Ce este un schimb electronic de date (EDI)? - Un ghid

Publicat: 2021-07-15

De aproape 20 de ani, schimbul electronic de date (EDI) este considerat a fi o tehnologie esențială pentru managementul lanțului de aprovizionare în întreprinderi, care oferă beneficii între întreprinderi la mai multe niveluri. Electronic Data Interchange permite organizațiilor să facă schimb de informații esențiale despre comenzile de achiziție, facturile, cererile de rezervare și așa mai departe. Schimbul electronic de date nu este altceva decât o serie de reguli care permit companiilor să comunice între ele. Sub umbrela EDI, ne uităm la schimbul de e-mailuri, note și documente, care este susținut eficient de software pentru a citi și interpreta aceste informații.

Schimbul electronic de date constă din aceleași informații care ar fi fost schimbate pe hârtie. Cu toate acestea, în acest caz, există o integrare perfectă între două sisteme de afaceri, astfel încât aceleași informații pe hârtie să poată fi schimbate electronic.

În acest articol
  • Cum funcționează EDI?
  • Beneficiile EDI
  • Dezavantajele sale
  • Implementarea EDI
  • Viitorul de știut
  • Studii de caz
  • Resurse EDI
  • Exemple de schimb electronic de date

Cum funcționează EDI?

Un mod esențial în care funcționează EDI este prin înlocuirea proceselor mai vechi, care sunt de natură manuală, cum ar fi poșta, faxul sau chiar e-mailurile standard, prin implementarea unor sisteme de afaceri care pot schimba cu ușurință astfel de informații în format electronic.

În această metodă, există un traducător care convertește inițial datele aplicației între doi parteneri sau entități comerciale care fac tranzacții. Acestea sunt organizații, separate, care sunt implicate într-o tranzacție comercială. Un exemplu clasic de astfel de tranzacție este între o companie OEM și un producător și un cumpărător. Implementarea EDI scurtează considerabil timpul ciclului de procesare a unor astfel de comenzi sau tranzacții.

Beneficiile EDI

Schimbul electronic de date nu este o tehnologie nouă. Au existat cazuri în care EDI a fost implementat chiar și în sistemele moștenite, încă din anii 1960. Iată câteva dintre beneficii, care confirmă faptul că Schimbul Electronic de Date este un mijloc foarte eficient de colaborare și comunicare.

  • Reduceți costurile de operare

    Se estimează că costurile de operare ale întreprinderilor se reduc cu aproximativ 35% după ce implementează EDI. Acest lucru se datorează în primul rând reducerii sau eliminării hârtiei, tipăririi, depozitării, arhivării și altor astfel de zone, care aveau cheltuieli generale. Mai mult, reduce de asemenea o considerabilă a cheltuielilor de întreținere și a utilizării resurselor administrative.

  • Îmbunătățiți timpul ciclului de afaceri

    Un element foarte cheie pentru procesarea comenzii este timpul. A avea un proces manual pentru schimbul de informații poate consuma mult timp pentru a executa tranzacția. Cu Electronic Data Interchange, se estimează că timpul ciclului se îmbunătățește cu 61%, în principal datorită protocoalelor de automatizare care sunt setate la momentul implementării.

  • Îmbunătățiți acuratețea datelor

    Implementarea schimbului electronic de date reduce orice fel de erori, deoarece există foarte puțină intervenție manuală în astfel de tranzacții. Acest lucru îmbunătățește calitatea generală a datelor care sunt capturate, reducând erorile cu 30% până la 40%.

  • Mediu prietenos

    Întrucât Electronic Data Interchange funcționează într-un mediu fără hârtie, este complet prietenos cu mediul, ceea ce duce la o reducere drastică a emisiilor de CO2.

  • Îmbunătățiți eficiența afacerii

    Un impact direct al reducerii intervenției umane are ca rezultat îmbunătățirea performanței afacerii în ansamblu, creând o creștere semnificativă a eficienței organizației în general. EDI îmbunătățește, de asemenea, relațiile cu partenerii comerciali, cum ar fi furnizorii, clienții, distribuitorii, datorită livrării mai rapide a bunurilor și serviciilor.

