Îmbunătățiți-vă fluxul de lucru prin angajarea unui asistent virtual

De cele mai multe ori, alegeți o profesie în funcție de doi factori:

• Potențial de câștig
• Activitate care iti place sa o faci

Problema cu acesta din urmă este că intri într-un domeniu pentru o provocare, pentru a ajuta oamenii sau pentru a-ți arăta propria pricepere și apoi ești dezamăgit când afli adevărul. Adevărul este că veți petrece 10% din timp făcând efectiv aceste sarcini primare și veți „irosi” 90% din timpul și energia dvs. răspunzând la e-mailuri, introducând date într-o foaie Excel și conducând conversații modeste.

Ei bine, dacă angajezi un asistent, poți evita cele mai multe dintre acestea și poți sări direct la obiect. Iată cum vă puteți îmbunătăți fluxul de lucru prin angajarea unui asistent virtual.

Gestionarea e-mailurilor

Un asistent virtual bun se poate ocupa de e-mailurile tale. Le pot citi și le pot răspunde. Apoi, din când în când, când întâlnesc ceva care necesită de fapt atenția ta, fie arată-l, fie trimite-l în calea ta.

Problema cu e-mailurile este că trebuie să le verificați în mod regulat. Cea mai mare parte nu este substanțială, poate chiar complet lipsită de importanță. Sigur, filtrul de spam poate face o treabă grozavă, dar nu tot ce este irelevant este spam.

Lucrul cheie de reținut este că, indiferent de faptul că cele mai multe dintre acestea sunt irelevante, trebuie totuși să-l verificați. Software-ul poate face o treabă relativ bună, dar nu este atotputernic . Din când în când, ai nevoie de un om real care să se ocupe de asta.

Rețineți că viteza cu care răspundeți la e-mailuri este incredibil de importantă pentru eforturile dumneavoastră de a construi relații. În mod ideal, ați răspunde într-o oră, în timp ce răspunsul în termen de patru ore este încă acceptabil. Timpul este esențial și, ca profesionist, aceasta este o resursă care îți lipsește mereu.

Derularea programului dvs

A alerga pe un program strâns este dificil, dar este doar vârful aisbergului. Cu toate acestea, ce zici de a face de fapt un program gestionabil?

Sigur, un instrument de programare te poate ajuta cu asta. Unii dintre ei chiar vă citesc chat-urile și, deoarece pot înțelege contextul, vă programează întâlnirile fără contribuția dvs. Cu toate acestea, această tehnologie este încă brută și nu la fel de fiabilă.

În schimb, doriți un actor, un asistent virtual , care să vă gestioneze calendarele, să vă aranjeze programul și chiar să vă reamintească de întâlnirile importante.

Ca să nu mai vorbim că ai un asistent care să contacteze alți participanți te face să arăți incredibil de profesionist.

În afară de asta, un asistent vă poate ajuta și să pregătiți materialele pentru aceste întâlniri în avans.

Amintiți-vă că trebuie să faceți acest lucru pe cont propriu necesită mult timp. Nu numai asta, dar avem tendința să „încălcăm regulile” și să ne supraestimăm destul de sever. Așa că, când ni se pare că programul este prea strâns, mai adăugăm una sau două întâlniri crezând că asta nu este nimic pe care să nu ne putem descurca.

Uneori, un străin este mai obiectiv, mai ales când i se oferă linii directoare clare.

Manipularea cercetării

Când vine vorba de cercetarea în afaceri, acesta este un proces dificil și consumator de timp, dar nu este ceva care necesită un nivel incredibil de ridicat de competență academică.

La urma urmei, nu îi ceri asistentului tău să cerceteze cel mai recent medicament împotriva cancerului la nivel molecular sau să descompună lucrurile la cea mai mică componentă potențială. În schimb, ceea ce ceri este să faci o cercetare rudimentară asupra subiectului și să oferi rezultate.

De exemplu, dacă sunteți în imobiliare, le puteți cere să vă alcătuiască o listă de proprietăți potrivite. Aceasta înseamnă că vor trece prin mai multe listări locale și vor nota fiecare proprietate care îndeplinește criteriile pe care le-ați cerut.

În majoritatea domeniilor, vă puteți imagina că le cereți asistenților dvs. să facă acest tip de cercetare. Diferența de rezultate dintre tu care faci cercetarea și altcineva care o face nu este chiar atât de notabilă. Nu este o sarcină dificilă, este doar consumator de timp și efort.

În loc să o faci singur, poți să-l delegați altcuiva și să vă concentrați pe sarcinile de bază.

Serviciu clienți

Acum, în majoritatea domeniilor, doar externalizarea serviciului pentru clienți nu este la fel de satisfăcătoare. O persoană care sună nu dorește să fie conectată cu cineva care este doar ușor asociat cu o marcă prin intermediul unei terțe părți.

A vorbi cu un asistent înseamnă totuși să vorbești cu cineva din cadrul companiei. Sigur, nu ei sunt cei care apelează sau cineva care oferă direct serviciile de care au nevoie, dar sunt suficient de aproape.

În primul rând, după ce au petrecut suficient timp în compania ta (asta nu înseamnă ani și decenii), vor avea o înțelegere destul de decentă a majorității proceselor. Chiar dacă pot răspunde la aceeași cantitate de întrebări ca pagina dvs. de întrebări frecvente sau un chatbot (sau chiar dacă folosesc aceste resurse), un asistent virtual este totuși un adevărat om.

Sunt un adevărat angajat, un adevărat profesionist, care este însărcinat cu rezolvarea problemei lor. Acest lucru îi face pe clienții tăi să se simtă speciali. Îi face să se simtă auziți și îți câștigă multe puncte în plus.

Crearea si managementul continutului

Acum, când spunem crearea de conținut, majoritatea oamenilor își imaginează imediat o carte albă de peste 4.000 de cuvinte plină cu termeni tehnici și studii de caz unice. Chiar dacă acesta ar fi cazul, cu instrumentele moderne de asistență la scriere, acest lucru nu ar fi în afara capacităților unui asistent virtual obișnuit.

Cu toate acestea, când vine vorba de conținutul postărilor pe blog, conținutul canalului YouTube și, în special, conținutul din rețelele sociale, lucrurile nu sunt nici pe departe la fel de complexe sau solicitante. Gândiți-vă la asta: de cele mai multe ori, trebuie să tăiați un videoclip la o durată adecvată, să adăugați un filtru și să alegeți muzica de fundal adecvată.

Chiar dacă aveți un scriitor-colaborator, puteți solicita totuși un asistent virtual să treacă prin el și să compare conținutul cu liniile directoare ale posterului invitaților de pe blogul dvs. În acest fel, dacă există ceva care este în afara sau în afara normei, ei îl pot edita sau pot indica spre el.

Învelire

Principalul lucru de reținut este că responsabilitățile unui asistent variază foarte mult. Este al tău să decizi și al asistentului să fie de acord cu acești termeni. Totuși, persoana potrivită în poziția de asistent îți poate face viața mult mai ușoară. Depinde de tine să faci un aranjament adecvat.