Cum să vă faceți procesele de back-office netede ca mătasea

Poate că nu a existat niciodată un moment mai bun pentru a evalua și a elimina procesele și procedurile învechite care trage în jos afacerile. Pandemia de COVID-19 a adus o mulțime de pierderi, dar a permis, de asemenea, unei game largi de angajatori să efectueze o resetare completă a operațiunilor de zi cu zi.

În timp ce moartea iminentă a biroului tradițional a fost probabil exagerată, eliminarea ineficiențelor trebuie să fie o prioritate de vârf.

Pentru mulți, acest lucru ar putea reprezenta un rezultat pozitiv, de revigorare a afacerii. Desigur, tendința către automatizare este în plină desfășurare de zeci de ani. Companiile se bazează din ce în ce mai mult pe orice, de la software-ul de salarizare la sistemele de gestionare a documentelor pentru a gestiona sarcinile de rutină. În acest an, totuși, creșterea muncii la distanță determinată de pandemie oferă o șansă de a scoate la iveală obstacole inutile în calea productivității.

Pe măsură ce evaluați modul în care procesele dvs. de back-office vă ajută sau vă împiedică clienții, angajații și conducerea, aveți grijă să mergeți ușor. Mulți oameni și-au pierdut locul de muncă anul trecut, iar mulți dintre cei care nu au făcut-o s-au temut că ar putea. În timp ce încercați să simplificați procedurile de back-office, faceți eforturi pentru a asigura angajații că va mai fi încă multă muncă de făcut. Scopul dvs. este de a reduce greleala, astfel încât personalul dvs. să se poată ocupa de sarcini mai importante.

Pe măsură ce vă gândiți la modalități de a vă ajuta angajații să-și facă munca de cea mai mare valoare, luați în considerare aceste cinci moduri de a îmbunătăți procesele de back-office:

1. Eliminați urmărirea hârtiei

După ce milioane de angajați au părăsit birourile și au început să lucreze de acasă, colectarea semnăturilor necesare a devenit din ce în ce mai dificilă. Incapacitatea de a merge la un birou alăturat pentru o semnare de rutină a evidențiat o ineficiență operațională care ar fi putut fi ascunsă de ani de zile. Adăugați clienți atenți la viruși care au fost reticenți să intre în orice loc de afaceri, iar nevoia de modernizare a devenit urgentă.

Din fericire, există câteva soluții sigure de semnătură electronică pe care afacerea dvs. le poate implementa rapid. Unele dintre cele mai populare servicii pe care le puteți consulta includ DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign și Secured Signing. Costurile și caracteristicile unor astfel de oferte variază, dar se poate baza pe toate pentru a păstra materialele confidențiale în siguranță. Când stabiliți prețul pachetelor, comparați costul cu cheltuielile (și întârzierile) afacerea dvs. generează documente de transport prin oraș.

2. Accelerează procesul de angajare

Mai mulți factori pot contribui la un proces de angajare ineficient. Câteva dintre cele mai frecvente includ postarea de fișe de posturi prost scrise, intervievarea prea multor candidați și luarea unei decizii prea mult timp. Membrii echipei desemnați să participe la mai multe interviuri lungi nu pot folosi acest timp pentru a-și face treaba principală.

CareerBuilder, Monster și alte site-uri web de căutare de locuri de muncă oferă acum servicii de căutare direcționate care potrivesc descrierilor de posturi bine scrise și cuvintelor cheie doar profilurilor de utilizatori calificați. Solicitanții necalificați pot fi blocați sau filtrați. Investind într-un proces de căutare care selectează candidații în funcție de nevoile dvs., afacerea dvs. poate atrage un grup de candidați de calitate superioară.

Adesea, cea mai bună persoană pentru postul pe care speri să-l ocupi nici măcar nu caută de lucru. Folosind o campanie direcționată, îi puteți notifica totuși, eventual stârnind interes. Direcționarea candidaților potriviți – indiferent dacă sunt în căutare sau nu – vă va ușura considerabil procesele de resurse umane.

3. Reduceți-vă inventarul pe măsură ce creșteți vânzările

Comerțul electronic continuă să crească exponențial, dar există dovezi puternice că va exista întotdeauna un loc pentru vânzarea cu amănuntul fizică. Comercianții cu amănuntul trebuie doar să se asigure că stochează lucrurile pe care oamenii le doresc.

