Cum să alegi un furnizor VoIP

Majoritatea companiilor, de la centre de apeluri până la startup-uri, fie se gândesc, fie au început deja să-și înlocuiască serviciul de telefonie existent cu un sistem de telefonie Voice over Internet Protocol (VoIP). Există o serie de motive pentru a face schimbarea, iar companiile care au adoptat deja aceste sisteme le pot atesta. Acest articol va acoperi câteva aspecte despre cum să alegeți cel mai bun furnizor de servicii VoIP.

Criterii pentru alegerea unui furnizor VoIP

Un sistem telefonic VoIP oferă utilizatorilor săi mai mult decât un simplu serviciu telefonic. Aceste platforme pot fi folosite pentru comunicare video, mesagerie instantanee cu colegii și multe altele. Datorită acestui set bogat de caracteristici, ar trebui să aveți o listă lungă de criterii de luat în considerare atunci când selectați instrumentul VoIP.

În acest articol, vom acoperi următoarele secțiuni:

• Scrieți-vă cerințele
• Costuri implicate
• Caracteristici disponibile
• Relații Clienți
• Integrari terțe părți
• Securitate VoIP
• Timp de funcționare VoIP
• Defalcarea furnizorului VoIP
• întrebări frecvente

Dar mai întâi – notează-ți cerințele

Deoarece sunt atât de multe lucruri de luat în considerare atunci când alegeți un telefon VoIP, este important să notați cerințele pe care le căutați. Trecerea de la un serviciu de telefonie tradițional, cum ar fi un telefon fix, la o platformă VoIP este un pas mare. Luați în considerare ce elemente sunt absolut esențiale pentru dvs. într-un sistem de telefonie. Iată câteva motive pentru care ați putea lua în considerare trecerea la un sistem telefonic VoIP:

• Sistemele telefonice VoIP reduc semnificativ costurile unui sistem PSTN.
• Această tehnologie vă oferă o platformă de comunicații all-in-one.
• Serviciul de telefonie VoIP oferă servicii îmbunătățite pentru telefoanele mobile și alte dispozitive mobile pe care PSTN nu le poate oferi.
• Aceste platforme oferă tehnologie avansată cu o curbă de învățare neglijabilă.
• Puteți ajusta numărul de locuri pe un instrument VoIP pentru a face față cu ușurință la scara în schimbare a afacerii dvs.

Aceasta ar putea include reducerea costului facturii telefonice de afaceri și a avea o anumită cantitate de linii telefonice de care aveți nevoie. Dar nu vă fie teamă să mergeți dincolo de asta. Gândiți-vă la caracteristicile care vă lipsesc PSTN și la modul în care o platformă VoIP vă poate ajuta să umpleți golul. Notarea tuturor acestor cerințe vă va ajuta să vă mențineți organizat și să vă asigurați că nu pierdeți nimic important pentru dvs.

Costuri implicate

Prețul va fi o componentă importantă în selectarea unui furnizor potrivit pentru dvs. Cu toate acestea, cel mai mic preț poate să nu fie întotdeauna cel mai bun preț, deoarece factori precum calitatea serviciului, asistența clienților, opțiunile de plan de servicii și alții ar trebui cu siguranță să influențeze decizia finală pentru un furnizor VoIP. Iată o detaliere a diferitelor taxe asociate cu telefoanele de afaceri VoIP.

Preț pe instalare

Un telefon PSTN tradițional se bazează pe fire de cupru care vă conectează sistemul la furnizorii de servicii telefonice. Deoarece un sistem VoIP se conectează prin internet, nu ar trebui să existe nicio taxă sau o taxă foarte mică atunci când vine vorba de instalare. Cel mult, vă puteți aștepta la o taxă de activare a contului. Cu toate acestea, aceasta ar fi o taxă unică în contul dvs.

