Cum funcționează înregistrarea apelurilor VoIP

Când ești la o convorbire cu un coleg sau cu un client, probabil că iei notițe pentru a-ți aminti punctele cheie ale conversației. Dar uneori, luarea de notițe devine o distragere a atenției în sine sau te simți incapabil să ții pasul. Aici intervine înregistrarea apelurilor VoIP de afaceri . Această tehnologie vă permite să înregistrați în mod fiabil ambele părți ale unei conversații telefonice.

În acest articol, vom acoperi tot ce trebuie să știți despre înregistrarea telefonului VoIP în următoarele secțiuni:

• Ce este înregistrarea apelurilor VoIP și cum funcționează?
• Diferite tipuri de înregistrare a apelurilor VoIP
• Beneficiile înregistrării apelurilor VoIP
• Legalitățile înregistrării apelurilor VoIP
• Top furnizori de înregistrare a apelurilor VoIP

Ce este înregistrarea apelurilor VoIP și cum funcționează?

Înregistrarea apelurilor VoIP este o modalitate sigură de a înregistra fișiere audio ale unei conversații telefonice în cloud. Atât apelurile primite, cât și apelurile primite pot fi înregistrate. După ce apelul a fost înregistrat, puteți să vă întoarceți și să îl redați de câte ori doriți. Conversațiile dvs. ar trebui să fie disponibile pentru redare imediat ce încheiați sesiunea de înregistrare. Deoarece este salvat în cloud, va fi întotdeauna ușor de găsit. Este un proces simplu pentru utilizator, dar are o tehnologie sofisticată pentru a-l susține.

Apelurile pot fi înregistrate folosind câteva metode diferite:

• Începeți înregistrarea în timp real activând butonul de înregistrare (de obicei prin apăsarea tastei * și a unui număr prestabilit) înainte sau în timpul unui apel. Înregistrarea poate fi, de asemenea, întreruptă în acest fel.
• Apelurile pot fi, de asemenea, înregistrate cu o tehnică numită „privire înapoi”, în care întregul apel este înregistrat, chiar dacă comanda de înregistrare este trimisă după ce apelul a început.

Odată ce funcția de înregistrare a apelurilor a fost activată, toate datele de intrare și de ieșire sunt capturate și convertite în fișiere de date vocale. Software-ul dvs. va clasifica automat datele într-un format de date specific, cum ar fi .WAV. Cu toate acestea, apelurile pot fi înregistrate în diferite formate și, de obicei, pot fi convertite dintr-un format în altul cu ușurință. Ele pot fi, de asemenea, etichetate cu informații importante. Mai mult, unele informații sunt etichetate automat, cum ar fi numărul de telefon și ora apelului.

Diferite tipuri de înregistrare a apelurilor VoIP

Există trei tipuri principale de înregistrare a apelurilor VoIP:

1. Înregistrare găzduită
2. Înregistrare bazată pe software
3. Înregistrare hardware/aparatură

Înregistrare găzduită — Într-o soluție găzduită, hardware-ul de înregistrare și serverele de înregistrare sunt toate pe site-ul furnizorului. Unii furnizori găzduiți permit 1 GB sau o altă cantitate de spațiu de înregistrare gratuit, în timp ce alții oferă înregistrarea doar ca abonament plătit.

Înregistrare bazată pe software — În înregistrarea bazată pe software, software-ul de înregistrare se află pe computerul sau serverul dvs. Software-ul poate fi folosit pentru a înregistra apeluri nu doar prin telefon, ci și pentru aplicații softphone pe iOS sau Android, Skype, Google Talk, Google Hangouts și multe altele. Software-ul funcționează prin înregistrarea sunetului care trece prin placa de sunet a computerului.

Software-ul trebuie setat, fie prin sau în software-ul în sine. Înregistrarea înregistrărilor software la sursă, dar din punct de vedere tehnic, există două (sau mai multe) surse. De exemplu, un apel telefonic sau Skype are mai multe persoane care vorbesc la el, ceea ce înseamnă că fiecare este o sursă. Software-ul trebuie să selecteze sursa sau să aleagă ambele surse, cunoscute și ca canale.

În funcție de opțiuni, cele două canale pot fi separate în stânga și dreapta. Parametrii software pot fi setați pentru a elimina și tăcerile din conversație. De asemenea, puteți selecta formatul și calitatea fișierului final.

Cu cât calitatea este mai mare, cu atât va ocupa mai mult spațiu. Apelurile pot fi înregistrate pe un canal sau separate în mai multe canale. În general, sunetul este înregistrat în mono, adică un singur difuzor, spre deosebire de stereo. Stereo ar necesita de două ori mai multă memorie.

