10 caracteristici esențiale de colaborare în echipă și ce instrumente le au pe toate

Software-ul de colaborare în echipă ajută angajații să-și înțeleagă responsabilitățile și le permite managerilor de proiect să monitorizeze rapoartele de progres ale proiectului.

Cu toate acestea, majoritatea echipelor nu profită de caracteristicile suplimentare de colaborare oferite de acest software, cum ar fi panouri Kanban, liste de verificare, urmărire a timpului și dependențe de sarcini.

Aceste caracteristici de colaborare și cele prezentate mai jos permit liderilor de proiect să ducă managementul sarcinilor la următorul nivel și să ofere angajaților un flux de lucru mai eficient și mai echilibrat.

Ce caracteristici de colaborare în echipă ar trebui să caute managerii de proiect?

Cele mai importante caracteristici de colaborare în echipă pentru managerii de proiect sunt cele care oferă informații în timp real asupra progresului proiectului și a fluxurilor de lucru ale echipei generale.

Caracteristicile de mai jos îmbunătățesc rolul de supervizor al liderului de echipă și facilitează comunicarea cu angajații la nivel individual, la nivel de echipă și la nivel de companie.

Instrumentele de colaborare online ale echipei potrivite oferă caracteristici care le permit managerilor de proiect să rezolve rapid blocajele și să echilibreze volumul de muncă al angajaților. De asemenea, îi țin pe membrii echipei conștienți de responsabilitățile lor pe termen lung și scurt.

Atribuirea sarcinilor

Cea mai esențială caracteristică de colaborare în echipă de căutat este crearea și atribuirea sarcinilor.

Liderii de echipă pot împărți proiecte mai mari în mai multe sarcini mai mici, mai gestionabile, atât la nivel individual, cât și la nivel de echipă – care este unul dintre sfaturile de top privind productivitatea.

Sarcinile pot fi create într-un format de listă de verificare „de făcut”, iar angajații le pot bifa când sunt finalizate. Crearea de subsarcini în cadrul acestor sarcini împiedică detaliile importante să treacă prin fisuri.

De exemplu, să presupunem că proiectul în ansamblu este „Petrecerea de vacanță a companiei” și este atribuit departamentului de resurse umane (echipă).

Unele sarcini ar putea fi asigurarea unui loc, selectarea divertismentului, alegerea unei date și angajarea unei companii de catering. Un anumit angajat i se poate atribui sarcina de a găsi locația, cu sub-sarcini relevante de verificare a limitei de aglomerație a locului și de a efectua un avans pentru spațiu.

Unele platforme de colaborare permit ca un singur membru al echipei să fie atribuit unei anumite sarcini, ceea ce reprezintă un punct de frustrare pentru managerii de proiect. Liderii de echipă care atribuie frecvent sarcini – nu doar proiecte în ansamblu – care necesită colaborare între mai mulți angajați și echipe ar trebui să aleagă un software care să nu impună o limită a numărului de persoane alocate unei singure sarcini.

Pe lângă caracteristicile standard de colaborare în echipă de atribuire a sarcinilor, luați în considerare și instrumentele software care permit dependențe de sarcini. Acest lucru îi împiedică pe angajați să lucreze la o sarcină sau să avanseze cu planurile de proiect înainte de finalizarea unei sarcini aferente. Pentru a continua cu exemplul nostru de planificare a evenimentelor de mai sus, stabilirea dependențelor sarcinilor înseamnă că membrii echipei nu pot decide asupra divertismentului până când un loc este securizat.

Raportarea stării proiectului

Odată ce unui angajat i s-a atribuit o sarcină sau o subsarcină, liderii de echipă trebuie să supravegheze progresul general pentru a se asigura că termenele limită sunt respectate.

Căutați funcții de colaborare care le permit membrilor echipei să actualizeze progresul sarcinii cu etichete precum „în desfășurare”, „nu a început”, „blocat” sau „așteaptă aprobarea”.

