Cele mai bune 7 instrumente de colaborare pentru documente în timp real în 2022

Software-ul de management al proiectelor, cum ar fi Basecamp și Asana, le permite membrilor echipei să creeze liste de sarcini, să primească sarcini de proiect și să comenteze fișierele încărcate.

În ciuda utilizării instrumentelor de mai sus, un studiu recent Nintex a constatat că 39% dintre angajați încă se luptă cu colaborarea și editarea fișierelor live.

Cele mai importante instrumente de colaborare pentru documente din 2020 permit mai multor membri ai echipei să scrie și să editeze schițe în timp real. Aceste instrumente ajută la prevenirea comunicării greșite, permițând în același timp un proces de creare a documentelor mai rapid și mai eficient.

Caracteristici esențiale de căutat

Pe lângă editarea în timp real, căutați funcții ale instrumentului de colaborare cu fișiere, cum ar fi:

• Salvare automata
• Versiunea istorică
• Controlul versiunii
• Urmareste schimbarile
• Notificări de modificări noi
• Mai multe formate de fișiere
• Comentând
• Etichetarea utilizatorului
• Mesagerie instant pe chat
• Șabloane de fișiere prefabricate
• Integrarea aplicației
• Accesibilitatea dispozitivelor mobile
• Control acces la fișiere
• Acces online și offline
• Spațiu de stocare a fișierelor scalabil

Cele mai importante instrumente de colaborare pentru documente

Instrumentele de gestionare a documentelor de mai jos includ caracteristicile de mai sus și au cele mai bune recenzii ale utilizatorilor în 2020.

documente Google

Cu peste 800 de milioane de utilizatori activi la nivel mondial, Google Docs este cel mai cunoscut software de colaborare pentru documente din această listă.

Cu toate acestea, mulți nu își dau seama că, pe lângă adăugarea de comentarii și modificarea unei schițe finalizate, este posibilă colaborarea online în timp real cu Docs.

Până la 200 de persoane pot vizualiza simultan un document, iar 10 utilizatori pot face editări simultane în timp real.

Toate editările sunt actualizate automat în același document principal și salvate în cloud, astfel încât nu este nevoie să creați un nou document pentru fiecare ciornă. Această funcție de control al versiunilor împiedică echipele să modifice schițele învechite.

Documentele sunt partajate prin e-mail sau printr-o adresă URL, iar liderii de echipă pot selecta anumiți angajați care pot edita direct, pot sugera modificări sau pot avea acces doar pentru vizualizare.

Funcția „Editări live” arată actualizări în timp real, codate pe culori, pe care mai multe persoane le-au făcut într-un fișier. Utilizatorii pot urmări modificările pentru a vedea versiunile anterioare ale fișierelor fără noile modificări, pot aproba sau respinge editările. De asemenea, pot face comentarii în bara laterală, pot eticheta reciproc în aceste comentarii sau pot comunica prin intermediul mesajelor prin chat.

De asemenea, Docs permite utilizatorilor să salveze fișiere în mai multe formate, inclusiv PDF, text simplu, pagină web și text îmbogățit. Este o alegere înțeleaptă pentru echipele care se concentrează pe software ușor de utilizat sau pentru companiile mai mici care au nevoie de un instrument de editare gratuit.

Prețuri și planuri

Google Docs poate fi achiziționat ca parte a pachetului de produse G Suite sau pe cont propriu. Tabelul de mai jos compară prețurile și planurile planului gratuit Google Docs Personal și planului de afaceri Google Docs plătit.

Microsoft 365

Microsoft 365 (fost Microsoft Office 365) permite utilizatorilor simultan să creeze și să editeze documente prin SharePoint Online și OneDrive for Business.

Odată ce un document a fost creat și salvat în cloud, utilizatorii pot invita alți membri ai echipei să colaboreze cu ei trimițându-le un link către fișier sau prin e-mail.

Ca și în Google Docs, fiecare utilizator are permisiuni specifice pentru accesarea bazei de cunoștințe, stabilite de creatorul fișierului. Accesul poate fi controlat și prin 365 Groups, care împarte toți utilizatorii în echipe. Fiecărei echipe i se poate acorda sau refuza accesul la anumite documente, accelerând procesul de colaborare.

Noile modificări ale documentelor sunt sincronizate automat și pot fi afișate în linie sau în bara laterală. Evaluatorii pot urmări modificările efectuate numai de anumiți angajați sau pot vedea un rezumat al tuturor modificărilor noi efectuate de o echipă. Markupurile pot fi previzualizate înainte ca modificările sugerate să fie acceptate, iar recenzenții pot accepta modificările în masă sau individual.

Pe lângă realizarea de editări directe în timp real, autorii pot comunica între ei prin comentarii, etichete ale utilizatorilor și mesaje de chat în aplicația Microsoft Teams. Cel mai bine, pentru că vine cu Microsoft Teams, este unul dintre puținele instrumente de aici care permite conferințe video în timp ce editați fișiere.

