Angajați noi angajați? Un ghid pentru cele mai bune practici de integrare virtuală
Publicat: 2021-09-01Integrarea angajaților este esențială pentru a câștiga loialitatea noilor angajați. Rapoartele au arătat că integrarea adecvată crește reținerea angajaților cu până la 69%.
Întorsătura recentă a evenimentelor a forțat multe organizații să apeleze la onboarding virtual. Companiile sunt forțate să țină pasul cu întreruperile care se schimbă rapid, învățând cele mai bune practici de integrare virtuală.
Incorporarea virtuală este modalitatea perfectă de a prezenta capacitatea tehnologică a companiei dumneavoastră. Iată cele mai bune practici de îmbarcare virtuală pentru a asigura o tranziție fără probleme.
Ce este Virtual Onboarding?
Integrarea virtuală seamănă mai mult cu integrarea în persoană. Dar, în acest caz, procesele sunt desfășurate virtual folosind resurse online, cum ar fi conferințe video și webinarii.
Integrarea virtuală a devenit norma, mai ales odată cu creșterea numărului de lucrători la distanță. Vă permite să vă conectați și să interacționați cu noii angajați, indiferent de locația acestora. În schimb, promovează flexibilitatea, permițându-vă să satisfaceți toate aranjamentele de lucru.
Dacă doriți să adoptați integrarea virtuală a angajaților, sunteți încurajat să includeți seminarii web, conferințe video, texte și alte programe interactive pe care noii angajați le pot accesa prin intermediul dispozitivelor lor inteligente.
Să ne uităm la cele mai bune practici.
Pregătiri timpurii
Lucrul de la distanță înseamnă că noii membri ai echipei ar putea să nu aibă acces la majoritatea resurselor companiei dvs. De exemplu, nu vor avea un birou și un computer dedicat, ca să menționăm câteva resurse critice.
Depinde de tine să improvizezi și să le configurezi acele instrumente cât mai curând posibil. Ei se așteaptă să le puneți bazele înainte de a se alătura oficial organizației pentru a asigura integrarea cu succes în rolurile lor.
În timp ce majoritatea angajaților noi au echipamentul și materialele necesare pentru a lucra de acasă, unii pot depinde de tine. Puteți reduce acest decalaj printr-o comunicare anterioară pentru a descoperi ce resurse ar putea avea nevoie.
Aceasta este, de asemenea, cea mai bună oportunitate de a-i educa cu privire la resursele necesare. Acestea includ un computer de încredere, WiFi, webcam și instrumente de videoconferință, VPN și căști de calitate.
Planificarea și comunicarea devreme ajută la evitarea neplăcerilor de ultim moment. Ar fi o astfel de risipă dacă plănuiți integrarea în grup virtual, doar pentru a realiza că doar doi din cinci angajați pot accesa zoom sau alte platforme de videoconferință.
Dezvoltați o foaie de parcurs virtuală de integrare
Un proces de integrare de succes începe cu o foaie de parcurs. În mod ideal, o foaie de parcurs este fundamentul strategiei dvs. virtuale de onboarding. Se asigură că atât dumneavoastră, cât și angajații dumneavoastră rămâneți pe drumul cel bun pe parcursul călătoriei de îmbarcare.
Când dezvoltați o foaie de parcurs de integrare, acordați atenție cronologiei. Setați durata ideală pentru procesul de integrare a fiecărui angajat, care este în medie de 90 de zile.
De asemenea, ar trebui să includeți activitățile cheie care trebuie desfășurate în timpul integrării. Acestea includ învățarea și formarea angajaților pentru a-i ajuta să înțeleagă cultura companiei dumneavoastră.
Foaia de parcurs ar trebui să evidențieze reperele, care prezintă activitățile finalizate și rezultatele așteptate după procesul de integrare.
Activitățile cheie includ prezentarea lucrătorilor în obiectivele și cultura dvs. de afaceri. Faceți cunoștință cu noua dvs. echipă și configurați-le locul de muncă digital. Lăsați-i să-și stabilească obiective personale înainte de a le prezenta prietenilor desemnați.
Începeți prin a dezvolta un program de îmbarcare și asigurați-vă că acesta se potrivește cu perioadele de probă. Pe măsură ce noii angajați progresează, le puteți atribui sarcini mai specifice pentru a le îndeplini și le puteți crea timp pentru a-i ghida prin domeniul lor de activitate.
Ar trebui apoi să introduceți activitățile și să le asociați cu reperele pe care noii angajați ar trebui să le atingă. Să presupunem că doriți ca ei să vă stăpânească programul de lucru în primele două săptămâni. Ar trebui să includeți asta în programul dvs. de antrenament.
Străduiți-vă să vă asigurați acest lucru și să vă asigurați că foaia de parcurs acoperă toate aspectele necesare pentru a ajuta angajații să-și demareze rolurile.
Încorporați software-ul de integrare
Utilizarea software-ului pentru integrarea angajaților virtuali este trucul pentru a aduce noi membri în organizația dvs. de la distanță, fără a diminua implicarea. Sistemele sunt sigure și ușor de accesat.
