Cum să colaborezi mai bine când lucrezi de la distanță

În ultimii câțiva ani, lucrătorii s-au împăcat cu lucrul de la distanță, fie că este de acasă sau din cafeneaua locală. Există beneficii clare ale acestui tip de aranjament, inclusiv capacitatea de a-ți planifica mai bine ziua, independența pe care ți-o oferă și eliminarea acelei navete zilnice lungi și stresante. Totuși, există și dezavantaje clare, inclusiv lipsa de interacțiune cu colegii tăi, care poate duce adesea la descoperiri în munca ta. Pentru a atenua acest dezavantaj, acest ghid se referă la modul în care puteți interacționa și colabora mai bine online.

Mesagerie instanta

Dacă nu utilizați încă un serviciu de mesagerie instant specifică serviciului, acesta este momentul să investiți într-unul. Există câteva opțiuni principale aici, sub formă de Slack sau Microsoft Teams, care îndeplinesc sarcina de a-ți face echipa să comunice perfect. Adesea, la un mesaj instant se răspunde mult mai devreme decât la un e-mail și vă va ajuta echipa să rezolve problemele mici mai rapid, colaborând în același timp împreună în chat-urile de grup.

Majoritatea serviciilor de mesagerie instant au, de asemenea, o funcție de apelare conferință care vă poate ajuta echipele să discute rapid problemele sau să se întâlnească pentru o conversație de dimineață despre munca stabilită pentru ziua următoare. Având în vedere că lucrul de acasă vă poate determina echipele să se simtă izolate sau singure, utilizarea unei funcții de chat în echipă le poate ajuta nu numai să colaboreze mai bine, ci și să ajungă din urmă și să converseze - așa cum ar face-o peste răcitorul cu apă de la birou.

Documente de colaborare

Gestionarea documentelor este o responsabilitate uriașă pentru personalul dvs. în timp ce lucrează de acasă. Este important să poți colabora la aceste documente. Capacitatea de a revizui rapid munca celuilalt sau de a lucra la același document în același timp online, vă poate ajuta lucrătorii să lucreze mai rapid și cu un grad mai mare de acuratețe. Partajarea documentelor de colaborare este, de asemenea, modul în care veți putea urmări munca personalului dvs. pe parcursul zilei.

Există mai multe platforme care oferă acest serviciu, dintre care unele sunt furnizate de giganții software precum Google și Microsoft, în timp ce altele sunt mai personalizate pentru diferite tipuri de afaceri. Ar trebui să selectați software-ul pe care îl utilizați în funcție de utilitatea sa generală pentru firma dvs. și de cât de ușor este pentru personalul dvs. să preia și să îl utilizeze fără a fi nevoie să urmați o instruire în prealabil.

Managementul documentelor

Pe lângă lucrul la documente împreună ca o echipă, veți dori, de asemenea, ca echipa dvs. să aibă acces la toate informațiile, documentele și resursele de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile cu pricepere și agilitate. Aceasta înseamnă să folosiți o anumită formă de manager de documente pentru a vă ajuta să țineți evidența întregii activități și să găsiți resurse cu ușurință. Folosiți platforma de gestionare a activelor digitale DAM pentru a realiza acest lucru, cu toate cele mai importante documente ușor accesibile, bazate pe cloud, pentru ca personalul dvs. să le poată ajunge în momente de nevoie.

Există mai multe beneficii în utilizarea unui program DAM pentru nevoile diferitelor departamente. De exemplu, un departament de marketing care are acces la toate materialele lor de marketing anterioare îi poate ajuta să elaboreze noi campanii mai rapid. Echipele financiare pot avea acces la toate jurnalele tale din lunile și anii precedenți. Accesul la informații contează. Acest lucru este esențial pentru funcționarea eficientă a afacerii dvs. atunci când angajații lucrează de acasă.

Sisteme

În timp ce sfaturile de mai sus sunt toate practice în natură și se bazează pe implicarea dvs. cu tipul potrivit de software de pe piață, există și sisteme pe care le puteți pune în aplicare pentru a vă ajuta personalul să lucreze mai eficient online. Acestea includ întâlniri zilnice pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină și săli de lucru individuale sau întâlniri de cafea pentru a vă ajuta personalul să se cunoască și pentru a vă ajuta să vă întâlniți cu personalul pe care îl vedeți o dată pe săptămână sau Mai puțin.

Acestea ar putea rămâne informale, dar ar putea fi mai util pentru dvs. să programați întâlniri regulate cu personalul dvs. și să încurajați momentele din zi în care tot personalul dvs. ar trebui să facă este să aibă conversații unul cu celălalt - fie despre muncă sau despre activitățile lor de weekend. Aceste conversații pot germina idei noi, pot arăta frustrări și pot fi o platformă utilă pentru a oferi feedback cu privire la performanța echipei tale.

Stimulente

Când lucrătorii sunt la birou, se așteaptă, în general, să fie la birourile lor de două ori, adesea 9-5. Asta înseamnă că, chiar dacă un muncitor și-a terminat tehnic munca pentru ziua respectivă, se va simți obligat să rămână pe scaunul de birou până la ora obișnuită. Unul dintre beneficiile lucrului de la distanță este că personalul dumneavoastră poate face timp devreme fără a simți presiunea de a fi prezent la birou, ceea ce este o modalitate excelentă de a stimula munca mai grea și mai rapidă.

Stabiliți o politică a companiei, dacă este posibil, care să stabilească obiective zilnice pentru lucrătorii dvs. Dacă ating aceste obiective, ar trebui să le permiteți angajaților să-și ia restul zilei libere. Acest lucru va însemna adesea că lucrătorii au terminat cu o jumătate de oră înainte de ora programată, dar flexibilitatea pe care le oferiți aici va fi recunoscută și apreciată de personal, în special de cei cu familii de îngrijit acasă.

Tehnici de management

Când conduceți o echipă de acasă, este firesc să vă simțiți la mare. Ceea ce ați învățat despre management până în prezent va fi vorba despre întâlniri față în față și despre obținerea celor mai bune rezultate de la personalul dvs. atunci când lucrează împreună într-un mediu de birou. Schimbarea tehnicii de gestionare a oamenilor din spațiul online poate fi descurajantă, așa cum au împărtășit mulți manageri în ultimii doi ani.

Totuși, este cu siguranță posibil să gestionezi eficient echipele de acasă. Va trebui doar să vă adaptați tehnica, modificându-vă abordarea astfel încât să vă puteți motiva lucrătorii, oferind feedback cu privire la performanța lor, fără a-i întâlni în birou. Citiți online câteva dintre sfaturile oferite de manageri care s-au ocupat de mult timp de echipe într-un cadru la distanță pentru a afla cum vă puteți ajusta abordarea de a gestiona echipe de la distanță.

Iată: câteva sfaturi cheie pentru a vă ajuta echipa să lucreze în colaborare atunci când lucrează de acasă.