Microsoft 365 permite până la 99 de editori simultani per document.

Este potrivit pentru echipele care doresc să treacă la actualizarea Microsoft Teams de la Skype și alte instrumente de comunicare de afaceri și pentru cei care trebuie să împartă echipe mai mari în grupuri de editare mai mici.

Prețuri și planuri

Microsoft 365 are trei planuri de afaceri plătite, care pot fi facturate anual sau lunar. După cum se arată mai jos, singurele diferențe reale dintre cele trei planuri sunt legate de securitate și stocare, astfel încât majoritatea companiilor se pot descurca cu versiunea Business Basic.

Zoho WorkDrive

Writer Zoho WorkDrive este o platformă online de creare și editare a documentelor în timp real, ideală pentru companiile care au numeroase fișiere care necesită colaborare frecventă între dispozitive.

Interfața sa „pagină goală” este concepută pentru a elimina distragerile la scriere sau editare. Pentru recenzenții care trebuie să efectueze editări deosebit de detaliate, „Modul de focalizare” al instrumentului evidențiază doar un rând de text la un moment dat.

Zoho vine și cu un asistent virtual de scriere, Zia, care scanează documentele pentru erori gramaticale și lizibilitate.

Se integrează cu Microsoft Word și WordPress și vine cu o bibliotecă de șabloane pentru redactarea documentelor precum politicile de resurse umane și invitațiile la evenimente. Zoho WorkDrive include o funcție „Mască de conținut” care le permite administratorilor să ascundă informațiile sensibile sau anumite părți ale unui document de la examinatorii selectați. „Blocarea conținutului” îi permite creatorului documentului să selecteze ce părți ale textului nu doresc să fie schimbate.

Funcțiile suplimentare Zoho WorkDrive includ:

• Instrument rapid de mesagerie prin chat
• Cursore live
• Editare offline
• Accesați chitanțe despre colaboratori
• Comentarii și etichetare utilizator
• Urmareste schimbarile
• Fuzionarea documentelor
• Semnături digitale

Prețuri și planuri

Zoho WorkDrive oferă trei planuri plătite care pot fi plătite lunar sau anual. Spațiul de stocare suplimentar este disponibil pentru achiziție.

Cutie

Box este un instrument securizat de partajare a documentelor și de creație în colaborare, utilizat de companii de top precum Coca-Cola, General Electric și Olympus.

În trecut, Box era exclusiv un sistem de partajare și stocare a fișierelor, dar acum permite utilizatorilor simultan să creeze și să editeze documente în Microsoft 365 și Google Docs.

Oferă atât editarea de documente internă, cât și externă, nu are maximum de utilizator și oferă stocare nelimitată a documentelor în Box Drive. Editările sunt salvate automat și fiecare editor are notații și comentarii codificate cu culori.

În comparație cu celelalte instrumente din această listă, Box are cel mai mare număr de integrări de aplicații terță parte.

Funcționează cu Salesforce, Zoom, alternative populare Zoom, Slack, Microsoft 365 și peste 1.400 de alte platforme de colaborare în echipă. Acest lucru îl face o opțiune excelentă pentru echipele care trebuie să comunice prin video sau să-și partajeze ecranele atunci când fac editări în timp real împreună.

Este, de asemenea, unul dintre puținele instrumente din această listă capabile să efectueze apeluri video atunci când este integrat cu Zoom.

Caracteristicile suplimentare includ:

• Fișier și conduce barele de căutare
• Blocarea și deblocarea fișierelor
• Controlul versiunii documentului
• Editare și acces offline la documente
• Autentificare cu doi factori
• Conform HITECH și HIPAA

Prețuri și planuri

Box are patru planuri de afaceri plătite, fiecare dintre acestea fiind plătit anual sau lunar. Majoritatea companiilor vor fi cel mai bine deservite de planul Business Plus.

Dropbox Paper

Dropbox Paper este similar cu sistemul de colaborare al lui Box prin faptul că, în trecut, Dropbox era doar un instrument de stocare și partajare a fișierelor.

Dropbox Paper este un instrument complet gratuit de editare a documentelor care permite utilizatorilor simultan să facă editări și sugestii în timp real. La fel ca și în cazul Zoho WorkDrive, interfața Dropbox Paper este neaglomerată și lipsită de distragere, cum ar fi meniurile și barele de instrumente, care sunt disponibile numai atunci când este evidențiat un anumit text.

Pe lângă editarea liniilor live, utilizatorii pot folosi funcțiile de comentarii și etichetare pentru a face sugestii în bara laterală. De asemenea, pot marca comentariile ca necitite și pot edita și șterge comentariile anterioare. Istoricul comentariilor este de asemenea disponibil.