Dezavantajele EDI

În timp ce ne uităm la unele dintre beneficiile implementării EDI, nu se poate renunța la limitările sau dezavantajele EDI. Să ne uităm la câteva dintre dezavantajele importante pe care organizațiile trebuie să le ia în considerare.

  • Configurare inițială

    În timp ce ai EDI sună destul de grozav, dar configurarea inițială a EDI (cu excepția celui mai recent WebEDI) este un proces care consumă timp.

  • Standarde de urmat

    EDI vine cu o mulțime de standarde industriale pe care organizațiile trebuie să le respecte. Acest lucru poate reprezenta o provocare, deoarece resursele trebuie implementate pentru a se asigura că compania atinge aceste standarde. Unele dintre aceste standarde includ UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS și HL7.

  • Sisteme de rezervă puternice

    Nu este vorba doar despre implementarea EDI, ci și despre menținerea acestuia. A avea o tehnologie atât de vastă necesită sisteme de backup robuste, iar organizațiile au nevoie de resurse care să poată îndeplini această sarcină.

Implementarea EDI

Implementarea EDI nu este altceva decât procesul prin care software-ul EDI va fi implementat în organizație, care este în conformitate cu scopul sau obiectivul definit. Când implementați EDI, există anumite linii directoare pe care trebuie să le urmați. Iată 3 îndrumări importante pentru referință.

  • Decizie cu privire la cine implementează EDI

    Deși sunteți nou în acest cadru EDI, nu va exista niciun expert în cadrul organizației care să poată implementa EDI, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii. Prin urmare, este important să aveți un consens pentru a decide cine va fi partenerul de implementare pentru dvs. Opțiunile sunt numeroase, dar trebuie să faceți o diligență adecvată înainte de a alege partenerul potrivit.

  • Implementați un consultant terță parte

    Pentru a avea o implementare EDI cu succes, este mai bine să angajați un consultant terță parte. Această persoană vă va ajuta să definiți foaia de parcurs a călătoriei dvs. de implementare EDI și vă va ajuta să selectați furnizorul de software potrivit.

  • Lucrați cu furnizorul dvs. de software

    După ce ați selectat furnizorul de software pentru implementarea dvs. EDI, este important să lucrați cu furnizorul și să nu lăsați totul în seama lor. În acest fel, puteți crea un campion EDI intern care poate conduce apoi proiectul.

Respectarea acestor linii directoare poate asigura o implementare fără probleme a proiectului dumneavoastră EDI.

Viitorul EDI

Un lucru care este constant în ceea ce privește viitorul EDI este incertitudinea care predomină, în ciuda faptului că aceasta este o tehnologie veche. EDI există de zeci de ani și este încă tehnologia cea mai preferată în rândul întreprinderilor, cu toate acestea, multe agenții au prognozat de fapt un potențial sfârșit al tehnologiei. Acest lucru ar putea fi adevărat, deoarece în 2021, am văzut că au apărut opțiuni tehnologice alternative, iar organizațiile explorează opțiuni, în special în segmentul lanțului de aprovizionare. Există puține concluzii pe care le putem analiza când vine vorba de viitorul EDI, pe baza opiniilor experților

  • Întreprinderile mari intenționează să creeze o competență internă pentru procesarea EDI
  • Datorită noilor tehnologii, întreprinderile mici și mijlocii se confruntă în mod constant cu o provocare de a face față acestui scenariu dinamic
  • Se estimează că 95% din implementările EDI sunt personalizate, ceea ce înseamnă că acestea necesită investiții mari în întreținere sub formă de costuri și resurse.
  • Există aproximativ 41% dintre companii care nu au implementat încă EDI

Studii de caz EDI

Aceste studii de caz sunt exemple de companii care au implementat schimbul electronic de date și vă vor oferi o perspectivă asupra diferitelor rute luate de aceste companii pentru a implementa cu succes EDI.

