Cum să găzduiești o conferință virtuală în 2020: un ghid pas cu pas

În primele luni ale anului 2020, Coronavirusul și reglementările de distanțare socială care au rezultat duc la o creștere bruscă a muncii la distanță și la o dependență puternică de instrumentele de lucru la distanță.

De asemenea, multe companii se întrebau cum să găzduiască o conferință virtuală, deoarece trebuiau să facă rapid tranziția de la evenimentele în persoană la cele online. Multe companii, în special cele care nu sunt sigure cum să găzduiască o conferință virtuală de succes în 2020, au optat să anuleze complet aceste evenimente.

Dar acum, că munca de la distanță și evenimentele și seminariile doar online sunt noua normalitate, afacerea dvs. trebuie să se adapteze și să învețe cum să găzduiască o conferință virtuală care are la fel de impact ca și una în persoană.

De la învățarea cum să alegeți cel mai bun software de webinar până la urmărirea eficientă a participanților la eveniment, acest ghid pas cu pas despre cum să găzduiți o conferință virtuală în 2020 oferă o foaie de parcurs simplă către succesul evenimentului online.

Care sunt beneficiile găzduirii unei conferințe virtuale?

A învăța cum să găzduiești o conferință virtuală oferă numeroase beneficii în afara economiilor de costuri legate de spațiul pentru evenimente, călătorii și hoteluri.

Susținerea conferințelor online economisește, de asemenea, timpul de călătorie și face mult mai ușor ca evenimentul dvs. să ajungă la un public național sau internațional. Datorită costului redus și comoditatea unei conferințe virtuale, este mult mai probabil să aveți un număr mai mare de participanți și de înregistrați, ceea ce înseamnă mai multe clienți potențiali pentru compania dvs.

Vorbind despre generarea de clienți potențiali, datele pe care le colectați despre participanți în timpul conferinței virtuale prin intermediul unor sondaje live și sesiuni de întrebări și răspunsuri vă pot ajuta să vă îmbunătățiți strategia de marketing, lansarea produsului și orice evenimente virtuale viitoare pe care le găzduiți.

Conferințele online sunt o modalitate excelentă pentru companiile mai noi de a-și crește recunoașterea mărcii, generând în același timp venituri prin vânzarea de produse în timpul conferinței online sau prin perceperea unei taxe de înregistrare.

Cum să găzduiești o conferință virtuală: un proces pas cu pas

Realizarea unei conferințe virtuale de succes necesită o cantitate semnificativă de planificare în ceea ce privește nu doar subiectele de prezentare și vorbitorii invitați, ci și software-ul webinarului, securitatea și implicarea publicului.

Procesul pas cu pas de mai jos explică cu ușurință cum să găzduiești o conferință virtuală care obține rezultate.

Pasul unu: Care sunt cele mai importante caracteristici ale software-ului webinar?

Deși există câteva platforme de webinar gratuite disponibile, acestea nu au caracteristicile necesare pentru a găzdui o conferință virtuală la scară largă în 2020. Cel mai bine este să alegeți o platformă de evenimente virtuale plătită, care are toate caracteristicile de care aveți nevoie.

Cele mai importante caracteristici de căutat în software-ul webinar sunt:

• Număr maxim mare de participanți
• Formular personalizat de înregistrare
• Abilitatea de a atribui mai multe gazde/paneliste
• Mementouri/notificări automate prin e-mail
• Instrumente de implicare a publicului
• Partajarea ecranului
• Distribuire a unui fisier
• Instrument de mesagerie prin chat
• Analiza și raportarea audienței
• Înregistrare eveniment
• Conținut transmis în direct și preînregistrat
• Integrare cu instrumentele de marketing și colaborare în echipă

Mai târziu în această postare, vom împărtăși cele mai bune platforme de webinar care au toate aceste caracteristici.

Pasul doi: Luați în considerare instrumente suplimentare de prezentare

Pe lângă software-ul webinarului în sine, luați în considerare ce alte instrumente veți folosi pentru a partaja informații în mod succint și pentru a menține participanții implicați.