Preț pe utilizator

Vă puteți aștepta ca o linie VoIP să ruleze între 20 USD și 30 USD/lună/utilizator. Caracteristici de bază, cum ar fi apeluri de ieșire nelimitate (de obicei pentru SUA și Canada), minute gratuite, asistent automat, redirecționare a apelurilor, ID apelant, așteptare a apelului, înregistrare a apelurilor, apel per utilizator și multe altele. PBX-ul dvs. vă va oferi probabil opțiunea de a plăti anual sau de la lună la lună.

Taxe suplimentare

Cele mai mari taxe asociate cu serviciul VoIP sunt cu siguranță instalarea și încărcătorul preț-per-utilizator. Dar iată câteva alte taxe pe care le puteți întâmpina:

• Minute gratuite — Planul dvs. va include probabil minute gratuite, dar este posibil să nu fie nelimitate. Deci, dacă depășești suma alocată, vei fi taxat.
• Hardware VoIP — Poate fi necesar să achiziționați hardware suplimentar pentru noul dvs. sistem telefonic, cum ar fi un telefon nou-nouț sau un adaptor pentru telefon analogic
• Planuri de upgrade — Dacă decideți că planul VoIP cu care mergeți nu se potrivește nevoilor dvs. de afaceri, puteți trece la nivelul următor. Dar, desigur, ar trebui să vă așteptați la un preț mai mare cu asta.

Caracteristici VoIP

Specificații standard

Acest lucru poate fi o idee deloc, dar este important să vă asigurați că platforma pe care o selectați are caracteristicile și capabilitățile VoIP de care aveți nevoie. Dar dacă nu ești sigur la ce ar trebui să te uiți, iată câteva caracteristici pe care trebuie să le iei în considerare și de ce sunt importante:

• • • Însoțitor automat – Un însoțitor automat este un sistem de meniu care folosește solicitări vocale automate pentru a ajuta apelanții la navigarea către agentul sau departamentul potrivit. Acest lucru va economisi timp și bani echipei dvs., deoarece poate înlocui un recepționer în direct.
    • Redirecționarea apelurilor — Cu această funcție, apelurile clienților tăi nu vor rămâne niciodată fără răspuns. Un sistem VoIP vă va permite să redirecționați un apel către o altă extensie sau un număr de telefon diferit.
    • Analiza apelurilor — Aceasta vă permite să colectați date precum valorile sesiunii de apeluri, tendințele comportamentale, performanța agenților și multe altele. În acest fel, puteți folosi informațiile pentru a lua decizii bazate pe date.
    • Softphone — O aplicație softphone vă permite să efectuați un apel sau să trimiteți un mesaj pe orice dispozitiv compatibil WiFi. În acest fel, vă puteți duce conversațiile din mers.
    • Mesagerie text de afaceri — Sistemele VoIP vă permit să trimiteți mesaje SMS direct de pe platformă. Uneori, o anumită situație necesită un mesaj text în loc de un apel, astfel încât în ​​acest fel nu va trebui să comutați între platforme pentru a face acest lucru.
    • Mesagerie vocală în text — Această caracteristică transcrie mesajele dvs. vocale și le trimite pe telefon ca text SMS.
    • Conferințe video — sistemele telefonice VoIP oferă de obicei un instrument de chat video, astfel încât să puteți colabora cu clienții și colegii în cel mai convenabil mod posibil.

Caracteristici avansate

Deoarece platformele de telefonie VoIP oferă mai mult decât un simplu serviciu telefonic, merită să profitați de unele dintre funcțiile mai avansate pe care le oferă aceste instrumente. Aceasta include funcții VoIP precum inteligența artificială, analiza apelurilor, sistemele IVR și integrările native de la terți. Cu toate acestea, cu cât funcțiile pe care le căutați sunt mai avansate, cu atât prețul mai mare îl veți plăti de cele mai multe ori.