  • Nichirin UK Limited

    O subsidiară a conglomeratului japonez Nichirin Group, compania produce și distribuie diverse furtunuri pentru automobile producătorilor de vehicule din Marea Britanie.

    Provocare

    • A existat un mandat determinat de așteptările clienților de a implementa EDI pentru a proteja relațiile de afaceri și, de asemenea, pentru a proteja veniturile.
    • Exista o cerință de a crea o etichetă de ambalare care trebuia să se potrivească cu sfaturile de expediere
    • EDI și etichetarea au fost o condiție prealabilă pentru obținerea unui premiu pentru standardul de calitate

    Nichirin a implementat produsul OpenText Freeway Professional pentru a aborda provocările menționate mai sus.

    Valoare/Beneficii

    • Vânzătorul cunoștea scenarii specifice (în acest caz formatele de mesaje ale partenerilor comerciali), ceea ce a permis o implementare mai rapidă
    • S-a atins conformitatea cu etichetarea conformă ODETTE
    • De asemenea, vânzătorul l-a ajutat pe Nichirin să atingă standardul de calitate JLRQ
    • Atributele cheie ale sistemului implementat de OpenText au fost flexibilitatea și ușurința în utilizare

  • Dixons Carphone

    Este o companie multinațională care vinde produse electronice și de telecomunicații, având sediul la Londra.

    Provocare

    • Integrarea noilor furnizori a durat mult
    • Pe măsură ce organizația creștea, a existat o cerință pertinentă de tranzacționare electronică și procesul automatizat

    Produsul implementat de Dixons Carphone a fost OpenText Trading Grid Messaging Service.

    Valoare/Beneficii

    • Reducerea timpului procesului de îmbarcare de la săptămâni la zile
    • O soluție complet scalabilă și sigură
    • O mai bună vizibilitate a nivelurilor stocurilor și timpul de răspuns, de asemenea, îmbunătățit

Resurse EDI

În acest segment, vom prezenta câteva resurse cheie și materiale suport, care vor ajuta organizațiile să decidă asupra soluției EDI potrivite. Aceste resurse cuprind întrebări frecvente, o listă exhaustivă de glosar de termeni importanți și multe altele.

  • Descărcări de referință

    Acesta constă în cărți albe care ajută organizațiile să obțină mai multe informații despre EDI. Pentru mai multe detalii, puteți face clic aici

  • Tutoriale

    Aici puteți descărca tutoriale despre XML, EDIFACT și ANSI. Pentru mai multe informații despre aceste tutoriale, faceți clic aici.

  • Exemplu de RFP

    Aceste mostre vă vor ajuta să vă faceți o idee despre cum puteți defini cerințele. Aceste cereri de propuneri vor servi drept ghid, deoarece constă din cerințe și criterii de evaluare. Puteți face clic aici pentru a accesa eșantionul.

Acestea sunt câteva dintre materialele de resurse pentru a ajuta orice organizație care dorește să afle detalii despre începerea unui proiect EDI.

Exemple de EDI

Motivul principal pentru implementarea EDI este accelerarea tranzacțiilor comerciale. Unele dintre exemplele de EDI sunt EDI 850, care este comenzile de achiziție, EDI 214, care este starea expedierii și EDI 820, care se referă mai mult la facturi, informații despre clienți și confirmări de plată.

Gânduri finale

În ciuda faptului că EDI este o tehnologie veche, organizațiile încă preferă să implementeze aceasta și este încă considerată a fi o soluție preferată în spațiul B2B. În timp ce metodologia EDI nu s-a schimbat prea mult, sistemele și instrumentele folosite pentru a efectua această acțiune au suferit o schimbare de paradigmă, multe sisteme fiind acum disponibile pe Cloud, făcându-l flexibil, mai ieftin, mai ușor de implementat și mai ușor de utilizat; Inutil să spun că vine cu o multitudine de caracteristici.

Pentru organizații, este important să se ia în considerare atât beneficiile, cât și limitările înainte de a continua implementarea EDI. Cu toate acestea, trebuie să se asigure că furnizorul de servicii care implementează EDI are acreditări solide și vă poate ajuta să vă dezvoltați afacerea.