Deși este în primul rând un instrument de editare a fișierelor, Dropbox Paper oferă, de asemenea, cronologie ale proiectelor. Acest lucru le permite administratorilor să gestioneze termenele limită, să utilizeze funcțiile de gestionare a sarcinilor și să stabilească reperele proiectului pentru a se asigura că responsabilitățile sunt clare.

Este o alegere bună pentru companiile care necesită contururi specifice ale documentelor, au un număr mare de persoane care colaborează la fișiere și pentru cele care se bazează foarte mult pe imagini și adrese URL atunci când creează conținut.

Funcțiile suplimentare Dropbox includ:

• Notificări de comentarii în timp real
• Bara de căutare
• Bibliotecă de șabloane prefabricate
• Comenzi rapide de la tastatură pentru formatarea documentelor
• Reacții la comentarii emoji
• Inserarea imaginii prin glisare și plasare
• Crearea automată a galeriei de imagini
• Încorporarea linkului
• Abilitatea de a conecta mai multe documente

Hârtia este 100% gratuită.

Bit.ai

Bit.ai este o platformă de colaborare cu fișiere end-to-end cu utilizatori din peste 100 de țări, inclusiv companii binecunoscute precum Canon, MIT și Accenture.

Pe lângă editarea în timp real, documentele inteligente integrate ale Bit.ai le permit utilizatorilor să adauge conținut din Google Drive, fișiere cloud, linkuri web, SharePoint, Box și multe altele. Documentele bit sunt compatibile cu numeroase tipuri de fișiere, inclusiv PowerPoint, Excel, Word și multe altele.

De asemenea, utilizatorii pot interconecta documente pentru o mai bună organizare a fișierelor și pot accesa urmărirea inteligentă a documentelor în timpul procesului de revizuire. Acesta oferă informații despre nivelurile de implicare din partea colaboratorilor externi. Pentru o securitate sporită, utilizatorii pot seta date de expirare pentru fișierele interne și externe.

Fișierele sunt organizate pe spațiu de lucru și aranjate în foldere și subdosare. Paginile Wiki simplifică găsirea conținutului trecut și răspunsul la întrebările obișnuite. Istoricul versiunilor documentelor și modificările urmărite sunt, de asemenea, disponibile.

Rețineți, totuși, că nu oferă un instrument de mesagerie prin chat precum alternativele Slack, cum ar fi Chanty și Twist.

Bit.ai funcționează bine pentru echipele care refolosesc și reutilizați frecvent conținutul din trecut, precum și pentru companiile care colaborează frecvent cu editori din afara organizației lor.

Caracteristicile suplimentare includ:

• Coautorare
• Editare de linii live
• Integrare cu Github, Miro și platformele de social media
• Bibliotecă de șabloane prefabricate
• Încărcați conținutul trecut în documente noi
• Notificări de editare cu coduri de culori
• Mențiuni
• Caracteristici de comentare

Prețuri și planuri

Noţiune

Notion este o aplicație de colaborare în timp real concepută pentru a înlocui o varietate de instrumente populare de gestionare a fluxului de lucru, cum ar fi Trello, Confluence și Asana.

Are cea mai personalizabilă interfață dintre orice instrument din această listă, permițând utilizatorilor să-și creeze propriul sistem de organizare a fișierelor din bara laterală, să adauge elemente de acțiune și să creeze etichete și etichete pentru fișiere.

Pe lângă funcțiile standard, cum ar fi co-autorarea și editarea live, Notion oferă istoricul versiunilor, acces nelimitat pentru membrii echipei la documente și opțiuni multiple de vizualizare.

Este ideal pentru companiile care au nevoie să consolideze numărul de programe software de colaborare pe care le folosesc în prezent, dar au nevoie totuși de funcții de colaborare pentru proiecte.

Caracteristicile suplimentare ale Noțiunii includ:

• Interfață fără distracție
• Versiuni mobile și desktop
• Comenzi rapide de la tastatură
• Etichetarea utilizatorului
• Caracteristica de comentare
• Date scadente
• Notificări
• Organizarea conținutului prin glisare și plasare
• Formate de tablă Kanban și liste de activități
• Biblioteca de șabloane

Prețuri și planuri

Notion oferă un plan gratuit și trei planuri plătite, facturate lunar sau anual. Cele mai importante instrumente de colaborare cu fișiere vin cu planurile Team sau Enterprise.

Utilizarea software-ului video pentru a face editări în timp real

Pe lângă instrumentele de colaborare pentru documente de mai sus, software-ul de conferințe web poate fi folosit și pentru a edita fișiere în timp real.

Funcții precum partajarea ecranului, un instrument de tablă albă și controlul de la distanță pe desktop permit zeci de angajați să acceseze și să editeze simultan fișiere, cu avantajul suplimentar al comunicării față în față.

Comparațiile noastre paralele ale instrumentelor populare precum Zoom vs WebEx facilitează evaluarea instrumentului de apelare video potrivit pentru echipa ta.