Cele mai bune canale de comunicare în 2022 [+ care este potrivit pentru nevoile tale]

Când conduceți o companie, fie că este la birou sau la distanță, comunicarea este una dintre principiile cheie ale succesului și productivității. Afacerile reușesc atunci când colaborează în interiorul lor, gestionează eficient sarcinile și când angajații își împărtășesc abilitățile și cunoștințele între ei.

Mesageria în cadrul unei companii este importantă, dar la fel de important ca și mesajul este canalul de comunicare – cum alegi să comunici cu personalul și colegii tăi? Selectarea canalului de comunicare adecvat poate face sau întrerupe comunicarea eficientă, așa că asigurați-vă că știți când fiecare metodă este adecvată.

Cuprins

• Ce sunt canalele de comunicare
• Formalitati de comunicare
• Tipuri de canale de comunicare
• Top 5 canale de comunicare pentru echipe
• Top 5 canale de comunicare pentru serviciul clienți
• Cum să aleg cele mai bune canale de comunicare pentru nevoile mele?
• Cum să implementați canale de comunicare în afacerea dvs

Ce sunt canalele de comunicare?

În linii mari, canalele de comunicare sunt mijloacele prin care interacționați sau comunicați cu una sau mai multe persoane. Ceea ce înseamnă acest lucru în contextul afacerii dvs. este că există mai multe metode de comunicare prin intermediul mass-media și în persoană, și astfel conectarea canalului adecvat la mesajul pe care încercați să-l transmiteți va face o diferență în modul în care este primit acel mesaj.

Indiferent dacă prezentați informații noi întregii dvs. organizații sau discutați o sarcină cu un singur coleg, a ști ce tip de canal de comunicare este cel mai potrivit va avea un impact major asupra rezultatului.

Formalitati de comunicare

Există diferite niveluri de formalitate utilizate în comunicare care trebuie luate în considerare atunci când alegeți canalul potrivit. Cele trei niveluri majore de formalitate sunt comunicarea formală, informală și neoficială.

Comunicarea formală

Comunicarea formală include de obicei informații sensibile, cum ar fi politicile și strategia companiei.

Exemplele comune ar include un plan de afaceri, un raport anual, o strategie scrisă, un contract, corespondență la nivel de companie, linii directoare de siguranță, prezentări și multe altele.

Comunicare informală

Canalele de comunicare informale sunt, de asemenea, folosite pentru comunicațiile de afaceri, dar sunt adesea prezentate într-un mod mai casual.

Exemplele de comunicare informală includ conversații cu colegii de muncă, solicitările către colegi pentru o simplă favoare sau asistență în sarcină și colaborarea continuă în echipă.

Comunicare neoficială

Comunicarea neoficială este situația anormală dintre cele trei, care are loc în mare parte în afara locului de muncă și este în întregime ocazională și fără legătură cu subiectele de lucru.

Exemplele de comunicare neoficială ar include vorbirea despre echipele tale sportive preferate în timp ce iei o pauză sau ieșirea la o pauză de cafea pentru a discuta despre vacanța ta recentă.

Tipuri de canale de comunicare

Fiecare tip de canal de comunicare are propriul său set de beneficii și dezavantaje, ceea ce înseamnă că va trebui să înțelegeți fiecare tip și să aplicați aceste cunoștințe în corespondența dvs. dintre dvs. și colegii, angajații și clienții.

Comunicare scrisă

Canalele de comunicare scrisă sunt printre cele mai formale, dar și cele mai puțin urgente metode de comunicare. Comunicarea scrisă este de obicei utilizată pentru contracte, notificări și alte documente la nivel de companie care necesită o prezentare mai formală sau o semnătură. Metodele de comunicare scrisă includ:

• Note
• Contracte
• Rapoarte
• Manuale
• Ghiduri
• Publicații și broșuri
• Scrisori
• Faxuri
• Poștă scrisă directă

O mențiune onorabilă aici, care s-ar încadra sub același nivel de formalitate, dar nu este tocmai „scrisă”, ar fi comunicarea față în față, cum ar fi ședințele consiliului de administrație și evaluările performanței

Comunicare digitală

Canalele digitale de comunicare pot fi folosite atât pentru comunicarea formală, cât și pentru cea informală și pot varia de la extrem de urgent la deloc, în funcție de context și metodă. Canalele digitale sunt utilizate de obicei pentru corespondența dus-întors, mesaje publice, managementul sarcinilor, solicitări interne și publicitate. Metodele de comunicare digitală includ canale de comunicare verbală și nonverbală, cum ar fi:

• E-mail
• Aplicații de mesagerie
• Aplicații de management de proiect
• Software pentru videoconferințe
• Intranet
• Bloguri
• Social media
• Chat live
• Chatbots
• comunicate de presă
• Publicitate afișată

Comunicare mobilă

Canalele de comunicații mobile sunt o altă formă de comunicare digitală, dar sunt segmentate în mod specific pentru dispozitivele mobile. Exemplele includ:

• Apeluri la telefon mobil
• Mesaje text SMS
• Aplicații de mesagerie
• Apeluri video pe aplicațiile mobile

Top 5 canale de comunicare pentru echipe

Alegerea celei mai bune metode de comunicare, fie că este vorba despre mijlocul, formalitatea sau ambele, pentru canalele de comunicare interne ale echipei este un pas important în a vă asigura că mesajul dumneavoastră este primit și procesat.

