ERP bazat pe cloud: Ghidul suprem de urmat

Pe măsură ce companiile își integrează sistemele împreună și se dezvoltă, a avea un software important încorporat în cloud devine popular. Aici strălucește ERP bazat pe cloud și poate fi valoros pentru o afacere.

Sistemele bazate pe cloud includ aplicații, servicii și resurse care pot fi accesate prin internet, mai degrabă decât pe serverele locale de date. ERP înseamnă planificarea resurselor întreprinderii, care sunt sisteme de management care includ diverse servicii care ajută o afacere, cum ar fi producția, lanțul de aprovizionare, contabilitatea, interpretarea datelor, marketingul și altele.

Găzduirea acestor sisteme în cloud poate ajuta la eficiența operațională, la automatizarea analizei și a raportării și la îmbunătățirea funcționalității afacerii.

• Definiția Cloud Based ERP
• Cum funcționează?
• Tipuri
• Avantajele ERP bazate pe cloud
• Dezavantajele ERP bazate pe cloud
• Cum să alegi cel mai bun software ERP bazat pe cloud
• Strategii de implementare Cloud ERP
• ERP bazat pe cloud pentru afaceri mici
• Diferența dintre ERP on-premise și ERP bazat pe cloud

Ce este ERP bazat pe cloud?

ERP bazat pe cloud ajută la automatizarea și la eficiența conectării și colaborării cu echipele din cadrul companiei. Ajută la reducerea decalajelor dintre aceste echipe, deoarece sistemele sunt optimizate pentru un acces ușor. Acest lucru creează o perspectivă potrivită cu toate echipele dintr-o afacere, permițându-le acces la o perspectivă asupra datelor care le pot ajuta în sarcinile lor.

Permițând acestui sistem să trăiască în cloud, acest lucru poate elibera serverele de date locale ale companiei pentru alte informații care sunt mai vitale și mai sensibile pentru afacere. Atunci când folosesc cloud-ul, acest lucru poate permite angajaților să acceseze aceste sisteme de la distanță și în orice moment, oferindu-le un avantaj atunci când iau rapid decizii informate.

Cum funcționează software-ul ERP bazat pe cloud?

ERP bazat pe cloud funcționează ca un serviciu care ajută companiile să ofere angajaților lor acces la aplicații software care funcționează pe resurse partajate online. Este un sistem care ajută echipele să comunice mai bine cu privire la procese și să eficientizeze operațiunile pentru întreaga afacere. Toate companiile au în mod obișnuit propriul software specializat, care este unic pentru ele, cu toate acestea, a avea un ERP care este universal și accesibil pentru toți angajații poate fi important.

Cine ar trebui să treacă la un ERP bazat pe cloud?

Îmbunătățirea afacerii cuiva este întotdeauna importantă și ar trebui să fie prioritizată, însă nu toate procesele sunt corecte pentru toate echipele. Pentru ERP bazat pe cloud în general, există o mulțime de beneficii pentru aproape fiecare afacere.

Un sistem ERP online este eficient pentru companiile care își concentrează o mare parte a veniturilor pe tehnologie. Deoarece sistemul ERP este online, acesta oferă o creștere potențială și soluții rentabile pentru companii. Atâta timp cât integrarea unui ERP bazat pe cloud ajută la costuri, eficiență și este planificată în consecință, poate fi benefică pentru majoritatea companiilor.

Tipuri de ERP bazat pe cloud

Pentru ERP-urile bazate pe cloud, o companie poate implementa un serviciu complet online. Trecând printr-o terță parte, o altă companie va furniza aplicații pentru ca o afacere să le folosească. Acest lucru va oferi unei afaceri aplicații unice care sunt cele mai bune pentru operațiuni.

Un alt tip de ERP bazat pe cloud este un hibrid, care implementează ERP on-premise și bazat pe cloud împreună pentru a obține tot ce este mai bun din ambele lumi. Acest lucru poate fi util pentru companiile care au deja implementat un plan on-premise și caută să mute unele resurse în cloud, în funcție de funcționarea și echipele lor. Acest lucru este de asemenea util pentru echipele care au suficiente resurse pentru a le implementa pe ambele și totuși să fie rentabile pentru compania lor.