Înregistrare hardware/ aparatură — Într-o înregistrare bazată pe dispozitiv, un dispozitiv, de obicei un aparat montat pe rack, este plasat printre echipamentele VoIP. Dispozitivul este conectat la internet și la celelalte echipamente montate pe rack prin cabluri LAN. Face ceea ce se numește „port sniffing”, ceea ce înseamnă că citește și interpretează datele care sunt transferate printr-un anumit port de rețea. Apelurile VoIP traversează firewall-ul doar pe anumite porturi din motive de securitate.

Aparatul adulmecă portul pentru date VoIP și le înregistrează. Dispozitivele aparatului pot fi mici sau pot fi suficient de mari pentru a monitoriza sute de extensii simultan. În loc să aibă un hard disk încorporat, aparatele se conectează la bazele de date de server care înregistrează apelurile online.

Beneficiile înregistrării apelurilor VoIP

Înregistrarea apelurilor dvs. oferă o serie de beneficii echipei dvs. Iată câteva avantaje la care vă puteți aștepta de la implementarea unui sistem telefonic VoIP.

Îmbunătățiți calitatea asistenței pentru clienți — Companiile înregistrează adesea apelurile pentru asigurarea calității asistenței pentru clienți. Managerii pot revizui aceste apeluri pentru a se asigura că reprezentanții asistenței pentru clienți iau parte la conversații productive. În acest fel, managerii pot identifica orice aspect al procesului care ar trebui perfecţionat. Deoarece apelurile sunt înregistrate și salvate automat în cloud, puteți oricând să vă referiți la apelurile înregistrate pentru utilizare ulterioară, dacă este necesar.

Îmbunătățiți performanța angajaților — Când înregistrați apeluri telefonice în scopul serviciului clienți, veți avea avantajul suplimentar de a putea urmări performanțele individuale. Aceste înregistrări pot fi folosite în scopuri de instruire. Managerii pot folosi aceste înregistrări pentru a indica unde excelează un agent și unde au loc de îmbunătățire.

Identificați zonele cu probleme — Când vă înregistrați apelurile telefonice, veți putea identifica diverse tendințe și modele. După cum afirmă Ring Blaze , puteți vedea cum răspund clienții la anumite expresii sau stiluri de comunicare. Dacă clienții dvs. răspund slab la anumite articole din scriptul dvs. de vânzări, puteți profita de această perspectivă pentru a le modifica după cum este necesar.

Păstrați evidența apelurilor — Apelurile dvs. reprezintă o mulțime de cunoștințe pentru agenții dvs. Deoarece apelurile VoIP înregistrate sunt salvate în cloud, agenții dvs. pot reveni la ele în orice moment. În acest fel, se pot referi la detalii importante discutate în apelurile inițiale. Acest lucru poate permite agenților să parcurgă aceste detalii pentru a adăuga un nivel de personalizare apelurilor, creând o experiență mai bună pentru clienți.

Soluționarea litigiilor — Înregistrarea vă poate ajuta să rezolvați potențialele dispute dintre clienți și agenții dvs. Puteți să vă referiți la apelul în cauză și să vedeți ce s-a întâmplat pentru a ajunge la rădăcina problemei. La rândul său, după cum afirmă BDM Voice , puteți vedea cum agenții dvs. gestionează apelurile dificile cu clienții lor și le puteți oferi instruire suplimentară, dacă este necesar.

Legalitățile înregistrării apelurilor VoIP

Înregistrarea apelurilor servește unor scopuri de afaceri valoroase, atâta timp cât sunt respectate anumite protocoale. După cum am raportat anterior , Legea Federală pentru Protecția Electronică conturează reglementările referitoare la informarea și obținerea consimțământului pentru înregistrarea conversațiilor care au loc între două sau mai multe părți la telefon.

Legea federală privind interceptarea convorbirilor din 1968 interzice înregistrarea apelurilor fără știrea și acordul ambelor părți. Cu toate acestea, este important să știți că înregistrarea apelurilor VoIP este diferită de interceptarea tradițională sau alte metode de înregistrare. Faptul că apelul este împărțit în pachete și trimis prin internet înseamnă că nu poate fi înregistrat folosind aceleași metode care au funcționat pentru telefonia analogică.

Din acest motiv, există o excepție pentru telefoanele de afaceri. Dar este important să rețineți că majoritatea apelurilor telefonice de afaceri vă vor anunța automat dacă apelul este înregistrat în scopuri de afaceri.

Top furnizori de înregistrare a apelurilor VoIP

Iată câteva dintre cele mai bune platforme de software de înregistrare a apelurilor de pe piață, defalcate după caracteristici, avantaje și contra și multe altele.

CallRail

CallRail este un software de urmărire a apelurilor de intrare care oferă o funcție solidă de înregistrare a apelurilor. Software-ul este conceput pentru a oferi marketerilor vizibilitate completă asupra clienților potențiali de calitate. În acest fel, succesul poate fi stimulat și creșterea poate fi susținută.

