Software de management al documentelor și beneficiile acestora

Datele sunt cea mai importantă parte a afacerii dvs. în orice afacere. Au trecut vremurile în care companiile obișnuiau să-și salveze datele pe cărți; de aceea există baze de date securizate pentru stocarea documentelor dumneavoastră.

În fiecare zi, într-o companie sunt procesate o mulțime de date; de aceea ai nevoie de software eficient care să se potrivească nevoilor companiei tale. Iată o listă de software de management care poate fi util pentru afacerea dvs.

Software de gestionare a datelor care se va potrivi companiei dvs

Software de gestionare a documentelor juridice

Firmele de avocatură nu sunt lăsate deoparte în software-ul de management al documentelor. Avocații își pot păstra documentele organizate și pot fi căutate cu ușurință folosind LexWorkplace. Acest produs bazat pe cloud ajută firmele de avocatură cu diferite documente.

Fiecare firmă de avocatură ar trebui să o aibă pentru că

• Oferă soluții mai bune decât folderele ferestre
• Este un sistem mai bun pentru o firmă de avocatură de a gestiona documentele decât S: Drive
• Oferă soluții de stocare în cloud actualizate
• Este ideal pentru firmele de avocatură de toate dimensiunile.

M-Files

M-Files este un instrument DMS care combină securitatea, automatizarea și eficiența. Combină toate fișierele dvs. de afaceri din diferite departamente într-o arhivă electronică solidă. Echipa ta poate accesa cu ușurință informații din orice departament instantaneu.

Software-ul stochează cele mai actualizate documente, asigurându-se că cel mai relevant document este accesibil. De asemenea, ajută la implementarea accesului și criptării avansate pentru a controla fișierele cele mai sensibile.

Deși este sofisticat, este excelent pentru automatizarea fluxului de lucru. Utilizatorii pot partaja, edita și revizui documente pentru aprobare, conform regulilor de la locul de muncă.

Templafy

Templafy nu este doar decent, dar este un DMS foarte eficient. Stochează fișierele companiei într-o bibliotecă coerentă, unde utilizatorii le pot accesa cu ușurință. În plus, permite echipei să urmărească schimbările în timp real.

Cu Templafy, puteți crea cu ușurință diverse documente de afaceri folosind șabloane personalizate. Instrumentul automatizează crearea de fișiere esențiale, cum ar fi contracte de resurse umane, NDA și e-mailuri de serviciu.

Acest software este, de asemenea, inteligent, deoarece poate optimiza întregul proces de creare folosind instrumentele și funcțiile sale de ajustare. Poate detecta erori și inconsecvențe într-un fișier și le poate corecta automat cu intervenția utilizatorului.

Economie de hârtie

Papersave este un alt instrument inovator, ușor de utilizat, care permite companiilor, indiferent de dimensiune, să își gestioneze fișierul mai eficient. Software-ul poate captura, de asemenea, caracteristicile documentului oricând.

Este cel mai bun în soluțiile ERP și CRM, deoarece permite utilizatorilor să captureze fișierul din interfața cu utilizatorul. Datorită funcționalității sale intuitive de căutare, puteți prelua documentul de care aveți nevoie.

Datorită securității sale robuste a datelor, puteți urmări fișierul și puteți monitoriza toate modificările efectuate asupra fișierului, dându-vă în același timp puterea să delegați permisiuni specifice echipei dvs.

Factori de luat în considerare înainte de a alege software-ul de gestionare a documentelor

Există mai multe lucruri pe care trebuie să le iei în considerare înainte de a alege un DMD;

• Utilizabilitate : În primul rând, trebuie să luați în considerare modul în care veți folosi software-ul. Asigurați-vă că are o interfață ușor de utilizat, ușor de navigat și de înțeles
• Caracteristici : majoritatea acestor instrumente oferă utilizatorilor funcții excelente, cum ar fi partajarea fișierelor. Aceasta este o caracteristică excelentă, deoarece permite echipei să analizeze fișierul simultan, să editeze și să lucreze împreună
• Urmăriți modificările : un software bun vă va permite să urmăriți fișierul în timp real. De asemenea, software-ul ar trebui să arhiveze versiunile mai vechi ale documentului, astfel încât să puteți reveni la versiuni mai vechi.
• Asigurați-vă că instrumentul utilizează Recunoașterea optică a caracterelor : puteți digitiza rapid fișierul pentru un acces ușor atunci când utilizați OCR. Software-ul ar trebui să permită, de asemenea, scanarea ușoară a fișierelor.

