Soluții de recuperare în caz de dezastru: construirea unui plan de supraviețuire pentru o afacere mică

Probabil cel mai rău lucru pentru un proprietar de afaceri mici este să petreacă ani de zile dezvoltându-și organizația și apoi să piardă totul după un singur dezastru incontrolabil. Din păcate, acesta nu este doar un film popular, ci și cazul de zi cu zi din lumea reală. Potrivit statisticilor FEMA, peste 40% dintre întreprinderile mici care suferă un dezastru nu se redeschid niciodată. Iar 93% dintre cei care nu reușesc să-și revină în cinci zile sau mai puțin încetează să funcționeze în decurs de un an.

Cifrele înfricoșătoare de mai sus sunt strâns legate de încă o înregistrare: 75% dintre întreprinderile mici nu au planuri de recuperare în caz de dezastru. S-ar putea să vă îndoiți că organizația dvs. are nevoie de unul, deoarece majoritatea întreprinderilor fie funcționează cu succes, fie eșuează din alte motive decât dezastrele bruște. În această postare, explicăm de ce acest punct de vedere nu este corect și, de asemenea, arătăm punctele cheie de inclus într-o strategie eficientă de recuperare în caz de dezastru (DR).

De ce am nevoie de un plan de recuperare în caz de dezastru?

Spre deosebire de întreprinderile mari, proprietarii de afaceri mici nu au fonduri suplimentare de cheltuit pentru ceva care nu va crește câștigurile. Organizațiile mici rămân neprotejate din cauza resurselor lor limitate. Și acesta este motivul exact pentru care întreprinderile mici trebuie să dezvolte strategii de recuperare în caz de dezastru.

Indiferent dacă un dezastru este natural sau provocat de om, o afacere mică fără un plan de recuperare în caz de dezastru nu are o plasă de siguranță pentru a-i supraviețui cu pierderi acceptabile. Mai simplu spus, marile întreprinderi își pot permite să arunce bani în caz de dezastre, în timp ce afacerea dvs. mică nu poate.

Mai mult, lipsa planurilor și soluțiilor de protecție este motivul, de exemplu, pentru ca hackerii să vizeze întreprinderile mici atunci când planifică atacuri cibernetice. Este corect, fără a rula un software de protecție împotriva ransomware de la NAKIVO sau de la orice alt furnizor, o organizație mică riscă să devină inoperabilă la scurt timp după o singură injecție de ransomware. Dimpotrivă, 96% dintre companiile cu practici de backup implementate se recuperează cu succes în urma incidentelor ransomware.

Elementele cheie ale unui plan de recuperare în caz de dezastru pentru o afacere mică

În teorie, ghidul universal cu o singură frază pentru orice plan de recuperare în caz de dezastru ar suna ca „pregătirea este cheia” sau „așteaptă-te la tot”. Cu toate acestea, aceste fraze sunt prea largi pentru a le numi ghid. Vom restrânge lucrurile și vom extinde punctele principale ale unui plan DR. Mai jos, veți găsi recomandări care pot ajuta întreprinderile mici să supraviețuiască vremurilor grele și să reia producția după un dezastru.

Creați un plan de răspuns instantaneu

În primul rând, trebuie să vă dați seama ce să faceți imediat după ce a avut loc un dezastru. Fie că este vorba despre incendiu, inundație, cutremur, o întrerupere neașteptată a curentului sau orice altă urgență, este necesar un plan de acțiune. Cu cât poți reacționa mai repede la un dezastru, cu atât mai puține pierderi ar suferi organizația ta atunci când lovește.

Pentru a minimiza impactul din primul minut, instruiți-vă angajații despre acțiunile lor în fața unui dezastru. Partajați zonele de responsabilitate, documentați ghiduri pas cu pas pentru diferite scenarii de dezastru și asigurați-vă că vă instruiți angajații. Atunci când fiecare persoană știe pe cine să contacteze și ce să facă în caz de urgență, consecințele devastatoare ale majorității dezastrelor pentru membrii personalului, activele și inventarul organizației pot fi atenuate.