În loc să solicitați un vorbitor să facă o prezentare, utilizați în schimb un videoclip preînregistrat. Partajați-vă ecranul în timpul conferinței pentru a ilustra mai bine punctele sau pentru a prezenta participanții cum să folosească software-ul sau să navigheze pe pagina de destinație a site-ului dvs. Creați o prezentare de diapozitive pentru a afișa date și infografice importante.

De asemenea, vă sugerăm să partajați virtual fișe și fișiere cu participanții la începutul sau înainte de conferință. Acestea pot include agende ale întâlnirilor, întrebări de luat în considerare, caiete de lucru, copii ale prezentărilor, biografii prezentatorilor și multe altele.

În cele din urmă, asigurați-vă că luați în considerare modul în care hardware-ul și echipamentele vă pot îmbunătăți evenimentul virtual. Investiția într-o cameră web și iluminare de înaltă calitate poate face o lume de diferență.

Acest videoclip oferă sfaturi valoroase și rapide despre cum să configurați iluminarea pentru conferințe video live în casa dvs.:

Pasul trei: Selectați subiecte și vorbitori

Cea mai bună abordare atunci când decideți asupra unui subiect pentru un eveniment virtual este să fiți cât mai specific posibil.

Rezistați tentației de a acoperi o gamă largă de subiecte și concentrați-vă în schimb pe o nișă relevantă care prezintă informații noi pe un subiect fierbinte.

De exemplu, dacă doriți să găzduiți un eveniment online despre utilizarea rețelelor sociale în 2020, o conferință cu un titlu precum „Cum să utilizați rețelele sociale pentru a spori vânzările” este probabil să atragă puțini înregistrați. Un subiect de conferință mai bun ar fi ceva de genul: „TikTok: Cum și de ce a înlocuit Instagram ca cea mai populară platformă de social media din 2020”.

Când vine vorba de selectarea unei game de vorbitori, vă sugerăm să asigurați un grup de 3-5 experți din industrie, în loc să aveți o singură persoană să găzduiască întregul eveniment.

Mai multe gazde vor aduce diferite tipuri de participanți în funcție de propriile urmăriri și subiecte de discuție. În plus, oamenii vor simți că primesc mai multă valoare din conferința online, deoarece oferiți o varietate de perspective.

Pasul patru: Creați un formular de înregistrare la conferință virtuală

Apoi, creați un formular de înregistrare care să le permită oamenilor să se înscrie la (și să plătească, dacă este cazul) conferinței dvs. virtuale.

Puteți opta pentru încorporarea formularului de înregistrare pe site-ul dvs. web, astfel încât să poată fi găsit prin căutarea Google. De asemenea, îl puteți lista pe paginile de rețele sociale sau îl puteți trimite printr-un link direct prin e-mail. Dacă este posibil, optați pentru înregistrarea cu un singur clic.

Formularul dvs. de înregistrare ar trebui să includă:

• Informațiile de contact ale participanților
• Informații despre vorbitori/paniști
• Programul conferinței
• Link-urile rețelelor sociale ale companiei dvs
• Informații demografice ale participanților (vârstă, locație, sex)
• Informații privind angajarea participanților

Nu folosiți formularul doar pentru a obține înscrieri - vedeți-l ca pe o oportunitate de a vă cunoaște publicul și de a vă ajusta conținutul.

Includeți sondaje prin care solicitanții înregistrați ce ar dori să obțină de la conferință, subiectele despre care sunt cei mai curioși și ce vorbitori așteaptă cu nerăbdare să audă cel mai mult.

Pasul cinci: Care sunt cele mai bune modalități de a vă promova evenimentul virtual?

Cea mai bună modalitate de a promova un eveniment virtual depinde de tipul de conferință pe care o găzduiești și de ceea ce speri să obții din eveniment.

Dacă vindeți webinarul în sine taxând înregistrarea, trimiteți explozii de marketing prin e-mail clienților existenți și conduceți lista de e-mailuri și postați despre asta pe rețelele sociale. Dacă încercați să vă conectați cu alții din industria dvs., postați informații despre evenimentul dvs. pe forumurile de discuții sau contactați direct alte companii din industria dvs. Poate doriți chiar să vă conectați cu influenți relevanți din rețelele sociale care vor împărtăși informații despre conferința dvs. cu adepții lor.

