Puncte de date cruciale de evaluat în afacerea dvs. Rapoartele de apel VoIP

Aproape fiecare furnizor de VoIP pentru afaceri din zilele noastre face foarte simplu să personalizați și să vă personalizați liniile telefonice prin intermediul portalurilor de management online. Când managerii și administratorii sunt incredibil de ocupați și blocați cu alte responsabilități, accesul la o vedere rapidă a ceea ce se întâmplă în birou și chiar și în afara biroului va fi incredibil de benefic.

Folosind aceste portaluri de management online, utilizatorii pot adăuga sau renunta linii, pot schimba extensii, se pot juca cu diferite funcții și, mai important, chiar pot accesa niște jurnale de analiză și raportare foarte detaliate a apelurilor. Aceste jurnale de raportare a apelurilor sunt o modalitate excelentă de a vizualiza activitatea de apel pentru o companie, de a înțelege direcția pe care o ia afacerea sau, la o scară mai mică, de a înțelege ce linii telefonice au un volum mai mare decât altele.

Puterea urmăririi datelor dvs

Cu aceste jurnale de raportare a apelurilor, utilizatorii pot obține dintr-o privire o mulțime de informații despre sistemul lor de telefonie și despre modul în care acesta este utilizat în și în afara biroului. Managerii pot urmări valori precum numărul de apeluri de intrare și de ieșire, fie dintr-un anumit interval de date, fie în general, durata fiecărui apel individual, câte apeluri la care se răspunde sau ratate, mesajele vocale rămase în sistemul dvs., câte faxuri online sunt trimise sau primite și unde, precum și chiar accesarea înregistrărilor fiecărui apel individual chiar în același portal online.

Cu o cantitate atât de mare de informații despre sistemul dvs. și despre modul în care este utilizat, disponibilă la un clic pe un buton, înțelegerea modului de a utiliza aceste informații pentru a vă îmbunătăți în orice caz rezultatul poate fi un schimbător absolut de joc. Aceste jurnale de raportare a apelurilor sunt o modalitate excelentă de a vizualiza activitatea de apel pentru o companie, de a înțelege direcția pe care o ia afacerea sau, la o scară mai mică, de a înțelege ce linii telefonice au un volum mai mare decât altele. Jurnalele de apeluri pot fi folosite chiar și pentru a măsura progresul și eficiența, ajutând managerii să recunoască când ar putea avea nevoie să își dezvolte sau chiar să își reducă echipele.

Informații esențiale pe care să le urmăriți

Majoritatea jurnalelor de rapoarte de apel vor aduna informații similare despre apeluri directe și vor oferi puncte de date similare de urmărit. În funcție de furnizorul dvs. sau de planul de servicii specific, punctele de date pot diferi ușor, dar ar trebui să includă majoritatea, dacă nu toate, informațiile comune și mai importante. De exemplu, dacă serviciul dvs. nu include trimiterea de fax online, atunci jurnalele dvs. vor reprezenta asta.

