Cum să creați webinarul perfect de antrenament pentru echipele de la distanță

Messengerul prin chat, apelurile video și instrumentele de colaborare în echipă simplifică comunicarea între angajații de la distanță prin conversații în timp real, față în față.

Având în vedere creșterea actuală a muncii de la distanță din cauza COVID-19, intervievarea candidaților la locuri de muncă, găzduirea întâlnirilor de echipă și editarea fișierelor prin video sunt acum obișnuite.

Webinarii sunt pentru mai mult decât să realizeze vânzări sau să crească gradul de conștientizare a mărcii. Acum, companiile inteligente văd software-ul webinar ca un instrument valoros pentru comunicarea internă, în masă, mai ales când vine vorba de instruirea online pentru membrii echipei.

Seminariile web de formare asigură că toți membrii echipei dvs. au o înțelegere clară a politicilor de resurse umane, a software-ului companiei, a noilor produse, a limbajului/tehnicii de vânzări și multe altele. De asemenea, ele îmbogățesc dezvoltarea profesională și personală.

• Ce este formarea webinar?
  • De ce să folosiți webinarii pentru a instrui angajații?
  • Avantajele și dezavantajele webinarilor de formare
  • Subiecte comune ale webinarului de formare
• Cum să creezi un webinar de formare de succes în 10 pași
  • Pasul 1: Împărțiți conținutul în subteme
  • Pasul 2: Decideți despre gazde, vorbitori și participanți
  • Pasul 3: Evaluați webinarii live vs. preînregistrate
  • Pasul 4: Efectuați sondaje privind angajații și resursele umane
  • Pasul 5: Dezvoltați pachete însoțitoare de webinar
  • Pasul 6: Decideți asupra instrumentelor și instrumentelor vizuale
  • Pasul 7: Dezvoltați un proces de înregistrare și securitate
  • Pasul 8: Găzduiește un antrenament
  • Pasul 9: Creați un sondaj de urmărire
  • Pasul 10: Alegeți software-ul potrivit pentru webinar
• Caracteristici cheie ale software-ului webinar
• Top 5 instrumente de webinar
  • Webinarii video Zoom
  • GoToWebinar
  • Evenimente Cisco Webex
  • Seminar web RingCentral
  • Livestorm
• Software pentru conferințe web vs. Instrumente webinar pentru formarea echipei

Ce este formarea webinar?

Instruirea webinar este un seminar bazat pe web care, spre deosebire de un apel video compact sau de o conferință web, permite gazdelor să se conecteze cu sute sau chiar mii de participanți și/sau angajați simultan. Gândiți-vă la aceasta ca la o conferință internă virtuală la scară largă, live sau preînregistrată, bazată exclusiv pe subiecte legate de formarea angajaților.

La fel ca seminariile în persoană, seminariile web de formare folosesc prezentări de diapozitive, vorbitori invitați, partajarea ecranului, sesiuni de întrebări și răspunsuri, videoclipuri și alte ajutoare pentru a menține participanții implicați.

De ce să folosiți webinarii pentru a instrui angajații?

Companiile folosesc webinarii pentru a-și prezenta direct produsele și serviciile potențialilor și pentru a afla despre piața țintă. Uneori, vând webinarii ca produs B2B.

În loc să instruiți și să reinstruiți membrii personalului individual, în grupuri mai mici sau în funcție de locație, profitați de oportunitatea oferită de webinarii de resurse umane pentru a clarifica confuzia, a înțelege și a atenua punctele dureroase ale angajaților și pentru a stabili așteptări clare la nivel de companie.

Webinarii permit personalului de resurse umane, managerilor de angajare și oricui altcineva implicat în învățarea și dezvoltarea angajaților să creeze programe reutilizabile de formare și cultură a companiei, permițându-le să fie mai disponibili pentru a ajuta cu sarcini imediate.

Avantajele și dezavantajele webinarilor de formare

Webinarii vă pot economisi bani serioși pentru compania dvs. eliminând costurile de călătorie, cheltuielile de catering și taxele de închiriere a spațiului. Dar dacă este făcut incorect, se simt impersonali și frustrează membrii echipei.