Aceste actualizări permit managerilor de proiect și altor membri ai echipei să abordeze rapid o problemă, să finalizeze o sarcină dependentă sau să își facă o idee mai bună despre când vor fi terminate lucrurile. Acest lucru crește productivitatea și îi împiedică pe liderii de echipă să fie nevoiți să verifice în mod constant progresul proiectului, eliberându-i pentru sarcini mai importante.

Aceste actualizări simple de stare iau locul orelor petrecute într-o sală de ședințe sau la apeluri telefonice în care se discută probleme sau date limită.

Integrare cu alte programe de colaborare în echipă

Indiferent cât de cuprinzător este un instrument de colaborare în echipă de la distanță, angajații și managerii de proiect deopotrivă vor folosi în continuare software și instrumente de comunicare în echipă suplimentare.

În timp ce platforma potrivită de colaborare în echipă poate înlocui multe dintre aceste instrumente, angajații se simt mai confortabil folosind software-ul cu care sunt deja familiarizați sau pe care pur și simplu îl preferă.

Pentru a evita o curbă mare de învățare și frustrarea angajaților, asigurați-vă că orice software de colaborare în echipă selectat se integrează cu aplicațiile și instrumentele esențiale.

Integrarile populare includ:

• Slack și alternative Slack
• Zoom și alte software-uri de conferințe web
• GSuite și Microsoft 365
• documente Google
• Forta de vanzare
• Skype
• Gmail și Outlook
• Mailchimp
• Zapier
• Platforme de social media
• Alte instrumente de colaborare în echipă

Funcții de gestionare a fluxului de lucru

Peste 25% dintre angajații americani spun că se simt foarte des suprasolicitați – dar studiile arată, de asemenea, că un angajat mediu de birou este cu adevărat productiv doar aproximativ 3 ore în fiecare zi.

Funcțiile de colaborare pentru fluxul de lucru și managementul conținutului corectează acest dezechilibru arătând încărcăturile curente de lucru ale angajaților, termenele limită viitoare și multe altele. Acest lucru împiedică angajații să se epuizeze și să se supraîncărceze cu misiuni, astfel încât managerii de proiect pot împărți mai bine volumul de lucru între membrii echipei.

Acest lucru previne epuizarea angajaților și, de asemenea, îi ajută pe managerii de proiect să evalueze productivitatea anumitor angajați.

Instrumentele de urmărire a timpului permit, de asemenea, membrilor echipei să urmărească exact cât timp a fost nevoie pentru a finaliza o sarcină sau un proiect. Acest lucru face ca stabilirea termenelor pentru proiectele viitoare să fie mult mai realistă.

Șabloane de proiect

Șabloanele de proiect acționează ca foi de parcurs ale fluxului de lucru, conectând diferite echipe, manageri de proiect, angajați individuali și chiar clienți sau liber profesioniști din afara organizației.

Odată ce liderii de echipă au decis asupra unui anumit format de șablon, nu ar trebui să fie nevoiți să recreeze același șablon de fiecare dată când au o nouă schiță de proiect. Una dintre caracteristicile de colaborare de top de căutat este capacitatea de a salva șabloanele de proiect pentru utilizare ulterioară.

În plus, platformele agile de colaborare în echipă ar trebui să ofere o serie de șabloane de proiecte prefabricate pentru lucruri precum campanii de marketing, calea pentru a crea un webinar de formare, actualizări ale site-ului web și propuneri de vânzare.

Ce caracteristici de colaborare în echipă vor spori productivitatea angajaților?

În timp ce managerii de proiect ar trebui să se concentreze pe caracteristicile de colaborare în echipă care facilitează monitorizarea progresului proiectului, ei ar trebui să ia în considerare și modul în care instrumentul va beneficia angajații.

Caracteristicile de mai jos sunt esențiale pentru creșterea productivității angajaților și a colaborării generale.

