Costul reuniunilor ineficiente și modul de identificare a problemelor

Ai ieșit vreodată dintr-o întâlnire simțind că nimic nu s-a realizat? S-ar putea să vă amintiți că ați stat la o întâlnire și v-ați verificat în mod constant telefonul, ați discutat din nou aceleași lucruri sau v-ați întrebat de ce ați fost acolo, în primul rând. Ei bine, nu ești singur.

În climatul actual de afaceri, este greu să găsești pe cineva căruia îi plac întâlnirile obișnuite, de rutină, care se întâmplă atât de des. Mulți oameni muncitori susțin că abia se realizează nimic la aceste întâlniri și este pierdut mai mult timp de întâlnire decât productivitate. Părăsiți aceste întâlniri ineficiente simțindu-vă și mai nedumerit decât înainte.

Întâlnirile ar trebui să îmbunătățească productivitatea și să ajute să aducă pe toată lumea pe aceeași pagină, și totuși, majoritatea participanților susțin că o mulțime de timp pentru întâlniri este pierdut în timpul acestor întâlniri proaste. Totuși, întâlnirile eficiente, cu o agendă clară, sunt elementul de bază al oricărei afaceri de succes.

Întâlnirile sunt necesare pentru a menține afacerea în mișcare, cu o coordonare adecvată a echipei și o organizare a fluxului de lucru. Când sunt făcute corect, ele conduc întotdeauna la un câștig net pozitiv pentru toți cei implicați și asta este ceea ce orice afacere își dorește să obțină. Deci, de ce exact există atât de multe probleme de eficiență aici și ce se poate face exact în privința asta?

Există o epidemie de întâlniri ineficiente la companiile din întreaga lume și acestea duc la pierderi uriașe atât pentru companii, cât și pentru persoanele implicate. Este timpul să abordăm această problemă și există suficiente resurse care ne pot ajuta să rezolvăm aceasta o dată pentru totdeauna.

• Care este costul real al întâlnirilor ineficiente?
• Consecințele ineficienței
• Ce cauzează întâlniri proaste?
• Cum să îmbunătățiți eficiența întâlnirilor
• Patru beneficii ale aplicațiilor de conferințe web
  1. Economii
  2. Economii de timp
  3. Implicare și productivitate sporite
  4. Securitate
• Top 3 soluții de videoconferință
  • Skype pentru afaceri
  • Google Hangouts Meet
  • Zoom
  • Compararea pretului
• Întâlnirile ineficiente sunt costisitoare, dar de evitat

Care este costul real al întâlnirilor ineficiente?

Potrivit unui studiu publicat în European Journal of Work & Organization Psychology, întâlnirile ineficiente din SUA costă afacerile până la 37 de miliarde de dolari pe an. Sunt 37 de miliarde de dolari pierdute în fiecare an din cauza întâlnirilor ineficiente care au ca rezultat scăderea productivității muncii - și știm cu toții că timp = bani. Afacerile de aici suferă o pierdere monetară care altfel ar putea fi prevenită.

Numărul poate părea absurd, dar, având în vedere toate lucrurile, devine foarte real.

Întâlnirile ineficiente scad productivitatea în timpul zilelor de lucru, participanții ajung să-și piardă timpul prețios care altfel ar putea fi cheltuit pe sarcini mai productive. 50% din timpul petrecut la întâlniri nu duce la niciun rezultat pozitiv și astfel se pierde productivitatea și banii.

Profesioniștii pierd 31 de ore de productivitate la întâlniri în fiecare lună, conform HR Digest, și vă puteți imagina ce se întâmplă cu companiile mai mari care găzduiesc sute de angajați. Cercetările efectuate de Wolf Management Consultants au arătat că 95% dintre participanții la întâlnire ratează anumite părți ale întâlnirilor, iar 39% susțin că moțenesc în sala de ședințe. Aceste costuri potențiale ar trebui să vină în minte atunci când vă programați următoarea întâlnire.

Consecințele ineficienței

În urma scăderii productivității cauzate de întâlniri ineficiente, unele dintre consecințele majore sunt:

• Întreruperea fluxului de lucru
• Cicluri decizionale prelungite
• Scade moralul angajatilor
• Mai rău munca în echipă
• Timp de lucru ineficient
• Și, în sfârșit, o nevoie de mai multe întâlniri

Toate aceste consecințe duc la pierderi majore pentru afaceri, fie că este vorba de timp sau bani. Costurile întâlnirilor ineficiente nu pot fi calculate exact, dar este clar că există unele negative majore la astfel de evenimente. Costurile pot fi rezumate la pierderi atât de timp, cât și de bani, o reducere a angajării angajaților, moralul echipei și chimia generală a echipei.

