Cum să evitați problemele de asistență IT
Publicat: 2021-05-06În calitate de proprietari de afaceri, este inevitabil să existe departamente despre care nu avem o înțelegere cuprinzătoare. De aceea, angajăm personal ale cărui seturi și abilități îi fac să se potrivească anumitor sarcini. Când pantoful nu se potrivește, putem externaliza cu totul rolul. Aplicarea acestor mecanisme este cheia eficienței afacerii.
Cu toate acestea, anumite probleme sunt mai grave decât altele. Una dintre cele mai mari dureri de cap este IT. Atunci când sistemele sunt nefuncționale, poate împiedica foarte mult productivitatea sau, în cazuri extreme, poate opri afacerea. Într-o lume perfectă, nu am întâlni probleme IT, dar, în realitate, ele vor apărea cel puțin ocazional. În acest articol, învățăm cum să atenuăm riscurile și cum să ne ocupăm cel mai bine de problemele atunci când acestea apar inevitabil.
Ce este suportul IT și de unde a venit?
Conceptul modern de suport IT a început în anii 1990. Proliferarea biroului de asistență IT a fost accelerată de boom-ul dot-com, dar a lăsat adesea de dorit în ceea ce privește profesionalismul. Tinerii relaxați care stăteau pe saci de fasole și lucrau sub o grămadă de bijuterii retro este un stereotip comun al epocii. Atitudinea lor relaxată față de muncă a fost încurajată de incapacitatea colegilor lor de a înțelege complexitatea IT. (1)
Pe măsură ce computerele personale pentru fiecare angajat au devenit norma și pe măsură ce tehnologia a continuat să avanseze, cererea de suport tehnic a crescut. Boom-ul dot-com a avut un accident brusc și tumultuos în timpul atacurilor din 11 septembrie din 2001. Acest lucru a rezultat parțial din așteptările internetului din timpul calamității din 11 septembrie, care erau prea mari pentru o infrastructură încă la început. (2)
Cu toate acestea, împreună cu o dependență tot mai mare de servicii de internet, cum ar fi e-mailul și browserele web, aceste neajunsuri au subliniat din nou nevoia de suport IT, ajutând în mod ironic la creșterea industriei. Prin aceasta a apărut apariția uriașelor centre de apeluri care oferă suport IT bazat pe telefon.
Pe măsură ce companiile profitau de nevoia tot mai mare de servicii IT cu procese standardizate pentru probleme unice și tehnice, IT a devenit treptat un tărâm al poveștilor de groază. Contactarea centrului de apeluri era o sarcină de temut, adesea delegată angajaților cu reputație scăzută din companie sau folosită ca pedeapsă pentru cei care nu performează.
Drept urmare, suportul IT a intrat pe tărâmul culturii populare prin parodie și ridicol. Trei emisiuni TV cunoscute includ The IT Crowd , care a expus tărâmul întunecat al nerdomului, The Office , care a descris viețile mundane de zi cu zi printr-o lentilă de comedie și Little Britain , cu fraza sa semnătură, „Computer says 'nu. '”
În ultimul exemplu, acest slogan a fost folosit comic ca răspuns chiar și la cele mai rezonabile solicitări. Ulterior, expresia a devenit prescurtare pentru izbucniri îndelungate și încărcate de insulte către sentimentul generalizat de inutilitate și ineficiență endemică a suportului IT. (3)
În zilele noastre, suportul IT funcționează la fel ca în deceniile precedente, deși cu unele diferențe. Rămâne primul punct de apel pentru probleme tehnice, hardware și software, dar utilizatorii pot comunica și printr-o varietate de medii, inclusiv portaluri de chat, telefon și prin e-mail.