Amintiți-vă că promovarea unei conferințe virtuale nu înseamnă doar obținerea unui număr mare de înscriși. De asemenea, vrei să te asiguri că ai un raport puternic de înregistrare: prezență.

Trimiteți notificări de memento o dată înregistrărilor, în special în săptămâna conferinței. Mai important, creați o pagină privată de socializare sau un forum de discuții unde solicitanții înregistrați să se cunoască, să pună întrebări și să vorbească despre ceea ce speră să învețe de la conferință.

Dacă încă nu ați văzut numărul de înscriși la care vă așteptați în săptămâna evenimentului, nu vă panicați. Peste jumătate dintre participanții la webinar așteaptă până în săptămâna evenimentului pentru a se înregistra.

Pasul șase: Cum vă puteți păstra conferința virtuală în siguranță?

Din cauza unor probleme precum Zoombombing, va trebui să luați măsuri de precauție suplimentare pentru a vă asigura că conferința dvs. virtuală din 2020 este sigură și privată.

Căutați software de webinar care necesită autentificare cu doi factori pentru gazdele întâlnirilor și vă permite să protejați cu parolă evenimentele virtuale. Comenzile de administrare, cum ar fi capacitatea de a dezactiva/activa sunetul participanților, de a decide cine poate partaja conținut audio/video și cine poate și nu poate partaja ecranele în timpul evenimentului sunt, de asemenea, cruciale.

Cel mai bun mod de a vă menține evenimentul în siguranță este să activați o sală de așteptare virtuală.

Acest lucru le permite administratorilor și gazdelor să pre-evalueze participanții înainte de a li se permite să se alăture evenimentului. Dacă cineva nu s-a înregistrat sau pare necunoscut, nu este necesar să-l lași să intre. De asemenea, poți opta pentru a-ți bloca evenimentul după ce acesta a început, ceea ce împiedică pe oricine altcineva să se alăture acestuia.

Pasul șapte: selectați fundalul dvs

Nu ați găzdui un eveniment în persoană fără a configura scena pentru a reflecta marca dvs. - așa că asigurați-vă că acordați o atenție egală pentru configurarea fundalului dvs. virtual.

Puteți selecta dintre imaginile de fundal prefabricate furnizate de software-ul webinar pentru a oferi prezentatorilor intimitate și pentru a ascunde o casă aglomerată. Multe platforme de seminarii web oferă, de asemenea, fundaluri personalizate de marcă care prezintă sigla unei companii.

Acest videoclip oferă o detaliere simplă a modului de personalizare a fundalului conferinței virtuale.

Pasul opt: Cum poți crește implicarea la o conferință virtuală?

Implicarea participanților este cea mai importantă parte a conferinței dvs. virtuale, dar conținutul interesant și relevant nu este întotdeauna suficient pentru a menține atenția publicului.

Efectuarea de sondaje și sondaje live în timpul evenimentului dvs. virtual îi ajută pe gazde să evalueze cât de implicat este publicul mai larg și oferă participanților șansa de a-și împărtăși opiniile, așa cum ar face-o la un eveniment live. Îi ține implicați în prezentare de departe.

De fapt, probabil veți descoperi că feedback-ul pe care îl primiți practic este mai sincer și mai detaliat decât la evenimentele în persoană, mai ales dacă permiteți anonimatul.

Fiecare conferință virtuală ar trebui să aibă propriul instrument de mesagerie prin chat care să permită atât mesaje publice, cât și private. În acest fel, participanții pot pune întrebări rapide de clarificare, pot împărtăși idei și chiar pot face comentarii cu privire la informațiile partajate.

Aveți mai multe opțiuni când vine vorba de întrebări și răspunsuri în timpul unui eveniment online. În primul rând, participanții pot pune întrebări în orice moment al evenimentului printr-o casetă de întrebări și răspunsuri din instrumentul de mesagerie prin chat. Sau, puteți rezerva o perioadă de timp dedicată pentru întrebări și răspunsuri la sfârșitul evenimentului sau după fiecare vorbitor. Instrumentele virtuale de ridicare a mâinii și de reflectare a publicului, care arată persoana care pune o întrebare într-un stream video live, reproduc și mai mult experiența live de întrebări și răspunsuri.

