Cum să stocați datele întreprinderilor mici în mod corect

Stocarea datelor este un aspect crucial al conducerii unei afaceri mici. Toți proprietarii de întreprinderi mici știu despre pericolele încălcării datelor.

Deci ce faci? Cum își protejează un proprietar de afaceri mici datele de afaceri?

Cel mai bun mod este să găsiți o soluție eficientă de stocare a datelor. Doriți un loc în care să vă stocați fișierele pe care să le puteți accesa de oriunde. Doriți un serviciu care poate oferi securitate pentru fișierele dvs.

Ghidul pentru stocarea datelor întreprinderilor mici

Primul lucru pe care ar trebui să-l faceți este să aflați mai multe despre backup și recuperarea datelor. Odată ce aveți o soluție pentru recuperarea datelor pentru întreprinderile mici, puteți trece acum la găsirea celor mai bune opțiuni pentru stocarea datelor.

Iată ce ar trebui să luați în considerare:

Imagine: KnowTechie

1. Hard disc extern

Primul pas este să investești într-un hard disk extern pentru toți angajații tăi. Ar trebui să le solicitați angajaților să își facă copii de siguranță ale fișierelor de pe acest hard disk. Acest hard disk extern ar trebui să rămână la biroul unui angajat. Puteți investi într-un hard disk care poate varia de la 4 terabytes la 6 terabytes la un preț accesibil.

Solicitați angajaților dvs. să vă ofere o confirmare regulată cu privire la data când au făcut ultima copie de rezervă a fișierelor lor pe acest hard disk extern. Hard disk-ul extern ar trebui să fie, de asemenea, protejat prin parolă. Acest lucru asigură că fișierele nu pot fi accesate dacă hard disk-ul este furat sau pierdut.

2. Flash Drive USB

De asemenea, ar trebui să investești într-o unitate flash USB pentru fiecare angajat. Deoarece unitățile flash pot stoca o cantitate mai mică de date, angajații dvs. ar trebui să le folosească pentru stocarea datelor urgente care nu pot fi înlocuite sau replicate.

Din nou, unitatea flash USB ar trebui, de asemenea, protejată prin parolă și stocată la birou. Parola pentru unitatea flash ar trebui să fie cunoscută numai de angajatul individual și de orice administrator sau supervizor.

3. Depozitare tradițională

Deși ar putea părea de modă veche, există încă un loc pentru stocarea datelor pe CD-uri și DVD-uri. Dacă computerele dumneavoastră au posibilitatea de a utiliza CD-uri/DVD-uri, atunci s-ar putea să doriți să stocați câteva fișiere pe CD-uri/DVD-uri.

Puteți utiliza CD-uri/DVD-uri în același mod în care ați folosi o unitate flash USB. Folosiți-le pentru a stoca fișiere urgente care nu pot fi înlocuite cu ușurință. Dacă angajatul dvs. trebuie să partajeze un fișier cu un alt angajat, acesta poate folosi un CD/DVD ca formă de stocare pentru partajarea unui fișier.

4. Aplicație de monitorizare

Există aplicații de monitorizare precum Prey Project care pot accesa de la distanță un computer. Acest lucru se face de obicei dacă un computer este furat/pierdut. Îl puteți folosi pentru a face imediat backup fișierelor într-un serviciu de stocare în cloud.

Apoi, odată ce fișierele sunt copiate, le puteți șterge de la distanță de pe computer. Mai ales dacă personalul dumneavoastră poate lucra de la distanță folosind laptop-uri, vă recomandăm să le cereți să instaleze un serviciu precum Prey Project.

5. Stocare in cloud

În cele din urmă, ultima opțiune este utilizarea stocării în cloud. Aceste fișiere sunt stocate într-un cloud și pot fi accesate de la distanță - din interiorul biroului și din afara biroului.

Stocarea în cloud este adesea gratuită, cu spațiu de stocare suplimentar disponibil pentru o taxă de abonament. Puteți stoca fișierele de date de afaceri prin mai multe servicii de stocare în cloud. Aceste servicii vor avea, de asemenea, o securitate sporită, făcând dificil pentru hackeri să vă găsească datele. Puteți (și ar trebui) să vă protejați fișierele prin parolă.