Folosirea unui singur mijloc de comunicare pentru orice, cum ar fi e-mailul, poate determina angajații și colegii să devină obosiți de numărul de mesaje cu un singur mediu și să le trateze pe toate cu aceeași prioritate și importanță în consecință. Diversificarea canalelor de comunicare pentru a se potrivi nevoilor tale va avea ca rezultat o recepție mai bună a mesajului tău.

E-mail

E-mailul nu este doar una dintre cele mai comune forme de comunicare la locul de muncă modern, dar este și una dintre cele mai ușor de utilizat. În plus, platformele de e-mail tind să se integreze bine cu alte aplicații și software, cum ar fi software-ul de videoconferință și platformele de gestionare a sarcinilor, care vă vor permite să programați evenimente și sarcini în e-mailul dvs. în mod nativ.

• Pro: ieftin, de încredere, acceptă atașamente și integrări, canal comun pentru mesaje de afaceri și alte mesaje importante
• Contra: timpi de răspuns mai lenți de așteptat, comunicare deschisă permițând entităților externe să contacteze prin e-mail
• Cel mai bun pentru: cele mai multe comunicări digitale formale, mesaje cu o urgență mai mică de răspuns, mesaje cu atașamente

Față în față

Comunicarea față în față este cea mai veche metodă din carte și rămâne cel mai de încredere mijloc de comunicare. Există diferite niveluri de formalitate în comunicarea facială, de la o conversație de trecere la o prezentare, la o întâlnire sau o conferință oficială. Este important să rețineți, totuși, că, dacă intenționați să organizați o întâlnire personală, obiectivele și scopul întâlnirii sunt clare și vă rămâneți la sarcină, deoarece aproximativ 71% dintre manageri consideră că întâlnirile sunt contraproductive atunci când aceste criterii sunt nu sunt îndeplinite.

• Avantaje: mai puțin spațiu pentru interpretare greșită, permite comunicarea dincolo de doar verbală cu limbajul corpului și expresiile faciale, crește energia și eficiența colaborării
• Contra: poate fi ocolit, nu toată lumea este un bun vorbitor public fără practică
• Cel mai bun pentru: anunțuri, prezentări, întâlniri de colaborare

Videoconferinta

Dacă sunteți o echipă complet la distanță sau aveți angajați la distanță ca parte a unei echipe hibride, conferința video este o modalitate excelentă de a imita comunicarea față în față pentru a crește implicarea în întâlnire și pentru a promova colaborarea. Dincolo de întâlnirile de la distanță, uneori este posibil să doriți să faceți o conferință video cu un client, mai degrabă decât să îi dați un apel telefonic pentru a pune o față în voce.

• Pro: formă digitală de față în față, comunicarea verbală poate fi mai clară decât la un apel telefonic, promovează implicarea fără a solicita prea mult timp, permite comunicarea secundară, cum ar fi expresiile faciale sau tonul vocii
• Contra: poate fi dificil să colaborați și să împiedicați vorbirea unul peste altul, calitățile diferite ale camerei pot contribui la un nivel diferit de eficacitate în comunicare
• Cel mai bun pentru: echipe hibride la distanță și la distanță, întâlniri cu clienții, întâlniri de echipă

Aplicații de mesagerie instantanee

Aplicațiile de mesagerie instantanee sunt o modalitate excelentă de a rămâne în contact constant cu echipa și/sau clienții dvs. într-o comunicare închisă care poate fi utilizată direct. Aplicații precum Slack și Discord pot fi folosite pentru a promova un efort de colaborare dus-întors sau pur și simplu pentru a transmite un mesaj rapid sau un memento pentru chestiuni care necesită timp.

• Pro: rapid și casual, facilitează colaborarea fără a solicita un apel video sau o întâlnire personală, dialog în timp real, notificări
• Contra: dimensiunile atașamentelor pot fi limitate, contextul și tonul pot fi interpretate greșit
• Cel mai bun pentru: comunicare rapidă, colaborare dus-întors

Software de management de proiect

Aplicații precum Asana și Monday.com au făcut mai ușor ca niciodată colaborarea într-un mediu digital, oferind o platformă pentru urmărirea sarcinilor și toate detaliile care vin odată cu aceasta. Folosirea unei platforme de management de proiect vă poate menține echipa în sarcină cu termenele scadente, note și subsarcinile atribuite, îmbunătățind managementul sarcinilor și sporind productivitatea.

