8 beneficii ale transcripției apelurilor în conferință + cele mai bune soluții

Deși instrumentele de comunicare în afaceri, cum ar fi mesajele prin chat instant și software-ul pentru apeluri video, au devenit noul standard la locul de muncă, apelurile de conferință săptămânale sunt încă piatra de temelie a comunicării în afaceri.

Studii recente arată că angajatul mediu participă la cel puțin cinci teleconferințe în fiecare săptămână.

Cu atât de multe întâlniri care reunesc membri ai echipei diverși din punct de vedere geografic, mai multe departamente interne și, uneori, clienți, urmărirea a ceea ce s-a întâmplat la fiecare apel conferință este o provocare.

Software-ul de transcriere a apelurilor de conferință folosește Inteligența Artificială și NLP pentru a transcrie automat întâlnirile dvs. în timp real, ceea ce înseamnă că veți avea o înregistrare scrisă a apelurilor dvs. de conferință la care să vă referiți și să le împărtășiți altora. În plus, nu mai este nevoie să externalizați transcriptoare umane.

Dar de ce ar trebui să utilizați instrumente de transcriere de înaltă calitate și care sunt cele mai bune platforme de luat în considerare?

Citiți mai departe pentru a afla.

Cuprins

• Care sunt beneficiile transcripției apelurilor în conferință?
• Care sunt cele mai importante servicii de transcriere a apelurilor de conferință?
• Trint
• Vidra
• Sonix
• Scrib fericit
• Software de înregistrare a apelurilor cu funcții de transcriere

Care sunt beneficiile transcripției apelurilor în conferință?

(Sursa imagine)

Există mai multe beneficii evidente ale instrumentelor de transcriere pentru afaceri.

A ști că vor exista înregistrări la care să se facă referire în viitor înseamnă că nu mai luați notițe cu furie în timpul întâlnirii, o concentrare sporită pe apeluri și responsabilitate atât pentru angajați, cât și pentru clienți.

Când puteți profita mai mult de la întâlnirile dvs. în persoană și online - și când vă puteți referi cu ușurință la ceea ce ați acoperit în acestea - puteți, de asemenea, să reduceți numărul de întâlniri pe care trebuie să le aveți.

Având în vedere că 45% dintre membrii echipei spun că sunt copleșiți de volumul lor de întâlniri săptămânale la locul de muncă, cu cât sunt mai puține întâlniri – și cu cât sunt mai eficiente cele pe care le aveți – cu atât mai bine.

Dar există multe alte motive pentru care a avea transcrieri ale apelurilor dvs. de conferință este un beneficiu imens. Mai jos, vom discuta cât de mult pot ajuta transcrierile.

Găsiți rapid informații esențiale

Teleconferința este o modalitate eficientă de a face brainstorming idei, de a actualiza sau de a instrui departamente întregi și de a organiza întâlniri esențiale cu clienții și conducerea superioară.

Dar având în vedere că apelul de conferință durează în medie între 45-60 de minute, nevoia de a asculta înregistrări pentru a găsi informații specifice poate consuma tone de timp prețios (ca să nu mai vorbim de cauza frustrare infinită).

Având o transcriere a apelurilor dvs., este ușor să găsiți punctul exact al conversației la care trebuie să vă referiți. Puteți folosi bara de căutare pentru a căuta după cuvinte cheie sau puteți utiliza o funcție de detectare a vorbitorului pentru a sorta în funcție de persoana care vorbește.

Acest lucru nu numai că economisește timp, dar înseamnă, de asemenea, că detaliile importante - în special elementele de acțiune și sarcinile care necesită o urmărire - nu sunt trecute cu vederea.

SEO îmbunătățit pentru site-ul web

SEO, prescurtare de la Optimizarea pentru motoarele de căutare, este ceea ce ajută la ca site-ul web al companiei dvs. să se claseze mai sus în rezultatele căutării și să obțină mai multe vizite de la persoanele care au cea mai mare șansă să vă cumpere produsul sau serviciul.