În cele din urmă, luați în considerare împărțirea participanților în sesiuni virtuale mai mici de grupuri de 5-7 persoane. O mică cameră de lucru le permite să lucreze în rețea, să facă brainstorming și apoi să își prezinte ideile altor participanți.

Pasul nouă: Care este cel mai bun mod de a urmări după un webinar?

După încheierea conferinței virtuale, multe instrumente de webinar vor trimite automat o înregistrare și o transcriere a evenimentului către participanți și înregistrați. Luați în considerare dacă doriți ca înregistrarea să fie accesibilă pentru totdeauna sau doar pentru o anumită perioadă de timp.

Prezentatorii pot fi, de asemenea, dispuși să partajeze diapozitive de prezentare sau videoclipuri preînregistrate afișate în timpul evenimentului virtual, pe lângă aceste înregistrări.

Chiar dacă ați trimis oferte în timpul conferinței online, trimiteți oferte suplimentare sau invitații la un eveniment virtual viitor imediat după.

Cel mai important lucru de trimis după o conferință virtuală este un sondaj, care poate fi fie bazat pe evaluări, fie într-un format de întrebări și răspunsuri pentru feedback mai specific. Pentru a încuraja participanții să participe la sondaj, promiteți că veți încărca răspunsuri pe rețelele sociale sau introduceți pe oricine care răspunde la sondaj într-o tragere la sorți.

Mai ales dacă conferința dvs. virtuală se concentrează pe crearea de rețele, este posibil să doriți să treceți imediat de la conferință la un happy hour virtual prin intermediul software-ului de conferințe web.

Pasul zece: reutilizați conținutul într-un webinar la cerere

Ultimul pas în înțelegerea modului de găzduire a unei conferințe virtuale este să determinați dacă doriți sau nu să reutilizați o parte din tot conținutul înregistrat în cursurile sau seminariile online viitoare.

Luați în considerare transformarea înregistrărilor din sesiunile live într-un webinar la cerere, mai ales dacă conferința virtuală s-a concentrat pe conținut veșnic verde. Acest lucru oferă, de asemenea, înregistrărilor care au ratat seminariul web live să vadă conținutul în viitor.

Puteți alege să faceți aceste seminarii web la cerere gratuite sau plătite.

Care sunt cele mai bune practici pentru o conferință web de succes?

Pe lângă pașii de mai sus, urmați aceste bune practici pentru a găzdui o conferință virtuală în 2020.

Cât ar trebui să dureze o conferință virtuală?

În primul rând, luați în considerare durata evenimentului.

Deși conferințele fizice de o zi sunt obișnuite, o mare parte din acest timp este petrecut în rețea și socializare. Dacă conferința dvs. virtuală este un eveniment de o zi întreagă, luați în considerare transformarea unora dintre subiecte în sesiuni mai scurte la cerere sau asigurați-vă că includeți o mulțime de pauze.

Aproape 70% din înregistrările webinarului sunt pentru evenimente virtuale care durează o oră – așa că luați în considerare „punctul favorabil” când vine vorba de lungime. De asemenea, s-ar putea să doriți să răspândiți conferințe virtuale mai lungi pe parcursul unei săptămâni.

Cu toate acestea, dacă conferința dvs. virtuală trebuie să fie un eveniment de o zi, asigurați-vă că creați și împărtășiți o agendă a evenimentului cu cei înregistrați în prealabil.

Ar trebui să creați o agendă virtuală a conferinței?

Mai ales dacă găzduiești o conferință virtuală care durează câteva ore, având o agendă a evenimentului, participanții pot selecta sesiunile și vorbitorii pe care îi vor acorda prioritate și ilustrează valoarea generală a evenimentului.

Agendele conferinței vă permit, de asemenea, să creați timpi dedicati de rețea virtuală pentru participanți pe parcursul zilei, ceea ce îi va încuraja să rămână mai mult timp.