Vestea bună este că această problemă are cel mai probabil o soluție. Este timpul să identificăm cauza principală a acestei probleme, astfel încât să putem face ceva în privința ei. Mulți factori duc la întâlniri ineficiente, așa că hai să mergem mai departe și să explorăm unii dintre ei.

Ce cauzează întâlniri proaste?

Mulți factori fac ca întâlnirile să fie ineficiente pentru membrii echipei.

Organizarea unei întâlniri este destul de dificilă de la sine, trebuie să răspândim vestea, să venim cu un plan de acțiune, să aducem pe toți în aceeași cameră - totul necesită timp și efort. Și acesta este doar începutul, deoarece există probleme și mai complexe atunci când vine vorba de întâlniri de afaceri.

Probabil te-ai confruntat cu unele dintre aceste probleme cu întâlnirile:

• Oameni care sosesc târziu
• Contur nestructurat al întâlnirii
• Lipsa unui obiectiv clar
• Activități de pierdere a timpului, cum ar fi mâncarea și verificarea telefonului
• Repetarea subiectului
• Lipsa de comunicare sau supracomunicare
• Argumente și lupte în echipă

Toate aceste probleme se întâmplă zilnic și toate duc la întâlniri ineficiente.

Unii participanți chiar simt că nu ar trebui să fie deloc acolo, deoarece nu au nimic sau foarte puțin cu ce să contribuie la subiect. O altă plângere populară este cât de greu este să ții pasul cu anumite subiecte, mai ales când există o mulțime de documente de care să ții evidența. Și totuși, este necesar să faceți exact asta pentru a profita la maximum de fiecare întâlnire.

Am ajuns în punctul în care astfel de probleme sunt chiar considerate normale, la urma urmei, ele continuă să se întâmple din nou și din nou. Aproape că pare o problemă culturală în acest moment, cu toate acestea, studiile arată clar că cele mai multe întâlniri ineficiente se reduc la probleme de management.

Dacă putem schimba modul în care abordăm aceste întâlniri, putem obține întâlniri mai bune ca rezultat.

Cum să îmbunătățiți eficiența întâlnirilor

Există ani de cercetare pentru maximizarea comunicării în afaceri și există câteva metode dovedite care pot crește productivitatea. Cu toate acestea, astăzi avem ceva complet diferit în mâinile noastre și este acest lucru pe care îl numim tehnologie.

Ce se întâmplă dacă putem folosi tehnologia pentru a scăpa de întâlnirile enervante și ineficiente?

Ei bine, dacă luăm în considerare modul în care sunt organizate întâlnirile standard, se pare că tehnologia poate ajuta la rezolvarea multor probleme cu care ne confruntăm astăzi. În primul rând, poate reduce dramatic timpul necesar organizării întâlnirii și implicarea tuturor. Se pare că cea mai logică soluție este să folosiți toată tehnologia uimitoare pentru a găzdui întâlniri. Poate fi necesar ca toată lumea să folosească anumite componente hardware și software, dar suntem deja aici folosind telefoanele noastre tot timpul.

Zeci de oameni implicați într-o întâlnire prin telefon, cum ar putea funcționa asta?

Dar funcționează și multe companii folosesc deja acest lucru în avantajul lor. Pur și simplu puteți organiza o întâlnire, puteți notifica pe toată lumea printr-un singur mesaj simplu, puteți informa pe toată lumea despre schiță, obiectiv și partajați documente importante pe care oricine le poate accesa folosind telefonul. Când vine momentul, participanții sunt notificați devreme pentru a lua un apel folosind dispozitivul lor preferat.

Putem numi această tehnologie software de telefonie VoIP, Video sau Web Conferencing, nu contează.

Este un proces care rezolvă multe probleme și tot ceea ce este necesar este o conexiune stabilă la internet.

Există o mulțime de aplicații de videoconferință VoIP dezvoltate pentru a îmbunătăți comunicarea în afaceri și pentru a permite membrilor echipei să colaboreze folosind nimic altceva decât internetul. Vă puteți conecta cu telefonul, laptopul, tableta și orice altceva care are microfon, cameră și are acces la internet.

Să explorăm câteva dintre modalitățile prin care aceste aplicații vă pot ajuta să găzduiți întâlniri eficiente.

