5 instrumente software cheie pentru a vă optimiza fluxul de lucru al afacerii în 2024

Cum vă gestionați fluxul de lucru al afacerii?

Cu o concurență acerbă și cerințe ridicate ale clienților, companiile se străduiesc să atingă o eficiență optimă pentru un avantaj competitiv.

Fluxurile de lucru de afaceri sunt o serie de sarcini individuale care urmează o secvență necesară pentru ca procesele de afaceri să fie finalizate.

Gândiți-vă la aceasta ca pe o cale pe care sarcinile trebuie să o urmeze pentru ca obiectivele dvs. de afaceri să le atingă.

Prin urmare, implementarea unui sistem de optimizare a fluxului de lucru simplifică operarea și nu numai că crește viteza și eficiența, ci și economisește costurile și timpul afacerii tale.

De fapt, conform lui Camunda, 97% dintre factorii de decizie în afaceri sunt de acord că automatizarea fluxului de lucru este esențială pentru transformarea digitală, subliniind importanța sistemelor de management al fluxului de lucru.

Deci, ce instrumente vă pot ajuta să obțineți eficiență în fluxurile dvs. de lucru?

Acest articol va discuta despre software-ul cheie pentru fluxul de lucru în afaceri în 2024, pentru a vă ajuta să automatizați procesele și să vă rulați fluxurile de lucru pe pilot automat.

Să începem.

1. Transloading Optimization Software

Operați o afacere de logistică?

Dacă o faci, tu, mai mult decât oricine, înțelegi importanța ca lucrurile să funcționeze fără probleme.

Fără fluxuri de lucru clare pentru a gestiona angajații și mașinile care rulează procese de zi cu zi, probabil că veți face față ineficiențelor, cum ar fi întârzierile și satisfacția slabă a clienților.

Se estimează că dimensiunea pieței de automatizare a logisticii va crește de la 32,7 miliarde USD în 2023 la 51,2 miliarde USD până în 2028, ceea ce arată cererea crescută pentru instrumente de automatizare.

Mult timp și costuri sunt implicate în gestionarea manuală și monitorizarea fluxurilor de lucru pentru a asigura ca lucrurile să funcționeze fără probleme . Chiar și așa, asta nu garantează eficiența, deoarece oamenii sunt predispuși la erori.

Cel mai bun software de optimizare a transferului oferă o platformă centralizată pentru a supraveghea toate operațiunile. O vizualizare de nivel superior permite managerilor și părților interesate să înțeleagă întreaga imagine cu fiecare pas al afacerii.

În plus, aceste instrumente vă permit să personalizați și să executați fluxuri de lucru care asigură finalizarea la timp a sarcinilor, transparență și responsabilitate.

O soluție de optimizare a transferului în mijlocul tuturor software-ului dvs. de logistică, cum ar fi instrumentele de gestionare a curții și a depozitelor, asigură interconectarea muncii, cu aprobări prompte și inițierea sarcinilor. Este un fel de a trece butonul de la un proces la altul.

Merchandise Warehouse Company căuta o soluție pentru a-și optimiza operațiunile prin eliminarea problemelor de redundanță și oferind flexibilitate pentru a-i permite să răspundă cerințelor clienților.

Folosind Datex Footprint, un sistem de management al depozitelor, compania a reușit să-și automatizeze procesele pentru fiecare dintre clienții săi și să obțină o mai mare acuratețe și productivitate.

2. Managementul relațiilor cu clienții (CRM)

În centrul oricărei afaceri se află clienții.

Pentru afacerile centrate pe client, satisfacția și experiența clienților sunt o prioritate.

Cu toate acestea, cu cerințele clienților la un nivel maxim, liderii de servicii pentru clienți sunt forțați să găsească noi modalități de a satisface aceste cerințe și de a spori satisfacția clienților.

Există o legătură evidentă între managementul defectuos al relațiilor cu clienții și profiturile reduse.

De fapt, o cercetare NewVoiceMedia a dezvăluit că companiile din SUA pierd până la 75 de miliarde de dolari pe an din cauza experiențelor proaste ale clienților, cuantificând costul în creștere al gestionării proaste a relațiilor cu clienții.