• Jurnalele de apeluri: Desigur, aceste jurnale vor include o listă completă a tuturor apelurilor efectuate cu sistemul dvs. telefonic. Aceste jurnale vor urmări nu numai apelurile de intrare și de ieșire, dar uneori chiar și apelurile pierdute sau la care s-a răspuns. Utilizatorii pot consulta o listă întreagă a tuturor apelurilor efectuate vreodată sau pot alege un anumit interval de date pentru a restrânge rezultatele.
• Metoda de contact: Începând cu elementele de bază, majoritatea, dacă nu fiecare jurnal de raportare a apelurilor, va include o listă generală a tranzacțiilor efectuate pe sistemul dvs. și a modului în care au fost efectuate. Aceste rapoarte vor înregistra toate apelurile, faxurile, comunicațiile internaționale și mesajele text de afaceri, dacă este cazul.
• Cine este contactat: Pe lângă apelurile și faxurile efectuate, aceste jurnale vor include de obicei informații mai detaliate pentru a arăta ce numere de telefon apelează sau sunt apelate de sistemul dvs. Dacă serviciul dvs. include trimiterea de fax online, utilizatorii pot monitoriza și de unde sunt trimise și primite faxurile.
• Urmăriți toată activitatea telefonică : utilizatorii pot restrânge aceste rapoarte de apel la o anumită linie telefonică și pot arunca o privire asupra numerelor pe care liniile dvs. telefonice apelează, la ce numere de telefon apelează, durata fiecărui apel și chiar volumul apelurilor pentru a înțelege ce linie efectuează sau primește cele mai multe apeluri într-o anumită perioadă de timp.
• Gestionați și ascultați apelurile telefonice înregistrate: Din nou, în funcție de furnizorul dvs. și de nivelul de serviciu, înregistrarea apelurilor poate fi adesea activată sau dezactivată de pe aceste portaluri de gestionare online, iar jurnalele de raportare a apelurilor vor permite chiar utilizatorilor să acceseze înregistrarea fiecărui apel chiar de la buștenii în sine. Dacă observați că un agent a avut un apel incredibil de lung sau scurt, puteți asculta înregistrarea pentru a vedea cum a decurs.

În plus, unii furnizori își propun să simplifice apelurile internaționale și să includă planuri internaționale nelimitate, în timp ce alții vor taxa pe minut pe baza unei tarife specifice fiecărei țări în parte. Aceste tarife și minute utilizate ar putea fi reflectate în jurnalele dvs. de raportare a apelurilor, în funcție de nivelul de servicii pe care îl folosește afacerea dvs. Multe jurnale de raportare online permit, de asemenea, utilizatorilor să-și urmărească facturarea, să gestioneze funcțiile și alte cheltuieli aferente.

Cum poate echipa ta să profite de aceste noi date?

Jurnalele de raportare a apelurilor vor avea un mare beneficiu pentru orice companie care se bazează pe sistemul lor telefonic pentru un procent mare din comunicarea lor. Multe companii funcționează exclusiv pe baza comunicării lor cu clienții, clienții și potențialii potențiali. În funcție de afacerea dvs. și de cazul specific de utilizare, cei mai importanți factori la care trebuie să acordați atenție pot diferi. Indiferent dacă conduceți un centru de contact sau un centru de apeluri, adevărata putere a acestor rapoarte de apel este să aveți un ochi atent la utilizarea telefonului dvs.

Vânzări:

Dacă compania dvs. se concentrează pe vânzări, o utilizare excelentă pentru jurnalele de raportare a apelurilor ar fi să țineți evidența frecvenței apelurilor, câte apeluri sunt efectuate într-o zi, orice timp între apeluri și, desigur, durata fiecărui apel. Dacă observați că un agent efectuează o cantitate masivă de apeluri pe zi, dar acestea durează doar 30 de secunde o dată, acest lucru vă poate oferi o mai bună înțelegere a modului în care se desfășoară acel agent.

Folosirea informațiilor pentru a înțelege modul în care lucrează angajații dvs. poate ajuta o companie să își adapteze cel mai bine practicile pentru a se îmbunătăți oricum este posibil. Dacă apelurile de ieșire și volumul mare sunt prioritatea dvs., urmărirea jurnalelor de apeluri ale sistemului este o modalitate foarte utilă de a urmări productivitatea și de a gestiona cotele pentru a stabili obiective mai realiste.

Serviciu clienți:

În mod similar cu vânzările, utilizarea unei analize aprofundate a activității de apelare a agenților vă va ajuta afacerea să-și adapteze practicile pentru a se desfășura la cel mai înalt nivel de eficiență. Din nou, va depinde de cazul dvs. de utilizare specific, deoarece cantitatea nu este întotdeauna echivalentă cu calitatea, dar cu capacitatea de a urmări activitatea fiecărei linii telefonice individuale, puteți utiliza aceste informații pentru a îmbunătăți rezultatul final.