Patru beneficii ale aplicațiilor de conferințe web

Deci, cum ne pot ajuta aplicațiile de conferințe web să scăpăm în sfârșit de întâlnirile ineficiente?

Multe beneficii vin cu aceste aplicații, iar unele dintre ele nici măcar nu sunt direct legate de eficiență. Cu toate acestea, odată ce lumea se obișnuiește din ce în ce mai mult cu operarea online, aceste aplicații sunt configurate pentru a deveni metoda standard de comunicare în afaceri.

Există patru avantaje simple cu utilizarea aplicațiilor de conferințe web:

1. Economii de costuri

Eficiența costurilor este probabil cel mai important lucru pe care îl au de oferit aplicațiile de conferințe web. În loc să cheltuiți bani pe locații, management și alte cheltuieli pentru întâlniri, tot ce trebuie să faceți este să investiți într-o aplicație simplă, să vă instruiți angajații cum să o folosească... și cam atât!

Deși acest lucru funcționează pentru toate tipurile de afaceri, este și mai bine pentru cele care operează în cea mai mare parte de la distanță, deoarece eviți costurile uriașe de găzduire a unei întâlniri în afara spațiului tău de birou.

Economiile de costuri sunt mari, dar economisirea de timp este locul în care aceste aplicații strălucesc cu adevărat.

2. Economii de timp

Dacă nu v-ați dat seama încă, conferințele web vă vor economisi timp prețios. În afară de a găsi un loc cu o conexiune decentă la internet, nu există alte cerințe pentru a participa la o întâlnire cu colegii tăi membri ai echipei.

Conectarea la întâlniri este simplă și, de asemenea, primiți notificări în timp util, astfel încât să nu uitați. În plus, majoritatea aplicațiilor permit mesageria și partajarea fișierelor, astfel încât să puteți fi la curent cu informațiile și documentele importante legate de întâlnire.

Dacă doriți să economisiți timp, nu există o modalitate mai bună de a proceda.

3. Angajament și productivitate sporite

Studiile au arătat că funcțiile de conferință web, cum ar fi partajarea ecranului, se traduc într-un angajament mai bun și o productivitate crescută. Există și alte funcții precum partajarea ecranului pe care le-am menționat mai sus, care ajută și la facilitarea productivității.

Aceasta nu este o surpriză - aplicațiile de conferințe web au fost construite având în vedere productivitatea și nu există nicio îndoială că se vor îmbunătăți pe măsură ce timpul trece.

Odată cu creșterea tehnologiei precum cloud computing, ne așteptăm să vedem o creștere uriașă a managementului și productivității online, iar toate companiile ar trebui să țină cont de asta.

4. Securitate

Securitatea este o prioritate uriașă pentru multe companii, iar VoIP este o formă de tehnologie mult mai sigură în comparație cu formele tradiționale, cum ar fi e-mailul sau apelurile telefonice.

Cea mai mare parte a comunicării partajate prin aceste platforme este sigură și există opțiuni suplimentare care pot asigura o securitate și mai bună atunci când se ocupă de informații extrem de secrete.

Acestea sunt doar patru beneficii de bază ale conferințelor web care vă pot ajuta să îmbunătățiți eficiența întâlnirilor și să vă avansați afacerea, și există încă multe alte beneficii mai mici care vă pot fi foarte utile.

În plus, există multe opțiuni dintre care puteți alege atunci când vă decideți asupra furnizorului dvs. VoIP.

Iată o listă rapidă cu unele dintre cele mai populare software-uri folosite astăzi pentru conferințe web:

Top 3 soluții de videoconferință

Există multe opțiuni când vine vorba de conferințe web eficiente, iar companiile sunt libere să aleagă cea mai potrivită. Majoritatea software-ului de conferințe web sunt oferite individual, cu toate acestea, unele opțiuni vin ca un bonus cu platformele de comunicare de afaceri cu servicii complete.

Skype pentru afaceri

Skype pentru afaceri, cunoscut și ca Office 365, este produsul emblematic Microsoft pentru comunicarea online de afaceri.

Este un instrument puternic de colaborare online cu soluții moderne care permit comunicarea eficientă în afaceri. Cu Office 365, utilizatorii au acces la aplicații Office, mesagerie, apeluri, stocare online și capacitatea de a organiza întâlniri mari de echipă cu funcții precum partajarea ecranului și a fișierelor.

Skype pentru afaceri este o soluție populară pentru companiile care doresc să intre în conferințe web, mai ales că majoritatea utilizatorilor sunt deja oarecum familiarizați cu platforma.

