Greșeli în cloud: 3 pași greșiți mari de evitat când mergi în cloud

Este foarte ușor să vezi Cloud-ul ca răspuns la toate problemele IT ale afacerii tale. La urma urmei, când vine vorba de servicii telefonice VoIP de afaceri și alte servicii găzduite, toate sarcinile grele sunt gestionate de furnizor. În calitate de utilizatori finali, afacerea dvs. obține un portal web frumos pentru a personaliza totul, o mulțime de funcții și chiar economii de costuri. Dar, la sfârșitul zilei, Cloud-ul s-ar putea să nu fie totul și sfârșitul fiecărei situații.

Din nou și din nou, companiile se încadrează în multe capcane din cloud, ceea ce duce la mai multe probleme decât soluții. Indiferent dacă afacerea dvs. și-a pus toate ouăle într-un singur coș sau a făcut o tranziție grăbită fără o planificare adecvată, există nenumărate greșeli în cloud în care poate cădea oricine. Am vrut să ajutăm la evidențierea unora dintre aceste greșeli comune și la modul în care afacerea dvs. poate funcționa pentru a le evita. Ca o introducere, să ne concentrăm asupra unora dintre greșelile de bază din cloud făcute adesea în timpul introducerii unei companii în soluțiile cloud.

1. Presupunând că toate platformele cloud sunt aceleași

Acum, unul dintre cele mai descurajante aspecte ale unei tranziții la nor se rezumă la volumul mare de opțiuni care există. Concentrarea pur și simplu pe VoIP de afaceri — o companie poate rămâne cu o soluție locală, poate adopta o soluție exclusiv găzduită în cloud sau chiar poate construi un hibrid dintre cele două. Pentru fiecare opțiune organizatorică, există și mai multe opțiuni din care să alegeți atunci când vine vorba de furnizor. Chiar și atunci, diferiți furnizori vor oferi diferite niveluri de servicii cu diferite limitări.

Ar fi ușor să presupunem pur și simplu că toți furnizorii de cloud sunt la fel - la urma urmei, ei oferă în general aceleași caracteristici și tipuri de servicii. Dar, după cum puteți spune în unele dintre prezentările de ansamblu ale furnizorilor noștri și comparațiile directe, diferiți furnizori oferă platforme foarte diferite. Acest lucru se extinde chiar și dincolo de simplele liste de caracteristici sau limitări ale serviciilor pe care le veți găsi la diferite puncte de preț. Furnizorii vor fi, de asemenea, diferite în privința unor aspecte foarte esențiale:

• Disponibilitatea serviciului – în special pentru VoIP, acest lucru este crucial. Diferiți furnizori pot oferi numere de telefon din diferite locații sau pot extinde serviciul la nivel internațional. Alții pur și simplu nu au întotdeauna aceeași acoperire națională sau internațională. Furnizorii locali ar putea fi grozavi pentru o afacere locală, dar nu atât de grozavi pentru vânzările în afara statului.
• Caracteristici și limitări — Desigur, una dintre cele mai mari diferențe este planurile de prețuri și nivelurile disponibile. Aceste niveluri și planuri implică în general limitări diferite. În timp ce un furnizor ar putea acorda minute nelimitate fără taxe pentru cel mai ieftin plan, alții ar putea solicita unei companii să își actualizeze mai întâi planul. Pur și simplu presupunerea că toți furnizorii oferă același serviciu la același preț este o modalitate ușoară de a ajunge la dezamăgire. De exemplu, dacă vă uitați la lista noastră de alternative Nextiva, veți observa că diferiții furnizori oferă în general o atenție diferită.
• Infrastructura de rețea — Similar cu cea a disponibilității serviciului este infrastructura de rețea pe care un furnizor își construiește platforma. În general, majoritatea furnizorilor vor accepta cel puțin mai mult de un centru de date pentru redundanță, dar locații diferite pot oferi niveluri diferite de servicii. Dacă afacerea dvs. se află pe coasta de est și toate serverele furnizorului sunt pe coasta de vest, calitatea ar putea avea de suferit puțin.
• Serviciul pentru clienți — Pentru unii, aspectul cel mai important este serviciul pentru clienți. Unii furnizori de servicii cloud sunt cunoscuți în mod special pentru serviciile lor pentru clienți și se străduiesc să ofere cel mai bun serviciu posibil. Reprezentanții de asistență din SUA devin din ce în ce mai des întâlniți, dar încă nu sunt standardul. Dacă soluția dvs. este găzduită numai, serviciul pentru clienți este absolut esențial. Lucrurile nu ar trebui să meargă prost, dar atunci când se întâmplă, afacerea dvs. are nevoie de sprijin pe care să se poată baza.
• Platforma în sine — În general, soluțiile bazate pe cloud sunt construite pe baza aplicațiilor de browser web. De aici, utilizatorii pot interacționa cu platforma, pot utiliza funcții sau pot personaliza și configura setările. Platforma în sine este ceea ce contează la sfârșitul zilei - dacă o aplicație este confuză sau dificil de utilizat sau include funcții inutile și o interfață umflată, pur și simplu va reduce productivitatea și va duce la mai multe probleme. De ce să plătești pentru ceva pe care nimeni nu îl va folosi?

