Cum poate HR să folosească semnăturile de e-mail pentru a reprezenta cultura companiei?

Semnăturile de e-mail sunt folosite de peste 62% dintre specialiști în marketing, acționând ca un instrument valoros care poate extinde și mai mult gradul de cunoaștere a mărcii în jurul unei companii. Ca o completare ușoară a e-mailurilor, puteți folosi acest instrument de marketing pentru a aduce un element de profesionalitate fiecărui e-mail pe care îl trimiteți, precum și pentru a atașa informații utile care îi ajută pe oameni să rămână în contact cu conturile dvs. de serviciu.

Cu toate acestea, pe lângă promovarea companiei și asigurarea unui grad mai ridicat de vizibilitate a mărcii, semnăturile de e-mail pot fi folosite și pentru a reprezenta în continuare cultura companiei și pentru a stimula comunicarea. De fapt, acest ultim punct de creștere a ușurinței comunicării a avut ecou în jurul diferitelor agenții de marketing majore, 89% dintre agenții de marketing folosind semnături pentru a include informații suplimentare de contact.

În acest articol, vom explora beneficiile utilizării unei semnături de e-mail în cadrul unei companii, trecând prin avantajele cheie, precum și demonstrând cum se poate ajuta la informarea și dezvoltarea culturii interne a companiei.

Să intrăm direct în asta.

Cum adaug o semnătură de e-mail în Outlook?

Adăugarea unei semnături de e-mail în Outlook este surprinzător de ușoară, permițându-vă să creați și să încărcați o semnătură în doar câteva minute. Cu opțiuni extrem de personalizabile și o gamă largă de creatori online la care te poți adresa, implementarea unei semnături la nivel de companie nu este chiar atât de dificilă pe cât ai crede.

În Outlook, există un proces specific pe care îl puteți urma:

• Preferințe – După ce deschideți contul de e-mail Outlook, navigați la preferințe, care ar trebui să fie în bara ferestrei din stânga sus a ecranului.
• Semnături – fie navigați la Semnături deplasând în jos lista alfabetică, fie selectați „Ajutor” și apoi căutați-l direct. Faceți clic pe aceasta pentru a deschide pagina de semnătură în Outlook.
• Editare – Faceți clic pe semnul plus (+) pentru a adăuga o nouă semnătură. Veți putea apoi să editați tipul și numele semnăturii înainte de a o personaliza cu câmpuri și răspunsuri personalizate. În egală măsură, aici puteți încărca direct o semnătură prestabilită dacă ați creat una cu o aplicație sau un serviciu terță parte.
• Publicați – După ce vă personalizați semnătura de e-mail, puteți apăsa Aplica, modificările fiind apoi publicate în contul dvs. Asigurați-vă că ați selectat semnătura de e-mail. Dacă este, atunci următorul e-mail pe care îl trimiteți din contul dvs. include automat semnătura de e-mail în partea de jos a paginii.

Cu aceasta, ați creat și inclus rapid o semnătură de e-mail pe care o puteți distribui în mod egal în întreaga companie.

De ce ar trebui compania mea să folosească semnăturile de e-mail?

Odată ce ați creat o semnătură de e-mail, veți fi setat să începeți să experimentați beneficiile acestui plus util pentru e-mail. De obicei, semnăturile de e-mail au atât un beneficiu instantaneu, cât și unul care se montează în timp. De exemplu, deși există un beneficiu instantaneu al acestor semnături, despre care vom discuta în scurt timp, folosirea uneia acum înseamnă că fiecare e-mail pe care îl trimiteți în viitor va avea în permanență aceste informații suplimentare pe el.

Dacă cineva își consultă e-mailul și se uită înapoi prin e-mailurile anterioare pentru a vedea ce ați spus, semnătura dvs. de e-mail va fi un memento permanent al mărcii companiei dvs., informațiile acesteia și detaliile viitoare pe care este posibil să le fi incluse.

Beneficiile instantanee ale utilizării unei semnături de e-mail sunt vaste, această adăugare simplă făcând o mare diferență. Semnăturile de e-mail online pot:

• Îmbunătățiți profesionalitatea – Peste 82% dintre companii folosesc acum în mod activ semnăturile de e-mail. Unul dintre principalele motive pentru care este cazul este că promovează o imagine de profesionalitate. Companiile le pot folosi pentru a-și arăta branding-ul, pentru a include detalii suplimentare și pentru a folosi culorile companiei. Nu numai că este convenabil, dar crește sentimentul de profesionalitate online.
• Eficiența contactului – Un alt avantaj al utilizării semnăturilor de e-mail este că angajații pot include și alte puncte de contact. E-mailul, deși utilizat pe scară largă, este departe de a fi cel mai eficient mijloc de comunicare. Din acest motiv, inclusiv un număr de telefon, o adresă de e-mail alternativă sau un alt punct de contact va ajuta oamenii să rămână în contact cu compania.
• Îmbunătățiți recunoașterea mărcii – Recunoașterea mărcii este o parte importantă a marketingului online. De fapt, chiar și doar includerea culorii în e-mailul dvs., reflectând culorile companiei dvs., poate îmbunătăți recunoașterea mărcii cu până la 80%. Semnătura de e-mail a companiei dumneavoastră oferă o oportunitate fantastică de a include materiale de marketing, logo-ul mărcii dumneavoastră și numele companiei dumneavoastră. În timp, acest lucru va contribui la creșterea probabilității ca oamenii să recunoască și să asocieze un serviciu pozitiv pentru clienți cu marca dvs.

Deși acestea sunt principalele beneficii pe care le veți obține prin includerea unei semnături de e-mail, ele nu fac decât să zgârie suprafața, aceasta fiind una dintre modificările cu costuri reduse pe care le puteți face afacerii dvs.

Cum poate HR să folosească semnăturile de e-mail pentru progresul cultural intern al companiei?

Deși am discutat despre beneficiile externe ale introducerii unei semnături de e-mail în afacerea dvs., puteți beneficia și de avantaje interne, departamentul de resurse umane folosind semnăturile de e-mail pentru progresul culturii companiei.

E-mailul este o metodă de bază de comunicare în afaceri, angajații folosind acest flux pentru a vorbi între ei pe parcursul zilei. Cu acest precedent, departamentele de HR pot include o serie de informații suplimentare în comunicațiile lor.

De exemplu, HR poate folosi semnături de e-mail pentru

• Rulați sondaje ale companiei – În cadrul semnăturilor de e-mail trimise din cadrul departamentului de resurse umane, angajații pot include un link către un sondaj recent pe care îl desfășoară HR. Aceasta ar putea include un link către un sondaj anonim despre condițiile lucrătorilor, un loc pentru a oferi feedback sau orice alt sondaj care se desfășoară în prezent. Acest lucru oferă angajaților o metodă ușoară de a accesa un loc pentru a-și împărtăși sentimentele, acesta fiind într-un e-mail de resurse umane, economisind timp tuturor, oferind în același timp o locație centrală pentru a căuta sondaje.

• Programați întâlniri – Mulți angajați din HR își folosesc acum semnătura de e-mail ca locație pentru a stoca link-urile „Rezervați o întâlnire”. Acestea îi vor duce pe alți angajați pe o platformă online de unde pot alege dintre locurile de întâlnire disponibile. Atunci când un angajat de HR trebuie să programeze o mulțime de întâlniri, acest lucru îi poate economisi o mulțime de dus și înapoi, asigurându-se totodată că angajații pot găsi un timp care să se înscrie în ziua lor. Aceasta este una dintre cele mai bune modalități de a eficientiza crearea și distribuirea de noi întâlniri în cadrul unei companii.

• Anunțați știri – În cele din urmă, HR poate distribui mesaje și știri ale companiei prin semnăturile lor de e-mail. De la anunțuri la scară largă la buletine zilnice pe care le pot distribui, semnătura de e-mail este un loc minunat pentru a menține oamenii implicați și actualizați, fără a-i concentra să citească prin portalul de știri al companiei. Cu acest mod neangajament de distribuire a informațiilor, echipa dvs. de resurse umane poate comunica mesajele cu ușurință, fără a fi nevoie să depășească un efort suplimentar.

Fiind o locație singulară care poate fi văzută și accesată de oricine căruia departamentul de HR îi trimite un e-mail, o semnătură de e-mail este un loc minunat pentru a include elemente care vor promova cultura companiei. Adesea subutilizată, aceasta este o schimbare singulară pe care ați putea-o încorpora în departamentul dvs. de resurse umane care poate face o diferență uriașă.

Gânduri finale

În timp ce semnăturile de e-mail sunt discutate pe scară largă ca un instrument util care poate fi folosit pentru a perfecționa comunicarea profesională și pentru a stimula recunoașterea mărcii, acestea sunt rareori prezentate ca un instrument util pentru comunicarea internă. Pe lângă faptul că le oferă angajaților mai multe metode posibile de a-și contacta reprezentanții de resurse umane, semnăturile de e-mail sunt adesea un panou de anunț excelent pentru comunicare ulterioară.

De la includerea unui buton de programare a întâlnirilor până la proiectarea unui loc în care pot fi inserate știrile companiei, semnăturile de e-mail sunt un loc minunat pentru a stimula conexiunea și cultura companiei într-un mediu corporativ.