Ce este sistemul ERP bazat pe cloud

Când implementați un sistem ERP bazat pe cloud, este important să îl planificați cu atenție, deoarece adăugarea acestuia într-un ecosistem de afaceri nu este o cale de ieșire ușoară din anumite aspecte ale afacerii. Rentabilitatea investiției unui sistem ERP bazat pe cloud poate fi incredibil de benefică, totuși, necesită un plan de joc bine gândit, cu obiective în minte.

A avea sisteme accesibile prin internet și de la distanță este un aspect cu care să te obișnuiești, însă învățarea tuturor acestor aplicații este un alt domeniu care trebuie abordat. Aducerea colegilor de echipă asupra ideii de integrare bazată pe cloud poate fi, de asemenea, ceva ce ar trebui să fie discutat în cadrul companiei. Cel mai important, a avea un plan de management al schimbării organizaționale este important pentru a pregăti angajații pentru această schimbare în funcționare.

Ce este software-ul ERP bazat pe cloud?

Fiind un software bazat pe cloud accesat pe internet, serviciul în sine nu mai este furnizat de serverele locale ale unei companii. Prin urmare, SaaS (Software as a Service) va fi folosit pentru a obține acces.

Există multe soluții ERP bazate pe cloud disponibile pentru companii. Cea mai importantă diferență între toate acestea și anume că toate se referă la diferite aspecte ale sistemelor sau aplicațiilor lor. A avea cel mai bun software nu va garanta succesul unei companii.

Deși fiecare sistem are puncte forte și puncte slabe diferite, este important să identificăm care sunt acestea și cum afectează eficiența unei companii. În cele din urmă, configurarea acestui software pentru a vă servi afacerea are menirea de a crește organizarea și productivitatea. În funcție de afacere și de structura operațională a acesteia, este nevoie de un software diferit pentru ca compania să aibă succes. Cercetarea celui mai bun software va duce la o perspectivă valoroasă asupra integrării și importanței unui ERP bazat pe cloud.

Beneficiile ERP bazate pe cloud

ERP bazat pe cloud are o multitudine de beneficii atunci când este implementat corect într-o afacere.

• Cost eficient

  Utilizarea unui sistem în cloud este de obicei mai ieftină decât crearea unui server de date local, deoarece nu există un cost inițial pentru acest serviciu. Plățile se fac cu o metodă de abonament (de obicei lunar), astfel încât este mai ușor de gestionat.

• Reducerea costurilor de suport IT/infrastructură

  În plus față de mai puține costuri inițiale pentru integrarea sistemului, o reducere a personalului IT va ajuta și la economisirea costurilor. Serviciul este gestionat de un furnizor terț, reducând nevoia de personal IT în departamentul respectiv.

• Doar resursele necesare

  Când caută un anumit ERP bazat pe cloud, este important să ne uităm la ce aplicații sunt necesare pentru afacere. Când acestea sunt găsite, vă va ajuta să folosiți resursele necesare companiei și să nu plătiți pentru nimic care este inutil.

• O singură platformă/Accesibilitate

  Prin integrarea tuturor serviciilor și aplicațiilor pe o singură platformă bazată pe cloud, angajații pot accesa cu ușurință toate serviciile dintr-o zonă, reducând nevoia de mai multe programe sau software. Acest lucru poate ajuta, de asemenea, la crearea unei baze de date centrale pentru ca echipele să obțină o perspectivă asupra altor echipe și să funcționeze eficient împreună.

• Îmbunătățirea calității produsului

  În cele din urmă, integrarea unui sistem pentru a ajuta la eficiență va duce la o creștere a calității serviciilor și produselor. Aceasta este o strategie care poate ajuta o echipă să lucreze împreună și să dezvolte monitorizarea în timp real a muncii lor. Acest lucru va ajuta la gestionarea mai ușor a tuturor sistemelor și la creșterea produselor și serviciilor lor.

