Arhivare Gmail vs ștergere: care este diferența și când să le folosiți

Stăpânirea Gmail este printre abilitățile esențiale pe care ar trebui să le dobândești, deoarece gestionarea fluxului de lucru este mult mai ușoară. Având în vedere o mulțime de sfaturi și trucuri, ar trebui să fii mai întâi curat de lucrurile simple. Un astfel de aspect este arhivarea sau ștergerea unui e-mail, pe care majoritatea oamenilor tind să îl confunde.

Dacă nu aveți idee unde a mers e-mailul după ce l-ați arhivat sau nu sunteți sigur când ar trebui să ștergeți un e-mail în loc să-l arhivați, continuați în timp ce explorăm arhiva Gmail vs ștergere în detaliu. Să începem!

Ce face arhivarea unui e-mail?

Pentru început, ce face arhivarea unui e-mail? Dacă ați arhivat vreodată un e-mail accidental pe telefon datorită acțiunilor presetate de glisare, știți că acesta dispare din căsuța de e-mail. Arhivarea face exact asta, dar e-mailul este plasat sub All Mail în loc să dispară. Același lucru se întâmplă atunci când arhivezi un e-mail pe un desktop.

Scopul principal al arhivării ceva este de a-l îndepărta de secțiunea principală, dar tot îl păstrați undeva pentru referințe viitoare. În acest caz, arhivarea unui e-mail îl va elimina din căsuța de e-mail principală și îl va pune acolo unde se află toate e-mailurile. Principalul avantaj de a face acest lucru este dezordinea cutiei poștale și concentrarea pe e-mailurile cu prioritate mai mare.

Mai mult decât atât, dacă vă întrebați ce se întâmplă cu e-mailurile arhivate atunci când există un e-mail de urmărire sau un răspuns, acesta este mutat înapoi în căsuța poștală principală, astfel încât să puteți reveni în buclă. Acestea fiind spuse, iată cum puteți arhiva un e-mail pe smartphone sau pe computer -

Pentru smartphone-uri

1. Deschideți aplicația Gmail pe smartphone-ul dvs.
2. Apăsați lung pe e-mailul pe care doriți să îl arhivați. Puteți selecta mai multe e-mailuri dacă doriți.
3. Atingeți butonul de arhivare din meniul de sus, așa cum se arată în imaginea de mai jos.
4. În plus, dacă nu ați modificat funcțiile de glisare, puteți glisa la stânga sau la dreapta pe orice e-mail și eliberați degetul pentru a arhiva e-mailul automat.
   

Urmați pașii de mai jos pentru a accesa e-mailurile arhivate sau pentru a le dezarhiva.

1. Deschideți aplicația Gmail pe smartphone-ul dvs.
2. Atingeți pictograma meniului hamburger (☰) din colțul din stânga sus.
3. Derulați în jos și selectați Toate e-mailurile . Veți găsi e-mailurile arhivate alături de toate celelalte e-mailuri prezente în căsuța dvs. de e-mail.
4. Dacă doriți să dezarhivați un e-mail, apăsați lung pe acesta și faceți clic pe pictograma meniului kebab (⁝) din colțul din dreapta sus.
5. Atingeți Mutați în inbox pentru a dezarhiva e-mailul selectat.
   

Pentru desktop/PC-uri

1. Accesați-vă căsuța de e-mail Gmail vizitând aici.
2. Bifați caseta de selectare de lângă e-mailurile pe care doriți să le arhivați.
3. Faceți clic pe opțiunea de arhivare din bara de instrumente, așa cum se arată mai jos.
   

Pentru a accesa e-mailurile arhivate –

1. Accesați-vă căsuța de e-mail Gmail vizitând aici.
2. Selectați meniul drop-down din partea stângă a căsuței primite.
3. Introduceți All Mail , unde puteți găsi toate e-mailurile arhivate.
   
4. Bifați caseta de selectare de lângă e-mailurile pe care doriți să le dezarhivați și faceți clic pe opțiunea Mutare în căsuța de e-mail , așa cum se arată mai jos.
   

În plus, puteți crea și filtre pentru a arhiva automat un e-mail. Pentru a face asta,

1. Accesați-vă căsuța de e-mail Gmail vizitând aici.
2. Selectați pictograma Setări din bara de instrumente de sus și faceți clic pe Vedeți toate setările .
   
3. Comutați la Filtre și adrese blocate din panoul de sus și selectați Creați un nou filtru .
   
4. Completați parametrii după cum doriți. Puteți adăuga adresa de e-mail a expeditorului, dimensiunea atașamentului sau anumite cuvinte care ar declanșa filtrul. Faceți clic pe opțiunea Creare filtru după completarea parametrilor necesari.
   
5. Selectați Skip the Inbox (Arhive it) în caseta de dialog ulterioară.
   

Ce face ștergerea unui e-mail?

Fără puncte brownie pentru a ghici asta - ștergerea unui e-mail face exact ceea ce înseamnă, dar ușor diferit. Deși poate știți deja acest lucru, ștergerea unui e-mail nu scapă de el instantaneu. În schimb, pune e-mailul în coșul de gunoi și este șters 30 de zile mai târziu. Deci, nu te speria data viitoare când apeși accidental butonul de ștergere.

