Renunțați la aparatul de fax: Ghidul complet pentru trimiterea de faxuri online

Da, în 2017, oamenii încă fac fax. Ceea ce este mai șocant este că încă joacă un rol important în operațiunile de zi cu zi ale multor afaceri. Documentele legale, documentele medicale și orice are nevoie de semnătură trebuie trimise prin fax. Cu toate acestea, tehnologia a parcurs un drum lung, oferind companiilor o nouă modalitate de a trimite faxuri care economisește timp și bani.

Compania dvs. nu mai are nevoie de un aparat de fax obișnuit pentru a trimite și primi documente importante care necesită semnături, iar trimiterea de fax nu mai necesită apelarea numerelor, cu sau fără prefix, pentru a funcționa. Asta e corect! Acum puteți trimite faxuri așa cum ați trimite un e-mail: prin internet.

Ce este faxul online?

Faxul online este versiunea modernizată a faxurilor obișnuite. Faxul online trimite faxuri în format digital prin conexiunea dvs. la internet de pe computer sau dispozitivul dvs. mobil, în timp ce faxurile obișnuite necesită o linie telefonică și cineva care să stea deasupra propriului aparat de fax să aștepte ca mesajul dvs. să fie - poate - imprimat.

Mai simplu spus: este mult mai convenabil de utilizat, făcându-l un accesoriu necesar pentru afaceri de toate tipurile. În plus, există o serie de furnizori din care să alegeți.

Beneficiile faxului online

Există o mulțime de avantaje ale utilizării faxurilor online față de faxurile obișnuite, așa că le vom descompune pe cele care pot părea evidente, dar care trebuie menționate.

Fără hardware sau software autonom:
Faxul online elimină necesitatea de a avea un aparat de fax cu propria linie telefonică dedicată. Mai puțin hardware înseamnă mai puține probleme; mai puține probleme înseamnă mai puțin timp și mai puțini bani cheltuiți pentru remedierea lor.

Costuri reduse la telefon:
Costurile telefonice vor scădea inevitabil datorită faptului că nu vă mai bazați pe un fax cu o linie telefonică dedicată. Singurul cost în afară de abonamentul lunar ar fi pentru serviciul dvs. de internet, pe care ar trebui să îl aveți deja. De fapt, mulți furnizori de servicii VoIP pentru afaceri oferă fax virtual ca supliment sau parte a serviciului lor. Vedeți aici primii zece furnizori de PBX găzduiți.

Confidențialitate adăugată:
Faxurile online pot fi trimise direct către e-mailul dvs. în loc de faxul de birou la care toată lumea are acces. Multe faxuri conțin documente legale cu detalii sensibile care trebuie să rămână confidențiale. Trimiterea de faxuri direct către e-mail elimină acest risc potențial. Pentru mai multe despre protejarea rețelei VoIP, faceți clic aici.

Axat pe e-mail:
Faxul online menține lucrurile private, organizate și reduce costurile hârtiei. Faxurile se pot face prin e-mail. Tot ce trebuie să faceți este să trimiteți un e-mail cu numărul de telefon al destinatarului și numele de domeniu furnizat în linia de adresă. Iată ghidul nostru rapid despre cum să trimiteți fax direct prin Gmail.

Fax internațional:
Deoarece trimiterea de fax online nu necesită o linie telefonică dedicată, datele dumneavoastră nu sunt transferate prin PSTN, deci nu există costuri suplimentare sau bătăi de cap. La fel ca e-mailul, faxurile online pot fi trimise oriunde și oricând. Asigurați-vă că consultați cele mai bune servicii de fax online din 2017 pentru mai multe informații.

Defalcarea caracteristicilor

În funcție de furnizor, faxul online vine cu o mulțime de funcții utile de care companiile pot profita. Iată câteva dintre caracteristicile importante pe care cu adevărat nu vrei să le ratezi:

Livrare în grup:
Livrarea în grup va duce la o creștere semnificativă a productivității biroului, permițând companiilor să trimită faxuri la douăzeci de adrese diferite simultan. Destinatarii vor primi un mesaj în căsuța lor de e-mail.

Mobilitate:
Abilitatea de a programa, trimite și primi faxuri în afara biroului permite o mobilitate intensă. Atâta timp cât aveți o conexiune la internet, puteți trimite și primi faxuri. Dacă angajații călătoresc sau sunt în deplasare, nu va mai fi nevoie să-și petrec timpul pentru a găsi un fax doar pentru a trimite sau a primi un singur document. Puteți chiar să trimiteți un fax de pe telefon.

Semnături electronice:
Având în vedere că faxul este încă folosit ca metodă principală de schimb de documente sau contracte legale și obligatorii, este imperativ să aveți funcția de a semna digital orice formular pe care ați putea să-l trimiteți sau să primiți. Cu faxurile online, utilizatorii pot semna digital sau pot importa cu ușurință semnătura scrisă de mână.