Software-ul potrivit permite noilor angajați să învețe despre cultura și istoria companiei dvs. de pe computerele lor.
În plus, software-ul de integrare promovează acuratețea și responsabilitatea. Acest lucru este spre deosebire de onboarding-ul pe hârtie, care poate fi puțin greu de monitorizat. Software-ul de integrare vă ajută să monitorizați progresul lucrătorilor fără întâlniri față în față.
Și mai bine, puteți uita de tipărirea a sute de pagini pentru a distribui informații de îmbarcare. Software-ul de onboarding facilitează întâlnirile virtuale și distribuirea informațiilor cu câteva clicuri.
Software-ul de onboarding maximizează timpul în față. Vă permite să transferați toate informațiile critice către noii angajați.
În schimb, îți poți petrece cea mai mare parte a timpului având discuții cu impact. Și economisiți timpul pe care l-ați fi petrecut răspunzând la întrebările angajaților.
Pe lângă economisirea de timp, încorporarea software-ului minimizează riscul. În același timp, reduce timpul necesar între pregătirea lucrătorilor și devenirea productivă.
Mai mult, investiția în software de onboarding crește credibilitatea companiei dvs. Noii angajați vor simți că îți iei afacerea în serios. Vor fi încântați să se alăture echipei tale.
Fă-ți timp pentru a căuta un software de încredere pentru angajați și pentru a-ți moderniza procesele. Software-ul simplifică procesul de recrutare. Face acest lucru permițând noilor angajați să completeze formulare de pe computerul lor în confortul casei lor.
Cu aceasta, managerii de angajare se pot concentra pe sarcini productive. Ei pot lăsa software-ul să se ocupe de toate procesele obositoare. Acestea includ verificarea acurateței datelor și reamintirea angajaților de termene limită.
Dezvoltați pachetul de bun venit pentru angajați noi
Un pachet de bun venit îi face pe noii tăi angajați să se simtă apreciați și apreciați. De asemenea, este o modalitate perfectă de a le oferi toate informațiile necesare pentru a începe. Mai mult, îi ajută să se stabilească și să se instaleze în timp ce așteaptă întâlnirile oficiale de onboarding.
Pachetele de bun venit le vor oferi noilor angajați informații despre cultura dvs. de afaceri. Acest lucru îi va face să se simtă entuziasmați să se alăture companiei dvs.
Luați în considerare proiectarea pachetelor de bun venit pe care să le puteți distribui rapid angajaților de acasă. Ar trebui să trimiteți pachetele de bun venit înainte de primul proces de integrare a angajaților.
Rețineți că pachetele de bun venit nu trebuie utilizate pentru a partaja informații sensibile, cum ar fi parolele. Ar trebui să includeți elementele de bază, cum ar fi adresele de e-mail și numerele de telefon ale colegilor.
Pachetele de bun venit au scopul de a oferi noilor lucrători informații generale despre compania dumneavoastră. Informațiile îi ghidează prin primele săptămâni sau luni în firma dvs. Poate fi un videoclip detaliat care îi întâmpină și le dă un sentiment de apartenență.
Includeți foi de informații, cum ar fi e-mailul și autentificarea computerului. De asemenea, va ajuta să adăugați liste de activități și agende pentru prima zi virtuală de onboarding pentru a le pregăti.
Faceți videoclipul distractiv și interesant. Evitați să fiți prea formal, deoarece doriți să îi faceți pe noii lucrători să se simtă în largul lor în noul lor loc de muncă.
Dacă este posibil, creați webinarii de formare pentru o parte semnificativă a instruirii. Acesta este un alt mod de a-i face pe noii angajați să se simtă bineveniți și apreciați, răspunzând la toate întrebările în timp real.
Atribuiți prieteni
Aducerea de noi angajați la bord este interesantă. Dar poate fi, de asemenea, super stresant și consumator de timp.
Managerii de angajare joacă un rol crucial în primirea și formarea noilor lucrători în primele săptămâni și luni. Dar, vă va ajuta dacă aveți o echipă mai largă pentru a ușura procesul.
Nu puteți greși cu prietenii de îmbarcare pentru a asigura o integrare de succes. Pentru început, prietenii de îmbarcare oferă context. Acest lucru îi ajută pe noii angajați să se adapteze rapid la rolurile lor.
Cu contextul, lucrătorii înțeleg exact cum să contribuie la succesul echipelor lor.
Prietenii de integrare oferă genul de context pe care nu îl puteți găsi în manuale. Aceștia îi vor ajuta pe noii lucrători să identifice părțile interesate relevante. De asemenea, ei pot naviga prin diferite aspecte ale organizației dvs.
Datorită progreselor tehnologice, acum puteți integra instrumente de videoconferință în timpul integrării virtuale. Instrumentele fac posibilă interacțiunile cu prietenii față în față care se simt la fel ca interacțiunile în persoană.
Puteți conecta angajații și prietenii alocați prin e-mail. Lasă-i să folosească mijloace de comunicare adecvate, în funcție de preferințele prietenilor. În plus, prietenii de îmbarcare îmbunătățesc productivitatea.
