„M-am simțit violat... dar apoi m-am obișnuit” – Software-ul de monitorizare a angajaților este încă împărțit opiniile

În primăvara lui 2020, lumea muncii s-a schimbat pentru totdeauna. Milioane de angajați de birou din întreaga lume au fost trimiși la pachet – împreună cu laptopurile lor – și li s-a spus să lucreze de la distanță.

Pentru mulți șefi și proprietari de afaceri, acest lucru a condus la întrebarea: putem avea încredere în angajați că își vor îndeplini sarcinile cu o supraveghere minimă din partea managerilor lor?

Pentru cei care au răspuns „nu”, software-ul de monitorizare a angajaților (EM) – programe care sunt folosite pentru a supraveghea personalul în timp ce lucrează – a devenit o soluție comună, dar controversată.

Am vorbit cu companiile care le folosesc și cu angajații care sunt urmăriți de ei.

Ce monitorizează de fapt software-ul de monitorizare a angajaților?

Cele mai puțin intruzive tipuri de software EM – uneori numite software de supraveghere a personalului, „bossware” sau „tattleware” – oferă instrumente care permit angajatorilor să efectueze urmărirea timpului bazată pe sarcini.

Alte produse sunt mai invazive, având capacitatea de a înregistra apăsările de taste, de a face capturi de ecran, de a detecta mișcarea mouse-ului, de a monitoriza site-urile web și chiar de a prelua de la distanță dispozitivele angajaților.

Supravegherea personalului în tură nu este în niciun caz un fenomen din epoca pandemiei – software-ul ca acesta există de fapt de ani de zile. Hubstaff, unul dintre cele mai populare programe software de monitorizare, sărbătorește cea de-a 10-a aniversare în 2022.

Potrivit corespondentului de la New York Times, Adam Satariano, firmele de pe Wall Street folosesc de ceva vreme un astfel de software pentru a atenua amenințările de securitate – aceleași amenințări care l-au inspirat pe Isaac Kohen să creeze Teramind, un alt lider în spațiul de monitorizare a angajaților.

Lucrătorii din depozit, ospitalitate și livrări urmărite prin GPS sunt, de asemenea, obișnuiți să fie urmăriți îndeaproape. Dar trecerea în masă la lucrul de la distanță ca urmare a pandemiei de COVID-19 a făcut ca mai multe companii să apeleze la acest tip de software decât oricând.

Un raport a constatat că căutările pentru „Hubstaff” au crescut cu 79% între martie 2020 și iunie 2021; căutările pentru „Teramind” au crescut cu 116% în aceeași perioadă.

Meritele și capcanele supravegherii personalului

Sefii care folosesc software-ul EM fac acest lucru din mai multe motive. Încurajarea personalului să-și folosească bine timpul este o justificare populară.

Jonathan Tian, ​​co-fondatorul Mobitrix, folosește popularul instrument de monitorizare Teramind pentru a urmări ceea ce fac angajații săi în timpul lucrului. El susține că „îmbunătățește semnificativ productivitatea în organizația (sa)”.

„Facilita înregistrările de pe ecran, vizualizările în direct ale computerelor angajaților, urmărirea e-mailurilor și înregistrarea sesiunilor de zoom, ceea ce mă ajută să previn orice activitate neuniformă din partea angajaților”, a explicat Jonathan.

Dovezile compilate aproape de începutul pandemiei au arătat că un procent semnificativ de angajatori nu erau convinși de capacitatea angajaților lor de a fi productivi în timp ce lucrează de la distanță.

Unii dintre cei mai importanți șefi de afaceri din America au raportat o scădere a productivității în ultimii doi ani; CEO-ul JP Morgan , de exemplu, a declarat în 2020 că banca a înregistrat scăderi de productivitate de la trecerea la lucrul la distanță. Sefii din Europa au raportat experiențe similare anul trecut.

Dar statisticile sugerează că, în general, temerile legate de efectele lucrului de la distanță asupra productivității nu sunt întemeiate.

Sondajul Great Place to Work a 715 companii, de exemplu, a comparat productivitatea în primele 6 luni de izolare (martie-august 2020) cu o perioadă similară din 2019. După ce au evaluat 800.000 de răspunsuri, au descoperit că lucrătorii au raportat de fapt creșteri de productivitate de până la 13% în timp ce comenzile de acasa erau în vigoare. Eliminarea atât navetei, cât și întâlnirile îndelungate în persoană au fost citate ca factori explicativi.