Indiferent dacă comparați caracteristici, integrări acceptate, planuri de prețuri, locații ale centrelor de date, disponibilitate globală sau pur și simplu serviciul pentru clienți vechi, aceste platforme pur și simplu nu sunt la fel. Înțelegerea de ce are nevoie afacerea dvs. vă va ajuta să luați decizia către o platformă care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs. - nu o mizerie dezamăgitoare și costisitoare de funcții neutilizate.

2. Testare inadecvată

Deci, să presupunem că afacerea dvs. înțelege deja diferența dintre furnizori și își restrânge opțiunile la două sau trei platforme diferite. Recunoașterea diferențelor dintre acești furnizori ajută la evidențierea diferențelor evidente. De exemplu, dacă un furnizor limitează conferința video la trei utilizatori, dar afacerea dvs. are nevoie de cinci utilizatori, puteți elimina acel furnizor de pe lista dvs. Dar diferențele mai nuanțate nu sunt evidente în comparațiile de suprafață.

În timpul comparațiilor noastre directe, încercăm să facem mai mult decât să enumeram diferite caracteristici. În cele din urmă, nu toate soluțiile compară mere cu mere și avem tendința de a recomanda diferiți furnizori din diferite motive. Comparația noastră între RingCentral și Vonage este un exemplu solid în acest sens: doi furnizori de altfel comparabili oferă servicii care au obiective drastic diferite. Când vine vorba de diferite aplicații de chat, cum ar fi popularul Slack, cercetăm foarte adânc soluțiile și testăm fiecare mică caracteristică. Acesta este un pas foarte important în procesul de migrare în cloud, care poate fi adesea trecut cu vederea. O companie ar putea vedea un furnizor ca fiind o potrivire perfectă pe hârtie, dar, în practică, soluția pur și simplu nu funcționează – și există o singură modalitate adevărată de a afla dacă pantoful se potrivește. La urma urmei, nu cumpărăm o mașină fără a merge la un test drive.

Când vine vorba de platformele cloud, majoritatea, dacă nu toți furnizorii, vor oferi o anumită formă de perioadă de probă. Aceasta ar putea fi o încercare flagrantă de 14 zile sau o garanție de returnare a banilor de 30 de zile. Vă încurajăm afacerea să profite din plin de aceste oportunități. Când rulați o perioadă de probă pentru o platformă cloud, ar fi o idee bună să vă concentrați pe câteva puncte:

• Notă fiecare caracteristică pe care echipa ta a folosit-o și în ce măsură s-a bazat.
• Ce, sau câte, caracteristici a ignorat echipa ta?
• Experiența utilizatorului a fost adecvată, simplă și uniformă pentru a îmbunătăți eficiența? Sau a fost confuz și a consumat timp?
• Rezolvă platforma problemele pe care echipa ta le întâmpina deja înainte de a adopta o soluție cloud?