• Automatizarea analizei

  Primirea și înțelegerea datelor este vitală pentru succesul unei afaceri, deoarece le oferă o perspectivă și o perspectivă asupra muncii lor. Cu un ERP bazat pe cloud, accesarea unei aplicații pentru a ajuta la analiza poate ajuta toate echipele să-și înțeleagă responsabilitățile și să lucreze la îmbunătățirea muncii lor. Acest lucru va duce la eficiență și la îmbunătățirea operațiunilor în cadrul echipelor și în cele din urmă a afacerii.

• Crearea unui mediu de lucru mobil

  Fiind incredibil de important în 2020 și ulterior, oferirea angajaților acces la instrumente de la distanță este valoroasă. A avea un sistem de lucru mobil care este accesibil oriunde poate ajuta la conectarea echipelor oriunde și oricând.

• Acces 24/7

  Pe lângă lucrul de la distanță, a avea acces la acest software pe cloud va însemna că nu este necesar să fie conectat la serverele locale de date. Se poate lucra 24/7 și cu echipe din întreaga lume, oferind mai multe oportunități de succes.

• Îmbunătățirea experiențelor utilizatorilor

  Când implementați acest serviciu pentru o companie, va fi nevoie de sesiuni de instruire pentru a-i aduce pe toți la bord cu acest nou sistem. Odată pregătiți complet, va fi mai ușor să instruiți angajații mai noi și, de asemenea, să înțelegeți fluxul de lucru al fiecărei echipe. Acest lucru va duce la crearea mai multor lideri și va oferi tuturor o perspectivă asupra muncii fiecărei echipe.

• Securitate

  Acest beneficiu poate fi văzut din ambele părți, totuși, cel mai mare beneficiu al acestor sisteme accesibile prin cloud este că nu vor fi accesate pe serverele de date locale. Averea ambelor poate ajuta la stocarea anumitor informații în locuri diferite, creând un alt sentiment de securitate cu posibilitatea unui atac cibernetic. Păstrarea informațiilor în cloud poate fi sigură și nu pe serverele locale.

• Recuperare

  Pe lângă securitate, posibilitatea de a recupera date în cloud la posibilitățile unui atac local poate fi, de asemenea, benefică. Vizualizarea ERP bazată pe cloud ca un sistem de rezervă poate fi valoroasă pentru o companie cu o mulțime de informații sensibile.

• Actualizări

  Prin eficientizarea SaaS printr-un furnizor terț, o companie nu va trebui să se ocupe de nicio actualizare a aplicațiilor sau a software-ului. Acest lucru vă poate ajuta să verificați un lucru dintr-o listă lungă de sarcini și să vă concentrați pe instruirea pentru aceste noi actualizări, pentru a rămâne la curent cu serviciul lor.

Provocări în ERP bazat pe cloud

ERP bazat pe cloud are, de asemenea, o serie de provocări.

• Cost constant

  Deși mai ieftină pe termen scurt, o metodă bazată pe abonament s-ar putea dovedi a fi o metodă costisitoare pe termen lung. Deoarece serviciile se actualizează constant, există șansa ca costurile să crească, precum și să se mențină un anumit cost pe o perioadă mai lungă de timp.

• Mai puțin control

  Deoarece software-ul este gestionat de un furnizor terță parte, dacă există probleme în acest sens, acest lucru va afecta și companiile care le folosesc. Cu mai puțin control asupra timpilor de nefuncționare, actualizări slabe și sisteme de asistență, acest lucru poate duce la o reducere a eficienței care poate dăuna în cele din urmă unei afaceri fără ca aceasta să fie vina lor.

• Sesiuni de antrenament

  Formarea angajaților cu privire la noile competențe este întotdeauna un aspect pozitiv și important al unei afaceri, totuși predarea lucrătorilor un sistem care nu a fost creat local de o echipă care le cunoaște nevoile se poate dovedi uneori dificil. Este important să știi ce sistem folosești și să aduci experți în acel sistem pentru a crea un mediu mai ușor de învățat pentru angajați.