Dacă un agent este pe linia telefonică pentru o perioadă de timp neașteptat de scurtă pentru fiecare apel, iar acele numere ajung să sune din nou pentru a vorbi cu un alt agent, un administrator poate apoi să folosească acele informații pentru a ajuta la îmbunătățirea instruirii sau pentru a lucra cu o persoană agent pentru a-și îmbunătăți eficiența.

Utilizare generala :

Dacă afacerea dvs. nu se bazează pe comunicații externe, de intrare sau de ieșire, cum ar fi Vânzările și Serviciul Clienți, echipa dvs. poate beneficia în continuare de pe urma înțelegerii și utilizării datelor colectate de aceste jurnale de raportare a apelurilor. Bineînțeles, nimănui nu-i place să microgestioneze și să aibă un ochi atent peste umăr, dar cu rapoartele de apel, managerii pot arunca o privire mai profundă asupra activității lucrătorilor lor și pot afla mai multe despre utilizarea telefonului lor. Dacă angajații stau la telefon ore în șir cu apeluri personale, productivitatea va avea un impact clar – iar puterea acestor jurnale de raportare le permite managerilor să privească mai atent această activitate specifică.

Dincolo de doar statisticile apelurilor telefonice, utilizatorii pot chiar să arunce o privire asupra facturării, minutelor utilizate, caracteristicilor cele mai utilizate, precum și altor cheltuieli – chiar și câte faxuri sunt trimise și unde. Dacă afacerea dvs. efectuează un număr mare de apeluri internaționale, aceste jurnale de raportare vă vor ajuta să înțelegeți mai bine ce țări sunt contactate cel mai mult și să urmăriți tarifele individuale dacă furnizorul dvs. nu include apelurile internaționale într-un pachet simplu.

Cu jurnalele de apeluri, managerii pot:

Planificați și personalizați-vă în mod strategic echipa

Urmăriți toate tranzacțiile, apelurile, faxurile și orice cheltuieli, facturare și valorile generale ale afacerii. Cu un ochi atent asupra rapoartelor dvs. de apel, este ușor să urmăriți fluxul afacerii dvs. și să mențineți așteptările și să asigurați cel mai înalt nivel de eficiență.

Rămâneți la curent cu datele dvs., oricând și oriunde

Cu posibilitatea de a vă conecta la portaluri web de pe orice dispozitiv conectat la internet, chiar dacă sunteți în afara biroului sau în cealaltă parte a țării, managerii pot rămâne la curent cu afacerile lor și activitatea echipei lor cu un ochi atent.

Multe jurnale de apeluri permit utilizatorilor să-și descarce datele în formate de incendiu Microsoft Excel și, uneori, programează livrarea prin e-mail a acestor jurnale de apeluri pentru acces offline și analize chiar mai puternice.

Sortați jurnalele pentru nevoile dvs

Utilizatorii pot sorta jurnale în funcție de oră, interval de date sau linii telefonice specifice. Cu capacitatea de a obține o perspectivă generală largă sau de a mări o gamă incredibil de specifică de valori, managerii pot utiliza aceste informații la o scară largă de companie sau pot ajuta la gestionarea unei echipe sau a unui agent specific. Îmbunătățiți-vă rezultatul cu capacitatea de a vă concentra pe ce denivelări vor trebui netezite.

Singura dvs. resursă pentru toate nevoile dvs. de apelare

Cu portalurile lor de gestionare online și accesul la jurnalele de raportare a apelurilor online, utilizatorii pot utiliza această platformă nu numai pentru a aduna și a arunca o privire mai atentă asupra statisticilor lor, ci chiar și pentru a acționa pe baza lor. Cu posibilitatea de a reveni sau de a efectua apeluri direct de pe web datorită telefoanelor soft, orice apel scurt sau deconectat poate fi recuperat rapid direct din browserul dvs. web. Înregistrările apelurilor sunt, de asemenea, incredibil de ușor de accesat, chiar în contextul jurnalelor de apeluri, cu toate informațiile necesare disponibile imediat.