Având în vedere că aproape 70% din toate experiențele online încep cu o intrare într-un motor de căutare precum Google sau Bing, SEO joacă un rol enorm în succesul companiei tale.

O modalitate de a vă îmbunătăți strategia SEO este să vă încărcați transcripțiile pe site-ul companiei dvs. Nu numai că citirea unui conținut mai lung ca acesta menține vizitatorii pe site-ul dvs. pentru mai mult timp (creșterea scorului SEO), dar oferă și o oportunitate de a include mai multe cuvinte cheie pe site-ul dvs.

În plus, clienții potențiali vor avea o privire din interior asupra modului exact în care funcționează compania dumneavoastră.

O abordare unică a evaluării angajaților

Analiza apelurilor și KPI-urile oferă o perspectivă importantă asupra comportamentului și productivității angajaților.

Managerii pot vedea numărul de apeluri pe care le efectuează un agent pe zi, câte le ratează, cât timp petrec la telefon și alte informații esențiale.

Dar numai datele spun rareori întreaga poveste.

Examinarea transcripțiilor de la întâlniri oferă o privire mai subiectivă asupra angajaților dvs. și preia detalii pe care pur și simplu numerele nu le pot face.

De exemplu, un reprezentant al serviciului pentru clienți ar putea avea o rată de rezoluție a primului apel mai mică decât ați dori, dar ar putea împărtăși în mod constant idei excelente și poate oferi feedback important în timpul întâlnirilor. Transcrierile apelurilor sunt o modalitate eficientă și unică de a identifica liderii din compania dvs. care altfel ar fi trecut neobservați.

De asemenea, puteți folosi transcrierile pentru a vedea cine nu se pronunță, astfel încât să îi puteți încuraja să-și împărtășească ideile în viitor sau să evalueze dacă sunt sau nu atât de implicați pe cât trebuie să fie.

Transparență sporită

Aproximativ 66% dintre consumatorii de astăzi spun că transparența mărcii este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le caută atunci când decid cu cine să facă afaceri.

Când aveți la îndemână transcrieri de apeluri care pot fi partajate, le puteți trimite cu ușurință prin e-mail părților interesate, membrilor consiliului de administrație, clienților și altor angajați. Acest lucru nu numai că îmbunătățește reputația companiei tale, dar îi face și pe consumatorii tăi să se simtă mai apreciați și incluși în operațiunile tale zilnice.

Acest nivel de transparență vă permite să preveniți sau să înlăturați rapid greșelile de comunicare.

Desigur, transparența și conformitatea merg mână în mână.

Conformitatea cu reglementările din industrie și protecția juridică

În funcție de industria în care lucrați, compania dvs. poate fi obligată din punct de vedere legal să înregistreze și să furnizeze transcripții ale tuturor apelurilor dvs. de conferință. Acest lucru este obișnuit în special în industriile financiare și juridice, precum și în unele platforme de reportaj și jurnalism.

Dar chiar dacă nu vi se cere să vă transcrieți apelurile, acest lucru oferă un nivel excelent de protecție juridică.

De exemplu – un client susține că ați furnizat un contract verbal, promițându-i că un proiect ar costa o anumită sumă de bani sau va fi finalizat într-o anumită perioadă de timp. Acum, clientul susține că nu ți-ai reținut partea de târg – chiar dacă știi că nu ai făcut niciodată promisiunile pe care le spun că le-ai făcut.

Pentru a evita un potențial proces, amenzi sau nesfârșite dus-întors cu clienții, tot ce trebuie să faceți este să arătați clientului transcrierea (și, dacă vi se cere, să furnizați și înregistrarea în sine.)

Asigurați-vă că sunteți familiarizat cu legile privind înregistrarea apelurilor din statul dvs. înainte de a decide să înregistrați și să transcrieți apelurile cu terțe părți.

