de securitate a informațiilor, cum ar fi PCI DSS, ISO 27001 și așa mai departe.
Mai puțin control: aveți, evident, mai mult control asupra datelor dvs. și a operațiunilor de introducere a datelor atunci când executați procesul intern. Este foarte important să aveți un sistem de comunicare clar cu furnizorul dvs. de servicii de introducere a datelor dacă decideți să externalizați procesul de introducere a datelor.
Calitate dezamăgitoare a serviciilor: dacă alegeți furnizorul de servicii greșit pentru serviciul dvs. de introducere a datelor, este posibil să obțineți rezultate de calitate scăzută și, în loc să economisiți costuri, s-ar putea să fie nevoie să cheltuiți mai mult.

Cu toate acestea, dacă săpăm mai profund, beneficiile pe care le vom obține din externalizarea serviciilor de introducere a datelor depășesc cu mult aceste preocupări. După cum puteți vedea, dacă alegeți serviciile potrivite de externalizare a introducerii datelor, atunci aceste preocupări nu ar trebui să fie o problemă majoră, iar mai jos vom discuta cum.

Cum să alegi serviciile potrivite de introducere a datelor?

Iată o listă de verificare esențială de luat în considerare înainte de a alege între furnizorul de servicii de introducere a datelor externalizat:

Experienţă

Verificați dacă compania are suficientă experiență în serviciul de introducere a datelor. Verificați clienții lor anteriori, proiectele de succes și așa mai departe. Oworkers, de exemplu, se ocupă de servicii de introducere a datelor din 2013 și poate gestiona operațiunile de externalizare a datelor în mai mult de 20 de limbi cu clienți anteriori, inclusiv Xerox, Walmart și PWC, printre alții.

Cunoștințe despre domeniul tău

Este foarte important ca serviciul de introducere a datelor să vă înțeleagă afacerea și nișa pentru a asigura acuratețea și a evita erorile. Nu este suficient ca agenții lor să lucreze rapid: dacă nu cunosc contextul datelor dvs., poate duce la diverse inexactități.

Infrastructură

Verificați dacă furnizorul dvs. preferat de servicii de introducere a datelor are infrastructura tehnologică pentru a vă îndeplini cerințele. De exemplu, dacă trebuie să proceseze o mulțime de documente tipărite, atunci ar putea fi necesar un software OCR.

Masuri de securitate

Verificați dacă compania preferată a implementat cele mai bune practici de securitate cibernetică pentru a vă proteja datele împotriva hackerilor și virușilor. De asemenea, verificați politicile lor cu privire la confidențialitate și asigurați-vă că au trecut acordul dvs. privind nivelul de servicii, astfel încât să nu vă faceți griji cu privire la integritatea și securitatea datelor dvs.

Concluzie

Externalizarea procesului de introducere a datelor poate oferi beneficii semnificative pentru organizația dvs., în special în economisirea de timp și bani. Externalizarea procesului de introducere a datelor către furnizorul de servicii potrivit poate elibera timp valoros al echipei, astfel încât să le permiteți să se concentreze asupra sarcinilor de bază care vă pot ajuta afacerea să se dezvolte.

Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.