Furnizorii VoIP vor varia în ceea ce privește modul în care taxează utilizatorii pentru planuri mai avansate. Multe platforme vor oferi funcții mai avansate cu cât vă deplasați mai departe în cadrul opțiunilor lor de plan de prețuri plătite. Alți furnizori, cum ar fi Nextiva și Telnyx, oferă opțiunea de a achiziționa anumite funcții la carte. În acest fel, plătiți doar pentru funcțiile de care aveți nevoie.

Relații Clienți

Comunicațiile vitale cu clienții și colegii trec prin instrumentul dumneavoastră VoIP. Deci, dacă ceva nu merge bine, trebuie să vă asigurați că este rezolvat imediat. Unii furnizori oferă asistență 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână prin externalizarea asistenței pentru clienți în anumite ore ale zilei. Majoritatea celorlalți furnizori VoIP oferă asistență telefonică în timpul orelor normale de lucru

Asistența pentru clienți disponibilă atunci când aveți nevoie este extrem de importantă atât pentru VoIP rezidențial, cât și pentru afaceri. Prin urmare, a ști ce tip de sprijin veți primi și când vă puteți aștepta să primiți este cu siguranță un lucru obligatoriu. Iată câțiva alți factori pe care ar trebui să îi căutați în oferta de servicii pentru clienți a unui furnizor de VoIP:

Simplitate – Pe lângă direcționarea apelurilor către mai mulți agenți, timpul de așteptare în timpul unui apel este ceva ce utilizatorii ar trebui să caute să reducă cât de mult pot.

Reprezentanți în direct — Un reprezentant în direct este o opțiune de asistență ideală de căutat, deoarece sunt ușor disponibili pentru a discuta despre probleme cu dvs. Conversarea cu o persoană va face mai ușor pentru ambele părți să elaboreze și să explice atunci când este necesar.

Opțiuni de autoservire — O ofertă robustă de servicii pentru clienți vă va oferi mai mult decât abilitatea de a discuta cu un reprezentant. Acestea includ portaluri online, tutoriale video, întrebări frecvente și/sau alte alternative bazate pe web.

Integrari terțe părți

Unul dintre cele mai mari avantaje ale unui instrument VoIP este că acestea vin adesea cu integrări încorporate de la terți. Deoarece instrumentul dvs. VoIP este menit să fie în centrul comunicării dvs. zilnice, acestea se sincronizează cu instrumentele pe care le utilizați frecvent. Iată câteva integrări la care vă puteți aștepta:

CRM — Multe soluții VoIP se vor integra cu instrumentul dvs. CRM, astfel încât să puteți urmări datele necesare din apelurile dvs. telefonice. Această integrare poate permite, de asemenea, o experiență mai bună pentru clienți, deoarece platforma vă poate conecta agentul la profilul apelantului care vine și uneori chiar creează automat un nou bilet de asistență cu informații despre acel apel.

SMS și fax — Majoritatea platformelor VoIP au funcții de SMS și fax încorporate chiar în platformă. Dar dacă nu au această funcționalitate, instrumentul dvs. ar trebui să se integreze cu o platformă de SMS și fax terță parte.

Software de e-mail — Prin sincronizarea instrumentului de e-mail cu sistemul dumneavoastră VoIP, veți putea profita de gestionarea e-mailului și a apelurilor. De exemplu, integrarea Microsoft Outlook cu instrumentul VoIP înseamnă că puteți primi fișiere audio din instrumentul VoIP direct pe e-mail.

Integrari de stocare în cloud — Un instrument VoIP ar trebui să se integreze cu ușurință cu un instrument de stocare în cloud precum Dropbox sau Google Cloud, astfel încât să vă puteți păstra în siguranță înregistrarea telefonului. În acest fel, puteți rămâne protejat de lucruri precum fraudă și procese.