Accesibilitate

În lumea de astăzi, este important ca materialele dvs. promoționale, site-ul web, întâlnirile video și multe altele să fie cât mai accesibile posibil.

Prin transcrierea apelurilor și conferințelor dvs. de afaceri, vă asigurați că cei care sunt surzi sau care nu pot participa la întâlniri din cauza unei dizabilități pot participa în continuare.

Dar nu este vorba doar de accesibilitate pentru persoanele cu dizabilități.

Accesul slab la internet din cauza locației sau a furnizorului poate însemna că conferințele video sau audio sunt agitate, determinând participanții să piardă informații cheie. Transcrierea ajută la completarea golurilor și la asigurarea faptului că toată lumea este pe aceeași pagină.

Amintiți-vă că unii oameni pur și simplu învață și își amintesc mai bine citind decât ascultând. Cei care s-ar putea „exclude” într-un apel conferință ar putea avea o focalizare laser atunci când examinează transcrierile. Deși poate părea un mic detaliu, satisfacerea unei varietăți de stiluri de învățare poate avea un impact mare asupra satisfacției angajaților și asupra productivității generale.

Transcrierile oferă, de asemenea, accesibilitate, oferind angajaților și clienților care nu au fost capabili să facă întâlnirea inițială o modalitate de a revizui ceea ce s-a discutat.

În plus, pentru că pot căuta după cuvinte cheie, cei care nu au timp să citească întreaga transcriere pot găsi cu ușurință secțiunile cele mai relevante pentru interesele lor.

Informații mai detaliate despre clienți

Pe lângă faptul că oferă managementului informații despre angajați, transcrierile sunt, de asemenea, o modalitate excelentă de a afla mai multe despre clienții tăi.

Examinarea transcrierilor întâlnirilor cu clienții sau chiar a întâlnirilor interne cu echipa dvs. de cercetare de piață vă ajută să înțelegeți punctele critice recurente ale clienților, produsele sau serviciile dorite și ce așteaptă aceștia de la marca dvs.

Aceste transcrieri pot oferi, de asemenea, informații valoroase în ceea ce privește prognoza tendințelor, datele demografice ale clienților și îmbunătățirea argumentelor de vânzări și instruirea angajaților.

În scopuri de arhivare

În cele din urmă, transcrierile apelurilor de conferință vă ajută să dezvoltați documentație și arhive solide ale companiei.

Aceste transcrieri pot fi revizuite de oficiali de conformitate, consultanți, conducerea superioară și în timpul unei revizuiri de sfârșit de an sau a reuniunilor consiliului de administrație. Angajații tăi își pot revizui ei înșiși performanțele citind transcrierile, identificându-și propriile puncte forte și puncte slabe.

De asemenea, este ușor să partajați instantaneu notele și punctele evidențiate ale întâlnirii atunci când vi se solicită, trăgându-le direct din transcriere.

În plus, dimensiunile fișierelor de transcriere sunt de obicei mult mai mici decât fișierele video, așa că încărcarea lor în cloud sau pe site-ul dvs. web va ocupa mult mai puțin spațiu.

Cele mai bune servicii de transcriere a apelurilor de conferință?

Mai jos, prezentăm unele dintre cele mai puternice programe de transcripție a apelurilor, inclusiv:

• Trint
• Vidra
• Sonix
• Scrib fericit

Trint

Trint este un software de transcriere audio AI de încredere de The Washington Post, Airbnb, Nike și Associated Press.

Utilizează recunoașterea automată a vorbirii (ASR) și procesarea limbajului natural (NLP) pentru a se asigura că transcrierile au un timp de realizare rapid și pentru a oferi transcripții precise de 99%. Funcția de transcriere în timp real oferă transcrieri live din vorbire în text în doar 3 secunde în 15 limbi diferite. Aceste transcrieri în timp real funcționează cu mai multe formate de streaming, inclusiv RTSP, RTMP și HLS. Este ușor să verificați că transcrierea dvs. este corectă, ascultând o citire audio a acesteia, pe măsură ce cuvintele apar pe ecran.

