Rezolvarea celor mai comune 6 provocări de implementare a PBX găzduit

Adoptarea unei soluții PBX găzduit poate fi una dintre cele mai ușoare modalități de a reduce costurile și de a vă ridica infrastructura de comunicare și telefonie de afaceri. Cu toate sarcinile grele gestionate în cloud, de către furnizorul de servicii, un PBX găzduit vă va oferi o multitudine de caracteristici robuste, flexibilitate de neegalat și apeluri vocale de înaltă calitate. Cu toate acestea, ca orice tehnologie, adoptarea unui PBX găzduit nu este lipsită de propriile dezavantaje sau sughițuri.

Multe probleme cu soluțiile VoIP și PBX găzduite pot fi rezolvate cu o înțelegere de bază a sistemului sau prin cooperare cu furnizorul dvs. de servicii VoIP. Familiarizarea cu soluțiile VoIP, terminologia și punctele dure obișnuite vă poate salva afacerea de o serie de dureri de cap, fie când treceți de la telefoanele vechi la VoIP, fie chiar începeți din nou cu un nou furnizor de PBX găzduit.

Problema

Primul pas pentru a menține un nivel ridicat de calitate cu soluția dvs. PBX găzduită este să vă asigurați că afacerea dvs. este echipată cu o conexiune adecvată la internet. Multe dintre problemele comune privind calitatea apelurilor VoIP pot fi urmărite până la conexiunea la internet pe care se bazează serviciul. Cu un PBX găzduit, totul este gestionat direct prin conexiunea dvs. la internet, iar apelurile dvs. telefonice sunt transferate ca date prin această conexiune. O întrerupere a telefonului sau chiar ușoare sughițuri în timpul apelurilor dvs. pot diminua cu ușurință imaginea profesională a afacerii dvs., iar unii utilizatori pur și simplu nu vor tolera o experiență de comunicare slabă.

Soluția

Din fericire, VoIP a devenit mult mai fiabil în ultimii ani, dar nefiabilitatea poate fi încă o problemă cheie – dar poate fi în mâinile dumneavoastră să îmbunătățiți această fiabilitate. Când adoptați o soluție PBX găzduită, primul loc de început este să vă testați conexiunea la internet și să recunoașteți blocajele pe care le poate avea. Un sistem este la fel de robust ca punctul său cel mai slab. Desigur, când vine vorba de conexiunea ta la internet, cablul este întotdeauna mai bun decât wireless. Firele permit un flux constant de date și nu pot fi întrerupte de factori externi, cum ar fi o conexiune fără fir. Chiar și cu cel mai puternic router din lume, un semnal WiFi va fi blocat și slăbit de orice bariere prin care trebuie să treacă și poate fi întrerupt sau primi interferențe. Dacă este posibil, asigurați-vă că conexiunea dvs. nu este limitată la o configurație numai Wi-Fi pentru a garanta cea mai puternică conexiune disponibilă. Un loc bun pentru a începe ar fi să testați viteza conexiunii la internet pentru a înțelege cu ce lucrați și cum să faceți upgrade.

Deoarece datele dvs. de apel sunt transferate prin internet, este, de asemenea, imperativ să vă asigurați că biroul dumneavoastră are nivelul adecvat de lățime de bandă disponibilă pentru a gestiona nu numai aceste informații, ci și orice alte date care sunt transferate de la utilizarea standard a internetului în întregul birou. Un apel VoIP obișnuit va consuma aproximativ 85 de kilobiți (kbps) atât de lățime de bandă de încărcare, cât și de descărcare - dar viteza de încărcare este cheia pentru calitatea apelului dvs. telefonic. Fără lățimea de bandă și viteza de încărcare adecvate pentru a împinge datele, apelurile dvs. pot suferi de fluctuații sau întreruperi.

Problema

Chiar și cu cea mai robustă conexiune la internet, cea mai mare lățime de bandă și cea mai rapidă viteză de încărcare disponibilă în biroul dvs., există potențialul ca calitatea serviciului dumneavoastră să sufere. După cum s-a menționat mai devreme, nervozitatea sau întreruperile, apelurile întrerupte au tulburat vorbirea din cauza datelor neplasate sau întârziate și chiar problemele de securitate pot afecta conexiunile VoIP dacă nu mențineți și gestionați instrumentele puse în aplicare pentru a vă asigura cea mai înaltă calitate a serviciului disponibil. Fără hardware sau provizii adecvate, poate fi imposibil să mențineți un nivel ridicat de calitate a apelurilor, care poate avea un impact negativ asupra prezenței afacerii dvs. și a capacității de a lucra.