Pro

• Eficient din punct de vedere al costurilor
• Economii de timp
• Oferiți angajaților flexibilitate
• Îmbunătățiți disponibilitatea HR și instruirea personalului
• Creșteți munca în echipă în rândul lucrătorilor de la distanță
• Oferă proactivitate în ceea ce privește eventualele confuzii viitoare
• Permite managerilor să identifice potențiali lideri
• Prezintă angajații managerilor și superiorilor
• Îmbunătățește colaborarea între mai multe ramuri/locații

Contra

• Greu de măsurat cu exactitate angajamentul
• Software-ul insuficient face webinarii de formare inutile
• Potenţial de dificultăţi tehnice
• Provocare de a coordona seminarii web live pe mai multe fusuri orare
• Potenţial pentru întrebări trecute cu vederea
• Se simte copleșitor și nesfârșit dacă este prost proiectat
• Lipsa comunicării în persoană

Subiecte comune ale webinarului de formare

Așa cum formatul webinarului permite companiilor să explice consumatorilor serviciile și produsele, le oferă, de asemenea, echipelor de resurse umane și managerilor șansa de a acoperi o gamă largă de subiecte în cadrul unei singure întâlniri la nivel de companie.

Unele dintre cele mai populare subiecte de webinar de formare includ:

• Integrarea angajaților
• politici de resurse umane
• Vânzări
• Software
• Conformitate
• Serviciu clienți
• Demonstrație de produs
• Cultura companiei și branding

• Proceduri și politici de urgență

Cum să creezi un webinar de formare de succes în 10 pași

Orice tip de gestionare a angajaților de la distanță prin intermediul webinarului necesită o planificare detaliată.

Dar dacă o faci corect, vei putea folosi materialele și înregistrările în viitor.

Urmați ghidul pas cu pas de mai jos pentru a crea un webinar de formare care funcționează atât pentru lucrătorii din birou, cât și pentru lucrătorii de la distanță.

Pasul 1: Împărțiți conținutul în subteme

Primul pas este să împărțiți conținutul pe care doriți să-l acoperiți în subiecte care pot fi mușcate.

Studiile arată că doar 10% dintre participanți cred că o oră este o durată adecvată a webinarului. Deci, dacă instruiți membrii echipei pe subiecte mai lungi, cel mai bun pariu este să împărțiți conținutul în sesiuni de 30-45 de minute.

De exemplu, dacă găzduiți un webinar de resurse umane, subsubiectele vor include:

• Istoricul brandingului/companiei
• Beneficii și compensații
• Vacanță/PTO
• Diversitate si includere
• Politica de hărțuire sexuală
• Proceduri de raportare

Mai multe sesiuni la cerere mai scurte sau preînregistrate sunt mult mai eficiente decât un singur webinar obositor. În plus, subsecțiunile fac mult mai ușor pentru lucrătorii de la distanță să găsească subiectul specific pe care trebuie să îl examineze în viitor.

Pasul 2: Decideți despre gazde, vorbitori și participanți

Având o listă de subiecte secundare, este ușor să atribuiți anumite părți ale webinarului membrilor echipei cei mai calificați să vorbească despre ele.

Atunci când alegeți gazde și co-gazde, vorbitori și paneliști, concentrați-vă pe diversitate atât în ​​ceea ce privește demografia, cât și titlurile de post.

Când lucrați cu o echipă în principal la distanță, aceste seminarii web de formare sunt o oportunitate de a prezenta liderilor membrii echipei pe care de obicei nu ar avea ocazia să-i cunoască - și invers.

Invitați vorbitori invitați din afara companiei dvs. să susțină un discurs principal sau să instruiască membrii echipei despre cum să folosească anumite programe.

Pasul 3: Evaluați webinarii live vs. preînregistrate

Apoi, luați în considerare dacă subiectul webinarului ar fi mai bine prezentat unui public live sau ar fi preînregistrat și pus la dispoziție la cerere.

Rezistați impulsului de a opta întotdeauna pentru preînregistrare pentru a economisi timp. Subiecte precum instruirea software sunt mult mai eficiente atunci când sunt prezentate într-un format live, interactiv, care permite membrilor echipei să pună întrebări în timp real. În plus, puteți înregistra oricând webinarii live care au conținut veșnic verde pentru utilizare ulterioară.

Cu toate acestea, lucruri precum vacanțele companiei sau politicile de social media sunt simple și pot fi preînregistrate. Dacă organizați seminarii web de pre-înregistrare, asigurați-vă că membrii echipei au un formular sau un spațiu clar pentru a pune întrebări.

Pasul 4: Efectuați sondaje privind angajații și resursele umane

Creați un sondaj pentru angajații dvs. și reprezentanții de resurse umane înainte de a finaliza schița webinarului. Acest lucru vă permite să identificați în mod clar zonele cu probleme și să înțelegeți formatele și instrumentele pe care echipa dvs. le va găsi cele mai eficiente.

În plus, implicarea membrilor echipei în procesul de proiectare a webinarului de formare îi face să fie mai entuziasmați atât de a participa la acesta, cât și de a rămâne implicați.