Dezvoltați o strategie de recuperare în caz de dezastru

Asigurarea eficacității abordării DR este posibilă numai atunci când cunoașteți procesele și interdependențele părților organizației. Analizând modul în care este construită și funcționează organizația dvs., vă va ajuta să înțelegeți importanța fiecărui element pentru producție. După ce sunteți informat despre rolul fiecărei părți de infrastructură, le puteți clasifica în funcție de prioritate. Când importanța fiecărei verigi din lanț este clară, iată ce trebuie să faceți:

1. Stabiliți timpul maxim de nefuncționare pe care îl poate tolera afacerea dvs. În industria IT, ei îl numesc obiectivul timpului de recuperare sau RTO.
2. Aflați cantitatea și tipul de resurse necesare pentru a îndeplini acest obiectiv. Înțelegeți clar de câte resurse financiare, umane, hardware, printre altele, are și are nevoie organizația dvs. Rămâneți realiști și echilibrați cerințele de recuperare cu capacitățile dvs.
3. Elaborați un plan de recuperare în caz de dezastru, bazat pe priorități, pas cu pas, implicând eficient resursele disponibile. Nu te gândi doar la un plan, ci documentează-l. Și, desigur, nu lăsa planul pe hârtie până când un dezastru devine real.
4. Testați-vă strategia și, dacă este necesar, ajustați secvențele de recuperare pentru a optimiza utilizarea resurselor și pentru a îndeplini cerințele.

Asigurați protecția datelor

Pentru a proteja cu succes unul dintre cele mai valoroase active ale unei organizații, și anume datele, aveți nevoie de o strategie specifică de backup și recuperare. O abordare eficientă a protecției datelor include două puncte la fel de importante:

• Copii de rezervă actualizate în mod regulat – pentru a asigura relevanța datelor de rezervă
• Recuperare rapidă și flexibilă – pentru a asigura disponibilitatea datelor la cerere

Atât actualizările obișnuite pentru backupul datelor, cât și fluxurile de lucru de recuperare rapidă nu pot fi implementate manual. Cantitatea de date și complexitatea infrastructurilor IT chiar și în organizațiile mici fac automatizarea obligatorie pentru activitățile de protecție a datelor. Automatizarea eficientă a protecției datelor este posibilă cu două opțiuni: instalarea unui dispozitiv de rezervă sau utilizarea unei soluții software specializate.

Achiziționarea de dispozitive de rezervă gata create poate fi prea costisitoare pentru întreprinderile mici. Pe de altă parte, soluțiile software contemporane oferă un set egal de funcții de protecție a datelor, oferind în același timp modele de licențiere flexibile și prețuri accesibile. Din punctul de vedere al echilibrului cost-eficiență, soluțiile software pentru protecția datelor sunt cele mai potrivite pentru organizațiile mici cu bugete limitate.

Obțineți materiale și sisteme de urgență

Care va fi primul de care aveți nevoie dvs., membrii personalului și afacerea dvs., imediat după ce a avut loc un dezastru? Rechizitele de urgență pot include articole de prim ajutor, alimente și apă potabilă. Sistemele de urgență sunt generatoare de energie de rezervă, infrastructuri de calculatoare dublate și discuri cu backup de date.

Vă puteți găsi, de exemplu, izolat fizic în birou, tăiat din cartier, ușor sau grav rănit din cauza unui dezastru. Trusele de prim ajutor, apa și alimentele sunt disponibile pentru a vă sprijini pe dumneavoastră și pe angajații dumneavoastră în situația de urgență. Livrarea de medicamente de bază, câteva alimente uscate și conservate, hârtie igienică și câteva zeci de sticle de apă la birou nu este nici costisitoare și nici nu necesită timp. Aduceți suficiente rechizite pentru a vă sprijini personalul obișnuit de la birou pentru cel puțin o săptămână.