Înainte de a vă selecta platforma VoIP, asigurați-vă că instrumentul dvs. are aceste integrări sau oricare dintre acestea aveți nevoie. De asemenea, puteți fi cu ochii pe software-ul VoIP care oferă integrări API terțe, astfel încât să vă puteți personaliza instrumentul după cum este necesar.

Securitate VoIP

Pe măsură ce rulează prin internet, serviciul VoIP este supus anumitor vulnerabilități ale sistemului. Din acest motiv, datele dvs. sunt susceptibile din punct de vedere tehnic de interceptare sau încălcare. Asta înseamnă că este vital să cauți un furnizor VoIP care să facă efort suplimentar pentru a lua măsuri de securitate pentru a proteja datele clienților.

Cel mai eficient mod de a vă asigura că apelurile sunt sigure este prin criptarea la nivel înalt. Aceasta se referă la procesul de conversie a datelor din apeluri într-o versiune codificată care poate fi decodificată numai cu o cheie de descriere.

Un alt indicator al securității puternice la un furnizor VoIP este dacă au mai multe centre de date în locații diferite. Mai multe servere dintr-un centru de date duc la redundanța serviciului, ceea ce înseamnă că un server poate prelua controlul în cazul în care altul eșuează. Același lucru este valabil și pentru centrele de date. Dacă un furnizor VoIP are mai mult de un centru de date într-o locație, unul poate prelua în cazul în care altul eșuează.

Iată și alte lucruri la care să fii atent:

• Audituri ale centrelor de date
• Autentificare multi-factor
• Gestionare avansată a contului

Furnizorii VoIP ar trebui să ofere și să facă publicitate măsuri de securitate pentru fiecare dintre planurile lor disponibile. Vă puteți aștepta la funcții de securitate mai avansate cu cât urcăți nivelul pachetului unui furnizor. Asigurați-vă că selectați un plan care oferă o cantitate adecvată de securitate pentru nivelul de date și informații sensibile cu care veți lucra.

Timp de funcționare VoIP

Uptime se referă la procentul de timp în care serviciul dvs. VoIP este online și funcționează. Niciun furnizor nu poate garanta o funcționare de 100%. Deoarece VoIP rulează pe internet, întreruperile neașteptate sunt inevitabile. Majoritatea furnizorilor pot promite de obicei un timp de funcționare de aproximativ 99,9%.

Poate părea un număr solid, dar, așa cum am afirmat anterior, numărul de cifre după acea zecimală va indica o diferență semnificativă în timpul de funcționare. De exemplu, de obicei, 99,999% timp de funcționare este echivalent cu 5,26 minute de timp neprogramat pe an; 99,99% este echivalent cu 52,56 minute pe an.

Diferența dintre aceste numere este uriașă, așa că este important să verificați ce procent de timp de funcționare poate garanta furnizorul dvs., până la ultima zecimală. Dacă procentul de timp de funcționare nu include timpii de întreținere și upgrade, este posibil să vă uitați la mai mult timp de nefuncționare, în plus față de procent.

De asemenea, este important să întrebați furnizorul dvs. VoIP când serviciul este de obicei întrerupt, fie că este în weekend sau în afara orelor de program. Asta ar putea face o mare diferență pentru clienții tăi.

Iată câteva lucruri de luat în considerare înainte de a face schimbarea:

• Buget — Acesta ar trebui să fie unul dintre primele lucruri pe care le luați în considerare. Înainte de a vă atașa la un furnizor VoIP, asigurați-vă că planul adecvat se încadrează în bugetul dvs.

• Funcții — Confirmați că oricare furnizor cu care mergeți are caracteristicile exacte de care aveți nevoie.

• Securitate — Asigurați-vă că selectați un serviciu care vă va cripta comunicațiile.

• Scalabilitate — Dacă anticipați că afacerea dvs. va crește în viitorul apropiat, este important să vă scalați platforma alături de aceasta.

• Fiabilitate — Doriți să vă asigurați că instrumentul cu care utilizați vă poate oferi servicii de încredere. Ar putea fi dăunător pentru afacerea dvs. dacă serviciul dvs. scade constant.

