VoIP conform HIPAA: cerințe și furnizori de top

Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor medicale (HIPAA) oferă consumatorilor protecții valoroase pentru a-și păstra informațiile personale de sănătate în siguranță.

Furnizorii de servicii medicale trebuie să îndeplinească anumite cerințe menite să protejeze aceste date. Nerespectarea acestui lucru poate duce la amenzi mari sau chiar la închisoare. O componentă majoră a conformității cu HIPAA constă în tehnologia pe care o folosesc organizațiile din domeniul sănătății, de la fișele medicale electronice și dispozitivele de diagnosticare de colectare a datelor până la serviciul telefonic de afaceri pe care îl folosesc.

Salt la ↓

• Ce este un sistem telefonic VoIP compatibil cu HIPAA?
• Cerințe de conformitate HIPAA
• Consecințele utilizării unui VoIP neconform HIPAA
• Care sunt cele mai bune sisteme telefonice conforme cu HIPAA?

Ce este un sistem telefonic VoIP compatibil cu HIPAA?

Serviciile Voice Over Internet Protocol (VoIP) conforme cu HIPAA trebuie să urmeze liniile directoare HIPAA, pe măsură ce mesajele vocale și apelurile înregistrate sunt stocate ca date computerizate. Acest tip de date este cunoscut sub numele de ePHI (informații electronice personale de sănătate) și este incredibil de important să le păstrăm în siguranță.

HIPAA afectează toate întreprinderile și organizațiile care vin în contact cu informațiile personale de sănătate ale unui pacient. Ca atare, este posibil ca aceste companii să nu lucreze direct cu pacienții, ci pur și simplu să facă parte din ecosistemul de asistență medicală. Oricum, orice organizație care se ocupă de datele pacienților trebuie să îndeplinească aceste standarde.

Unele tipuri de companii care în mod tradițional trebuie să respecte regulile HIPAA includ:

• Companii de facturare
• Practică firme de management
• Consultanți terți
• Platforme electronice de evidență medicală
• Furnizori de servicii gestionați
• furnizorii IT
• Companii de faxuri
• Companii de mărunțire
• Furnizori de stocare fizică
• Furnizori de stocare în cloud
• Servicii de găzduire e-mail
• Avocat
• Contabili

Cerințe VoIP compatibile cu HIPAA

Pentru a fi conform, un sistem VoIP trebuie să îndeplinească atât măsurile de securitate fizice, cât și cele de rețea. Deși există numeroase reguli și reglementări de urmat, orice tehnologie folosită pentru a găzdui sau transmite datele pacientului trebuie:

• Mențineți și asigurați confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea PHI și ePHI
• Identificați și protejați împotriva amenințărilor la adresa securității și integrității informațiilor pacienților
• Protejați-vă împotriva utilizărilor sau dezvăluirilor rezonabil nepermise
• Asigurați-vă că lucrătorii, atât sub angajați direcți, cât și sub contractori, respectă liniile directoare HIPAA

Pentru a rămâne în conformitate cu legile HIPAA, sistemele VoIP trebuie să îndeplinească aceste patru cerințe principale:

Autentificare

Doar utilizatorii autorizați ar trebui să aibă acces la ePHI. Fiecare linie telefonică ar trebui să aibă un ID de utilizator unic pentru a vă asigura că numai angajații corespunzători au acces la datele pacienților.

Criptare

Datele pacientului trebuie să fie criptate în timpul transmiterii sau partajării. Majoritatea sistemelor VoIP de calitate vor folosi tehnologii de criptare de nivel înalt, cum ar fi rețelele private virtuale (VPN) sau securitatea stratului de transport (TLS) pentru a îndeplini această cerință.

Evidența convorbirilor

Pentru a îndeplini cerințele HIPAA, sistemele telefonice VoIP trebuie să poată înregistra toate datele apelurilor. Acestea includ metadatele și funcțiile administrative efectuate în timpul apelului.

Acord de asociat de afaceri

Toți furnizorii de VoIP care lucrează cu companii care colectează informații despre sănătate trebuie să încheie un Acord de Asociat de Afaceri HIPAA (BAA). Acesta acționează ca un contract care stabilește obligații de conformitate.