În timp ce e-mailul este în coșul de gunoi, îl puteți restabili complet cu un clic pe un buton. Din păcate, invers nu este posibil decât dacă aveți o copie de rezervă a tuturor e-mailurilor, ceea ce nu este ceva pe care mulți oameni o fac. Indiferent, iată cum puteți șterge un e-mail de pe smartphone sau desktop -

Pentru smartphone-uri

1. Deschideți aplicația Gmail pe smartphone-ul dvs.
2. Apăsați lung pe e-mailul pe care doriți să îl ștergeți. Puteți selecta mai multe e-mailuri dacă doriți.
3. Atingeți pictograma coș de gunoi din bara de instrumente de sus.
   

De asemenea, puteți seta funcții de glisare pentru a șterge un e-mail cu glisarea unui deget. Iată cum puteți configura acțiuni de glisare în aplicația mobilă Gmail -

1. Deschideți aplicația Gmail pe smartphone-ul dvs.
2. Atingeți pictograma meniului hamburger (☰) din colțul din stânga sus.
3. Derulați în jos și intrați în Setări .
4. Selectați Setări generale din pagina care urmează.
5. Derulați în jos și atingeți Acțiuni de glisare prin e-mail .
6. Puteți configura glisările la stânga și la dreapta apăsând opțiunea Modificare de lângă ele.
   

Pentru a accesa coșul de gunoi pentru a restabili sau șterge definitiv un e-mail, iată ce trebuie să faceți:

1. Deschideți aplicația Gmail pe smartphone-ul dvs.
2. Atingeți pictograma meniului hamburger (☰) din colțul din stânga sus.
3. Derulați în jos și selectați Coș de gunoi .
4. Apăsați lung pe e-mailul pe care doriți să îl restaurați și atingeți pictograma meniului kebab (⁝) din colțul din dreapta sus.
5. Faceți clic pe Mutare în din meniul drop-down.
6. Mutați e-mailul în orice locație aleasă de dvs. pentru a restabili e-mailul.
7. Pentru a șterge definitiv toate e-mailurile prezente în coș, atingeți Goliți gunoiul acum .
   

Pentru desktop/PC-uri

1. Accesați-vă căsuța de e-mail Gmail vizitând aici.
2. Bifați caseta de selectare de lângă e-mailurile pe care doriți să le ștergeți.
3. Faceți clic pe pictograma coș de gunoi din bara de instrumente, așa cum se arată mai jos. Alternativ, puteți selecta și pictograma coș de gunoi de lângă e-mailul respectiv pentru a-l șterge rapid.
   

Pentru a accesa e-mailurile șterse pentru a le restaura sau a le șterge definitiv,

1. Accesați-vă căsuța de e-mail Gmail vizitând aici.
2. Selectați meniul drop-down din partea stângă a căsuței primite.
3. Introduceți Coșul de gunoi din meniu, unde puteți găsi toate e-mailurile șterse.
   
4. Bifați caseta de selectare de lângă e-mailurile pe care doriți să le ștergeți sau să le restaurați.
5. Pentru a restabili e-mailul selectat, selectați pictograma Mutare în așa cum se arată mai jos și faceți clic pe orice locație preferată.
   
6. Pentru a șterge e-mailul selectat, selectați Ștergeți definitiv din bara de instrumente din partea de sus. Alternativ, puteți face clic pe opțiunea Goliți gunoiul acum pentru a goli coșul imediat.
   

În plus, puteți crea și un filtru pentru a șterge un e-mail înainte de a-l vedea. Procesul de creare a filtrelor pentru ștergerea unui e-mail primit este același cu cel menționat mai sus pentru arhivarea unui e-mail. Singura modificare este să selectați Ștergeți-l în ultimul pas în loc de Omitere din Inbox (Arhivați-o) .

Arhivare vs ștergere: ce ar trebui să faceți?

Pentru a răspunde la întrebare, arhivarea și ștergerea au cazuri de utilizare diferite, atât de mult încât nu vă puteți baza cu totul pe o singură acțiune. Conform recomandării noastre, cel mai bine este să arhivezi un e-mail dacă simți că este nevoie de el în viitor. Ar putea fi un e-mail pe care vă așteptați să primiți o continuare în viitor, e-mailuri oficiale pe care le considerați necesare pentru referințe viitoare, e-mailuri care conțin atașamente esențiale sau pentru a sistematiza căsuța de e-mail principală. În toate aceste cazuri, arhivarea are mult mai mult sens decât ștergerea.

Ștergerea are, de asemenea, o șansă și iată cazurile sale de utilizare. Deoarece nu există nicio revenire dacă ștergeți un e-mail, ar trebui să faceți pasul doar dacă e-mailul este complet redundant. De exemplu, mesajele spam, e-mailurile promoționale și alte astfel de e-mailuri ar trebui șterse imediat. Ștergerea e-mailurilor este, de asemenea, cea mai bună modalitate de a elimina dezordinea și de a face spațiu pentru e-mail-uri noi. Ștergerea este printre cele mai eficiente modalități de a elibera spațiul de stocare din contul dvs. Google și ar trebui să fie implementată din când în când pentru e-mailurile mai vechi.

Gestionați mai bine căsuța de e-mail

Acum că știți totul despre arhivarea și ștergerea unui e-mail, sperăm că ar trebui să vă puteți organiza mai bine căsuța de e-mail. Ca regulă generală, dacă e-mailul este esențial, arhivarea are mai mult sens decât ștergerea lui. Dar, dacă un e-mail este atât de neimportant încât nici măcar nu îl veți deschide, ștergerea lui este o alegere mult mai bună pentru a vă menține căsuța de e-mail curată și spațiul de stocare al contului Google fără deșeuri nedorite. În plus, dacă nu doriți să luați problema în propriile mâini, puteți crea oricând filtre. E-mail fericit!