Planul standard începe de la 8,25 USD/lună per utilizator și există și mai multe opțiuni cu planul premium care vine la un interval de preț de 12,50 USD/lună. În general, utilizarea Skype pentru întâlniri online pare o alegere sigură și este o soluție excelentă pentru companiile care caută să scape definitiv de întâlnirile ineficiente.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet este soluția oficială de conferințe web a Google, oferită ca parte a popularului sistem de instrumente bazat pe cloud numit G Suite.

Ca întotdeauna, Google preferă să fie simplu și exact asta este Meet.

Fiecare utilizator are opțiunea de a programa o întâlnire care este sincronizată automat cu Google Calendar și oricine se poate alătura utilizând o simplă adresă URL a linkului întâlnirii. Întregul sistem este sincronizat cu alte instrumente Google, astfel încât toată lumea primește notificări în timp util despre întâlniri.

Pentru companiile care preferă să opereze pe o singură platformă, Google Hangouts Meet este o opțiune excelentă dacă afacerea folosește deja populara platformă G Suite. Destul de interesant, Meet le permite utilizatorilor care folosesc aplicații similare (cum ar fi Skype for Business) să se alăture întâlnirii fără a sacrifica interfața de utilizator preferată (în acest caz Skype).

Tarifele de pornire depind de planul dvs. G Suite, începând cu 6 USD/lună per utilizator.

Zoom

Zoom este o soluție puternică de videoconferință care este oferită individual, în comparație cu Skype sau Meet de la Google, care vin împreună cu platformele lor respective.

Acest lucru oferă Zoom-ului anumite avantaje atunci când vine vorba de furnizarea celui mai bun serviciu de videoconferință. Zoom oferă videoclipuri HD, instrumente de colaborare, cum ar fi partajarea ecranului, chat în echipă, înregistrare și transcriere, securitate puternică și integrare bazată pe cloud.

Zoom este o aplicație modernă de conferințe care poate fi accesată de pe orice dispozitiv, care oferă companiilor toată flexibilitatea suplimentară pentru întâlniri eficiente. Utilizatorii se pot alătura la întâlniri de pe telefoane, mașină sau computere personale. În general, Zoom oferă o mulțime de instrumente suplimentare și pare a fi o opțiune excelentă pentru echipele care se bazează foarte mult pe videoconferința pentru a funcționa.

Planul de bază este gratuit (0 USD), dar există anumite limite pentru organizarea de întâlniri eficiente. Planul Pro vine cu majoritatea funcțiilor și costă 14,99 USD/lună per utilizator. De asemenea, companiile pot face upgrade la Business Plan pentru funcționalitate completă pentru doar 19,99 USD/lună per utilizator.

Alte opțiuni populare includ soluții precum GoToMeeting, Zoho sau platforme de comunicare de afaceri cu servicii complete, cum ar fi RingCentral.

Compararea pretului

Google Hangouts Meet este cea mai ieftină alegere dacă excludem versiunea gratuită a Zoom care poate fi folosită în anumite scopuri. Când vine vorba de instrumente și funcționalități suplimentare, Zoom este produsul superior, dar vine la o gamă de preț mai mare.

În general, companiile care caută soluții simple se pot baza în siguranță pe Skype sau Google, iar companiile care depind mai mult de tehnologia de videoconferință pot investi în soluții mai avansate, cum ar fi Zoom, RingCentral, Zoho sau altele.

Întâlnirile ineficiente sunt costisitoare, dar de evitat

Când lucrurile merg prost, membrii echipei din întâlniri și sarcini neproductive consideră că este o pierdere de timp să încerce să țină pasul cu lucruri care nu sunt de nici un folos muncii lor. Fiecare companie ar trebui să se străduiască să elimine aceste probleme, iar comunicarea VoIP pare să fie o soluție excelentă aici.

Soluțiile de conferințe web pot ajuta companiile să organizeze întâlniri online mai eficiente, cu funcții precum programare simplă, notificări, instrumente de colaborare, acces pe mai multe dispozitive, chat, partajare de fișiere bazată pe cloud și protocoale de securitate de top. Aceste instrumente fac chiar și fără probleme programarea unei urmăriri.

În timp ce luați în considerare gestionarea timpului și numărul de întâlniri, luați în considerare și instrumentele pe care le utilizați pentru a desfășura întâlniri. Tabelul nostru interactiv de comparare a instrumentelor de conferințe web vă poate asigura că profitați la maximum de următoarea întâlnire.