Cum se trimite fax de pe gmail, computer PC și telefon mobil

Fax-ul rămâne o modalitate populară de a trimite documente în 2020 și este un element de bază în multe organizații de asistență medicală la nivel global. Faxul este mai sigur decât e-mailul, ca să nu mai vorbim că faxurile criptate respectă standardele HIPAA.

HIPAA, dacă nu știți, reprezintă Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate. HIPAA face ca medicii și spitalele să nu poată partaja informațiile medicale ale unui pacient prin căi neaprobate, nesecurizate. Cu toate acestea, trimiterea de fax este compatibilă cu HIPAA și aprobată.

Cu serviciul de fax potrivit, puteți trimite în siguranță orice document de la punctul A la punctul B, păstrând în același timp confidențialitatea deplină. În plus, unele servicii moderne de fax funcționează complet online și sunt extrem de convenabil de utilizat.

În acest articol, vă oferim o prezentare generală a modului de trimitere a unui fax de pe Gmail, PC sau telefon mobil. Procesul este fulgerător și nu necesită cunoștințe tehnice speciale din partea dvs. De asemenea, puteți economisi bani evitând aparatul dvs. de fax tradițional.

Partea 1: Cum să trimiteți fax de pe computer

Puteți trimite fax de pe computer cu ajutorul unui serviciu de fax online, Windows Fax and Scan sau printr-un aparat de fax conectat la computer. Nu recomandăm ultimele două opțiuni – necesită multă configurare și sunt incomode.

Cu toate acestea, un serviciu de fax prin internet este convenabil de utilizat și necesită configurare zero. Puteți începe să trimiteți fax în câteva minute și să economisiți bani în timp ce sunteți la asta. Totuși, trebuie să alegeți serviciul potrivit, deoarece nu toate sunt de încredere sau demne de încredere.

1.1 CocoFax – Serviciul de fax de încredere și profesional

CocoFax este un serviciu de fax pe internet popular, de încredere, care respectă HIPAA. Cocofax are o moștenire bună și este serviciul ales pentru multe organizații – inclusiv spitale – din întreaga lume. Serviciul a fost menționat online de canale media binecunoscute precum Mashable, Forbes și LifeWire.

Utilizarea CocoFax este gratuită timp de 30 de zile, după care plătiți o taxă lunară rezonabilă, în funcție de nevoile dvs. de fax. Există 3 motive pentru care vă recomandăm să utilizați CocoFax pentru nevoile dvs. de fax:

• CocoFax oferă funcții avansate

CocoFax oferă mai mult decât simpla comoditate de a trimite fax de pe computer. Serviciul oferă, de asemenea, multe caracteristici pe care aparatul de fax tradițional nu le poate oferi. Unele dintre ele sunt fax 24/7, fax internațional, stocare permanentă, suport multi-format, compatibilitate Office 365 și portarea numerelor.

• Serviciul este incredibil de sigur și privat

Nu toate serviciile de internet fax oferă conformitate cu HIPAA, dar CocoFax o face. Utilizează cea mai recentă tehnologie de criptare pentru a vă proteja faxurile în timpul transmisiei. Doar expeditorul și destinatarul au cheile necesare pentru a descifra mesajul. CocoFax este potrivit pentru comunicarea de afaceri confidențială.

• Vă economisește timp și bani

Serviciile de fax prin internet nu necesită să dețineți un fax sau să închiriați o linie telefonică. În schimb, trimiteți prin fax direct documentele de pe serverele lor, la fel cum trimiteți un e-mail. Nu trebuie să plătiți taxe extravagante pentru a deține și opera un fax sau o linie telefonică.

1.2 Cum să utilizați CocoFax la Fax de pe computer

Aveți nevoie de un abonament CocoFax pentru a putea trimite fax de pe computer. După cum am menționat anterior, este gratuit timp de 30 de zile. Iată instrucțiuni pas cu pas despre cum să trimiteți fax cu CocoFax utilizând browserul dvs. web:

Pasul 1: Înscrieți-vă pentru un plan CocoFax pe site-ul oficial. Nu trebuie să vă angajați imediat la o achiziție.

Vi se va cere să alegeți un număr de fax gratuit ca primă parte a procesului de înscriere.

Va trebui să furnizați câteva detalii pentru formularul următor, în scopul identificării. Adresa de e-mail pe care o înregistrați în timpul acestui pas este locul unde veți primi notificări legate de fax.

Browserul dvs. va redirecționa automat către tabloul de bord CocoFax de îndată ce terminați înregistrarea.

Pasul 2: Tabloul de bord CocoFax este, în esență, aparatul dvs. de fax virtual. Vă permite să trimiteți faxuri noi și să le citiți pe cele primite. De asemenea, vă urmărește activitatea de fax și arhivează faxurile primite.

Sunteți gata să trimiteți primul dvs. fax prin CocoFax? Faceți clic pe butonul „Fax nou” din colțul tabloului de bord. Acest lucru va face ca fereastra de creare a faxului să apară.