Cu toate acestea, productivitatea este notoriu greu de măsurat, în special în rândul lucrătorilor din domeniul cunoașterii. Valorile simple, cum ar fi „producția împărțită la orele lucrate”, care sunt adesea folosite pentru a urmări productivitatea în sectoare precum producția, nu se potrivesc perfect cu alte profesii.

În plus, au fost ridicate o mulțime de critici la adresa anchetelor privind „productivitatea blocării” – WFH înseamnă că angajații tind să lucreze mai multe ore , astfel încât ar putea lucra mai mult, în timp ce sunt mai puțin productivi.

În plus, este puțin probabil ca statisticile despre productivitate să-i influențeze pe șefi care văd scăderile din prima mână. Un sondaj recent a constatat că directorii au avut încredere, în medie, doar în 66% din echipele lor de personal pentru a-și pune în funcțiune tehnologia de lucru la distanță și a funcționa corect . Având în vedere aceste niveluri de incompetență percepută, nu este surprinzător faptul că utilizarea software-ului EM este larg răspândită.

Cu toate acestea, unii șefi raportează că activează astfel de programe și funcțiile lor numai în circumstanțe specifice.

Amit Raj, CEO al companiei de creare de legături la comandă The Links Guy, spune că nu „folosește toate funcțiile disponibile” în software-ul său EM „cu excepția cazului în care un angajat durează mult timp pentru a îndeplini sarcinile sau există o mare parte de inactivitate. arătând.”

Amit a informat Tech.co că funcția de captură de ecran a fost folosită numai atunci când un membru al personalului a fost supus evaluării performanței (și a fost informat despre implementarea acesteia). Utilizarea lui face aluzie la faptul că software-ul EM este uneori desfășurat ca o măsură reacționară bazată pe dovezi reale de slăbire.

„Un membru al echipei își activa cronometrul pentru muncă și se juca jocuri video”, a adăugat Raj, „în consecință, i s-au arătat dovezile și a ieșit rapid!”

Studiile care prezintă efectul software-ului EM asupra productivității sunt rare. Totuși, un astfel de sondaj realizat de Digital.com, care a implicat 1.250 de angajatori din SUA, a constatat că 81% au raportat o creștere a productivității după implementarea software-ului EM.

Într-adevăr, în timp ce mulți șefi au raportat în mod anecdotic creșteri ale productivității prin utilizarea software-ului EM, alte companii au descoperit că are efectul opus.

„Am folosit software-ul EM chiar la începutul pandemiei, când am mers la distanță, dar nu a funcționat prea bine pentru afacerea noastră”, își amintește Teri Shern, co-fondatorul Conex Boxes.

„Problema cu software-ul de monitorizare este că poate face angajații tăi să se simtă sufocați”, a spus Teri. „Este aproape ca și cum ai avea un manager care stă în permanență lângă tine și vă privește cum lucrezi – scade productivitatea”.

Angajaților nu le place să fie urmăriți la locul de muncă

Experiențele personalului cu software-ul EM sugerează că experiențele pozitive la nivelul utilizatorului sunt puține și departe.

Emma, ​​co-fondatoare a pawesomeadvice.com, a fost monitorizată de superiori folosind Hubstaff într-un rol anterior.

„Cred că software-ul EM este intruziv și poate cauza probleme la locul de muncă și îi poate face pe angajați dezamăgiți și nefericiți”, a argumentat ea, sugerând că implementarea acestuia „le spune angajaților că angajatorul lor nu are încredere în ei și că trebuie să-și microgestioneze fiecare mișcare”.

Saurabh Wani, care a fost monitorizat și într-un rol anterior, descrie modul în care toate activitățile sale de marketing au fost monitorizate cu capturi de ecran folosind Hubstaff.

„În ceea ce privește confidențialitatea, inițial, m-am simțit violat”, a spus Saurabh pentru Tech.co, „dar apoi m-am obișnuit.”

Saurabh a spus că în prima sa săptămână de muncă, el a fost „nervos și a fost mereu în sistemul [lui]”, dar că echipa „a fost de susținere” și „nu a întrebat niciodată de ce” dacă orele stabilite nu au fost finalizate.

La sfârșitul anului trecut, un sondaj ExpressVPN pe 2.000 de lucrători a constatat că angajații, în general, erau nemulțumiți de măsurile de supraveghere la locul de muncă.

43% au spus că a fost o încălcare a încrederii, în timp ce 28% au declarat că se simt subapreciați din cauza monitorizării. 36% dintre angajați au simțit că trebuie să lucreze mai multe ore din cauza supravegherii corporative.