Funcții de mesagerie publice și private

Comunicarea și colaborarea de succes în echipă începe cu un instrument de mesagerie instantanee care permite angajaților și managerilor să se conecteze între ei în timp real.

Caracteristicile de mesagerie ar trebui să includă:

• Canale de echipă/proiect
• Mențiuni și etichete directe
• Chaturi private
• Chaturi de grup
• Mesaje publice
• Mesaje fixate
• Fire de mesaje
• Istoricul chatului care poate fi căutat
• Capacități de partajare a fișierelor
• forum de discuții la nivel de companie

Rețineți că funcțiile de mesagerie prin chat pot fi fie native pentru instrumentul de colaborare în echipă, fie pot fi integrate cu acesta.

Deși apelurile video nu sunt de obicei o caracteristică nativă a aplicațiilor de colaborare în echipă, majoritatea se vor integra cu instrumente precum Zoom și alte alternative populare Zoom.

Partajarea și editarea fișierelor în aplicație

Abilitatea de a partaja fișiere și de a le edita sunt unele dintre cele mai importante părți ale colaborării în echipă. Cu toate acestea, partajarea fișierelor cauzează adesea și multe probleme de comunicare, timp pierdut și frustrare angajaților.

De exemplu, să presupunem că echipa dvs. de resurse umane creează documente de înscriere pentru a le învăța noilor angajați abilitățile agentului de call center al companiei.

Partajarea fișierelor în aplicație ar trebui să ofere o locație centrală wiki pentru fiecare fișier legat de acest proiect, cum ar fi scripturile de prezentare de vânzări și standardele de servicii pentru clienți. Fără o singură locație centrală, angajații vor pierde timpul să caute fișierele de care au nevoie în e-mailurile lor sau în istoricul mesajelor de chat.

De asemenea, riscă să facă modificări unei versiuni învechite a acelor fișiere.

Controlul versiunilor și gestionarea documentelor prin partajarea și editarea fișierelor împiedică acest lucru. Acest lucru asigură că fiecare membru al echipei vede cea mai actuală versiune a unui fișier, precum și orice modificări în timp real.

În cele din urmă, evaluați cantitatea de spațiu de stocare oferită de instrumentele de colaborare în echipă, precum și orice ștergere automată a fișierelor care apar după o anumită perioadă de timp.

Mai multe vizualizări de tablou de bord

În timp ce instrumentele de colaborare în echipă oferă toate o vizualizare implicită specifică, permiterea angajaților să personalizeze și să modifice acele vizualizări în funcție de preferințele lor vizuale este o caracteristică importantă de căutat.

Vizualizările de tablou de bord populare includ:

• Plăci Kanban
• Vizualizare listă de verificare/listă de activități
• Diagrame Gantt/cronologie
• Vizualizare calendar
• Vedere bazată pe locație

Organizarea sarcinilor

Pe lângă selectarea vizualizării tabloului de bord preferată, membrii echipei vor beneficia și de posibilitatea de a personaliza modul în care își organizează sarcinile.

Sarcinile de codare prin culori și de etichetare a cuvintelor cheie le permit angajaților să filtreze rapid sarcinile relevante pentru proiectele lor specifice, în timp ce posibilitatea de a prioritiza sarcinile îi permite celorlalți membri ai echipei să știe ce lucruri trebuie abordate mai întâi.

Sarcinile pot fi, de asemenea, organizate după termene limită, cost total, locație, timpul estimat necesar și stadiul actual al progresului.

Notificări în timp real

Deși există multe beneficii ale lucrului de la distanță, unul dintre dezavantajele este că acest nivel de flexibilitate poate înfunda căsuțele de e-mail, făcând mai ușor ca notificările importante să fie îngropate. În plus, membrii echipei care lucrează în fusuri orare diferite și programe opuse fac din comunicarea în timp real o provocare.