În cele mai multe cazuri, noilor angajați pot avea nevoie de timp pentru a se adapta la mediul de lucru. Au nevoie de ceva timp pentru a-și afla fișele postului și cerințele. Și prietenii de integrare vin pentru a accelera procesul de învățare.
Învățarea rapidă înseamnă că pot deveni rapid productivi în rolurile lor. Prin urmare, ele vor contribui la succesul companiei tale.
În plus, alocarea de prieteni de onboarding îmbunătățește satisfacția noilor angajați. Motivul este că le este mai ușor să depășească provocările atunci când se alătură organizațiilor complexe.
Planificați întâlniri periodice în afara sediului
Printre cele mai semnificative provocări cu care se confruntă atât noii angajați, cât și angajatorii în timpul integrării virtuale este lipsa interacțiunilor. În cele mai multe cazuri, apelurile telefonice și videoconferințele nu sunt suficiente.
În unele cazuri, angajații se pot simți izolați. Și nu există o modalitate mai bună de a aborda astfel de probleme decât adunând întâlniri în afara sediului pentru noii lucrători. De asemenea, este recomandabil să păstrați întâlnirile departe de birourile companiei dumneavoastră.
Întâlnirile în afara sediului întăresc relațiile dintre angajații internați virtual și alți membri ai echipei. Dacă este executat corespunzător, poate crește rata de rotație a angajaților.
Ne aflăm într-o eră în care aproape totul se învârte în jurul tehnologiei. Dar interacțiunile față în față sunt esențiale pentru îmbunătățirea conexiunilor.
Comunicarea se face în mod semnificativ din limbajul corpului. Iar apelurile telefonice, Skype și e-mailurile pot merge doar atât de departe.
Găzduirea unei întâlniri cu toate mâinile este cea mai bună modalitate de a vă transmite punctele. De asemenea, îi încurajează pe angajați să se exprime.
Întâlnirile bine planificate și personalizate în afara biroului sunt, de asemenea, o modalitate excelentă de a arăta aprecierea noilor membri ai echipei. Demonstrează că ești încântat să-i ai la bord. În consecință, sunteți asigurat de loialitatea și munca lor grea.
Cu toate acestea, întâlnirile în persoană sunt posibile numai dacă angajații sunt din zona dvs. locală. Dacă sunt din locuri îndepărtate din punct de vedere geografic, s-ar putea să-ți fie greu să-i mobilizezi. Dar puteți organiza în continuare întâlniri sociale pe web.
Scopul este de a conecta profund și de a-i face pe noii membri ai echipei să se simtă parte din organizația ta.
Înregistrări regulate
Înregistrările regulate vă ajută să determinați progresul angajaților. În plus, vă ajută să stabiliți eficacitatea strategiei dvs. de onboarding.
Efectuați check-in-uri săptămânale. Scopul este de a vedea reperul acoperit și de a determina dacă vă aflați în intervalul de timp stabilit. Verificați performanța muncitorilor. Acolo unde este necesar, rezolvați orice problemă înainte ca acestea să se accelereze.
Aceasta este, de asemenea, o șansă pentru dvs. de a obține feedback de la angajați cu privire la procesul de integrare. Apoi puteți utiliza feedback-ul pentru a îmbunătăți strategia. Ideea aduce beneficii companiei dumneavoastră și viitorului lucrătorilor.
Cea mai bună parte a integrării virtuale este că înregistrările sunt la fel de ușoare ca trimiterea de e-mailuri sau planificarea întâlnirilor cu zoom. Întrebați dacă noii angajați întâmpină probleme de adaptare la cultura dvs. De asemenea, puteți confirma dacă sunteți prea rapid și trebuie să încetiniți procesul.
Creați o cultură prietenoasă pentru lucrătorii de la distanță
S-au spus multe despre crearea unei culturi de afaceri în general. Majoritatea managerilor de angajare și a proprietarilor de afaceri nu realizează că lucrătorii de la distanță nu împărtășesc experiențe similare cu cei care lucrează din organizație.
Este recomandat să creați o cultură care să se adreseze lucrătorilor dvs. de la distanță. Acest lucru îi face să se simtă apreciați și incluși, indiferent de unde lucrează.
Nerespectarea acestui lucru poate face ca lucrătorii de la distanță să simtă că sunt doar un plasament temporar. Cu aceasta, ei nu își vor pune întregul potențial pentru a vă duce afacerea la înălțimi mai înalte.
Începeți prin a înțelege valoarea lucrului de la distanță. Comunicați cultura companiei dvs. și încurajați lucrătorii de la distanță să se exprime liber atunci când se confruntă cu probleme.
Cele mai bune practici și sfaturi pentru integrarea virtuală
Lucrul de la distanță a devenit o normă. În câțiva ani, aproape fiecare organizație va avea cel puțin un lucrător de la distanță.
Integrarea virtuală are scopul de a ajuta lucrătorii să se integreze fără probleme în organizația dvs. De asemenea, îi face să simtă că fac parte din echipa ta. Poate părea greu la început. Dar cele mai bune practici de integrare virtuală de mai sus vă vor ajuta să faceți bine cu noile dvs. angajați.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.