Nici sentimentul de „sufocare” pe care l-a menționat Shern nu este neobișnuit. 59% din totalul personalului chestionat de ExpressVPN a recunoscut că a fi supravegheat de șefii lor la locul de muncă a cauzat stres și anxietate.

Din cauza acestor sentimente ale angajaților, unii șefi au fost întâmpinați cu o rezistență puternică atunci când au încercat să o implementeze.

Olivia Tan, co-fondatorul Cocofax, ne spune că utilizarea Teramind de către compania ei nu echivalează cu o invazie a confidențialității, așa cum a fost în „manualul lor corporativ pentru angajați”, în ciuda faptului că a folosit apăsările de taste ca „linie de bază pentru activitatea lucrătorilor” și a coroborat. acesta cu „capturile de ecran corespunzătoare, jurnalele de activitate, traseele de audit și toți vectorii de verificare mai profunde”.

Este important, totuși, că software-ul mai puțin invaziv – cum ar fi programele care urmăresc cât de mult durează pentru a îndeplini anumite sarcini, de exemplu – poate face angajații la fel de incomod.

Un individ cu care a vorbit Tech.co, care nu a vrut să fie identificat după nume, a experimentat urmărirea timpului într-un rol anterior la distanță. Compania ei le-a cerut angajaților să introducă toate sarcinile zilnice într-un program și să atribuie un tip de sarcină și o durată.

„Aș simți că mi-aș face ziua, mi-aș urmări timpul și aș avea doar 6 ore înregistrate – în ciuda faptului că muncesc mai mult. La un moment dat, am întrebat dacă trebuie să fac pauze de toaletă – am simțit că trebuie să ating ținta de cel puțin 7,5 ore pe zi.”

Timpul nu este întotdeauna o măsură utilă sau precisă pentru urmărirea productivității – și îi poate face pe angajați să fie neliniștiți atunci când este folosit ca atare din motive disciplinare.

„Managerii au putut vedea toată munca pe care am planificat-o pentru ziua respectivă și, uneori, au trecut prin orare și ne-au spus că sarcinile nu durează atât de mult pe cât am spus că o fac”, a adăugat ea. „A fost stresant”.

Monitorizarea angajaților poate fi vreodată etică?

Există vreo modalitate de a monitoriza de la distanță angajații fără a le compromite confidențialitatea sau, în general, să-i facă să se simtă inconfortabil?

Reid Blackman PhD, CEO al consultanței etice Virtue Consultants, sugerează că este posibil cu niveluri ridicate de comunicare și transparență.

„Spune-le angajaților tăi ce monitorizezi și de ce”, explică Blackman în Harvard Business Review . „Oferă-le oportunitatea de a oferi feedback. Împărtășiți-le rezultatele monitorizării și, în mod esențial, furnizați un sistem prin care să poată contesta deciziile privind cariera lor influențate de datele colectate.”

Unii cred, totuși, că monitorizarea angajaților este în mod inerent lipsită de etică și intruzivă.

Andreas Theodorou, editor de conținut al resursei de drepturi digitale ProPrivacy , a numit software-ul „un coșmar orwellian” și a pus sub semnul întrebării baza legală pentru continuarea utilizării acestuia.

În SUA, Electronic Communications Privacy Act din 1986 (ECPA), interzice „interceptarea” comunicațiilor electronice.

„Este în mod clar o legislație învechită”, a argumentat Andreas, adăugând că legea „nu face nimic pentru a proteja drepturile digitale ale angajaților în zilele noastre”.

Karla Grossenbacher, partener la firma multinațională de avocatură Seyfarth Shaw și șef al grupului național de confidențialitate la locul de muncă, a subliniat că „există tot felul de tehnologii care nici măcar nu au fost luate în considerare atunci când a fost adoptată ECPA și care ar putea fi folosite de angajați în munca lor. și angajatorii în monitorizarea lor asupra acestei activități.”

În SUA, în prezent nu există nicio lege federală (inclusiv ECPA) care să impună angajatorilor chiar să notifice personalul că implementează software de monitorizare.

Grossenbacher a adăugat că „angajatorii trebuie să fie conștienți de obligațiile care le revin în temeiul ECPA și să cunoască legile oricăror state în care au angajați”.

În SUA, în prezent nu există nicio lege federală (inclusiv ECPA) care să impună angajatorilor chiar să notifice personalul că implementează software de monitorizare (deși unele state îl cer) – ceea ce adaugă mai multă greutate ideii că legislația actuală este inadecvată. .