Notificările de pe desktop și push pentru dispozitivele mobile facilitează lucrul de oriunde și permit celorlalți membri ai echipei și manageri de proiect să aprobe sau să comenteze rapid sarcinile pentru a menține fluxul de lucru.

Care sunt instrumentele de colaborare pentru echipe de top?

Instrumentele de mai jos au toate caracteristicile de colaborare esențiale menționate mai sus, precum și interfață unică și opțiuni personalizabile care vor fi factorul decisiv în procesul de selecție.

Asana

Asana este un instrument de colaborare în echipă bazat pe browser, cu o interfață formată în principal din liste de verificare, sarcini și subsarcini. Permite utilizatorilor să se eticheteze unul pe altul în comentariile sarcinilor, să seteze actualizări de stare a sarcinii și să comute la vizualizările Kanban sau Gantt.

Prețurile și planurile Asana sunt ideale pentru companiile mai mici sau cele cu un buget limitat, deoarece oferă cel mai bun și mai cuprinzător plan gratuit dintre toate instrumentele pe care le-am prezentat.

Deși mai mulți utilizatori pot fi alocați unui proiect, Asana permite doar unui singur membru al echipei să fie atribuit unei sarcini simultan. Prin urmare, nu este ideal pentru sarcini care necesită un nivel ridicat de colaborare între mai mulți angajați. Este mai potrivit ca instrument folosit pentru a ajuta angajații să-și țină evidența rolurilor și responsabilităților unice în cadrul proiectelor mai mari.

Monday.com

Monday.com este un instrument de management de proiect SaaS bazat pe web, care oferă cel mai înalt nivel de personalizare a proiectelor și a interfeței dintre toate opțiunile din această listă.

Utilizatorii pot vizualiza sarcini în Kanban, listă de verificare, cronologie și formate de calendar, profitând în același timp de funcții precum urmărirea timpului, prioritizarea sarcinilor și automatizarea fluxului de lucru.

Prețurile Monday.com, totuși, sunt un punct de controversă, deoarece este una dintre puținele aplicații de colaborare în echipă care nu oferă un plan gratuit. Este o alegere ideală pentru afacerile cu un volum mare de personal care jongla simultan cu numeroase proiecte detaliate.

Echipele mai mici vor fi probabil copleșite de funcțiile de personalizare oarecum excesive.

Wrike

Wrike este un software de management de proiect online bazat pe bord, care este ideal pentru proiectele care necesită o comunicare frecventă între managerii de proiect și angajați.

Wrike este cel mai bun pentru echipe și manageri de proiect care trebuie să furnizeze rapoarte de progres celor mai înalți, deoarece are caracteristici excelente de analiză a datelor și de graficare a productivității.

Cu toate acestea, unele dintre funcțiile esențiale de colaborare pot fi accesate numai cu suplimentul Wrike Proof, ceea ce înseamnă că utilizatorii vor trebui să plătească mai mult pentru a comenta sarcinile și pentru a lucra prin colaborarea în timp real a documentelor.

Tabăra de bază

Basecamp este o platformă de gestionare a muncii bazată pe tablă Kanban, care este cel mai bine cunoscută pentru funcția de mesagerie prin chat în timp real încorporată și instrumentul automat de înregistrare. Echipele care necesită o comunicare frecventă, deși nu prea detaliată, vor beneficia cel mai mult de pe urma acestui instrument.

Cu toate acestea, Basecamp nu are funcții importante de colaborare, cum ar fi diagramele Gantt, actualizările stării sarcinilor, comentariile sarcinilor și crearea de subsarcini.

Prin urmare, este cel mai bine pentru echipele mici și mijlocii care au nevoie de o viziune clară și neagră asupra sarcinilor și sarcinilor viitoare. Este, de asemenea, o alegere bună pentru proiectele care necesită colaborare între departamente, deoarece oferă crearea de consilii de conducere în echipă și la nivel de companie.