Acestea sunt întrebări la care poți răspunde numai după ce ai folosit efectiv platforma. O listă mare de caracteristici poate suna grozav pe hârtie, dar dacă echipa dvs. folosește platforma doar pentru a completa un caz de utilizare specific, atunci investiția ar putea să nu merite. Sau, în unele cazuri, forțarea angajaților tăi să folosească o soluție specifică poate chiar încetini munca, necesitând pași inutile în ceea ce ar putea fi un proces altfel fără întreruperi. De ce s-ar deranja cineva să folosească videoconferința atunci când sunt toți în același birou, de exemplu?

3. Prea mult, sau prea puțin, personalizare

Totul în viață este despre echilibru, iar acest lucru se extinde și asupra platformei dvs. cloud. O parte din frumusețea soluțiilor cloud este că permit personalizarea intensă. Cu aplicații web și portaluri online, aceste platforme pun toate controalele și personalizarea la îndemâna afacerii. În loc să sune un furnizor pentru a veni să instaleze o nouă linie telefonică, sau să stabilească un nou trunchi SIP sau să activeze înregistrarea apelurilor, utilizatorii pot gestiona toate acestea chiar în cadrul platformei cloud însăși.

Pentru soluțiile de centru de contact cloud, managerii își pot configura în general întregul IVR și sistemele de rutare aprofundată direct în aplicația cloud. Acest nivel de personalizare este absolut grozav, dar, în același timp, poate fi și un dezavantaj dintr-un motiv principal: o lipsă de echilibru. Dacă afacerea dvs. pur și simplu face totul, pornește totul și stabilește o structură organizatorică confuză, ei bine, acest lucru poate pur și simplu să blocheze utilizatorii.

Caracteristicile inutile, așa cum s-a menționat mai sus, pot afecta rentabilitatea investiției unei soluții și, chiar mai rău, pot deruta pe cei care folosesc platforma. De ce să cumpărați un Ferrari dacă tot ce faceți este să vă conduceți mașina până la gară în fiecare zi? Prea multă personalizare poate duce la supraîncărcare de caracteristici, care ar avea un impact negativ.

Pe de altă parte, prea puțină personalizare poate reține drastic o afacere în același timp. Fără nicio formă de personalizare sau configurare, afacerea dvs. ar putea pierde întregul pachet în ansamblu. De exemplu, un abonament la RingCentral business VoIP oferă tuturor utilizatorilor acces la software-ul de colaborare în echipă, Glip. Dar dacă echipa ta nici măcar nu pornește sau nu folosește Glip deloc, ei pierde un aspect masiv al platformei RingCentral, unul care o ridică deasupra celorlalte concurențe. În cele din urmă, ambele situații pot duce chiar la creșterea Shadow IT, echipele adoptând propriile soluții pentru a umple golurile.

Planificați din timp pentru a evita greșelile timpurii

Poate că ați observat că una dintre temele comune ale discuțiilor este planificarea din timp. Educați-vă pe dvs. și pe cei care iau decizii din afacerea dvs. pentru a ajunge la cea mai bună soluție posibilă. Înarmarea afacerii dvs. cu înțelegerea a ceea ce face furnizorii și platformele diferiți, cunoașterea exactă a ceea ce face și ce nu are nevoie echipa dvs., precum și cum să utilizați aceste funcții, sunt pași esențiali pentru a găsi soluția potrivită.

Pur și simplu scufundarea cu capul întâi, căutarea celui mai ieftin furnizor, înscrierea și funcționarea cu acesta va duce, în general, la dezamăgire în ceea ce privește soluția. La fel ca orice achiziție, cineva ar trebui să fie educat cu privire la ceea ce cumpără. Urmărirea unui ghid de bază de tranziție și adunarea de cunoștințe este primul pas pentru a evita orice greșeală masivă în cloud sau dureri de cap care vin odată cu acestea. Trecerea la cloud ar trebui să fie ușoară și se va face cu o planificare adecvată.