• Opțiuni de personalizare

  Majoritatea ERP-urilor cloud pot fi personalizate; cu toate acestea, opțiunile tind să fie mai puține decât atunci când sunt create pe un server de date local. Deoarece aceste servicii sunt furnizate de o terță parte, ei vor avea mai mult control asupra opțiunilor care pot fi personalizate sau nu.

• Probleme de conformitate

  Unele companii, din cauza conformității, nu pot stoca sau găzdui informații sensibile în cloud, prin urmare, a avea această opțiune nu este viabilă pentru toate companiile.

• Acordul angajatului

  A avea un personal IT mare se poate dovedi benefic nu numai pentru succesul intern, ci și pentru mai multe poziții în cadrul unei companii. Este important să vă asigurați că întreaga companie/toate echipele sunt de acord cu un ERP bazat pe cloud este important pentru moralul echipei și păstrarea angajaților.

Cum să alegi cel mai bun software ERP bazat pe cloud

Există multe software-uri ERP bazate pe cloud disponibile pentru companii. Cea mai bună parte a varietății este că companiile au opțiunea de a alege companii care le vor oferi cele mai bune servicii unice pentru nevoile lor de afaceri. Unele oferă o securitate mai bună, iar altele oferă mai multe aplicații care pot ajuta la eficientizarea proceselor operaționale.

Când efectuați cercetări asupra diferitelor soluții ERP, este mai bine să creați o listă de priorități pentru a restrânge cel mai bine cea mai potrivită pentru o afacere.

( Citește și: 3 software ERP pentru a-ți crește afacerea )

Planificare strategică pentru implementarea Cloud ERP

Este important să planificați implementarea Cloud ERP înainte de execuție, pentru a nu pierde timp și resurse. Este important să cântărim beneficiile și dezavantajele implementării acestui sistem.

Este important să aruncăm o privire asupra diferitelor costuri pentru găzduirea unui sistem software on-premise și pentru a avea un sistem ERP online. Unele companii pot beneficia de un hibrid al ambelor sau pot beneficia doar de a avea unul, în funcție de dimensiunea și operațiunile afacerii.

Pentru a implementa corect un sistem ERP online într-o afacere sau echipă, este important să aducem toate echipele și partenerii la curent cu această actualizare. Indiferent dacă este nou pentru companie sau răspândit în întreaga companie, este important să fii transparent în legătură cu procesul.

Identificarea liderilor cheie în cadrul echipelor poate ajuta la implementarea corectă a unui sistem ERP bazat pe cloud. Liderii cheie pot ajuta la formarea altor membri ai echipelor în cazul în care nu există deja un sistem de antrenament.

Soluții ERP bazate pe cloud pentru afaceri mici

Pentru multe întreprinderi mici, utilizarea unui ERP bazat pe cloud se poate dovedi extrem de benefică. Prin eficientizarea software-ului ERP către o echipă mai mică, acest lucru poate ajuta să ofere tuturor perspective și perspective nu doar altor echipe, ci și companiei în ansamblu.

Acest lucru va reuni toate echipele și va stimula organizarea, deoarece operațiunile vor fi disponibile pentru toată lumea cu ușurință. Cu echipele care își cunosc reciproc fluxurile de lucru și sistemele, acest lucru poate ajuta echipele să colaboreze mai bine și să își îmbunătățească reciproc eficiența.

Deși este o opțiune mai ieftină decât un server de date local on-premise, costul lunar de abonament al unui sistem ERP poate fi totuși prea mare pentru o afacere mai mică. Există câteva sisteme software ERP gratuite, așa că întreprinderile mai mici ar trebui să profite de acestea și să-și dezvolte afacerea înainte de a se extinde în continuare.