Amintirile despre trauma suportului IT de odinioară nu sunt niciodată în urmă, iar automatizarea și dependența crescută de algoritmi au ridicat întrebări suplimentare despre etică și siguranța cibernetică. În ciuda acestui fapt, nu vom putea niciodată să evităm complet problemele IT, dar este posibil să le atenuăm. (4)
Cum să feriți de probleme cu suportul IT
După cum mulți pot atesta, prevenirea este adesea mai utilă decât vindecarea. IT-ul este esențial pentru afacerea dvs., iar mai jos sunt câteva idei despre cum să vă mențineți sistemele în funcțiune, minimizând nevoia de asistență IT constantă:
- Angajați personal experimentat în tehnologie : sună ca o idee deloc, dar în mijlocul procesului vârtej de angajare de personal nou, investigarea cât de profunde cunoștințele în tehnologie ale cuiva pot fi ușor trecute cu vederea. Cu toții cunoaștem sentimentul de a întâmpina dificultăți tehnice, doar ca o grămadă de fețe goale să se uite neputincioase una la alta pentru sprijin, expunând neadevărurile despre CV-urile angajaților.
- Păstrați-vă software-ul actualizat : emoțiile obișnuite pe care oamenii le asociază cu acele avertismente neplăcute de „actualizare a sistemului” includ enervarea, confuzia, importanța și frustrarea, ceea ce spune totul. Pentru mulți, astfel de mesaje sunt concepute pentru a fi ignorate, dar acesta nu ar trebui să fie răspunsul nostru. (5)
Actualizările remediază erori, îmbunătățesc securitatea și abordează alte probleme interne pe care dezvoltatorii le-au observat, dar este posibil să nu le aveți. Utilizarea unui sistem care este pur și simplu „bine” este un semn de mulțumire care vă lasă expus – cu un pas mai aproape de un apel telefonic lung cu IT. - Antrenează continuu personalul și cultivă talentele de top : IT și, în general, tehnologia se află într-o stare constantă de dezvoltare, dublându-se la fiecare 18 luni. Deși s-ar putea să nu fie întotdeauna posibil să fii în fața curbei, este important să știi cel puțin unde se află acea curbă. (6)
O pregătire regulată a personalului poate umple o mulțime de lacune în cunoștințele oamenilor despre sistemele pe care le folosesc. Mulți vor avea probabil puține cunoștințe despre importanța puterii parolei sau chiar despre cum să depaneze problemele de bază ale platformei. Oferirea slujbei de formare unui angajat experimentat în tehnologie poate promova mândria în munca sa, iar rezultatul va fi probabil că personalul dvs. va deveni mai autosuficient în rezolvarea problemelor care apar. - Cumpărați pachete complete : atunci când faceți cumpărături pentru platforme, puteți fi tentat să cumpărați lucruri individual. Un server de aici, layout-uri de site-uri acolo și desktop-uri de la Discount Dave's. Evitați acest lucru cu orice preț și încercați să cumpărați sisteme complete de la un singur dealer. O platformă care este întreagă și sincronizată va duce la mai puține probleme. Dacă apar probleme, familiaritatea dealer-ului cu toate colțurile sistemului îi face să fie bine plasați pentru a vă ajuta, ceea ce este de preferat și mai eficient decât navigarea într-o rețea Frankenstein de cote și finalități.
- Alegeți cu înțelepciune momentul de actualizare : nu vă actualizați niciodată sistemele în mijlocul unui proiect major, deoarece acest lucru poate provoca un dezastru pentru fluxul dvs. de lucru. Fii strategic și găsește un timp între proiecte în care poți acorda sarcinii atenția pe care o merită.
- Păstrați în partea de sus a „igienei computerului” : Acest punct este dublu, fiind atât literal, cât și figurat. Igiena computerului poate suna imediat ca o curățare fizică a computerului, dar principiile igienei computerului se referă la utilizarea de produse și instrumente care sunt curate și care favorizează securitatea cibernetică. (7)
Curățarea fizică a tehnologiei este de asemenea importantă. Praful se poate acumula în computerele dvs., blocând pasajele de aer, ceea ce duce la supraîncălzire și la performanță slabă. Alimentele sau lichidele vărsate pot fi, de asemenea, cauza unor mari probleme, chiar dacă totul pare să funcționeze fără probleme.