Clienții doresc acum o comunicare promptă, experiențe personalizate și flexibilitate care pot fi obținute numai cu software-ul de optimizare CRM.

Cele mai bune dintre aceste instrumente automatizează sarcini redundante și consumatoare de timp, cum ar fi rutarea conversațiilor și marketingul, eliberând timp pentru ca personalul de asistență să se concentreze pe sarcini care adaugă valoare, cum ar fi serviciul pentru clienți.

Chat-urile live și chatbot-urile împuternicesc afacerea dvs. să ofere răspunsuri prompte și asistență clienților.

Cu funcții avansate precum IA conversațională, chatbot-ii pot oferi context personalului de asistență și pot direcționa conversațiile către persoane calificate pentru o experiență îmbunătățită.

Mai mult, software-ul CRM automatizează clasificarea conversațiilor folosind funcții precum etichetele automate pentru o analiză perspicace care poate oferi o înțelegere profundă a așteptărilor și experiențelor clienților.

Dincolo de automatizare, software-ul CRM vă permite să vă bucurați de alte avantaje, cum ar fi o platformă de comunicare centralizată care permite personalului dvs. să răspundă la toate solicitările clienților pe mai multe canale pe o singură platformă.

Alte caracteristici notabile includ rapoarte și analize, urmărirea SLA și răspunsurile predefinite, care sunt, de asemenea, utile în timpul automatizării.

3. Top Document Workflow Tools

Manipulați manual documentele?

Dacă sunteți, atunci trebuie să fiți conștienți de ineficiența de a nu avea un sistem solid de gestionare a documentelor care să vă permită să stocați, să partajați și să digitizați toate fișierele de afaceri.

Unul dintre blocajele majore asociate cu gestionarea defectuoasă a documentelor este procesele lente care pot cauza întârzieri în livrarea serviciilor și a mărfurilor.

De exemplu, în industria logistică, unde sunt implicate multe documente, procesul de semnare și aprobare durează mult, ceea ce încetinește timpii de livrare și provoacă întârzieri.

Acestea se traduc, desigur, la o satisfacție slabă a clienților, ceea ce este rău pentru afacerea dvs.

De fapt, cercetarea Zendesk a constatat că aproximativ trei din cinci consumatori sunt de acord că un serviciu bun pentru clienți este esențial pentru ca aceștia să simtă loialitate față de o marcă.

Aceste statistici ar trebui să arate importanța proceselor simplificate pentru a îmbunătăți experiența clienților.

Instrumentele de top de automatizare a documentelor facilitează procesele de gestionare a documentelor, de la colectare până la colectarea semnăturilor pentru aprobare . Cu majoritatea documentelor procesate pe pilot automat, afacerea dvs. poate economisi costuri și resurse care pot fi transferate către alte sarcini importante și complexe.

De la bun început, aceste software de flux de lucru pentru afaceri, în 2024, colectează documente digitale din diferite surse sau le scanează pe cele fizice înainte de a le clasifica și de a le integra în sistem.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals este un jucător cheie în industria farmaceutică, cu mii de angajați. Din acest motiv, redactarea manuală a contractelor standard consumă mult timp.

ActiveDocs a oferit o soluție care a facilitat procesele centrate pe documente care implică crearea și revizuirea proiectelor de contract și a putut să intensifice practicile de revizuire și aprobare.

4. Automatizare

Automatizarea poate alimenta și crește productivitatea.

Imaginează-ți timpul petrecut de angajații tăi pentru sarcini redundante, cum ar fi căutarea documentelor, răspunsul la întrebări repetitive ale clienților și scanarea fișierelor pentru a le digitiza.

Ei bine, asta înseamnă mult timp pierdut, ceea ce se traduce în costuri operaționale uriașe în detrimentul unor sarcini complexe și importante.

De fapt, angajații petrec aproximativ 19 zile lucrătoare în fiecare an pe sarcini repetitive, potrivit unui studiu al SnapLogic. Acesta este o indicație clară a cât de mult timp este pierdut cu activitățile banale în loc să se concentreze pe creșterea afacerii.

Nu se oprește la pierderea de timp. Sarcinile redundante, de asemenea, deraiează moralul angajaților, ducând la reducerea productivității, ceea ce vă poate afecta afacerea.