Trint vine, de asemenea, cu un instrument de generare de vocab, care le permite utilizatorilor să facă liste de fraze și cuvinte personalizate pe care transcrierea AI ar putea să nu le înțeleagă. Acestea includ de obicei lucruri precum numele angajaților, numele mărcilor, jargonul și limbajul companiei, ortografie diferită a cuvintelor și multe altele. Aceasta înseamnă mai puține greșeli în transcrieri.

Instrumentele Editor facilitează editarea transcrierilor, corectarea greșelilor și greșelilor de ortografie, a numelor vorbitorilor și multe altele. Utilizatorii pot găsi și înlocui cuvintele, le pot șterge, întrerupe și evidențiază cu instrumentul de editare. În plus, clienții menționează frecvent ușurința sa de utilizare în recenzii și mărturii.

Alte caracteristici includ:

• Transcriere în 31 de limbi
• Numele vorbitorilor
• Adăugați comentarii, evidențieri și markupuri la transcrieri
• Transcrieri care pot fi căutate
• Spații de lucru, astfel încât numai utilizatorii cu permisiuni să poată accesa/edita o transcriere
• Coduri de timp ajustabile pentru a se potrivi cu fișierul sursă
• API-uri și integrări cu Zoom, Zapier și Adobe Premiere Pro
• Certificare de conformitate ISO 27001 și conformitate cu PCI DSS
• Încărcați transcrieri ca fișiere .mp3, .aac, .mp4, .avi, .mov, .wma și .wav
• Exportați transcrierile ca .docx, .txt, .stl, .html, .cvs și mai multe formate de fișiere
• aplicație mobilă pentru iPhone

Trint are o probă gratuită și trei planuri plătite: Individual, Team și Enterprise. Prețurile nu sunt disponibile public pe site-ul Trint.

Cel mai bun pentru: Trint este instrumentul de bază pentru organizațiile de știri și jurnaliștii individuali care au ore de interviuri și întâlniri pentru a transcrie aproape zilnic. Aceasta înseamnă că este, de asemenea, ideal pentru echipele de la distanță cu un volum mare de întâlniri săptămânale care publică sau partajează transcrierile întâlnirilor des (o dată pe săptămână sau mai mult).

Vidra

Otter.ai este un asistent și un instrument de transcripție alimentat de inteligență artificială și de inteligență vocală ambientală în care au încredere The Verge, Columbia University, IBM, Dropbox și ProPublica.

Una dintre caracteristicile sale de top este Rezumatul Highlight, care îi ajută pe utilizatori să țină evidența acțiunilor și a concluziilor cheie de la întâlnire. Fiecare utilizator poate evidenția cele mai importante părți ale întâlnirii direct în transcrierea live - eliminând nevoia de note. Cele mai importante momente alese de fiecare utilizator sunt partajate tuturor participanților la întâlnire în timp real și sunt sincronizate automat. La sfârșitul fiecărei conferințe, participanții primesc un rezumat alcătuit din notele evidențiate de citit sau împărtășit.

Utilizatorii pot partaja în mod privat înregistrările apelurilor conferințe live și/sau post-întâlnire, prin e-mail sau cu un link care poate fi partajat.

De asemenea, se integrează cu Google G Suite și Microsoft Office 365 pentru a se sincroniza cu calendarul dvs. de afaceri și pentru a oferi o listă de participanți, agende ale întâlnirilor și titluri ale întâlnirilor.

Otter are trei planuri disponibile: Basic, Pro și Business. Planul de bază este gratuit, planul Pro este de 8,33 USD/utilizator pe lună, iar planul Business este de 20,00 USD/utilizator pe lună. De asemenea, are o probă gratuită a planurilor plătite.