În plus, alegeți un software de renume pentru a vă conduce afacerea. Alternativele mai ieftine sau gratuite pot părea atrăgătoare, dar adesea vin cu povara nedorită a programelor spion sau a urmăririi datelor. Acești actori rău intenționați reprezintă o amenințare persistentă și vă vor trimite mai repede la asistența IT.
Cum să gestionați cel mai bine experiența dvs. de asistență IT
Nu vă puteți ascunde de suportul IT pentru totdeauna. Va veni un moment când vei avea nevoie de aceste servicii. Veți fi ușurați să aflați că există opțiuni excelente de asistență IT. Când va veni momentul, urmați acest sfat pentru a vă face experiența cât mai simplă posibil.
- Încercați să vă minimizați furia : incivilitatea și utilizarea telefonului merg mână în mână. Nu numai că telefonul mobil modern este responsabil pentru abilitățile sociale reduse și grosolănia, dar grosolănia față de străini la telefon, în special personalul de asistență, este prea frecventă. Aruncă o doză mare de frustrare în amestec și vei fi surprins cât de explozive pot fi acțiunile tale. (9)
Doar pentru că sunteți supărat sau confuz, acest lucru nu vă dă dreptul de a deveni agresiv și nici nu vă va ajuta la rezolvarea problemelor IT. Răbdarea va fi o virtute în această situație. Explicați-vă cu calm situația și ascultați cu atenție răspunsul lor. Pune în aplicare ceea ce spun ei și pune întrebări atunci când ești confuz.
Există, desigur, situații în care este posibil să fi primit un serviciu neregulat sau în care s-ar putea să experimentezi nepoliticos. Rezolvați acest lucru când și unde puteți, fie la finalizarea apelului, fie escaladând lucrurile cu managerii lor, dacă ceva a fost deosebit de rău. - Faceți cereri rezonabile : suportul IT este o călătorie constantă. Nu există o destinație de insulă tropicală fără griji care să te aștepte la celălalt capăt, norii vor veni mereu. Din acest motiv, trebuie să faceți cereri raționale și constructive.
O așteptare ca „remediați X și faceți-o acum” nu vă va face sistemele să funcționeze mai repede și probabil îi va frustra pe cei care încearcă să vă ajute. Pe de altă parte, a sugera că trebuie să fii până la un anumit punct, cu un anumit timp, pentru a putea face o anumită muncă, îi va oferi persoanei de asistență IT mult mai mult cu care să lucreze. - Evitați să vorbiți despre bani sau reduceri în timpul depanării problemelor : banii sunt un subiect foarte sensibil și pot fi inutil atunci când încercați să rezolvați problemele IT. Aducerea acestui lucru în mod inutil va încurca și va complica procesul. Acest lucru va fi agravat de faptul că finanțele probabil nu sunt „departamentul” persoanei cu care vorbiți.
Dacă aveți îngrijorări reale cu privire la costul serviciului în comparație cu suportul pe care îl primiți, atunci există modalități adecvate de a comunica acest lucru. De obicei, este o idee bună să scrieți un e-mail, în care să vă exprimați în mod clar punctele și să aveți o evidență clară a schimbului dvs.
În concluzie
Asistența IT este o industrie care este fundamentală pentru fluxurile de lucru ale majorității afacerilor. De la originile sale în anii 1990, până la reputația sa enervantă și parodiile ulterioare, mulți au încercat să o evite. Urmând unele dintre sfaturile de mai sus, despre actualizări și cunoștințe tehnice, vă va ajuta să reduceți frecvența cu care aveți nevoie de suport IT. Când apare această nevoie, un pic de civilizație și respect pot face experiența mult mai constructivă.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.