Totuși, Legea privind comunicațiile stocate 196 (SCA) a fost folosită împotriva unor angajatori care folosesc software de monitorizare în moduri dubioase. Rene vs GF Fishers, Inc. (2011) a văzut o femeie folosind cu succes SCA pentru a da în judecată angajatorul ei după ce a obținut parole de e-mail cu software-ul de înregistrare a tastelor.

În ciuda succesului ei, cazul încă ilustrează necesitatea revizuirii legislative; angajatorul ei avea o modalitate de a obține informații private (o parolă) prin intermediul unor mijloace tehnologice (software de înregistrare a tastelor) și dacă a încălcat sau nu SCA era departe de a fi clar. De asemenea, este îndoielnic că ea ar fi reușit să ridice nemulțumiri mai puțin severe, care încă intră sub umbrela unei monitorizări excesive.

În plus, software-ul de monitorizare găzduiește adesea abilități de administrare de la distanță sau de „preluare” – caracteristica este prezentă în 11 dintre cele mai populare 26 de programe software de supraveghere a angajaților, conform Top10VPN. Înregistrarea apăsării tastelor – găsită în 81% din aplicațiile de monitorizare – ar putea fi, de asemenea, utilizată în scopuri dăunătoare, mai ales dacă angajații supravegheați manipulează cantități mari de date sensibile.

Acest lucru face ca intrarea în software-ul EM să fie un obiectiv atractiv pentru hackeri – iar cercetătorii de securitate au identificat deja vulnerabilități în software-ul similar utilizat în setările educaționale.

Menținerea productivității ridicate și monitorizarea scăzută

Unii șefi au descoperit că echipele lor au răspuns mai bine la alte tipuri de „monitorizare” decât software-ul EM.

Stephen Light, co-fondatorul Nolah Mattress, a găsit software-ul EM util în timpul tranziției la lucrul la distanță, dar a spus că și-a dat seama rapid că „comunicarea regulată și menținerea relațiilor cu echipa noastră este la fel de eficientă ca orice software, precum și încurajarea membrilor echipei. să folosească instrumente de auto-monitorizare.”

Aceasta pare cu siguranță o opțiune bună – dar pentru unele echipe din anumite industrii, este pur și simplu nepractic.

„Nu ar fi surprinzător dacă există cazuri în care opțiunile low-touch (de exemplu, check-in-urile zilnice) nu sunt suficiente”, a spus Reid Blackman pentru Tech.co.

„De exemplu, dacă sunteți un manager care supraveghează o sută de reprezentanți ai unui call center, check-in-urile zilnice (sau chiar săptămânale) nu sunt o opțiune viabilă.”

Utilizarea software-ului EM i-a făcut pe alți manageri să reflecteze asupra măsurilor preventive pe care le-ar putea lua, care i-ar ajuta să evite utilizarea software-ului de monitorizare.

„Este destul de invaziv și de aceea am început să ne aplecăm de la acea metodă de urmărire”, a spus Amit Raj pentru Tech.co, făcând referire la utilizarea reticentă și sporadică a unor instrumente de monitorizare.

„Ceea ce mi-am dat seama de atunci este că trebuie să analizăm metodele noastre de recrutare, care sunt deosebit de importante atunci când angajăm o echipă la distanță”, a adăugat Raj. „[este util să] întrebați oamenii în interviuri motivele pentru care au părăsit un loc de muncă anterior și pentru referințe de muncă”.

Soluțiile de atenuare ca aceasta, oricât de promițătoare, este puțin probabil să pătrundă în fiecare sector al lumii afacerilor și să șteargă complet cererea de software EM – vor exista în continuare grupuri de companii care pur și simplu nu au încredere în angajați, indiferent de CV-uri impresionante.

Îmbinând luptele, trecerea în masă la lucrul de la distanță a adus atât de multe companii cu elemente neplacute ale vieții profesionale care preced pandemiei, cum ar fi culturile toxice la locul de muncă , neîncrederea dintre angajați și manageri și nemulțumirea în muncă – precum și absența unei legislații care să protejeze în mod adecvat lucrătorii – a creat mediul perfect pentru ca programele de supraveghere a personalului să înflorească.

Într-o lume din ce în ce mai online, în care confidențialitatea personală diminuată – în și în afara orelor de lucru – este parte integrantă a existenței noastre, cererea pentru un astfel de software nu se va schimba prea curând.