Toate planurile Otter, inclusiv versiunea gratuită, au următoarele caracteristici:

• Transcriere în timp real
• Aplicații pentru smartphone-uri iOS și Android
• Înregistrare și redare la viteze .05x, 1x și 2x
• Transcriere în timp real
• Identificarea vorbitorului
• Căutare după cuvinte cheie
• Rezumat generarea de cuvinte cheie și cloud de cuvinte
• Editați, evidențiați, comentați și adăugați imagini la transcrieri
• Exportați fișiere audio și text (format TXT)
• Sincronizați înregistrările în cloud Zoom
• Organizați stenogramele după folder

Tabelul de mai jos prezintă diferențele dintre cele trei planuri și caracteristici suplimentare.

Cel mai bun pentru: Vidra este deosebit de populară în sectorul educațional, mai ales că învățarea la distanță a devenit din ce în ce mai comună. Elevii îl folosesc pentru a revizui prelegeri și note, în timp ce profesioniștii din domeniul educației pot revizui performanța profesorului. De asemenea, este ideal pentru companiile dintr-o varietate de industrii care au nevoie de un cont gratuit cu nevoi de înregistrare pentru întâlniri mai scurte. În plus, este o alegere bună pentru cei care folosesc videoconferința Zoom, dar au nevoie de funcționalități suplimentare de transcriere.

Sonix

Sonix este un software de transcriere automată care, conform site-ului lor, a fost revizuit independent ca fiind cel mai precis serviciu de transcriere live.

Instrumentul este renumit în special pentru integrările sale avansate cu platformele populare de conferințe web. Se integrează cu:

• Zoom
• Mergi la sedinta
• Google Meet
• Cisco WebEx
• RingCentral
• Microsoft Teams
• Blugi albastri
• UberConference

Sonix are, de asemenea, transcriere avansată, partajare audio și video - ceea ce înseamnă că puteți partaja mai mult decât doar transcrierea.

Utilizatorii pot evidenția cu ușurință secțiuni video sau audio pentru a crea clipuri mai mici, pot încărca adrese URL ale transcrierilor complete pe site-ul lor web sau pot utiliza playerul media încorporabil care este personalizabil pentru a se potrivi cu site-ul dvs. Analiza media vă permite să urmăriți vizualizările, numărul de descărcări și multe altele. În plus, puteți partaja cu ușurință transcrieri pe Twitter, Instagram, LinkedIn și Facebook.

Pentru o organizare mai bună, utilizatorii pot crea foldere personalizate cu permisiuni specifice, pot căuta transcrieri individuale după cuvânt, pot crea etichete personalizate și chiar pot căuta toate transcrierile stocate după cuvânt sau expresie.

Este, de asemenea, un instrument unic prin faptul că oferă subtitrări automate pentru înregistrările video, ceea ce îl face o opțiune accesibilă.

Sonix oferă o probă gratuită care include 30 de minute de transcriere gratuită. Are trei planuri plătite, inclusiv o opțiune cu plata pe măsură. Toate planurile Sonix includ caracteristici precum:

• Peste 40 de limbi de transcriere, inclusiv dialecte și accente
• Editor în browser
• Etichetare difuzoare pentru până la 6 difuzoare
• Transcrieri care pot fi căutate
• Dosare și fișiere personalizate
• Marcaje temporale cuvânt cu cuvânt
• Note în transcriere și comentarii
• Uniți fișierele audio la transcrierea existentă
• Dicționar personalizat
• Exportați transcrierile în formate de fișiere precum MS Word, DOCX, TXT și PDF
• Exporturi de subtitrări (formate SRT, VTT)
• Clipuri care pot fi partajate instantaneu și link-uri de transcriere care pot fi partajate
• Media player incorporabil
• Partajare numai gata de transcriere
• SSL și autentificare cu doi factori

Tabelul de mai jos prezintă diferențele dintre planurile Standard, Premium și Enterprise.

