Ghidul cumpărătorului pentru instrumentele de programare a sălii de conferințe

O parte solidă din timpul nostru la serviciu este petrecută în întâlniri și săli de conferințe, pentru a colabora și a face lucrurile. Natura sălilor de conferințe permite un spațiu deschis pentru o colaborare bogată între grupuri de orice dimensiune. Dar echipa ta a rezervat vreodată din greșeală două întâlniri în aceeași sală fără a comunica clar cine va fi unde și când? Sau ai întâlnirea întreruptă de o bătaie în uşă, întrebându-te cât va mai fi echipa ta – sau chiar să dai peste o sală de conferinţe „ocupată”, fără nimeni în ea?

Fără program clar și organizare, poate fi ușor să te confrunți cu conflicte incomode de programare. Desigur, totul ar putea fi făcut pe hârtie, sau prin lanțuri de e-mail sau o sală Slack dedicată programării sălii de conferințe – dar dacă ar exista o soluție, una care funcționează la fel ca celelalte aplicații de colaborare în echipă? Din fericire, odată cu creșterea soluțiilor bazate pe cloud, se pare că fiecare oportunitate de a profita de o platformă flexibilă, mereu conectată se realizează – chiar și pentru programarea sălii de conferințe.

Deci ce este?

Instrumentele de programare a conferințelor sunt cam atât, platforme flexibile bazate pe cloud pentru ca toată echipa să rezerve, să programeze, să anuleze, să actualizeze sau să țină evidența disponibilității și programării sălii de conferințe. Aceste soluții includ, în general, aplicația „de bază” în care sunt introduse informații, cum ar fi sălile de conferințe în clădire, care este ocupată pentru ce întâlnire și pentru cât timp.

Programarea este ușoară
Deoarece sunt bazate pe cloud, aceste aplicații pot fi accesate de pe telefon, computer sau tabletă în orice moment, atâta timp cât dispozitivul este conectat la internet. De asemenea, veți putea vedea aceleași informații exacte, indiferent de platforma pe care deschideți aplicația sau de ora din zi. Aceste aplicații „de bază” vor permite, de asemenea, integrarea cu multe aplicații populare de calendar, astfel încât echipa dvs. să poată rămâne cu adevărat pe drumul cel bun și să nu rateze niciodată o întâlnire importantă sau o schimbare de programare. În acest fel, puteți să programați pur și simplu săli direct în calendar atunci când creați un eveniment și va actualiza soluția dvs. de programare a sălii de conferințe pentru a afișa informațiile corecte despre ora și locația.

Transformați într-un birou inteligent cu săli de conferințe inteligente
Dar, dincolo de instalarea aplicației pe computerul de serviciu sau pe telefonul mobil, al doilea aspect al instrumentelor de programare a sălii de conferințe este abilitatea de a se integra cu afișaje hardware din afara fiecărei săli de conferințe.

Cu o investiție inițială, echipa ta poate echipa fiecare sală de conferințe din birou cu un iPad sau o tabletă Android pentru a afișa toate informațiile de programare configurate în aplicațiile tale, cum ar fi programul întregii zile despre întâlnirile care vor fi în acea sală, ce actuale întâlnirea are loc sau aproape orice altă informație pe care echipa ta le consideră relevante. Aceasta este puterea cloud-ului care apare din nou, cu toate dispozitivele dvs. de afișare conectate la rețea și cu soluția dvs. de programare a sălii de conferințe, informațiile se vor actualiza din mers și de la distanță, chiar dacă sunteți blocat acasă sau în metroul rulează. târziu. În acest fel, oricine ajunge până la ușa sălii de conferințe poate pur și simplu arunca o privire pe afișajul montat și poate afla rapid dacă camera este în uz și când va fi liberă.

Care sunt beneficiile?

1. Programarea sălii de conferințe este ușoară

Cu o singură platformă centralizată, care se integrează direct și perfect cu orice calendar cu care sunteți deja familiarizat, aceste instrumente urmăresc să simplifice procesul de programare și menținerea programului. Nu mai sunt zilele de vânătoare pentru o cameră goală sau întreruperile enervante care vă distrag atenția cu afișajele montate pe perete în afara fiecărei săli de conferințe. Cu unele soluții, utilizatorii pot chiar să se înregistreze pentru a-și anunța prezența sau, dacă echipa ta termină mai devreme, aplicația poate fi actualizată instantaneu pentru a arăta camera ca liberă. Și, bineînțeles, deoarece este bazat pe cloud, puteți rămâne la curent de oriunde, chiar și de la distanță.

2. O creștere a productivității

Eficiența este cheia absolută în productivitate. Reducerea timpului de nefuncționare și eliminarea constrângerilor sau a durerilor de cap încercând să caute informații pierdute este o pierdere absolută de timp. Cu o singură soluție pentru a gestiona toate informațiile de programare a sălii de conferințe în cloud, echipa ta poate fi sigură că totul este actualizat și corect. Ecranele montate fac foarte ușor să aflați rapid programul zilei sau să localizați o cameră goală, iar mai puține întreruperi înseamnă distragere a atenției și timp liber. Anumite soluții software vor permite utilizatorilor chiar să actualizeze, să schimbe sau să rezerve o sală de conferințe direct de pe afișajul montat pe perete, iar membrii echipei se pot înregistra când sosesc, astfel încât să știți cine lipsește înainte de a începe întâlnirea.

