Cum să colectați în mod eficient facturile restante: cele mai bune practici pentru proprietarii de afaceri mici

Proprietarii de afaceri mici caută în mod constant strategii pentru a-și spori profitabilitatea. O abordare pentru a realiza acest lucru este colectarea facturilor restante cât mai curând posibil. Cu toate acestea, ar putea fi dificil pentru proprietarii de afaceri fără multă experiență în colecții.

În plus, majoritatea proprietarilor de întreprinderi mici nu au o divizie de colectare, ceea ce face mai dificilă monitorizarea facturilor restante și contactarea rapidă a clienților care nu au plătit încă.

Articolul va discuta câteva bune practici pentru colectarea facturilor pentru a ajuta proprietarii de afaceri mici.

1. Obțineți un contract

Deși este tentant să te arunci direct în afaceri, ar trebui să ai un contract obligatoriu din punct de vedere juridic înainte de a încheia o afacere. Are și un sens bun de afaceri.

Serviciile pe care sunteți de acord să le furnizați și termenii în care veți primi plăți trebuie să fie într-un contract obligatoriu din punct de vedere juridic . A pune orice în scris, chiar dacă este doar „eu voi face asta” și „atunci vei face asta”, este mai bine decât să nu ai nimic.

Atunci când redactați un astfel de contract, este ideal să lucrați cu un profesionist juridic familiarizat cu afacerea dvs.

2. Lăsați clienții să știe că vreți serios

Nu poți supraviețui fără clienții tăi, dar dacă treci în mod obișnuit cu vederea întârzierile de plată, îți vei deteriora reputația, vei pierde credibilitatea și vei pierde bani. Procedând astfel, oferiți clienților dumneavoastră finanțare fără dobândă.

Dacă aceasta este afacerea în care doriți să fiți, ar trebui să o continuați. Dar, după toate probabilitățile, nu este cazul, așa că veți dori să dezvoltați o procedură pentru a ține evidența facturilor neplătite și, dacă este necesar, a reaminti clienților termenii de plată și contractul la care au fost de acord atunci când fac afaceri cu dvs.

3. Identificați problema

Obiectivul dvs. este să determinați de ce un client vă reține banii și cum îi puteți recupera. Poate că clientul dvs. a uitat, a lovit un moment dificil sau este copleșit de sarcini administrative.

Când ați identificat sursa problemei, dvs. și clientul puteți găsi o soluție care să includă condiții de plată echitabile.

Dacă un client trece prin momente grele, este posibil să trebuiască să vă dați seama cât de probabil se va întoarce pe picioare și câți bani vă puteți aștepta să primiți înapoi. De exemplu, incapacitatea lor de a plăti se datorează unor factori care nu pot fi controlați?

„Cum” de a fi plătit la timp va deveni evident odată ce ați stabilit un canal deschis de contact cu conturile de încasat și înțelegeți mai bine „de ce”.

O întârziere a plății vă poate avertiza cu privire la probleme suplimentare din organizația dvs., cum ar fi livrabile nefinalizate ale proiectului. De asemenea, vă poate ajuta să determinați dacă clientul merită păstrat dacă descoperiți semnale roșii.

4. Mai devreme este mai bine decât mai târziu

Oricine din domeniul colecțiilor vă va spune că, cu cât sunteți activ mai devreme în ciclul de plată , cu atât este mai mare probabilitatea să vă recuperați o parte sau toți banii.

De obicei, lucrurile devin mai rău decât se aștepta, deoarece așteptați câteva săptămâni, vă distras de alte lucruri, vă simțiți prost că nu urmăriți mai devreme și apoi așteptați încă câteva săptămâni.

Opriți acest cerc vicios înainte de a începe. O modalitate de a crește probabilitatea recuperării cu succes a unei datorii este să se angajeze într-o urmărire sistematică de la începutul ciclului.

5. Cunoaște-ți drepturile

S-ar putea să vă împiedicați în întuneric despre colectarea facturilor dacă nu ați avut nicio pregătire în conturi de încasat sau colectare datori.