Cel mai bun pentru: Sonix este o alegere excelentă pentru IMM-urile care au nevoie doar ocazională de a transcrie întâlnirile și, prin urmare, ar beneficia cel mai mult de un plan cu plata pe măsură. Este, de asemenea, ideal pentru cei care caută o soluție de transcriere bogată în funcții, care vă permite să încorporați atât înregistrări audio, cât și transcrieri direct pe site-ul dvs. web. Acest lucru îl face o opțiune bună pentru comercianții cu amănuntul online, gazdele de podcast, studenții și avocații, precum și pentru companiile cu o prezență puternică în rețelele sociale.

Scrib fericit

Happy Scribe este un software de transcriere automată și un instrument de subtitrare în care au încredere peste 300.000 de clienți, inclusiv BBC, USA Today, Națiunile Unite și Forbes.

Una dintre cele mai utile caracteristici este funcția de ajutor pentru corecturi. În loc să fie nevoie să citească transcrieri întregi căutând erori potențiale, această caracteristică notează automat unde software-ul s-a luptat să identifice corect cuvintele. De asemenea, are un instrument avansat de punctuație pentru a determina automat unde ar trebui incluse virgulele, punctele, semnele de întrebare și punctele. De asemenea, Happy Scribe inserează automat pauze de paragraf atunci când este detectat un nou vorbitor.

Este nevoie de mai puțin de 20 de minute pentru a obține prima versiune a înregistrărilor de o oră, în plus față de transcripțiile live automate.

API-ul Happy Scribe se integrează cu numeroase aplicații terțe, inclusiv:

• Slack
• Dropbox
• Foi de calcul Google și Documente Google
• Zapier
• Trello
• YouTube și Vimeo
• Masa de aerisire
• Cutie
• Gmail

Happy Scribe oferă o perioadă de încercare gratuită și este un plan complet cu plata pe măsură (ceea ce înseamnă că nu există planuri pe niveluri, doar ore suplimentare de timp de înregistrare/transcriere.) Puteți achiziționa ore individuale sau puteți seta incremente de 1 oră, 25 de ore. , 50 de ore sau 75 de ore. Nu există o dată de expirare cu orele dvs. și puteți configura reîncărcări automate atunci când soldul dvs. scade.

Alte caracteristici incluse într-un plan Happy Scribe sunt:

• Evidențierea textului
• Comentează stenogramele
• Cod de culoare
• Viteza de înregistrare a redării reglabilă
• Găsiți și înlocuiți cuvinte
• Gestionarea codului de timp
• Vocabular personalizat
• Player de transcriere incorporabil
• Partajarea linkurilor
• Trancrieri disponibile în peste 119 de limbi
• Accesul în echipă și colaborarea la stenograme
• Exportați transcrieri în format PDF, Text simplu, HTML interactiv și Microsoft Word

Tabelul de mai jos prezintă prețul pe oră.

Cel mai bun pentru: Happy Scribe este cel mai bun pentru IMM-urile care caută un instrument de transcriere cu o structură flexibilă de prețuri, care să colaboreze în echipă cu privire la transcripții. Companiile care au nevoie de înregistrări audio încorporabile cu subtitrări și transcrieri într-o varietate de limbi vor beneficia, de asemenea, de Happy Scribe.

Software de înregistrare a apelurilor cu funcții de transcriere

Transcrierea apelurilor de conferință este o modalitate ușoară de a face întâlnirile mai productive, de a ține evidența acțiunilor și a ideilor noi și de a vă proteja compania în cazul unei probleme legale.

Software-ul de înregistrare a apelurilor înregistrează atât apelurile telefonice individuale, cât și întâlnirile de grup mai mari și adesea include servicii de transcriere de înregistrare. Ca și în cazul aplicațiilor de transcriere, utilizatorii pot vizualiza, partaja și edita instantaneu aceste transcripții de înregistrare.

Doriți să aflați mai multe?

Ghidul nostru simplu de înțelegere a platformelor de înregistrare a apelurilor vă ajută să cunoașteți instrumentele de top de pe piață, ce să căutați la un furnizor și ce caracteristici ies în evidență.