Soluția

Primul pas pentru gestionarea calității serviciilor dvs. ar fi să adoptați un furnizor de PBX găzduit care vă poate oferi afacerii dvs. un acord privind nivelul de servicii. Obișnuite printre majoritatea furnizorilor, aceste acorduri vă vor ajuta să vă asigurați că totul din backend-ul furnizorului nu numai că va funcționa, dar va funcționa cât mai bine posibil, fără probleme. Dar restul se va retrage din nou pe practicile tale puse în aplicare pentru a gestiona calitatea serviciului pe care îl experimentați atunci când efectuați sau primiți apeluri. Cu o conexiune adecvată la internet pentru a alimenta sistemul PBX găzduit, nu ar trebui să observați nicio problemă cu apelurile dvs. - dar dacă totul merge bine din punctul de vedere al ISP-ului dvs., există încă puncte de focalizare în propria afacere care pot avea un impact.

Stabilirea unei conexiuni VoIP necesită totuși utilizarea de routere și chiar posibile comutatoare pentru a direcționa datele acolo unde trebuie să ajungă și pentru a permite hardware-ului să vorbească cu rețeaua dvs. Routere și switch-uri specifice QoS au funcții încorporate pentru a prioritiza traficul VoIP față de utilizarea standard a internetului, oferind acelor date autostrada în timp ce totul este delegat pe străzile laterale. Reducerea numărului de puncte de acces prin care trebuie să parcurgă informațiile dvs. vă va îmbunătăți, de asemenea, calitatea serviciului, dacă datele trebuie să ruleze prin două routere individuale, poate avea un impact negativ asupra transferului de date și poate încetini totul. Multe firewall-uri vor oferi, de asemenea, o listă de filtre pentru a bloca sau a permite traficul de intrare, iar acestea pot fi configurate de la caz la caz pentru a se asigura că datele VoIP au lățimea de bandă și permisiunile de care au nevoie.

Problema

Unul dintre cei mai mari vinovați în întreruperea sau restricționarea serviciului VoIP este temutul router sau chiar orice alt hardware incompatibil. Multe routere vechi pur și simplu nu pot suporta VoIP și transferul de date care are loc (vezi cele mai bune routere pentru VoIP). Alte componente hardware de rețea, cum ar fi comutatoarele (cum s-a menționat mai sus) pot avea probleme de compatibilitate și nu numai cu protocoalele VoIP, ci și cu ele însele. Orice rețea învechită care încă folosește hardware vechi sau chiar hardware necorespunzător poate face ca tranziția către introducerea unei soluții PBX găzduit să fie o durere de cap majoră și să continue să producă probleme pe viitor. Nu numai că routerele în sine pot fi incompatibile, dar pot fi chiar programate incorect. Dacă utilizați telefoane vechi mai vechi sau chiar telefoane de la un alt furnizor de PBX găzduit atunci când treceți la unul nou, există și problema furnizării telefoanelor dvs.

Soluția

Actualizați, actualizați și actualizați. Dacă afacerea dvs. abia acum trece la un PBX găzduit, dar încă funcționează pe o rețea veche de 5 ani, acum ar putea fi momentul să schimbați toate echipamentele cu routere, comutatoare, fire sau orice alte noi și moderne. alte hardware și puncte de acces – chiar și vechile telefoane. Mulți furnizori vor include sau vinde telefoane care sunt furnizate și gata de conectare, astfel încât configurarea este făcută pentru dvs., altfel puteți petrece ore în șir încercând să vă deplasați prin portaluri web învechite încercând să căutați adresele IP și numele de cont necesare pentru furnizați vechile telefoane la noul serviciu. Când vine vorba de modernizarea hardware-ului, investiția inițială nici măcar nu trebuie să fie uriașă, deoarece echipamentul de ultimă generație nu este întotdeauna necesar – ci mai degrabă asigurarea că hardware-ul pe care îl alegeți este compatibil cu cazul dumneavoastră de utilizare. Mulți furnizori își vor furniza sau vinde propriile routere și switch-uri compatibile VoIP sau pot fi obținute de la comercianți independenți. Din nou, nu cel mai scump este important, ci mai degrabă să vă asigurați că aveți instrumentul potrivit pentru muncă. Deși, nu vă așteptați să vă zgâriți cu un router și să vă așteptați la apeluri de înaltă calitate, orice router de nivel de intrare aleatoriu de la Best Buy ar putea duce la și mai multe dureri de cap.