Pasul 5: Dezvoltați pachete însoțitoare de webinar

Materialele suplimentare oferă angajaților documente la care să se refere după terminarea webinarului. Acestea consolidează aspectele cheie abordate și oferă participanților ceva de urmat în timpul webinarului.

Materialele suplimentare includ:

• Pachete de bun venit pentru angajați
• Copii tipărite ale politicilor companiei
• Instrucțiuni de software scrise
• Copii ale diagramelor, graficelor și punctelor de date utilizate în prezentări
• Caiete de lucru
• Reglementări de conformitate

Pasul 6: Decideți asupra instrumentelor și instrumentelor vizuale

La fel ca în cazul întâlnirilor și prezentărilor standard de birou, seminariile web sunt, de asemenea, îmbunătățite prin utilizarea ajutoarelor vizuale.

Decideți cum veți folosi funcții precum chat messenger, PowerPoint, instrumente de întrebări și răspunsuri, partajarea ecranului, încărcarea fișierelor și sondajele în direct în cadrul webinarului dvs.

Pasul 7: Dezvoltați un proces de înregistrare și securitate

Mai ales dacă veți acoperi politicile și datele sensibile ale companiei, este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că seminarul dvs. web este sigur.

Aceasta începe cu crearea unui proces de înregistrare.

Pentru cursurile de formare webinar, faceți accesul numai pe invitație și protejați-vă prin parolă evenimentul. Deși puteți aproba automat înregistrații webinar, aprobați manual solicitanții înregistrați atunci când desfășurați un webinar intern.

Activați controalele necesare pentru gazdă, cum ar fi capacitatea de a adăuga/elimina membri ai seminariului web, funcțiile de dezactivare/activare a sunetului și limitele de partajare a ecranului.

Pasul 8: Găzduiește un antrenament

Mai ales dacă intenționați să creați un program de instruire înregistrat pe care să îl utilizați ca parte a procesului dvs. de integrare, faceți o încercare cu alți prezentatori.

În acest fel, vă veți simți mai confortabil cu materialul pe care îl acoperiți și veți fi pregătit pentru orice dificultăți tehnice. De asemenea, veți avea o mai bună familiarizare cu funcții precum tabla albă, sondajele și partajarea ecranului.

Înregistrați webinarii de practică pentru a evalua domeniile care necesită îmbunătățiri.

Pasul 9: Creați un sondaj de urmărire

Munca dvs. nu este terminată odată ce seminarul web s-a încheiat. Trebuie să urmăriți participanții pentru a crea un sondaj care evaluează eficiența webinarului.

Întrebările bune ale sondajului de urmărire includ:

• A fost webinarul o modalitate eficientă de a învăța?
• Ați întâmpinat dificultăți tehnice în timpul webinarului?
• Ați reușit să vă mențineți concentrarea în timpul webinarului?
• Simți că webinarul te-a pregătit să explici altora materialele abordate?
• Care au fost punctele forte și punctele slabe ale webinarului?

Unele software de webinar vă permit chiar să faceți modificări în înregistrări, astfel încât să puteți curăța sau adăuga informații suplimentare la secțiuni care ar fi putut fi mai puternice pe baza feedback-ului.

Pasul 10: Alegeți software-ul potrivit pentru webinar

Cel mai important aspect al pregătirii dumneavoastră este alegerea software-ului pe care îl veți folosi pentru a vă găzdui webinarul.

Înainte de a începe căutarea, luați în considerare funcțiile de care veți avea nevoie pentru a vă găzdui eficient seminarul web.

Caracteristici cheie ale software-ului webinar

Software-ul de webinar pe care îl selectați are cel mai mare cuvânt de spus dacă webinarul dvs. de resurse umane va fi sau nu un succes. Când comparați opțiunile dvs., trebuie să cunoașteți cele mai importante caracteristici pe care să le căutați înainte de a crea un webinar.

Asigurați-vă că software-ul pe care îl alegeți are următoarele caracteristici:

• Urmărirea atenției/implicării

• Capabilitati de inregistrare/transcriere
• Partajarea ecranului
• Sondaj
• Instrumente de întrebări și răspunsuri
• Participant potrivit și limite de timp
• Protecție cu parolă
• Dezactivați/activați funcțiile
• Înregistrări la cerere
• Abilitatea de a elimina/bloca participanții
• Distribuire a unui fisier
• Mesaje prin chat de grup și private
• Subtitrări
• Capabilitati de co-gazduire
• Mementouri și notificări prin e-mail
• Calitate video și audio excelentă
• Instrumente de raportare a datelor
• Integrarea instrumentelor de comunicare
• Streaming live prin Facebook, YouTube etc.
• Ridicarea virtuală a mâinii
• Tablă albă
• Opțiuni de apelare

Cele mai bune 5 instrumente pentru webinar

Luați în considerare dacă doriți un software de webinar care vine cu alte funcții de colaborare în echipă și conferințe web sau dacă preferați să aveți un instrument de webinar independent.