Avantajele utilizării software-ului de gestionare a documentelor în compania dumneavoastră

Investiția în DMS merită, deoarece oferă o bază de companie care ajută la eficientizarea fluxului de lucru. De asemenea, îmbunătățește productivitatea afacerii. Iată care sunt principalele beneficii ale DMS în afacerea dvs

Reduceți spațiul de stocare

Costurile spațiilor comerciale sunt mari, așa că a avea un magazin pentru documente ar putea costa mai mult. Instrumentele DMS sunt cruciale, deoarece reduc spațiul pe care l-ați fi folosit pentru a repara dulapurile de fișiere. Deci, aceste DMS sunt o alternativă excelentă pentru depozitare și vă vor ajuta să economisiți spațiu în biroul dvs. Dacă compania dvs. trebuie să aibă copii pe hârtie, le puteți păstra într-o altă locație mai puțin costisitoare, cum ar fi un seif.

Îmbunătățiți securitatea

Securitatea documentelor este crucială pentru orice companie, deoarece datele sensibile au nevoie de protecție. În comparație cu copiile pe hârtie, DMS oferă o securitate mai bună pentru fișierele sensibile, deoarece puteți controla accesul la astfel de documente.

Mai mult, DMS lasă o urmă a celor care a vizualizat fișierul, când l-au verificat și dacă a fost modificat. De asemenea, puteți eticheta alerte automate pentru documente sensibile.

Ușor de preluat documentul

Căutarea și preluarea unui fișier poate fi o provocare, mai ales dacă căutați într-o grămadă de fișiere. Majoritatea lucrătorilor își petrec timpul căutând și organizând documentul corect tipărit. Acest lucru afectează productivitatea și limitează creșterea, deoarece angajatul poate chiar să rateze documentul deplasat.

Cu toate acestea, cu DMS, este posibil să nu fiți nevoit să vă faceți griji cu privire la pierderea sau deplasarea documentelor. Software-ul vă economisește timp, deoarece este nevoie de o comandă pentru a prelua un fișier. De asemenea, puteți accesa documentele de la distanță dacă aveți o conexiune la rețea.

Backup mai bun în caz de dezastru

Majoritatea DMS au planuri de backup și recuperare a datelor în caz de dezastru. Cu o copie de rezervă digitală, documentele dumneavoastră sunt protejate de incendii, inundații sau alte dezastre. Vă puteți urmări cu ușurință documentele atunci când utilizați un instrument de gestionare a documentelor. Cu funcția de urmărire a documentelor, nu există nicio șansă de a pierde sau de a pierde documente esențiale după vizualizare.

Crește productivitatea

Veți economisi mult timp cu DMS, ceea ce se traduce printr-o productivitate crescută. Deoarece urmărirea acestor documente este ușoară, veți spori moralul lucrătorilor dvs. și veți spori satisfacția clienților. Un DMS va oferi afacerii dumneavoastră aceste avantaje.

• Competitivitate
• Liniște sufletească
• Relații mai bune cu clienții
• Flexibilitate

Concluzie

Ar trebui să obțineți un DMS personalizat pentru afacerea dvs., care să vă ajute să simplificați gestionarea fișierelor în afacerea dvs. Dacă doriți să creșteți productivitatea, să creșteți moralul lucrătorilor și să rămâneți competitivi, obțineți soluții rentabile de gestionare a documentelor care se potrivesc nevoilor dvs. de afaceri. Vă va ajuta să vă eficientizați nevoile afacerii, asigurându-vă că rămâneți productiv și profitabil.