Agendele sunt utile pentru a învăța cum să găzduiești un conținut virtual, deoarece oferă o schiță a modului în care vei trece de la un subiect sau vorbitor la altul. În plus, păstrează difuzoare care au tendința de a-și depăși timpul în program.

Cele mai bune practici sunt de a pune cele mai importante informații la începutul conferinței și de a păstra cea mai așteptată sesiune sau vorbitor pentru final.

Cum poți exersa pentru un eveniment virtual?

Când găzduiți o conferință personală pentru prima dată, este ușor să ajungeți la spațiu cu câteva ore înainte pentru a vă exersa și pentru a vă asigura că toate echipamentele și tehnologia funcționează corect.

Când găzduiți un eveniment online, căutați un software de webinar care include o sală de practică virtuală. Aceasta este o sală de întâlnire privată în care toți expozanții care prezintă produse și vorbitorii se pot întâlni pentru a-și exersa prezentările. De asemenea, se pot asigura că diapozitivele și alte instrumente de angajare funcționează corect.

Aceste săli pot înregistra sesiuni de antrenament, astfel încât gazdele să poată viziona și îmbunătăți prezentările lor virtuale.

Cu toate acestea, chiar și cu multă practică, lucrurile pot merge prost. Asigurați-vă că aveți o mulțime de personal de asistență tehnică și reprezentanți ai serviciului pentru clienți la îndemână în timpul conferinței și creați un „Plan B” în caz de dificultăți tehnice.

Care sunt cele mai bune platforme de conferințe virtuale?

Niciunul dintre sfaturile de mai sus despre cum să găzduiți o conferință virtuală nu va face nicio diferență dacă nu alegeți software-ul potrivit pentru webinar.

Mai jos sunt alegerile noastre pentru primele 5 platforme de evenimente virtuale.

GoToWebinar

GoToWebinar, platforma de webinar a GoToMeeting, poate găzdui până la 3.000 de participanți și permite atât conținut live, cât și preînregistrat.

Caracteristicile sale de top includ:

• Fișe și partajarea fișierelor
• Sondaj live și întrebări și răspunsuri
• Ridicarea virtuală a mâinii
• În atenția publicului
• Tablă albă
• E-mailuri automate
• Înregistrări și transcrieri online și locale
• Nu0descărcați accesul participanților
• Se acceptă plăți multiple
• Analiza și raportarea evenimentelor
• Formular personalizat de înregistrare
• Șabloane de webinar

Este ideal pentru conferințe virtuale mari, precum și pentru companiile care folosesc evenimente virtuale pentru a afla mai multe despre publicul țintă sau pentru a genera venituri.

GoToWebinar oferă patru planuri plătite, cu prețuri cuprinse între 49 USD/lună și 399 USD/lună.

WebinarJam

WebinarJam este o platformă virtuală de conferințe care poate găzdui până la 6.000 de participanți, șase prezentatori și permite seminarii web de până la patru ore.

Cele mai bune caracteristici ale sale includ:

• Chat messenger
• Tablă albă
• Sondaje în direct
• Notificări prin e-mail/SMS
• Partajarea de fișiere și fișe
• Oferte active
• Înregistrare cu un singur clic
• Analiza performanței
• Buton de panica
• Înregistrare automată
• Integrare cu Mailchimp, Zapier și multe altele

WebinarJam este o alegere bună pentru conferințele virtuale care includ oferte live și cele care se bazează foarte mult pe implicarea și participarea participanților. Rețineți, totuși, că oferă doar webinarii live, nu și automate.

WebinarJam oferă trei planuri plătite, cu prețuri cuprinse între 499 USD/an și 999 USD/an. Citiți recenzia noastră detaliată pentru mai multe informații despre prețurile și caracteristicile WebinarJam.

EasyWebinar

EasyWebinar oferă atât evenimente virtuale automate, cât și preînregistrate pentru până la 2.00 de participanți.