Nevoile dvs. vor fi satisfăcute de o versiune gratuită a software-ului popular de webinar sau compania dvs. este mai potrivită pentru un plan plătit mai robust?

Webinarii video Zoom

Deși este cel mai bine cunoscut pentru funcțiile de apelare video și instrumentele de învățare la distanță, Zoom are și o aplicație de webinar video care permite un maxim de 100 de membri interactivi ai camerei web și până la 10.000 de participanți la sesiunea de formare webinar numai pentru vizualizare.

Este compatibil atât cu YouTube, cât și cu Facebook Live și se integrează cu software-ul CMS popular, astfel încât să puteți trimite cu ușurință formulare de înregistrare de marcă membrilor echipei. Angajații pot urmări și interacționa cu gazdele și între ei prin desktop, dispozitive mobile și laptopuri, făcând eLearning mai convenabil.

Rețineți, totuși, că nu există o versiune gratuită a instrumentelor de webinar Zoom, deși există un plan gratuit pentru caracteristica lor standard de conferințe video.

Caracteristicile suplimentare ale webinarilor video Zoom includ:

• Seminarii web live, la cerere, recurente și preînregistrate
• Înregistrare automată a webinarului
• Raportare și analiză
• Integrare cu Salesforce, Marketo, Panopto și alte instrumente
• Linie telefonică globală pentru peste 70 de țări (taxele nu sunt incluse)
• Urmărirea angajării/atenției
• Sondaj în direct
• Instrument de întrebări și răspunsuri
• Partajarea ecranului cu un singur clic
• Subtitrări
• Ridicarea virtuală a mâinii
• Mesagerie de grup și 1-1
• Suport Live Zoom
• Dezactivați/dezactivați sunetul
• Promovați participanții la paneliști
• Controale puternice ale gazdei pentru a preveni Zoombombing

GoToWebinar

Instrumentul de colaborare în echipă GoToMeeting oferă, de asemenea, GoToWebinar, care permite managerilor de resurse umane și personalului de formare să găzduiască live, la cerere și preînregistrate, fără a solicita participanților să descarce instrumentul pentru a se alătura unui eveniment.

Are o integrare excelentă a software-ului și este compatibil cu Zapier, Salesforce, Infusionsoft, Leadpages și multe instrumente CRM. Deși, ca și webinarii video Zoom, în prezent nu există planuri gratuite GoToWebinar, utilizatorii primesc o probă gratuită de 7 zile atunci când se înscriu.

Gazdele care vor trebui să facă o cantitate mare de pregătire, partajarea ecranului și să partajeze numeroase materiale webinar cu participanții vor fi bine deservite de funcțiile cuprinzătoare de planificare ale GoToWebinar. Instrumentul salvează setările anterioare ale seminariilor web și creează șabloane automate pentru seminariile web viitoare.

GoToWebinar oferă și:

• Până la 3.000 de participanți
• Branding pentru materialele webinarului
• Formulare personalizate de înregistrare
• Un tablou de bord pentru implicarea utilizatorilor
• Instrumente de menținere a timpului
• Sondaj în direct
• Instrumente de întrebări și răspunsuri și sondaje
• Înregistrare webinar
• Rapoarte ale participanților și analize de evenimente
• Asistență telefonică 24/7
• Partajare de fișiere și videoclipuri
• Până la 6 camere de prezentare simultane
• Aplicații pentru mobil
• Funcții de co-găzduire
• Conformitatea GDPR
• Partajarea ecranului
• Vizualizare public pentru a vedea ceea ce vede un public

Evenimente Cisco Webex

La fel ca Zoom, Cisco Webex este cel mai bine cunoscut pentru software-ul său standard de videoconferință (consultați comparația noastră între Zoom și Webex pentru a afla mai multe despre ce are de oferit fiecare instrument de apelare video.)

Instrumentul webinar al Webex, Cisco Webex Events este cea mai bună alegere pentru companiile cu un număr mare de angajați, deoarece până la 3.000 de participanți la distanță pot viziona un flux live și până la 40.000 de membri ai echipei pot urmări un webinar preînregistrat. Este compatibil cu Android, iPhone și alte dispozitive mobile, astfel încât spectatorii pot viziona în modul care funcționează cel mai bine pentru ei.

