Cum să vă păstrați documentele în siguranță și organizate

Lucrul grozav despre tehnologie este că a făcut munca mult mai ușoară. Poți să stai la birou câteva ore și să treci prin atâta muncă. Singurul dezavantaj al acestui lucru este că aveți tendința de a genera sute de documente pe lună. Acest lucru se traduce în mii de documente pe an, dintre care unele sunt extrem de importante, altele nu sunt atât de vitale.

În consecință, vă aflați într-o poziție în care trebuie să găsiți modalități de stocare a tuturor acestor documente. Ele trebuie să rămână în siguranță, dar să fie ușor de accesat pentru dvs. De asemenea, vă ajută să le păstrați cât mai organizate, ceea ce face mult mai ușor să găsiți informații.

Din fericire, trăim în era tehnologiei în care există o mulțime de soluții posibile la această enigmă. Dacă doriți să vă păstrați documentele în siguranță și organizate, iată câteva idei:

Stocare desktop criptată

Prima idee este să folosești sistemul de stocare oferit de computerul tău. Fiecare computer are stocare internă fie sub formă de hard disk, fie de SSD. Avantajul stocării documentelor aici este că acestea sunt rapid și ușor de accesat. Pur și simplu porniți computerul și utilizați aplicația de gestionare a fișierelor pentru a obține ceea ce aveți nevoie. Puteți crea foldere separate pentru anumite documente, ceea ce ajută foarte mult la organizarea lucrurilor.

Dezavantajul acestei opțiuni este că este probabil una dintre cele mai puțin sigure în ceea ce privește cât de bine sunt protejate documentele dvs. Cu toate acestea, există o modalitate inteligentă de a adăuga o protecție suplimentară prin criptarea fișierelor. Adăugarea de criptare înseamnă că datele dvs. nu pot fi accesate sau citite decât dacă ați acordat cuiva autoritatea de a face acest lucru. Este un proces destul de simplu și oprește pe oricine să se conecteze la computerul dvs. și să vă acceseze fișierele. Dacă aveți copii sau împărțiți un computer cu altcineva, aceasta este o preocupare reală.

Dispozitive portabile de stocare

Un dezavantaj esențial al stocării desktop este că nu îl puteți duce nicăieri. Toate documentele dvs. rămân pe un singur dispozitiv și pot fi accesate numai atunci când sunteți conectat la acel dispozitiv. Aceasta reprezintă o problemă dacă nu aveți computerul la îndemână. De exemplu, este posibil să aveți o întâlnire cu cineva, dar nu vă puteți aduce computerul desktop. Deci, toate documentele pe care doriți să le trimiteți sunt blocate.

Dispozitivele portabile de stocare oferă o soluție la această problemă specifică. Puteți folosi stick-uri USB, hard disk-uri portabile sau chiar carduri de memorie. De aici, puteți muta documente pe aceste dispozitive și le puteți stoca în siguranță. Asigurați-vă că aveți întotdeauna computerul conectat la o sursă de alimentare atunci când salvați documente pe un dispozitiv portabil. De ce? Pentru că puteți corupe datele dacă computerul se oprește brusc. Din nou, puteți, de asemenea, să criptați datele de pe dispozitivele dvs. portabile pentru a le oferi un plus de securitate. Sau puteți face un pas mai departe și vă puteți proteja dispozitivul cu o parolă.

În general, avantajele dispozitivelor de stocare portabile sunt că vă oferă aceeași securitate și organizare a stocării desktop, dar vă puteți purta documentele cu dvs. Singurul dezavantaj este că ați putea pierde cu ușurință documente vitale dacă ați pierde dispozitivul de stocare. Acesta este motivul pentru care este întotdeauna important să vă păstrați documentele pe mai multe platforme de stocare.

Server fizic

Imagine: Unsplash

Apoi, vă puteți salva documentele pe un server fizic. Acum, această opțiune este de obicei rezervată companiilor cu o cameră de server. În esență, aveți un server real în biroul dvs., la care sunt conectate toate computerele. În loc să salveze documentele pe fiecare dispozitiv, acestea sunt salvate pe server. În acest fel, alte persoane din birou pot accesa documentele dacă este necesar. Poate ajuta cu adevărat la problemele de productivitate, deoarece nu trebuie să pierdeți timpul găsind un document, trimitendu-l cuiva și așa mai departe.