Screening fax nedorit:
Indiferent ce folosește în principal afacerea dvs., fie că este vorba de telefon, e-mail sau fax, spam-ul își va face întotdeauna cunoscută prezența. Faxul online ajută la eliminarea problemei, permițând companiei dvs. să filtreze adresele bune de cele rele, utilizând fie funcționalitatea albă, fie a listei negre.

Partajarea fișierelor mari:
Când afacerea dvs. folosește strict e-mailul pentru a trimite fișiere, este posibil să descoperiți că este imposibil să trimiteți fișiere peste o anumită limită de dimensiune. Cu faxul online, acum este posibil să trimiteți fișiere cu o lungime de peste 100 de pagini, precum și videoclipuri, imagini de înaltă rezoluție, fișiere audio și foi de calcul. Combinate cu livrarea în grup, acestea pot fi trimise mai multor persoane cu puțină dificultate.

Pentru o analiză mai aprofundată a caracteristicilor de fax online, consultați acest articol care listează zece funcții puternice de fax online.

Lista furnizorilor

Pentru a vedea care sunt opțiunile companiei tale, vom detalia ceea ce oferă fiecare furnizor, astfel încât să poți determina ce se potrivește cel mai bine nevoilor companiei tale.

Furnizor
Costul lunar al celui mai ieftin plan	4,95 USD	7,99 USD	6,63 USD	9,17 USD	14,13 USD
Costuri de instalare	Nici unul	Nici unul	Nici unul	Nici unul	Nici unul
Limită de trimitere și primire de faxuri	500 de pagini partajate	500 de pagini partajate	500 de pagini partajate	200 primite – 100 trimise	150 primite – 150 trimise
Taxă peste limită per fax	0,03/Cenți/Pagină	0,06/Cenți/Pag	0,03/Cenți/Pagină	0,10/Cenți/Pagină	0,10/Cenți/Pagină
Lungimea de depozitare	Nelimitat	Nelimitat	Nelimitat	Nelimitat	Nelimitat
Încercare gratuită	30 de zile	30 de zile	30 de zile	30 de zile	30 de zile
Opțiune de lună la lună	da	Nu	da	da	da
Reducere anuală pentru plată anticipată	Nu	da	Da, economisiți 15 USD	Da, 1 lună gratuit	Da, 2 luni gratuit
Aplicatie mobila	da	da	da	da	da
Aplicația desktop	da	da	da	da	da
Acces la browser web	da	da	da	da	da
Număr de fax gratuit	da	da	da	da	da
Programați livrarea	da	da	Nu	da	da
Semnatura electronica	Nu	da	da	Nu	da
Integrarea e-mailului	da	da	Nu	da	da
Mai multe informatii	Nextiva VFax	Fax RingCentral	MetroFax	MyFax	eFax

După cum puteți vedea, majoritatea acestor furnizori oferă multe dintre aceleași caracteristici; cu toate acestea, niciunul dintre acești furnizori nu oferă tot ce ați putea căuta. Întotdeauna există un schimb. Din nou, depinde de tine, proprietarul afacerii, să decizi ce este mai bine pentru compania ta.

Luarea noastră

În acest moment, nu există niciun motiv pentru a continua să utilizați un fax obișnuit. Costul de configurare a faxurilor online este inexistent la furnizorii menționați anterior, iar cele mai ieftine planuri ale acestora nu depășesc 15 USD pe lună - unii furnizori chiar permit clienților să adauge faxul online la serviciile UC existente.

Dacă afacerea dvs. are o conexiune la internet sigură, atunci ați putea la fel de bine să treceți la fax online. Noua tehnologie deschide ușa pentru noi tipuri de amenințări, dar furnizorii de VoIP rămân în vârf. Dacă aceasta este o preocupare cu privire la documentele dvs. importante, citiți acest articol pentru mai multe despre Raportul Cisco de la jumătatea anului 2017 privind securitatea cibernetică.

Toate beneficiile, fără dezavantaje

Economisiți timp, confidențialitatea rămâne intactă, plătiți mai puțin și puteți partaja fișiere mari cu mai multe persoane simultan, pe care e-mailurile ar putea să nu le poată gestiona.

Faxurile ocupă spațiu, costă bani pentru a repara, nu filtrează spam-ul, cineva trebuie să stea deasupra lui pentru a se asigura că destinatarul primește faxul și poți trimite prin fax doar un document la un moment dat - toate acestea fiind eliminate dacă afacerea dvs. este dispusă să intre online.

Se pare că singurul motiv pentru care oamenii încă folosesc faxul obișnuit este că nu știu că faxul online este un lucru. Nu văd beneficii reale de a avea un fax dedicat la birou. Găsiți un furnizor care se potrivește cel mai bine nevoilor companiei dvs. și profitați de ceea ce vă oferă faxurile online și nu va trebui niciodată să priviți înapoi.

Când ați terminat de citit acest articol, citiți ghidul nostru în cinci pași pentru trimiterea unui fax din Gmail. Veți vedea cât de ușor este trimiterea de faxuri online și vă veți bate cu piciorul pentru că nu schimbați mai devreme.

Lectură suplimentară:

Nextiva Fax