Unele servicii de stocare în cloud vă permit, de asemenea, să creați fișiere precum documente, prezentări și foi de calcul.

Deci, ce opțiuni de stocare în cloud ar trebui să luați în considerare?

Să ne uităm la câteva:

Google Drive

Google Drive vă oferă 15 gigaocteți de stocare de date gratuit. Vă puteți organiza fișierele în foldere diferite. De asemenea, puteți crea documente, foi de calcul și prezentări folosind Google Drive.

Puteți face upgrade la mai mult spațiu de stocare contra unei taxe de abonament. Puteți partaja accesul la fișierele dvs. individuale. De exemplu, puteți acorda acces la un bilanţ pe Google Drive contabilului dvs. Tu și contabilul puteți edita acest fișier în orice moment.

De asemenea, puteți alege să restricționați anumite fișiere, astfel încât acestea să fie accesibile numai anumitor membri ai personalului. Sau puteți face unele fișiere deschise publicului (cum ar fi o carte electronică gratuită pe care compania dvs. o oferă). Fișierele din Google Drive pot fi accesate de la distanță și pot fi descărcate oricând pe un computer.

Cutie

Box este o opțiune populară de stocare în cloud pentru companii. Acesta este un serviciu plătit care oferă o multitudine de funcții excelente. Aceasta include criptarea la nivel înalt pentru fișierele dvs. Include, de asemenea, partajarea ușoară a fișierelor între personalul dvs.

Puteți sincroniza fișierele offline cu „caseta”. De asemenea, puteți utiliza Microsoft Office 365 pentru a crea documente, foi de calcul și prezentări. Box are, de asemenea, suport tehnic la nivel înalt pentru a vă ajuta afacerea cu stocarea datelor.

Pentru doar 10 USD pe lună, puteți avea 100 de gigaocteți de spațiu de stocare.

DropBox

Aceasta este o altă opțiune de stocare populară care vă oferă 2 gigaocteți gratuit. Puteți face upgrade la 5 teraocteți pentru 15 USD pe lună.

DropBox vă permite să partajați cu ușurință fișiere cu personalul dvs. Dacă aveți fișiere pe care doriți să le acceseze clienții dvs. (fără a le edita), aveți și această opțiune. DropBox vă permite, de asemenea, să creați fișiere de la zero, deoarece are un document nativ, o foaie de calcul și un creator de prezentări.

DropBox vă permite, de asemenea, să protejați fișierele prin parolă, făcând accesul mai greu de către hackeri.

Microsoft OneDrive

Aceasta este o altă opțiune excelentă pentru stocarea în cloud. Primești 5 gigaocteți gratuit. De asemenea, puteți face upgrade la 6 teraocteți pentru 9,99 USD pe lună. Aceasta ar putea fi o opțiune excelentă de instalat pentru fiecare angajat în parte. Aceasta poate fi o completare excelentă a hard diskului extern pe care îl păstrează la birourile lor.

Microsoft OneDrive are funcții de sincronizare încrucișată și permite căutarea ușoară pentru a vă găsi fișierele. Există o multitudine de aplicații terțe care pot funcționa cu serviciul de stocare în cloud.

Păstrați-vă datele în siguranță

Acum că știți cum să stocați datele de afaceri mici, vă puteți asigura că sunt întotdeauna păstrate în siguranță. Vă recomandăm să utilizați toate opțiunile menționate în acest ghid, pentru a nu fi nevoit să vă stresați cu privire la stocarea datelor.

Asigurați-vă că citiți mai mult conținut grozav despre tehnologie pe site-ul nostru.

Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.

Recomandările editorilor:

• Cum să vă păstrați baza de date în siguranță de hackeri
• TikTok a fost expus pentru colectarea datelor unice ale dispozitivului de la utilizatorii Android timp de aproape 15 luni
• Orientări cruciale pentru organizarea și căutarea metadatelor în 2020
• Unde stochează datele aplicațiile Android?