Pasul 3: Fereastra „Trimite Fax” este exact ca fereastra în care compuneți e-mailurile. Și a scrie un fax este la fel ca și a scrie un e-mail.

Mai jos sunt detaliile pe care le puteți completa atunci când trimiteți un fax:

• Câmpul „Către”: numărul de fax al destinatarului merge în câmpul „către”. Puteți furniza numere locale sau internaționale.
• „Subiect” (Opțional): Subiectul este opțional. Dacă îl furnizați, acesta este tipărit în partea de sus a documentului pe care îl trimiteți.
• Pagina de copertă (Opțional): pagina de copertă este prima pagină a faxului pe care urmează să-l trimiteți. Este opțional, deși puteți alege să îl includeți pentru context.
• Atașamente: Atașamentele sunt partea importantă – sunt în esență documentele pe care doriți să le trimiteți prin fax. Puteți scana și încărca orice fel de document. Formatele acceptate includ Doc, Xls, Png și Pdf.

Pasul 4: Faceți clic pe butonul „Trimite” după ce faxul a fost compus și toate documentele sunt atașate. Puteți trimite prin fax mai multe documente simultan.

După ce faxul este livrat, veți primi un mesaj de confirmare pe tabloul de bord. De asemenea, veți primi o notificare pe adresa de e-mail pe care ați furnizat-o.

Ocazional, faxul poate eșua. Acest lucru se datorează numerelor introduse incorect sau problemelor cu aparatul destinatarului, de cele mai multe ori. Puteți încerca din nou dacă acesta este cazul.

De asemenea, CocoFax vă permite să trimiteți fax de pe computer prin alte mijloace:

• Puteți trimite fax dintr-o aplicație Office 365, cum ar fi MS Word, cu suplimentul CocoFax.
• Puteți trimite faxuri de pe Google Drive cu ajutorul suplimentului CocoFax.

1.3 Cum să primiți faxuri fără un aparat de fax

Este posibil să primiți un fax fără un aparat de fax, la fel cum este posibil să trimiteți un fax fără unul. Trebuie doar să fiți abonat la un serviciu de internet fax precum CocoFax.

Dacă aveți un număr de fax și sunteți abonat la CocoFax, veți primi toate faxurile primite în tabloul de bord. CocoFax traduce automat faxurile primite în format electronic și le transmite către tabloul de bord. Nu aveți nevoie de un fax sau de o imprimantă.

Există documente atașate la fax? Acestea vor fi traduse în format PDF. Puteți stoca aceste documente pe computer sau le puteți imprima.

Vă rugăm să rețineți că aveți nevoie de un număr de fax pentru a putea primi faxurile primite, chiar dacă este în regulă să nu aveți un aparat de fax.

Partea 2: Cum să trimiteți și să primiți un fax prin Gmail

În mod tradițional, trimiterea unui e-mail a fost întotdeauna mai convenabilă decât trimiterea unui fax. Datorită tehnologiei moderne, puteți îmbina confortul e-mailului cu faxul. Este posibil să trimiteți și să primiți faxuri printr-un serviciu popular, cum ar fi Gmail.

CocoFax este o soluție de fax multiplatformă. Oferă funcții de e-mail către fax. Există mai multe avantaje în utilizarea unui client de e-mail pentru nevoile dvs. de fax:

• Trimiterea unui fax din Gmail este foarte simplă. Tot ce trebuie să faceți este să compuneți un e-mail, să atașați câteva fișiere și să-l trimiteți prin e-mail la numărul destinatarului, urmat de „@cocofax.com”.
• Primiți convenabil notificări legate de fax în căsuța de e-mail.
• Este posibil să verificați noi faxuri la fel de ușor ca și verificarea noilor e-mailuri.
• Nu trebuie să vă conectați la contul CocoFax tot timpul pentru a trimite fax.

2.1 Cum se trimite un fax din Gmail

Dacă vă întrebați cum să trimiteți faxuri din Gmail, iată pașii de urmat:

Pasul 1: Va trebui să vă creați un cont și un abonament CocoFax. Este gratuit timp de o lună.

În timpul înregistrării, vi se va cere să completați un formular ca parte a procesului. Înregistrați ID-ul Gmail de la care doriți să trimiteți fax în acest pas. CocoFax vă va permite să trimiteți și să primiți faxuri de la această adresă.

Pasul 2: Conectați-vă la contul Gmail pentru a începe să trimiteți fax. Puteți folosi browser-ul dvs. web sau aplicația Gmail, ceea ce funcționează cel mai bine pentru dvs.

Pasul 3: Trimiterea de faxuri din Gmail este ca și cum ai scrie un e-mail. Trimiteți un e-mail către serverele CocoFax, care îl traduc în format fax și îl redirecționează către destinatar în numele dvs.