Cu cât afli mai devreme despre drepturile tale și posibilele recursuri, cu atât vei fi mai bine. Nu numai că veți dobândi cunoștințe despre ceea ce puteți și ce nu faceți, dar veți dobândi și încredere în gestionarea clienților.

Știați, de exemplu, că puteți căuta în mod legal numărul de securitate socială al cuiva dacă evită eforturile dvs. de recuperare a datoriilor?

6. Fă o afacere pentru a te mulțumi cu mai puțin

Să presupunem că un client îți datorează 20.000 USD și întârzie cu 120 de zile. În ultimele patru luni, ați încercat să colectați o datorie care pare fără speranță. Încercați întotdeauna să negociați o sumă redusă de decontare cu clientul înainte de a anula o datorie.

Chiar dacă întârzierea plății te stresează, poți fi sigur că stresează și mai mult clientul. Probabil că își pierd somnul din cauza asta.

S-ar putea să fie dornici să obțină 5.000 de dolari din cărțile lor dacă îi abordezi și îi spui că ești pregătit să-l iei. Și pentru că oricum ați scris asta ca fiind fără speranță, sunt 5.000 de dolari în plus în buzunar.

7. Rămâi calm

Este uman să te simți supărat pe un client care a primit serviciile tale, dar a întârziat să efectueze plata.

Cu toate acestea, trebuie să respirați adânc și să vă păstrați calmul. Furia va reduce probabilitatea de succes a colectării datoriilor. Clientul vă va simți furia, o va lua personal și va refuza să coopereze cu dvs.

Starea ta de spirit afectează foarte mult modul în care te descurci cu clientul și modul în care acesta se comportă cu tine. Tratează fiecare apel ca și cum ar fi primul apel al unei zile fantastice. Dacă ați fost supărat la ultimul apel, acordați-vă puțin timp să vă calmați și apoi încercați din nou.

Clientul va reacționa la tonul pe care l-ați dat. Atitudinea ta optimistă se va afecta clientul și va determina un răspuns mai cooperant.

Deși persistența este esențială în colectarea datoriilor, există o linie îngustă între urmărire și tulburare:

• A hărțui clienții ar însemna să-i suni în fiecare dimineață timp de 60 de zile și să țipi la ei.
• O abordare persistentă ar presupune apelarea clienților la fiecare șapte până la zece zile și furnizarea acestora cu mai multe planuri de plată pentru a-i ajuta să înceapă să-și plătească datoria.

8. Înregistrați totul

Documentarea este unul dintre cele mai importante lucruri atunci când încercați să vă recuperați banii de la clienți. Dacă datoria duce la un proces, să aveți înregistrări la care să vă referiți va fi destul de util.

• Înregistrați conversația și scrieți note ori de câte ori vorbiți cu un client la telefon.
• Verificați și copiați fiecare scrisoare pe care o trimiteți prin poștă.
• Urmăriți vizitele clienților dvs., fie la birou sau acasă.

9. Aduceți-i pe toți membrii echipei dvs. pe aceeași pagină

Procesul de colectare se bazează pe contribuțiile tuturor departamentelor orientate către clienți, în special pe vânzări. Multe firme nu își includ personalul de vânzări în procesul de colectare, deoarece cred în mod eronat că obligația revine doar echipei financiare.

Cu toate acestea, dacă întâmpinați în continuare probleme la primirea plăților după un al treilea memento, răspunsul poate fi de la echipa dvs. de vânzări.

Ați putea presupune că clientul are un management financiar prost , dar echipa dvs. de vânzări ar putea ști altfel. Poate fi o reclamație în așteptare sau o problemă neprevăzută cu produsul sau serviciul.

Gânduri finale

Încasarea facturilor este un proces obositor. În anumite situații, s-ar putea să simți că ești prea moale, iar în altele, s-ar putea să-ți faci griji că ești prea dur.

Obiectivul este să găsești un echilibru între cele două extreme, astfel încât clienții să te ia în serios și să te plătească înapoi atunci când este timpul.

Ocazional, va trebui să anulați datorii neperformante, dar dacă respectați liniile directoare menționate mai sus, ar trebui să observați unele îmbunătățiri. Sperăm că articolul vă va ajuta să obțineți multe cunoștințe despre colectarea facturilor.