La rândul lor, serverele de rezervă de la distanță, hardware-ul de rezervă și replicile mediului virtual vă pot ajuta să restabiliți funcționarea cu un timp de nefuncționare minim. Atunci când site-ul principal este redus la un dezastru, puteți redirecționa instantaneu fluxurile de lucru critice pentru producție către un site secundar folosind una dintre soluțiile cuprinzătoare de backup și recuperare.

Prin urmare, creați o listă de consumabile și hardware care este necesar pentru a vă menține afacerea operabilă în caz de urgență și obțineți-le. Poate că nu vei avea niciodată nevoie de acele resurse de urgență. Dar cu siguranță ai dori să le ai la loc atunci când un dezastru lovește afacerea ta.

Revizuiți asigurarea

Asigurarea este ceea ce proprietarii de afaceri amână adesea până când este prea târziu. Dacă nu aveți acoperire de asigurare, faceți tot ce este necesar pentru a o obține cât mai repede posibil. Nu orice organizație suferă un dezastru, este adevărat. Totuși, nu știi niciodată când ți se termină norocul, iar asigurarea te poate ajuta să-ți ușurezi povara financiară pentru a menține organizația operațională după un dezastru.

Și dacă aveți afacerea dvs. asigurată, verificați dacă planul dvs. actual acoperă riscurile necesare, inclusiv cele tipice pentru locația dvs. De exemplu, faptul că sediul dumneavoastră se află într-o regiune cu activitate seismică intensă nu garantează că asigurarea dumneavoastră vă va acoperi pierderile în cazul în care se produce un cutremur. Când vedeți riscurile care sunt în planul de recuperare în caz de dezastru, dar nu și în planul de asigurare, luați în considerare extinderea pachetului de asigurare.

Aveți un plan de contact după dezastru

După ce parcurgeți pașii urgenti ai planului de redresare, indiferent dacă consecințele dezastruoase sunt atenuate sau nu, există persoane și instituții de sesizat. Lista dvs. de verificare poate include contacte precum:

• Clienti mari
• Furnizori critici
• Oficiali guvernamentali
• Agenti de asigurari
• Avocați
• Agenții imobiliari
• furnizorii IT

Creați această listă de contacte în prealabil pentru a evita ratarea pe cineva important într-o situație tensionată și stresantă post-dezastru. Amintiți-vă că notificările în timp util trimise persoanelor potrivite pot ajuta la ca rezultatele dezastrelor să fie neglijabile.

Diversificați logistica

Nicio afacere nu este izolată. Operațiunile și câștigurile dvs. depind de conexiunile externe, așa cum se bazează pe procesele interne. Un dezastru te poate transforma într-o verigă lipsă pentru furnizorii tăi și invers.

Prin urmare, lanțurile logistice ar trebui să fie susținute la fel ca datele critice și infrastructura IT. Furnizorii, rutele și soluțiile alternative ar trebui găsite cu mult înainte de un dezastru, deoarece veți fi prea ocupat să îi căutați după ce afacerea dvs. va fi lovită.

Nu amânați crearea unui plan de recuperare în caz de dezastru

Aproximativ 21% dintre proprietarii de afaceri mici care nu au un plan DR spun că nu a fost o sarcină prioritară pentru ei. Aceasta este o abordare care ar putea fi dăunătoare. Chiar dacă alte sarcini pot fi critice pentru funcționarea și profitabilitatea afacerii dvs., o strategie de recuperare în caz de dezastru nu ar trebui să fie deprimată și amânată.

Lipsa timpului nu este o scuză atunci când este în joc întreaga organizație. Redistribuirea orelor de lucru și pierderea unei părți din câștigurile potențiale pentru a acorda prioritate dezvoltării unui plan de recuperare în caz de dezastru este un pas inteligent. Veți putea câștiga mult mai multe profituri într-o perioadă în care afacerea dvs. mică poate supraviețui unui dezastru devastator cu pierderi minime.