Funcțiile de top EasyWebinar includ:

• Webinarii lunare nelimitate
• Până la 4 prezentatori simultan
• Instrument de mesagerie prin chat live
• Integrare YouTube Live și Facebook Live
• Partajarea ecranului HD/integrare cu aplicații gratuite de partajare a ecranului
• Înregistrare automată
• Reducerea zgomotului audio VoIP
• Trece instrumentul de prezentator
• Raportarea/analitica participanților
• Oferte în timp real
• Întrebări și răspunsuri/sondare
• Notificări/mementouri prin e-mail

EasyWebinar este ideal pentru companiile care doresc să folosească aceste platforme pentru a învăța cum să creeze un webinar de formare pentru angajați sau pentru cei care doresc să refolosească webinarii anterioare. Oferă trei planuri plătite, cu prețuri cuprinse între 78 USD/lună și 499 USD/lună.

Evenimente BlueJeans

BlueJeans Events este o platformă de webinar care permite un maximum de 50.000 de participanți, prezență independentă de dispozitiv și până la 100 de fluxuri de ecran simultane.

Caracteristicile sale includ:

• Partajarea ecranului
• Distribuire a unui fisier
• Mesaje prin chat live
• Sondaj live/Întrebări și răspunsuri
• Sondaje live
• Integrare pentru Salesforce, Marketo și multe altele
• Acces la apel telefonic gratuit
• Durată nelimitată a conferinței virtuale
• 5 ore de înregistrare a evenimentului

BlueJeans Events este ideal pentru corporațiile la nivel național care doresc să poată găzdui cel mai mare număr de participanți la eveniment. Cu toate acestea, la fel ca WebinarJam, BlueJeans Events nu oferă, de asemenea, capabilități de conferințe virtuale automatizate, preînregistrate.

BlueJeans Events oferă găzduire unică de seminarii web pentru 499 USD sau seminarii web nelimitate pentru o sumă nedezvăluită. Pentru a afla mai multe despre ce are de oferit această platformă, citiți recenzia noastră completă a conferințelor video BlueJeans.

Webinarii video Zoom

Webinarii Zoom Video permit până la 10.000 de participanți la evenimente virtuale și includ atât opțiuni de vizionare live, cât și la cerere.

Caracteristicile sale de top includ:

• Branding personalizat
• Chat live
• Sondaj/Întrebări și răspunsuri
• Ridicarea virtuală a mâinii
• Trece instrumentul de prezentator
• Transmitere live pe Facebook Live și YouTube Live
• Integrari cu colaborarea populară în echipă
• Șabloane de înregistrare de marcă
• Raportare și analiză
• Controale gazdei
• Asistență pentru planificarea evenimentelor

Prețul planurilor de webinar Zoom începe de la 40 USD/lună per gazdă pentru până la 100 de participanți. Este o platformă ideală pentru companiile care doresc să crească recunoașterea mărcii și să monetizeze webinarii.

Dacă Zoombombing prezintă un risc prea mare pentru afacerea dvs. sau dacă autoritățile de reglementare din industrie au interzis utilizarea Zoom, luați în considerare aceste alternative Zoom.

Poate o conferință virtuală să aibă același impact ca și un eveniment personal?

Mai ales având în vedere funcțiile robuste, instrumentele de implicare a publicului și analiza detaliată a participanților, găzduirea unei conferințe virtuale în 2020 nu este la fel de bună ca un eveniment în persoană - este și mai bună.

Cu toate acestea, pentru a planifica corect cum să găzduiți o conferință virtuală și pentru a vă asigura că toți membrii grupului și angajații sunt pe aceeași pagină, trebuie să faceți upgrade software-ul de colaborare în echipă pentru a vă îmbunătăți sistemul de management.

Instrumentele de management de proiect, cum ar fi Monday.com și Asana, vă pot ajuta să atribuiți în mod clar sarcini precum dezvoltarea de conținut și contactarea vorbitorilor invitați anumitor membri ai echipei.

Instrumentele de mesagerie prin chat, cum ar fi Slack și alternativele de top Slack, asigură că angajații pot obține răspunsuri rapide la întrebările care necesită timp și pot comunica cu alte departamente despre probleme precum erorile din pagina de înregistrare.

Evaluările noastre detaliate ale instrumentelor de colaborare în echipă de top și ale celor mai bune caracteristici ale acestora vă asigură că veți selecta un software care face planificarea și executarea unui webinar simplă și fără întreruperi.