De asemenea, este important să vă asigurați că hardware-ul dumneavoastră este configurat corespunzător pentru utilizarea pe care o aveți în vedere. Multe routere au o listă uriașă de caracteristici, funcții, permisiuni și excepții care pot fi configurate direct printr-un portal de internet ușor de utilizat. Desigur, sarcina poate părea descurajantă pentru cei nefamiliarizați, dar asistența furnizorului dvs. VoIP și selectarea hardware-ului concentrat pe VoIP pot face ca sarcina de a deschide punctele corecte să fie una simplă și ușoară. Chiar și achiziționarea unui dispozitiv compatibil VoIP sau concentrat ar trebui să fie suficientă pentru a vă asigura că conexiunile sunt configurate corect. Reducerea numărului de puncte între rețea și PBX-ul găzduit este, de asemenea, esențială, așa cum sa menționat mai sus – mai puține routere înseamnă mai puține restricții asupra datelor și rețelei. După cum s-a menționat mai sus, aducerea de noi telefoane pentru noul serviciu poate ajuta la reducerea durerii de cap de a furniza telefoanele existente, deși asistența pentru clienți pentru furnizori ar trebui să ofere o mână de ajutor, deoarece procesul se referă în principal la conectare. informațiile corecte în câmpul corect, dacă actualizarea nu este o opțiune.

Problema

Calculatoarele, rețelele și chiar VoIP pot părea descurajante la început pentru cei care nu sunt familiarizați cu ceea ce pare a fi un sistem complex. Cu propria terminologie, abrevieri și cerințe unice, natura nefamiliară a VoIP se poate dovedi o provocare chiar și pentru cel mai experimentat manager de IT sau de centre de date. Rularea unui centru de date sau configurarea rețelei pentru biroul dvs. este o sarcină diferită de implementarea unei soluții VoIP și mulți administratori de rețea ar putea să nu fie siguri de modul în care funcționează VoIP sau un PBX găzduit. Cu o lipsă de cunoștințe și chiar de înțelegere de bază, poate părea aproape imposibil să treceți la o soluție VoIP sau cel puțin improbabil să vă faceți timp pentru a aduna cunoștințele necesare pentru a intra. Și chiar și odată ce ați stabilit o soluție PBX găzduită pentru dvs. birou, cine îl instalează și știe cum să întrețină sistemul?

Soluția

Din fericire, majoritatea sarcinilor grele și a instalării pentru un PBX găzduit sunt gestionate de furnizor, prin cloud. Deoarece serviciul este găzduit în back-end-ul furnizorului și în centrele de date și nu neapărat o infrastructură suplimentară care trebuie stabilită la nivel local, configurarea poate fi la fel de simplă ca și instalarea unui nou router. Datorită naturii soluțiilor găzduite, puteți avea noul dvs. sistem de telefonie în funcțiune în câteva minute.

Dacă parcurgeți pașii anteriori pentru a vă asigura o conexiune la internet suficient de puternică și un hardware compatibil, configurarea ar trebui să fie la fel de simplă ca apelarea unui furnizor, conectarea întregului hardware și veți fi gata să efectuați apeluri. S-au dus vremurile de descifrare a technobabble-ului, a trebuit să decidă ce codec ar funcționa cel mai bine pentru sistemul dvs. și aprovizionarea hardware complicată. Bineînțeles că ați configurat totul este jumătate din luptă, iar configurarea sistemului dvs. telefonic este mai mult decât simpla conectare a unui telefon la un router. Cu listele masive de caracteristici furnizate cu o soluție PBX găzduită, este posibil să aveți nevoie de ceva timp pentru a configura totul așa cum doriți - dar din nou au trecut zilele în care răsfoiți manualele de utilizare pentru a înțelege portalurile web complicate. În general, incluși în serviciu, mulți furnizori de PBX găzduit vor include acces la un portal web foarte ușor de utilizat, utilizând tehnici de clic și glisare, astfel încât oricine de orice nivel de calificare să își poată adapta rapid sistemul telefonic la cazul său de utilizare. Formarea angajaților dvs. ar trebui să fie de domeniul trecutului.

Problema

Bineînțeles, chiar și cu toată planificarea din lume, dacă ceva eșuează din partea furnizorului tău de servicii, afacerea ta rămâne neputincioasă până când se rezolvă. Toată lumea înțelege necazurile de a apela la o linie de asistență pentru clienți doar pentru a trebui să aștepte în așteptare pentru un agent, dar când vine vorba de liniile tale telefonice – a fi fără serviciu chiar și pentru un minut poate fi un dezastru pentru afacerea ta. Indiferent dacă serviciul dvs. de telefonie scade complet, observați întreruperi sau agitații, dar totul este în regulă sau pur și simplu doriți să activați sau să dezactivați o nouă funcție, un furnizor fără canale de comunicare adecvate și asistență slabă poate transforma minutele de nefuncționare în ore. , sau chiar zile.