Pentru explicații suplimentare sau pentru a găsi răspunsuri la întrebări specifice, consultați portalul web de conformitate cu HIPAA al Departamentului de Sănătate și Servicii Umane din SUA.

Consecințele utilizării unui VoIP neconform HIPAA

HIPAA impune sancțiuni directe organizațiilor care nu respectă standardele prezentate. Aceste pedepse variază de la amenzi mici până la potențiala închisoare, deși liderii de afaceri nu ar trebui să-și facă griji că vor merge la închisoare pentru o încălcare dacă au făcut un efort de bună-credință. Cele mai dure sancțiuni sunt rezervate organizațiilor care au încălcat regulile de bună voie și cu bună știință.

Niveluri de încălcare a HIPAA

Legea împarte sancțiunile în patru niveluri în funcție de gravitatea încălcării.

• Primul nivel: compania nu știa sau nu ar fi putut ști în mod rezonabil despre o încălcare a datelor. Amenzile variază de la 1.000 USD la 50.000 USD per incident, cu o amendă maximă de 1,5 milioane USD pe an.
• Al doilea nivel: compania ar fi știut despre încălcare prin exercitarea unei diligențe rezonabile. Nu se crede, totuși, că au acționat cu neglijență. Amenzile variază de la 1.000 USD la 50.000 USD per incident, cu o amendă maximă de 1,5 milioane USD pe an.
• Al treilea nivel: compania a acționat cu neglijență intenționată, dar a reușit să corecteze problemele în termen de 30 de zile de la încălcare. Amenzile variază de la 10.000 USD la 50.000 USD per incident, cu o amendă maximă de 1,5 milioane USD pe an.
• Al patrulea nivel: compania a acționat cu neglijență intenționată și nu a remediat problema în timp util. Amenzile încep de la 50.000 USD per incident, cu o amendă maximă de 1,5 milioane USD pe an.

Potențiale acuzații penale pot veni dacă HHS stabilește că a existat intenție rău intenționată. HHS ar lucra cu Departamentul de Justiție pentru a atribui sancțiuni penale infractorilor flagrant.

Reputație pătată

Sancțiunile de la guvernul federal pot dăuna financiar unei organizații, dar încălcările HIPAA au alte consecințe. Companiile care nu respectă standardele HIPAA le afectează reputația generală de afaceri, ceea ce duce la pierderea potențială a clienților actuali sau la incapacitatea de a atrage noi clienți.

Care sunt cele mai bune sisteme telefonice conforme cu HIPAA?

În timp ce mulți furnizori de top VoIP au sisteme compatibile cu HIPAA, companiile care doresc să achiziționeze un sistem telefonic ar trebui să confirme că soluția lor respectă reglementările federale înainte de a cumpăra. Să ne uităm la unele dintre cele mai populare sisteme de telefonie VoIP compatibile cu HIPAA.

Nextiva

Nextiva este unul dintre cei mai bine cotați furnizori VoIP de pe site-ul nostru, iar multe dintre platformele Nextiva respectă regulile de conformitate HIPAA.

Caracteristici cheie

• Apeluri nelimitate
• Voce HD
• Prezență în timp real
• Fax online
• Liniile de conferință
• Colaborarea în echipă

Avantaje dezavantaje

Prețuri

Esențial: Începe de la 18,85 USD pe lună per utilizator

• Apel vocal nelimitat
• Internet fax nelimitat
• Numere locale și gratuite
• Asistență clienți 24×7

Profesionist: Începe de la 22,95 USD pe lună per utilizator

• Toate caracteristicile esențiale
• Întâlniri audio și video nelimitate
• Mesaje text de afaceri
• Instrumente de colaborare în echipă
• Mesaj vocal către e-mail și SMS

Enterprise: Începe de la 32,95 USD pe lună per utilizator

• Toate caracteristicile profesionale
• Înregistrarea apelurilor și analiza vocală
• Înregistrare audio și video conferințe
• Integrare Microsoft și Salesforce
• Gestionarea conectării unice

RingCentral

Unul dintre cei mai populari furnizori de VoIP, RingCentral are o setare HIPAA concepută pentru a șterge informațiile în conformitate cu eforturile de conformitate cu HIPAA.