3. Profitând de Cloud

La fel ca în cazul tuturor aplicațiilor bazate pe cloud, aceste soluții de programare a sălii de conferințe profită din plin de rețeaua cloud pe care o utilizează, permițând informații persistente, indiferent unde sau cum vă conectați. Atâta timp cât dispozitivul dvs. este o conexiune la internet, vă veți putea autentifica și aruncați o privire la cel mai recent program sau puteți face modificările necesare. Dacă echipa ta decide să profite din plin și să se integreze în afișajele hardware din afara sălilor de conferință, utilizarea rețelei cloud este cheia absolută pentru ca acest tip de sistem să funcționeze. Chiar și lucrătorii dvs. de la distanță vor fi la curent, iar administratorii pot face orice modificări la afișajele hardware de la distanță. Datorită cloud-ului, dacă o întâlnire durează scurt și camera se deschide, pur și simplu actualizați informațiile de pe afișaj sau telefonul dvs. și toți ceilalți din rețea vor afla imediat.

Identificarea nevoilor dvs

Desigur, cu fiecare soluție vine un caz de utilizare specific sau un scenariu pe care încerca să îl rezolve. Cu toate acestea, în cazul acestor instrumente de programare a sălii de conferințe, aproape orice echipă care se bazează pe întâlniri și are un volum de săli care ar putea beneficia de o gestionare și o programare adecvată poate profita din plin. Desigur, dacă echipa ta este mai mică, iar biroul tău este limitat la doar una sau două săli de conferințe, atunci acest software poate părea puțin necesar. Cu toate acestea, aș susține că, chiar dacă sunteți o echipă mică, cu o singură sală de conferințe, o soluție de această natură poate aduce beneficii biroului dvs. – astfel mai multe echipe nu trebuie să concureze sau să-și facă griji despre cine se află în sală.

Cel mai bun caz de utilizare pentru o soluție de programare a sălii de conferințe ar fi cel mai probabil organizațiile mari cu echipe mari. Indiferent dacă biroul dvs. are doar 5 sau 100 de săli de conferințe, orice instrument pe care compania dumneavoastră îl poate folosi pentru a vă ajuta să mențineți întregul birou organizat și sincronizat va ajuta la reducerea masivă a timpului de nefuncționare. Dacă aveți un număr mare de oameni și nu foarte multe săli, aceste soluții pot face minuni în reducerea întreruperilor sau în agățarea acelei deschideri de ultim moment în Sala de conferințe B. Dacă echipa dvs. este mare și aveți un număr mare de săli de conferințe, aceste soluții vă vor ajuta echipa să rămână la curent și să știe unde să fie și când.

Ce să cauți când faci cumpărături?

1. Compatibilitate dispozitiv

Desigur, cu o soluție cloud, cel mai bine ar fi să adoptați o soluție disponibilă pe cel mai mare număr de dispozitive. Indiferent dacă acestea includ tablete (atât Apple, cât și Android), computere desktop atât PC, cât și Mac, precum și telefoane Android și Apple - nu ați dori să excludeți o bună parte a forței de muncă de la utilizarea unei noi soluții. Birourile cu natură BYoD vor face tot posibilul să se asigure că soluția pe care o aleg este disponibilă pe cel mai mare număr de platforme.

2. Suport hardware pentru afișare

În timp ce aceste soluții oferă o aplicație robustă pentru simpla programare și organizare a informațiilor în cloud și din mers, puterea reală vine din echiparea sălilor de conferințe cu aceste afișaje hardware. La fel ca suportul pentru dispozitive, ar trebui să fie în fruntea listei să căutați o soluție care acceptă aceste afișaje hardware și una care acceptă cel mai mare număr de afișaje - fie că este vorba de iPad-uri de generații diferite sau de diferite stiluri de tablete Android.

3. Hardware inclus

Acest lucru ar putea fi puțin mai complicat, dar unele soluții pot oferi pachete hardware cu software-ul lor pentru a face adoptarea unui proces unic. Prețul achiziționării a 20 de iPad-uri noi poate fi costisitor de la sine, fără a mai vorbi de hardware-ul de montare sau carcasele necesare pentru poziționarea corectă a afișajelor în afara fiecărei săli de conferințe respective. Unii furnizori ar putea fi dispuși să introducă un pachet hardware cu un abonament la serviciul lor.

4. Raportare analitică avansată

Colectarea datelor este o resursă puternică care poate fi utilizată pentru a îmbunătăți sau a elimina orice probleme sau puncte dureroase. Unele platforme vor profita din plin de informațiile pe care le introduceți în soluție, cum ar fi orele de programare, sălile cele mai frecvent utilizate, duratele comune ale întâlnirilor și vor oferi acces la aceste informații pentru a formula o idee mai puternică despre cum să creșteți cu adevărat productivitatea și să reduceți timpul de nefuncționare.

5. Afișaje și setări personalizabile

Dacă tot ceea ce fac aceste afișaje hardware este să arate pur și simplu numele sălii de conferințe, ora și dacă sala este sau nu ocupată, aceeași lucrare ar putea fi finalizată cu o soluție mult mai puțin intensă. Cu toate acestea, dacă afișajul dvs. este complet personalizabil și configurabil, atunci aceasta deschide o nouă lume de posibilități - afișați programul întregii zile, participanții la întâlnire, o scurtă informare despre discuție, orice ar putea considera echipa dvs. relevant. Unele soluții permit chiar administratorilor să blocheze funcții de pe aceste ecrane tablete, astfel încât nimic nu se schimbă accidental.

6. Integrarea calendarului terților

Cu capacitatea de a se integra direct într-una dintre numeroasele aplicații de calendar populare, soluțiile de programare a sălii de conferințe își vor face loc în viața de zi cu zi profesională printr-o tranziție lină, furnizând echipei tale informațiile necesare în locul potrivit, astfel încât Todd să nu facă ratați acea întâlnire pentru că a uitat să verifice a doua sa, programând calendarul specific.