Una dintre cele mai bune caracteristici ale Webex Events este Sala de pregătire privată. Acest lucru permite oricărei persoane care prezintă în timpul webinarului să se întâlnească și să exerseze pe cont propriu sau cu alți participanți.

Caracteristicile suplimentare Webex Events includ:

• Urmărirea angajării și a atenției
• Opțiuni de conectare unică
• Criptarea datelor AES și acces numai pe invitație
• Invitații și mementouri personalizabile
• Până la 5 prezentatori simultan
• Vizualizare difuzor activ
• Caracteristici table albă
• Partajare/streaming de fișiere și videoclipuri
• Adnotare fișier în timp real
• Dezactivați/dezactivați sunetul
• Întrebări și răspunsuri cu fire
• Sondaj în direct
• Mesager de chat public/privat
• Sondajele post-eveniment
• Instrumente de analiză și raportare
• Integrare CRM
• Relații Clienți
• Materiale/forme de marcă

Seminar web RingCentral

Ringcentral este un alt software de conferințe web care oferă instrumente suplimentare de webinar plătite prin intermediul RingCentral Webinar.

La fel ca evenimentele Cisco Webex, are și o limită mare de participanți, permițând maximum 10.000 de spectatori simultan cu până la 500 de prezentatori. Are controale puternice pentru gazdă, cum ar fi capacitatea de a adăuga sau elimina participanți după începerea webinarului.

Seminarul web RingCentral permite gazdelor să stabilească fundaluri virtuale pentru prezentatori, ceea ce întărește brandingul companiei sau pur și simplu ascunde o setare dezordonată.

Seminarul web RingCentral oferă și:

• Formulare personalizabile de înregistrare de marcă și e-mailuri de memento
• Înregistrare webinar cu un singur clic
• Sondaj în direct
• Instrumente interactive de întrebări și răspunsuri
• Raportare de date și analize
• Chat messenger
• Distribuire a unui fisier
• Integrare în rețelele sociale pentru partajare ușoară
• Webinarii unice sau recurente
• Integrare cu Salesforce, Marketo și alte aplicații populare
• Tablă albă
• Partajarea aplicației
• Ridicarea virtuală a mâinii

Livestorm

Livestorm este un instrument de webinar mobil și desktop compatibil cu Mac iOS, Android și majoritatea browserelor de internet.

Găzduiește un webinar live prin instrumentul de streaming Livestorm sau YouTube și creează, de asemenea, seminarii web preînregistrate, la cerere și recurente.

Deși conceput în primul rând ca un software de webinar, Livestorm permite și conferințe video mai mici.

Caracteristicile de top ale Livestorm includ:

• Partajarea ecranului pentru desktop și pentru o singură aplicație
• Până la 1.000 de participanți
• Webinarii HD nelimitate
• Accesibilitate numai pentru browser (nu este necesară descărcarea)
• Distribuire a unui fisier
• Instrument de mesagerie prin chat
• Instrument de întrebări și răspunsuri
• Instrumente de vot și vot în timp real
• Capabilitati de co-gazduire
• Instrumente de înregistrare a webinarului de marcă
• Încorporarea înregistrării pe site-ul unei companii
• Formulare de înregistrare personalizate și șablon
• Analiză și urmărire a interacțiunii
• Înregistrări instantanee de webinar
• Stocare nelimitată de înregistrare
• Memento-uri automate prin e-mail
• Integrare cu peste 1.000 de aplicații
• Conformitatea GDPR
• Moderarea participanților/controlul gazdei

Versiunea gratuită Livestorm permite întâlniri de până la 10 înregistrați, cu maximum patru participanți și o limită de timp de 20 de minute. Planul gratuit oferă un număr nelimitat de webinarii live și preînregistrate, precum și un număr nelimitat de întâlniri video.

Software pentru conferințe web vs. Instrumente webinar pentru formarea echipei

Echipele mai mici pot folosi instrumente standard de videoconferință pentru a instrui angajații și a găzdui întâlniri generale, spre deosebire de software-ul de webinar.

Tabelul nostru cu cele mai bune instrumente de conferințe web compară caracteristicile, costurile și capacitățile platformelor populare de apeluri video.

Odată ce ați văzut ce diferență poate aduce folosirea webinarilor pentru a vă instrui echipa, nu vă opriți aici. Planificați alte modalități de seminarii web pentru a crește gradul de cunoaștere a mărcii, a rețea virtual și chiar a găzdui petreceri la birou virtual și ceremonii de decernare a premiilor de recunoaștere a angajaților în timpul distanței sociale.