Caracteristici cheie

• Mesaj vocal și salut
• Videoconferinta
• SMS-uri de afaceri nelimitate
• Numere gratuite și locale
• Întâlniri online

Avantaje dezavantaje

Prețuri

Esențiale: 19,99 USD pe lună per utilizator

• Până la 20 de utilizatori
• Telefon de afaceri sau numere gratuite
• Apeluri nelimitate în SUA și Canada
• SMS-uri de afaceri nelimitate

Standard: 27,99 USD pe lună per utilizator

• Toate caracteristicile Essentials
• Fără limită de utilizatori
• Numere de telefon pentru afaceri în peste 100 de țări
• Conferințe audio nelimitate

Premium: 34,99 USD pe lună per utilizator

• Totul în standard
• Înregistrare automată a apelurilor
• O singură logare
• Administrare și management pe mai multe site-uri

Ultimate: 49,99 USD pe lună per utilizator

• Totul în Premium
• Rapoarte de starea dispozitivului
• Alerte de stare a dispozitivului
• Spațiu de stocare nelimitat

Zoom

O altă platformă de top, Zoom oferă conformitatea HIPAA împreună cu posibilitatea ca setările să fie modificate la nivel de rețea, în funcție de nevoile clienților.

Caracteristici cheie

• Video HD și audio
• Fluxurile camerelor participante
• Conferință doar audio
• Mesagerie pe mai multe platforme

Avantaje dezavantaje

Prețuri

Pay As You Go: 10 USD pe lună per utilizator

• Numere din SUA și Canada
• SMS și MMS intern
• Extensie la extensie și apeluri de ieșire

Apeluri regionale nelimitate: 15 USD pe lună per utilizator

• Apeluri nelimitate cu SUA și Canada
• Efectuați și primiți apeluri de pe mai multe dispozitive
• Supliment opțional pentru a efectua apeluri în alte 18 țări

Pro Select Global: 20 USD pe lună per utilizator

• Număr cu apelare directă
• Apeluri nelimitate în peste 40 de țări
• Funcții avansate ale telefonului

Vonage

Vonage oferă companiilor de asistență medicală soluții conforme cu HIPAA prin canalele lor de comunicare preferate.

Caracteristici cheie

• Apel în așteptare
• ID-ul apelantului
• Voce HD
• Screening apel
• Continuitate apel
• Mai multe dispozitive pe o singură extensie

Avantaje dezavantaje

Prețuri

Mobil: 14,99 USD pe lună per utilizator

• Apeluri și mesaje text nelimitate
• Aplicații mobile și desktop

Premium: 24,99 USD pe lună per utilizator

• Videoconferinta
• Integrari CRM
• Însoțitor automat pe mai multe niveluri

Avansat: 34,99 USD pe lună per utilizator

• Înregistrare apel
• Transcrierea mesageriei vocale
• Configurare mănuși albe

Tastatura

Construit pe platforma Google, Dialpad s-a impus ca unul dintre cei mai de încredere furnizori VoIP disponibili.

Caracteristici cheie

• Apel nelimitat
• Suport pentru aplicații mobile și softphone
• Înregistrare apel
• Rutare personalizată
• Asistență telefonică gratuită
• Detectarea automată a spamului

Avantaje dezavantaje

Prețuri

Standard: 20 USD pe lună per utilizator

• Integrare software terță parte
• Transcrierea mesageriei vocale

Pro: 30 USD pe lună per utilizator

• Integrare extinsă cu aplicații
• Mai multe grupuri de apeluri
• Serviciu clienți 24/7

Întreprindere: apelați DialPad pentru o ofertă de client

• Extensiile de telefon
• Analiză avansată
• Integrari îmbunătățite ale utilizatorilor

Concluzie

Conformitatea HIPAA este importantă pentru orice afacere care interacționează cu datele de sănătate. Guvernul federal a făcut ca o prioritate să păstreze datele pacienților protejate cu orice preț, impunând sancțiuni severe pentru cei care nu respectă legea. În timp ce industria VoIP s-a adaptat în mare măsură la nevoile HIPAA, companiile care folosesc furnizori VoIP noi sau mai mici se pot găsi cu mai puține protecții decât este necesar. Companiile ar trebui să includă conformitatea cu HIPAA și istoricul furnizorilor VoIP de furnizare de soluții sigure HIPAA ca o componentă a deciziei lor generale de cumpărare.

Întrebări frecvente VoIP conform HIPAA