Trello

La fel ca Basecamp, Trello este, de asemenea, o soluție de colaborare în echipă bazată pe panouri Kanban. Fiecare proiect este alcătuit dintr-un panou la nivel de echipă, care este apoi umplut cu carduri și liste de verificare pentru a crea și monitoriza sarcinile.

„Activările” sau integrările Trello le permit utilizatorilor să-și personalizeze în continuare fluxurile de lucru cu funcții suplimentare de colaborare, cum ar fi urmărirea timpului, diagramele Gantt și partajarea fișierelor.

Este deosebit de benefic pentru echipele care doresc să-și automatizeze cât mai mult fluxul de lucru posibil, deoarece caracteristica sa „Butler” oferă cel mai înalt nivel de automatizare a sarcinilor dintre orice altă opțiune din această listă.

Cu toate acestea, este posibil ca interfața simplă să nu ofere suficiente funcții native pentru a se potrivi nevoilor companiilor mai mari cu proiecte foarte detaliate.

RingCentral Glip

RingCentral Glip este un software de gestionare a sarcinilor care oferă utilizatori nelimitați, integrări și stocare de fișiere, ceea ce îl face o alegere înțeleaptă pentru echipele mari.

Cu toate acestea, lui Glip RingCentral îi lipsește cea mai mare cantitate de funcții de colaborare de bază dintre toate celelalte instrumente enumerate aici. Nu oferă vizualizări Kanban sau Gantt, oferind în schimb doar formate de vizualizare a listei de verificare și a calendarului.

Totuși, este una dintre rarele platforme care are propriul instrument nativ de mesagerie prin chat, așa că este potrivită pentru companiile care necesită comunicare frecventă în timp real.

ClickUp

ClickUp oferă cea mai cuprinzătoare listă de funcții de colaborare native din fiecare platformă pe care am menționat-o în această postare.

Oferă vizualizări Kanban, Gantt și calendar și liste de verificare, oferind un nivel ridicat de personalizare a interfeței. De asemenea, include instrumente de urmărire a timpului, dependențe de sarcini și funcții de prioritizare a sarcinilor.

Singurul dezavantaj real al utilizării ClickUp este că necesită integrarea cu Google Drive pentru a partaja și edita fișiere. În afară de asta, este greu să găsești un lucru rău de spus despre asta.

Echipele de orice dimensiune care au nevoie de un instrument de colaborare pentru totdeauna gratuit care nu face compromisuri cu funcțiile pe care le oferă ar trebui să opteze pentru ClickUp.

Ce funcții de colaborare oferă instrumentele de gestionare a fluxului de lucru?

Tabelul interactiv de mai jos oferă o imagine de ansamblu clară a caracteristicilor și limitărilor pe care le oferă instrumentele de colaborare în echipă de mai sus.

Ce instrumente de colaborare în echipă merită folosite?

Cercetarea noastră arată că Asana și ClickUp sunt cele mai bune instrumente de colaborare în echipă în ceea ce privește caracteristicile și prețurile.

Au cote ridicate de satisfacție a clienților, sunt ușor de utilizat, sunt ideale pentru o varietate de cazuri de utilizare și au toate caracteristicile de colaborare esențiale pentru a eficientiza gestionarea fluxului de lucru.

Ambele oferă, de asemenea, planuri gratuite complete, pe lângă planurile plătite, care permit personalizarea ulterioară.

Pe lângă utilizarea instrumentelor de colaborare în echipă pentru a conecta angajații de la distanță și la sediu, luați în considerare modul în care software-ul de conferințe web permite comunicarea față în față între managerii de proiect, membrii echipei și clienți.

Detalierea noastră a instrumentelor populare de videoconferință vă poate ajuta să știți ce să căutați într-o platformă pentru apeluri video și modul în care funcții precum partajarea ecranului, instrumentele audio VoIP și tabla albă vor beneficia echipa dvs.

Vă vom oferi o imagine simplă asupra platformelor care merită folosite și care ar trebui lăsate în urmă.