În calitate de comerciant cu amănuntul, inventarul nefolosit reprezintă un dublu zgomot. Nu numai că plătiți pentru un produs care adună praf pe un afișaj, ci și pentru spațiul de podea în care se află afișajul. Indiferent dacă mărfurile tale nevândute se află la nivelul vânzărilor sau în depozit, te costă bani.

Pe măsură ce cumpărătorii se întorc la magazine după pandemie, asigurați-vă că oferiți produsele pe care le caută, investind în software de prognoză a stocurilor. Pachete precum QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl și Shopventory vă vor permite să rămâneți la curent cu tendințele de achiziție. Ele vă pot ajuta să gestionați ceea ce aveți deja în stoc și să faceți recomandări de cumpărare viitoare bazate pe vânzările reale.

4. Automatizați programarea

Dacă afacerea ta se bazează pe programarea întâlnirilor, probabil că știi deja cât de mult timp și agravare implică acest lucru. Trebuie să găsiți ore de întâlnire reciproc agreabile, să le confirmați în avans și apoi să reprogramați dacă apar conflicte. Cele mai bune întâlniri sunt cele pe care un client le aranjează singur, fără a ocupa timpul personalului de la birou.

Astăzi, mai multe pachete software de calendar vă pot ajuta să reduceți procentul de întâlniri ratate. Unele dintre cele mai bune includ Calendar, Setmore, Google Calendar și Acuity.

În funcție de nevoile afacerii dvs., o aplicație poate fi configurată pentru a trimite un e-mail unui client cu câteva ore de întâlnire disponibile. Făcând clic pe oricare dintre ele, se trimite o confirmare companiei dvs. și se rezervă automat acel interval orar. Alertele pot fi adaptate nevoilor afacerii dvs. și pot fi trimise prin e-mail sau mesaj text. Rezervarea automată a programelor este un câștig pentru toate, care eliberează timp atât pentru personalul dvs., cât și pentru clienți.

5. Opriți salvarea fișierelor pe computere individuale

Soluțiile de calcul bazate pe cloud au eliminat aproape nevoia de a stoca fișiere pe un server local sau, mai rău, pe desktopul unui angajat individual. Dacă ați jucat vreodată jocul înnebunitor „Who’s Got the File?” cu câteva minute înainte de o prezentare importantă, știi cât de costisitor poate fi. Pe măsură ce mai mulți angajați trec la lucrul de la distanță, acum este momentul să puneți kibosh pe salvarea fișierelor pe mașinile locale.

Ușurează tranziția angajaților tăi la stocarea doar în cloud, selectând soluția care se potrivește cel mai bine specificului afacerii tale. Opțiunile populare includ Google Docs, Microsoft OneDrive și Apple iCloud. Orice trecere cu succes de la funcționalitatea desktop la o soluție bazată pe cloud va începe cu o evaluare aprofundată a nevoilor. Dacă pierdeți orice criteriu necesar, personalul va dezvolta rapid soluții care înfrâng scopul accesului partajat la fișierele importante.

Mergeți mai departe și treceți la o platformă integrată ca serviciu sau IPaaS. Un IPaaS funcționează pentru a stimula comunicațiile între diferitele sisteme de afaceri, economisind timp angajaților, păstrând toate informațiile și datele la îndemână.

Vedeți lucrurile familiare cu o perspectivă nouă

Cel mai mare inamic al tău pe măsură ce încerci să-ți îmbunătățești procesele este probabil să fie propriile presupoziții înrădăcinate, „am procedat întotdeauna așa”. Cel mai mare aliat al tău în orice efort de a eficientiza procesele de back-office ar putea fi un ochi nou, neinfluențat de succesele sau eșecurile tale din trecut.

Angajații, clienții și furnizorii au toți un interes personal în compania dvs. și acesta este un lucru bun. Cu toate acestea, atunci când urmăriți o schimbare semnificativă, luați în considerare adăugarea a cel puțin unei părți dezinteresate înalt calificate la ecuație. Încercați să rămâneți deschis la orice întrebări care încep cu „De ce?”