Soluția

În zilele noastre, este aproape imposibil să găsești o companie care să nu plaseze serviciul clienți pe un piedestal foarte înalt. S-a dovedit că clienții vor renunța cu ușurință la un furnizor sau o afacere dacă simt că asistența oferită pentru clienți nu este la îndemână. Din fericire, mulți, dacă nu toți furnizorii au luat notă de acest lucru și au ascultat. Deși se consideră că serviciul pentru clienți este o cheie a succesului, nu fiecare furnizor este creat în mod egal și nu fiecare furnizor deschide aceleași canale. Este ușor să te lăudești cu un serviciu de calitate pentru clienți, dar dacă le permiți clienților să-ți sune doar linia de asistență la ore foarte specifice ale zilei, acest lucru nu va ajuta nimănui atunci când telefoanele lor se stinge în miezul nopții.

Atunci când se compară furnizorii de PBX găzduit, unul dintre cele mai importante aspecte de care trebuie să iei în considerare încrucișarea este nivelul de serviciu și căile de comunicare oferite. Unii furnizori mențin linii telefonice pentru serviciul clienți 24/7, adrese de e-mail și chiar chat web live, astfel încât să puteți contacta oricum oricând. Mulți furnizori chiar vor face tot posibilul pentru a se asigura că serviciul lor pentru clienți este 100% bazat în SUA, astfel încât clienții să nu fie nevoiți să-și facă griji cu privire la o potențială barieră lingvistică care poate face un apel de 5 minute să dureze 50 de minute. De asemenea, este important să rețineți că unele servicii PBX găzduite vor oferi diferite niveluri de servicii pentru clienți în funcție de nivelul de servicii la care este abonată afacerea dvs. și chiar limitează asistența telefonică 24/7 la clienții plătitori mai mari. Alegerea unui furnizor care facilitează cât mai ușor contactul lor atunci când ceva nu merge bine va face întreaga tranziție mult mai simplă.

Problema

Securitatea în orice afacere de orice dimensiune ar trebui să fie o preocupare majoră atunci când stabiliți o rețea, indiferent dacă afacerea dvs. intenționează sau nu să adopte un PBX găzduit. Odată cu adăugarea unei soluții PBX găzduite sau VoIP, nu numai că datele dumneavoastră scrise sunt transferate prin rețea, dar acum toate apelurile și comunicațiile vocale vor fi gestionate prin aceeași rețea. Datorită naturii VoIP, este posibil ca o parte care dorește să se infiltreze în rețeaua dvs. să obțină informații despre apelurile trimise prin rețea și să intercepteze comunicațiile, permițându-le în esență să asculte apelul dvs. telefonic. Cu cea mai mare parte din cadrul sistemului de telefonie din mâinile tale, cum poți fi sigur că totul este blocat și securizat?

Soluția

Ei bine, de fapt, mutarea serviciului dvs. telefonic în cloud include în mod inerent o serie de beneficii de securitate pur și simplu datorită naturii sistemului. Administratorii vor avea acces la portalul web care oferă nu numai informații analitice utile, acces la funcțiile serviciului dumneavoastră, dar și funcții de securitate. Administratorii pot seta niveluri de acces specifice în funcție de utilizator, astfel încât numai personalul căruia i s-a acordat permisiunea să vă poată gestiona funcțiile mai puternice sau să obțină acces la informații online. Administratorii pot, în general, să dezactiveze de la distanță un telefon de la utilizarea serviciului PBX găzduit chiar de pe același portal, așa că dacă un angajat nemulțumit pleacă, dar are un telefon acasă, vă puteți asigura că nu mai are acces la rețea sau serviciu. Același portal face, de asemenea, urmărirea utilizării telefonului o sarcină rapidă și ușoară, puteți chiar să înregistrați apeluri și să ascultați mai târziu.

Dar ce zici de intrușii nedoriți care vă sparg rețeaua și vă ascultă apelurile private? Din fericire, toate serverele pe care le va opera PBX-ul dvs. găzduit sunt protejate de criptare lider în industrie și de controlere de frontieră de sesiune, pentru a nu asigura că orice date care sunt preluate vor fi o mizerie de informații, dar acționează și ca un firewall dedicat doar pentru telefonul dvs. apeluri. Adăugarea unui Cloud Encryption Gateway și solicitarea parolelor pentru toate dispozitivele și conexiunile la rețeaua dvs. va ajuta, de asemenea, să împiedicați majoritatea atacurilor. În plus, așa cum sa menționat anterior în secțiunea de ruter, hardware-ul pe care îl utilizați vă poate ajuta să vă blocați rețeaua, deoarece majoritatea routerelor fie vor acționa ele însele ca un firewall cu capacitatea de a restricționa accesul la rețea, dar vor folosi și propriul software. firewall-uri. Orice încuietoare suplimentară pe care o poți pune pe ușă va îngreuna să pătrundă cineva.