Alegeți opțiunea „Scrieți e-mail nou” și continuați să completați detaliile necesare:

• „Către”: câmpul „Către” este locul în care de obicei introduceți adresa de e-mail a destinatarului. În scopurile noastre, veți introduce numărul de fax al destinatarului urmat de „@cocofax.net”. De exemplu, dacă numărul lor de fax este 98765, atunci introduceți „[email protected]”.
• „Subiect” (Opțional): Subiectul apare ca o notă în partea de sus a paginii de fax.
• Corpul e-mailului (Opțional): Prima pagină a faxului – numită și pagina de copertă – este corpul e-mailului. Este optional.
• Fișiere fax: puteți atașa orice fișier la e-mail. Acesta este documentul principal de fax pe care îl trimiteți. Puteți atașa mai multe fișiere simultan în orice format acceptat.

Pasul 4: Faceți clic pe butonul „Trimite” când sunteți gata. Felicitări, ați trimis cu succes un fax din Gmail!

Ca și în cazul trimiterii de fax din tabloul de bord, veți primi o confirmare dacă faxul este trimis. Dacă există o problemă, veți fi anunțat și despre aceasta.

2.2 Cum să primiți un fax pe Gmail

Cum procedați pentru a primi un fax de la Gmail? Veți avea nevoie de un serviciu de fax prin internet care acceptă fax la e-mail, cum ar fi CocoFax. Cu CocoFax, toate faxurile primite sunt traduse în format de e-mail și redirecționate către căsuța dvs. de e-mail.

Dacă documentele sunt trimise prin fax, acestea vor fi convertite în format PDF și atașate la e-mail. Vă rugăm să rețineți că aveți nevoie de un număr de fax pentru a putea primi faxuri, deși nu aveți nevoie de un aparat de fax sau de o linie telefonică.

Partea 3: Cum să trimiteți fax de pe telefonul mobil

În cele din urmă, puteți trimite și fax de pe telefonul mobil. Este poate cea mai convenabilă opțiune, având în vedere că poți folosi telefonul mobil de oriunde. Va trebui să vă abonați la un serviciu de fax prin internet, cum ar fi CocoFax, pentru a putea trimite fax de pe dispozitivul dvs. mobil.

Dacă aveți un abonament la serviciul de fax prin internet, există trei moduri prin care puteți trimite sau primi un fax:

1. Trimiteți un fax din browserul telefonului mobil

La fel ca folosind un browser web de computer, puteți utiliza browserul web al telefonului mobil pentru trimiterea de fax. Conectați-vă la tabloul de bord CocoFax pentru a compune un fax și trimite-l într-o clipă. Pașii menționați în partea 1 sunt aplicabili și pentru browserele de telefoane mobile.

2. Utilizați un client de e-mail precum Gmail pentru a trimite faxuri de pe telefon

Puteți utiliza un client de e-mail precum Gmail pentru a trimite faxuri de pe telefon, din browserul dvs. web sau prin aplicația Gmail. Consultați pașii menționați în Partea 2 pentru instrucțiuni despre cum.  

3. Descărcați o aplicație dedicată de fax pentru telefonul mobil

Unii furnizori de internet fax precum CocoFax vin și cu o aplicație dedicată pentru telefonul mobil. Puteți descărca această aplicație de fax pe iOS sau Android pentru a trimite comod faxuri de pe telefon.

Partea 4: Întrebări frecvente

1. Pot trimite gratuit un fax din Gmail?

Da, puteți utiliza CocoFax pentru a trimite gratuit un fax din Gmail. Serviciul vine cu o probă gratuită de 30 de zile. Va trebui să plătiți o taxă lunară rezonabilă după finalizarea procesului.

2. Pot trimite un fax direct la un cont Gmail?

Nu puteți trimite fax direct către un cont Gmail. Acest lucru se datorează faptului că trimiterea de fax utilizează tehnologia telefonică, în timp ce clienții de e-mail precum Gmail rulează pe tehnologia digitală. Cele două tehnologii nu sunt compatibile între ele. Faxurile primite sunt trimise la numere de telefon, nu la adrese de e-mail.

3. Există o alternativă la utilizarea unui serviciu de fax online pentru a trimite fax din Gmail?

Unele servere de fax la nivel de întreprindere pot trimite e-mailuri către un aparat de fax direct, dar sunt greu de configurat, ca să nu mai vorbim de costisitor de întreținut. Probabil că va trebui să angajezi o întreagă echipă pentru asta. Este mai convenabil să utilizați în schimb un serviciu de internet fax.

Concluzie

Pentru a rezuma totul, puteți primi și trimite un fax prin contul dvs. Gmail, computer sau telefon mobil. Tot ce aveți nevoie este un abonament la un serviciu de internet fax precum CocoFax și o conexiune la internet. Este rapid, sigur și ușor. Există metode alternative, dar nu funcționează la fel de bine.

Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.

Recomandările editorilor:

• Fax Gmail – cum să trimiteți un fax de la Google și Gmail
• 5 cele mai bune programe de fax pentru Windows 10/8/7
• Vă puteți asigura că faxurile dvs. online sunt cu adevărat sigure
• 3 avantaje ale utilizării unui număr de fax virtual