• Pro: Creșteți responsabilitatea pentru membrii echipei, organizați finalizarea proiectului mai eficient, promovați luarea de decizii în colaborare, notificări despre sarcini, ușor de partajat informații
• Contra: timpii de răspuns pot fi mai lenți decât comunicarea directă sau prin chat
• Cel mai bun pentru: managementul sarcinilor specifice și al proiectelor, strategia organizațională a angajaților

5 canale de comunicare comune pentru serviciul clienți

Dincolo de comunicarea internă, alegerea mediului potrivit pentru comunicarea cu clientela și clienții este importantă pentru a oferi o experiență excelentă pentru clienți. Există diferite tonuri și motive în spatele diferitelor canale de comunicare care vizează clienții dvs., iar alegerea celui mai optim canal poate face o mare diferență în acoperirea publicului și experiența acestora cu afacerea dvs.

Site-ul tau

Site-ul dvs. web este în cele din urmă locul unde doriți să vă conduceți clienții, dar odată ce ajung acolo, este important să mențineți o bună comunicare. Fie că este vorba de reclame sau promoții, fie de asistență prin chat live și chatbot, comunicarea cu clienții dvs. pe site-ul dvs. le va îmbunătăți experiența și va crește probabilitatea de a-i păstra în preajmă.

• Avantaje: de obicei, deja o caracteristică nativă a afacerii dvs., ușor de controlat ceea ce văd clientul dvs. la orice moment, sporește încrederea și gradul de conștientizare a mărcii
• Contra: unidirecțional, necesită alte metode de comunicare pentru a permite clienților să vă contacteze
• Cel mai bun pentru: promoții, publicitate, mesaje ample către clienții și clientela dvs

Social Media

Rețelele sociale sunt o piesă masivă a puzzle-ului afacerii digitale și poate face minuni pentru implicarea clienților și cunoașterea mărcii. La fel ca site-ul dvs., vă puteți promova și face publicitate produselor sau serviciilor, dar rețelele sociale merg mai departe, permițând clienților să răspundă la postările dvs. și să vă contacteze direct cu aplicații de mesagerie și mesaje directe.

• Pro: Permite implicarea clienților cu postările dvs., canal promoțional ușor de utilizat, oferă un mediu pentru conținut pe care este posibil să nu îl publicați pe site-ul dvs.
• Contra: Gestionarea mai multor mesaje poate fi dificilă, deoarece un singur utilizator poate opera contul la un moment dat
• Cel mai bun pentru: comunicare publică semi-formală, promoții, relații publice

Chat live

Serviciul pentru clienți poate fi rapid sau poate fi un proces lung care necesită multe du-te-întors. Uneori, un client are o problemă simplă pe care o pot rezolva unul sau două mesaje, cum ar fi urmărirea unei comenzi, iar alteori necesită un pic mai multă comunicare fără a fi nevoie de un apel telefonic care ar putea bloca centrul de apeluri. Software-ul de chat în direct, care utilizează agenți de servicii pentru clienți, este o modalitate excelentă de a-ți implica clienții pentru a-și îndeplini nevoile într-un mod mai informal și mai eficient, sau chiar să le contactezi în mod proactiv, oferindu-le asistență sau produse/servicii conexe.

• Avantaje: foarte personalizabil, îmbunătățește satisfacția clienților fără apeluri telefonice care necesită mult timp, implică clientul, permite unui agent să adreseze mai multe solicitări simultan
• Contra: comunicarea bazată pe text poate fi interpretată greșit, atașamentele sunt rareori acceptate
• Cel mai bun pentru: solicitări și probleme simple legate de serviciul clienți, implicarea și promovarea proactivă a clienților, echipele mici de servicii pentru clienți

Chatbots

La fel ca chat-ul live, chatbot-ii pot satisface nevoia de implicare și satisfacție a clienților folosind inteligența artificială conversațională pentru a facilita solicitările de bază și problemele comune. Chatboții sunt eficienți, deoarece nu au nevoie de un agent pentru a-i monitoriza și sunt personalizabili pentru a conduce clienții pe o anumită călătorie de cumpărare sau pe o linie de întrebări despre serviciul clienți.

• Pro: servicii și promovare automate, implică clientul fără a solicita timp echipei de service pentru clienți
• Contra: se poate simți necinstit sau enervant pentru clienții care știu ce caută, nu la fel de amănunțit ca un agent live sau alte canale de servicii pentru clienți
• Cel mai bun pentru: întreprinderi mici, nevoi simple de servicii pentru clienți

E-mail

Când vine vorba de serviciul pentru clienți, uneori nuanțele cazului specific nu pot fi abordate prin chat live, servicii chatbot sau chiar printr-un apel telefonic. Corespondența prin e-mail poate permite clienților să trimită fotografii și capturi de ecran pentru a adăuga mai bine detalii la întrebarea lor și va ajuta la rezolvarea multor cazuri simultan, pe măsură ce echipa de asistență pentru clienți le abordează de la caz la caz.