Pe lângă faptul că găsesc servicii mai ieftine sau gratuite, este important ca companiile să-și depună diligența prin cercetarea acestor servicii software. Nu există un sistem ERP perfect potrivit pentru toate companiile, așa că este important să cercetăm ceea ce este necesar și să țineți cont de posibilele costuri de abonament. Majoritatea ERP-urilor au o versiune de încercare gratuită, așa că este important să le rețineți și să profitați de ele dacă sunt disponibile.

Ce este software-ul ERP on-premise?

Software-ul ERP on-premise este în esență un cloud privat care se bazează pe servere de date locale. Cu serverele locale de date, posibilitățile unui atac cibernetic sunt reduse, deoarece sursa de informații și resurse este mai sigură. În plus, software-ul on-premise este de obicei mai personalizabil, deoarece sistemul este implementat intern.

ERP on-premise vs. ERP bazat pe cloud

Când luați în considerare implementarea unui ERP bazat pe cloud, este important să rețineți diferențele dintre ERP cloud și ERP on-premise.

Când utilizați un ERP on-premise, pot fi create mai multe module pentru a ajuta diferite echipe să își îndeplinească cu ușurință responsabilitățile. Având propriile servicii disponibile pentru a fi accesate la nivel local ajută echipele specifice să lucreze cu precizie la pozițiile lor.

Sistemele ERP care pot fi accesate local pot fi, de asemenea, personalizate, deoarece ERP-urile tind să necesite actualizări în mod constant pe măsură ce afacerile cresc. Deoarece ERP-urile locale tind să servească echipele în mod specific, acest lucru poate ajuta sistemele să se actualizeze cu ușurință și să satisfacă nevoile unice ale echipelor lor.

ERP-urile on-premise tind să necesite o plată în avans mare, în timp ce serviciile bazate pe cloud sunt de obicei o plată bazată pe abonament. Unii vânzători oferă de obicei o combinație a celor două metode; cu toate acestea, se vede de obicei că serviciile bazate pe cloud necesită mai puțini bani în avans.

Pe lângă plățile în avans mai mari, ERP-urile on-premise necesită personal IT și infrastructură, ceea ce se adaugă la costul total al sistemului. SaaS este accesat în cloud și de către un furnizor terță parte, astfel încât companiile nu vor trebui să finanțeze acea parte a sistemului lor.

Securitatea este principalul punct de diferență pentru ambele tipuri de servicii. Serverele locale de date sunt mai sigure, deoarece sunt gestionate de compania însăși și nimeni altcineva nu va avea acces. ERP-urile cloud, deoarece sunt accesate pe web, sunt considerate mai vulnerabile la atacurile cibernetice, deoarece există mai puțin control din partea companiei. Sistemele interne sunt, de asemenea, susceptibile la atacuri, cu toate acestea, care se bazează și pe personalul IT și infrastructura companiei.

Gânduri finale

Există multe beneficii și provocări atunci când ne uităm la un ERP bazat pe cloud. Cea mai importantă parte este găsirea software-ului potrivit care se potrivește cel mai bine nevoilor companiei. Fie că este vorba de servere de date locale la sediu sau de utilizarea serviciilor software ale unei părți externe, găsirea celei mai bune metode pentru o afacere va ajuta echipele să îmbunătățească performanța și să aducă mai multe venituri unei afaceri.

Afacerile SaaS sunt, de asemenea, afaceri, așa că este important să alegeți partenerul potrivit pentru a crea o relație care să beneficieze ambele părți. Ambele companii caută să-și îmbunătățească propriile servicii și software, iar acest lucru se poate face împreună. Odată găsit parteneriatul potrivit, eficiența și productivitatea vor crește exponențial.

***

Miguel Pobre este un creator de conținut independent cu sediul în Portland, OR. A absolvit Universitatea din Oregon cu o diplomă de licență în jurnalism și o specialitate în administrarea afacerilor. Pe lângă scris, Miguel are o pasiune pentru fotografie și design. Conectează-te cu el pe LinkedIn.

Alte resurse utile:

Cele mai bune instrumente de integrare a aplicațiilor pentru întreprinderi pentru ERP

Cele mai bune sisteme ERP SaaS pentru întreprinderile mici