Defalcare populară a furnizorilor VoIP

Acum că știți ce să căutați la un furnizor VoIP, iată o detaliere amănunțită a unora dintre cei mai buni furnizori VoIP de pe piață.

Nextiva

Nextiva este o platformă all-in-one-cloud care oferă comunicare în afaceri, colaborare și servicii pentru clienți. Printre caracteristicile sale impresionante, Nextiva oferă unul dintre instrumentele robuste de raportare pe care le puteți găsi într-un sistem VoIP. Oferă utilizatorilor săi informații de afaceri și analize vocale. Utilizatorii pot crea rapoarte și tablouri de bord filtrate după lucruri precum subiectul apelului și agentul.

Nextiva Avantaje și dezavantaje

Iată ce spun recenziile utilizatorilor Nextiva despre instrument.

RingCentral

RingCentral este o platformă de comunicații în cloud concepută pentru a ajuta companiile să simplifice corespondența dintre clienți și colegi. Platforma are un sistem de telefonie impresionant și a fost desemnată Premiul pentru cel mai bun sistem telefonic din 2019 de la Finances Online.

Platforma permite administratorilor să aleagă dintre peste 200 de coduri locale pentru numerele lor de afaceri și să efectueze apeluri nelimitate către SUA și Canada. De asemenea, puteți utiliza funcții specifice de apelare, cum ar fi filtrarea apelurilor, redirecționarea apelurilor și inversarea apelurilor.

Pro și contra RingCentral

Iată ce spun recenziile utilizatorilor RingCentral despre instrument.

Lăcustă

Grasshopper este un sistem de telefonie pentru afaceri care este excelent pentru întreprinderile mici. Ele oferă funcții precum transcrierea mesageriei vocale și portarea numerelor pentru a oferi clienților lor un nivel ridicat de eficiență. Furnizorul de VoIP oferă, de asemenea, integrarea Gmail și mesajele de afaceri pentru a se asigura că comunicarea este cât mai ușoară posibil.

Avantaje și dezavantaje Grasshopper

Iată ce spun recenziile utilizatorilor Grasshopper despre instrument.

Cinci9

Five9 este un centru de contact cloud dedicat îmbunătățirii experienței clienților. Platforma oferă funcții pentru a îmbunătăți experiența de apelare a clienților. Acestea oferă apelare automată, ceea ce solicită platformei să apeleze automat numărul următor pe listă. De asemenea, puteți profita de apelarea progresivă, care conectează doar agenții cu clienții potențiali care au preluat anterior linia.

Five9 argumente pro și contra

Iată ce spun recenziile utilizatorilor Five9 despre instrument.

Vonage

Vonage este conceput pentru a face comunicațiile mai flexibile, mai inteligente și mai personale. Ele oferă o serie de caracteristici excelente de comunicații unificate pentru a face acest lucru posibil. Seturile de caracteristici sunt împărțite în diferite categorii, cum ar fi colaborarea, flexibilitatea și mobilitatea. Puteți folosi inversarea apelurilor, monitorizarea apelurilor, tabloul de bord Vonage și multe altele.

Avantaje și dezavantaje Vonage

Iată ce spun recenziile utilizatorilor Vonage despre prețurile și planurile lor.

Concluzia: nu poți greși cu VoIP

La sfârșitul zilei, VoIP vă face comunicațiile de afaceri mai eficiente și mai rentabile, oferind în același timp funcții excelente pe parcurs. Există o serie de opțiuni grozave pe piață, așa că atâta timp cât știți de ce aveți nevoie într-un sistem telefonic de afaceri, nu puteți greși cu orice opțiune alegeți. Dacă doriți să aflați mai multe despre ce să aveți în vedere într-un sistem de telefon de birou mic, aruncați o privire la primele 8 alegeri ale noastre.