• Pro: permite atașamente și fotografii, comunicare aprofundată, corespondență pe termen lung pentru a oferi actualizări și feedback
• Contra: mai lent decât chatul live sau apelurile, poate fi mai dificil de urmărit și organizat pentru echipa ta
• Cel mai bun pentru: servicii aprofundate și amănunțite pentru clienți, folosind atașamente și fotografii, întreprinderi mici cu capacitate scăzută de servicii pentru clienți

Alegerea celui mai bun canal de comunicare pentru organizația dvs

După cum am afirmat, alegerea canalelor de comunicare potrivite pentru afacerea dvs. poate îmbunătăți considerabil comunicarea internă și externă. Deci, cum alegi cel mai bun canal pentru nevoile tale? Pentru a face alegerea corectă, luați în considerare următoarele atunci când vă redactați strategia de comunicare:

Potriviți canalele la publicul dvs

Evaluați dacă trebuie să îmbunătățiți canalele de comunicare interne, externe sau ambele pentru a decide unde sunt lacunele dvs. Echipa ta nu colaborează atât de eficient pe cât ți-ai dori? Clienții tăi se străduiesc să primească serviciul pe care îl așteaptă?

Luați în considerare, de asemenea, dacă utilizați noi canale de comunicare pentru colaborare, marketing sau servicii pentru clienți pentru a determina cum ar trebui să vă transmiteți mesajul. Marketingul numai prin e-mail va avea în continuare rezultate, dar utilizarea unor canale mai publice și statice, cum ar fi site-ul dvs. web sau rețelele sociale, ar putea avea mai mult succes pe termen lung.

În cele din urmă, luați în considerare natura afacerii dvs. Dacă sunteți în întregime în persoană, conferințele video s-ar putea să se folosească rar. Dacă sunteți o echipă de la distanță sau hibridă, probabil că veți dori să utilizați o combinație de canale bazate pe text și video pentru a colabora și a comunica cu echipa dvs.

Luați în considerare dezavantajele

Majoritatea canalelor de comunicare au dezavantaje și sunt importante de luat în considerare atunci când alegi cum să comunici cu publicul tău. Utilizarea aplicațiilor de chat și mesagerie ar putea fi cea mai rapidă modalitate de a trimite un mesaj sau o sarcină, dar nu va fi urmărită și ar putea fi îngropată în conversație. A ști când să folosești fiecare canal pe baza dezavantajelor va preveni problemele în curs sau viitoare.

Stabiliți obiective și KPI

După ce ați ales noi canale de comunicare pentru afacerea dvs., setați obiective și indicatori cheie de performanță pentru a le urmări performanța și diferența făcută. Dacă descoperiți că primiți adesea recenzii negative, urmăriți cum se schimbă recenziile pe măsură ce modificați sau îmbunătățiți corespondența cu serviciul clienți. Urmăriți clienții potențiali, finalizarea sarcinilor în cadrul echipei dvs. și alte valori de performanță care sunt direct legate de modul în care comunicați cu echipa dvs.

Cum să implementați canale de comunicare în afacerea dvs

Primul pas al implementării noilor canale de comunicare este pregătirea echipei și a afacerii în consecință. Fie că este vorba despre instruirea lor cu privire la noul software de gestionare a sarcinilor sau trimiterea lor către noile pagini de rețele sociale pe care să le urmărească și să țină cont, pregătirea echipei pentru tranziție este primul pas către succes.

Apoi, evaluați cerințele de tehnologie și software pentru orice noi integrări sau caracteristici, cum ar fi personalizarea chatbot-urilor sau schimbarea interfeței cu utilizatorul într-o casetă de chat live pentru a se potrivi cu estetica site-ului dvs.

În cele din urmă, oferiți feedback echipei dvs. și acceptați feedback de la acesta în schimbul performanței canalelor. Dacă alegeți să comunicați mai des cu aplicațiile de videoconferință sau de mesagerie, asigurați-vă că echipa și clienții dvs. sunt receptivi la acest lucru înainte de a continua pe o cale care ar putea împiedica implicarea și succesul.

Per total, canalele de comunicare adecvate pot îmbunătăți dramatic modul în care comunicarea dvs. este percepută și cu care interacționați. Utilizați pașii și informațiile din ghidul nostru pentru a determina ce va funcționa cel mai bine pentru dvs. și continuați să lucrați pentru a stăpâni comunicarea atât în ​​interior, cât și în exterior.