Aceasta este considerată una dintre cele mai sigure opțiuni, deoarece serverele au capacități de securitate mult mai bune decât un computer desktop sau un dispozitiv portabil. De asemenea, vă permite să utilizați diferite computere și să aveți în continuare acces la toate documentele dvs. Dezavantajul evident este costul de cumpărare și configurare a unui server.

Stocare in cloud

Stocarea în cloud este poate cea mai sigură și completă opțiune de stocare. În loc să vă stocați documentele pe un server fizic, le stocați pe unul virtual. Uriașul avantaj al acestui lucru este că poți accesa documentele de pe orice dispozitiv, indiferent unde te-ai afla în lume. Atâta timp cât aveți o conexiune la internet și autorizația de a accesa datele, o puteți obține. Este incredibil de util dacă ești mereu în mișcare sau folosești mai multe dispozitive atunci când lucrezi.

Stocarea în cloud poate fi, de asemenea, mult mai specifică individului. Cu un hard disk portabil, obțineți întotdeauna același tip de lucru. Este un dispozitiv care vă permite să stocați documente pe el. Stocarea în cloud poate fi personalizată cu ușurință pentru a se potrivi anumitor persoane sau afaceri. Aceasta înseamnă că ați putea avea un sistem de gestionare a documentelor unei firme de avocatură în cloud sau un sistem conceput pentru agenții de marketing sau chiar unul pentru afacerile din domeniul sănătății. Stratul adăugat de personalizare vă face mult mai ușor să organizați fișierele și să păstrați lucrurile în siguranță. Anumite industrii au cerințe specifice pentru securitatea și protecția datelor. Deci, o platformă cloud personalizată vă poate asigura că îndepliniți cerințele pentru industria dvs.

Care este cel mai bun mod de a stoca documente?

După ce ați analizat diferitele opțiuni, este clar că cea mai bună abordare este o combinație de metode. Ar trebui să faceți întotdeauna copii de siguranță ale documentelor, stocându-le în locuri diferite. Acest lucru ar putea însemna că aveți unele salvate pe desktop, dar au și copii de rezervă în cloud. Într-un fel, acest lucru vă face documentele mai sigure, deoarece minimizați riscul de a le pierde. În acest scenariu, dacă computerul se defectează și îți pierzi toate documentele, acestea încă există în cloud.

Cum vă puteți organiza documentele?

Deci, ați văzut cum să vă stocați documentele, acum cum rămâne cu organizarea lor? Un punct cheie a fost deja atins: folderele.

Indiferent de metoda de stocare pe care o alegeți, asigurați-vă că creați foldere pentru diferite documente. Acesta este cel mai simplu mod de a păstra lucrurile irelevante separate unele de altele. De exemplu, aveți un folder pentru documentele financiare și unul pentru note. Dacă trebuie să găsiți un extras de cont bancar, puteți merge direct la folderul documentelor financiare în loc să vă căutați toate bancnotele.

Al doilea sfat este să aveți grijă când vă denumiți documentele. Nu le dați un nume vechi, asigurați-vă că le etichetați corect. În acest fel, puteți căuta documente cu ușurință. În loc să derulați individual prin folder, puteți utiliza o funcție de căutare și puteți introduce câteva cuvinte cheie. Revenind la exemplul anterior, un extras de cont bancar poate avea un nume aleatoriu atunci când îl descărcați. Dar, dacă îl numești „BankStatementJune2020”, îl vei putea căuta. Introduceți „extras de cont bancar iunie” și va fi unul dintre singurele rezultate pe care le vedeți. În loc ca această căutare să dureze câteva minute, a durat câteva secunde!

În acest sens, ați ajuns la sfârșitul acestui ghid. În acest moment, ar trebui să cunoașteți cele mai bune opțiuni pentru stocarea documentelor digitale. Acum, este doar un caz de a alege opțiunile care funcționează cel mai bine pentru tine. Nu uitați să utilizați cel puțin două, astfel încât să puteți face copii de rezervă ale datelor. Urmați sfaturile simple de mai sus pentru a vă asigura că documentele sunt organizate și ușor de găsit.

Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.

Recomandările editorilor:

• Acest instrument AR poate copia elemente din lumea reală și le poate lipi în documente digitale
• Cum să convertiți un PDF în document Microsoft Word fără efort
• Cum se documentează un design API
• Iată cum să profitați la maximum de serviciul de stocare și partajare a documentelor Evernote