Automatizarea este baza de bază a optimizării fluxului de lucru. Nu există într-adevăr niciun software pentru fluxul de lucru de afaceri care să nu fie construit pe automatizare, de la sisteme de management al documentelor până la instrumente de management al relațiilor cu clienții.

Automatizarea vă eliberează personalul de sarcini monotone, consumatoare de timp, permițându-le să se concentreze pe probleme complexe care necesită intervenție umană.

Acest lucru nu numai că crește productivitatea prin reducerea semnificativă a costurilor.

Puteți facilita și optimiza cu ușurință fluxurile de lucru executând sarcini precum procesarea plăților, aprobările și rutarea conversațiilor, asigurând procese simplificate și precizie și eficiență îmbunătățite.

Maverick International este o companie globală de ambalare care acordă prioritate proceselor simplificate și eficienței. Mașinile de etanșare ale companiei sunt proiectate pentru a sigila diferite dimensiuni de pungi. Ajustările manuale între schimburi pentru a se potrivi diferitelor dimensiuni, totuși, au fost lente.

OMRON Automation a oferit o soluție care a permis companiei să-și automatizeze procesul de schimbare. Mașinile se pot ajusta automat la dimensiunea dorită aproape în timp real.

5. Management de proiect

Managementul adecvat al proiectului poate îmbunătăți fluxul de lucru.

Aceasta implică supravegherea sarcinilor și procesului și alocarea resurselor pentru atingerea obiectivelor de afaceri în limitele convenite.

Lipsa acestora ar duce la întârzieri în îndeplinirea obiectivelor, o experiență slabă a clienților și probleme de calitate, pentru a menționa câteva . Toate acestea pot avea un impact direct asupra profitabilității, prin urmare, împiedicând creșterea afacerii.

De fapt, o cercetare a Geneca a înregistrat 75% dintre respondenții la sondaj care au citat lipsa de încredere drept motiv pentru eșecul proiectului. Această cifră a sugerat o deconectare cu obiectivele proiectului și implementatorii proiectului.

Instrumentele de management de proiect se numără printre software-urile pentru fluxul de lucru al afacerii care pot eficientiza procesele în 2024. Ele fac acest lucru furnizând cadre structurate care îmbunătățesc comunicarea și asigură o alocare eficientă a resurselor.

În sectorul logistic, de exemplu, managementul de proiect asigură că resursele sunt alocate departamentelor importante și că nu există o supraalocare a resurselor.

În plus, împărțirea proiectelor în sarcini gestionabile și stabilirea unor constrângeri clare le permite angajaților să prioritizeze munca în mod eficient. Soluțiile de flux de lucru precum Trello ajută la vizualizarea progresului, ajutând echipele să identifice blocajele și să ajusteze sarcinile de lucru după cum este necesar.

AYESA, o companie internațională spaniolă care se ocupă de tehnologie și IT, a folosit mai multe software-uri pentru a eficientiza funcționarea fără integrare. Acest lucru a dus la provocări în ceea ce privește vizibilitatea proiectului, deoarece nu aveau o imagine comună și clară a stării proiectului.

La implementarea Easy Redmine, compania a obținut vizibilitatea volumului de lucru și capacitatea de a avea proiecte bine organizate. Acest lucru permite fiecărui membru al echipei să știe că trebuie să o facă în orice moment și managerului de proiect să controleze programul.

Concluzie

Încă nu ți-ai optimizat fluxurile de lucru ale afacerii?

Procedând astfel, este cel mai bun pariu pentru a obține un avantaj într-un mediu de afaceri foarte competitiv, permițându-vă să simplificați operațiunile fără a face compromisuri la calitate.

De fapt, conform unui raport al Gitnux, aproximativ 75% dintre liderii de afaceri raportează că utilizarea automatizării fluxului de lucru le oferă un avantaj competitiv puternic, subliniind nevoia unor fluxuri de lucru eficiente.

Nu lipsesc software-ul pentru fluxul de lucru al afacerilor, de la instrumente de optimizare de transfer la soluții de gestionare a relațiilor cu clienții care sporesc satisfacția clienților.

Integrarea mai multor dintre aceste instrumente poate crește semnificativ productivitatea, poate economisi timp și eficientiza procesele pentru creșterea afacerii.