Funcția de înregistrare a CallRail vă poate ajuta să vă antrenați personalul și să calificați clienții potențiali. Fiecare înregistrare este disponibilă pentru a fi examinată în jurnalul de apeluri și notificările prin e-mail după încheierea apelului.

De asemenea, puteți rămâne în conformitate cu toate reglementările locale, statale și federale, prin configurarea anunțurilor înainte de apel care anunță apelanții că conversația va fi înregistrată. Această caracteristică funcționează, de asemenea, în tandem cu funcția CallRail Conversation Intelligence, care vă va analiza, organiza și nota clienții potențiali.

Avantaje și dezavantaje CallRail

Iată câteva argumente pro și contra de pe pagina GetVoIP a CallRail

WhatConverts

WhatConverts este un software de urmărire a apelurilor care dezvăluie instantaneu campaniile de marketing care oferă clienți potențiali de calitate. Vă puteți scufunda în aceste detalii pentru a vedea cine sunt clienții potențiali și unde sunt localizați. Clientii potențiali vor fi organizați și calificați automat.

Platforma vă permite să vă scufundați mai adânc în clienții potențiali cu ajutorul înregistratorului lor de apeluri. WhatConverts oferă un tablou de bord care vă permite să alegeți care dintre numerele de telefon doriți să înregistrați. Platforma oferă, de asemenea, urmărire conformă HIPPA fără costuri suplimentare.

WhatConverts Pro și Contra

Iată câteva argumente pro și contra de pe pagina GetVoIP a WhatConverts

Twilio

Twilio permite telefoane, VoIP și mesagerie pe mai multe platforme. Aceasta este o platformă de comunicații în cloud care alimentează peste 28 de miliarde de apeluri și mesaje pe an. Software-ul are clienți importanți precum Uber, Airbnb și Twitter.

Twilio oferă, de asemenea, o soluție programabilă de înregistrare a apelurilor. Puteți înregistra, stoca, transcrie și prelua apelurile vocale din cloud. Twilio oferă funcții avansate pentru înregistrare, cum ar fi înregistrarea pe două canale, controale de înregistrare și criptare cu cheie publică.

Twilio Avantaje și dezavantaje

Iată câteva argumente pro și contra de pe pagina GetVoIP a Twilio

PhoneWagon

PhoneWagon combină urmărirea apelurilor cu un sistem modern de telefonie de afaceri pentru a ajuta utilizatorii să profite la maximum de apelurile primite și efectuate. Instrumentul urmărește apelurile și mesajele text din campaniile de marketing și permite echipei dvs. să comunice cu clienții printr-o căsuță de e-mail partajată.

PhoneWagon oferă înregistrare, astfel încât să vă puteți antrena și optimiza personalul pentru a spune lucrurile potrivite în timpul unui apel. Platforma vă permite să înregistrați apeluri pe oricare dintre numerele dvs. de telefon, împreună cu redarea unui mesaj de salut pentru a informa toate părțile că apelul este înregistrat.

PhoneWagon Avantaje și dezavantaje

Iată câteva argumente pro și contra de pe pagina G2 a lui PhoneWagon

DialogTech

DialogTech este o platformă de inteligență pentru conversații bazată pe inteligență artificială pentru marketeri. Software-ul este conceput special pentru a analiza apelurile primite. Deci, atunci când consumatorii sună, DialogTech transformă acele conversații în informații care ajută la îmbunătățirea rentabilității investiției în marketing, la creșterea conversiilor din vânzări și la furnizarea de experiențe personalizate pentru clienți.

DialogTech oferă înregistrare pentru a îmbunătăți aceste obiective. Platforma oferă transcrieri ale fiecărui apel către o bază de date centralizată pe care o puteți accesa cu ușurință. Acest lucru vă permite să analizați în profunzime apelurile, astfel încât să puteți îmbunătăți performanța în diferite departamente din afacerea dvs.

Avantaje și dezavantaje DialogTech

Iată câteva argumente pro și contra de pe pagina G2 a DialogTech

Concluzie: Înregistrarea apelurilor poate aduce beneficii oricărei afaceri

Software-ul de înregistrare a apelurilor este o modalitate ușoară de a vă îmbunătăți afacerea. Organizațiile din orice industrie pot beneficia de pe urma utilizării acestor instrumente. Aceștia vă țin la răspundere pe dvs. și pe echipa dvs., vă sporesc oferta de servicii pentru clienți și se asigură că nu pierdeți niciun moment cu apelurile dvs. Instrumentele de înregistrare sunt ușor de utilizat și ar trebui să se încadreze perfect în stiva dvs. de software existentă.