O privire atentă: revizuirea noastră practică a echipelor Microsoft în 2019

Chiar săptămâna trecută, am analizat îndeaproape termenul în creștere de „Comunicații între întreprinderi”, cu o analiză practică a Webex Teams. Pentru a ajuta la completarea acestei discuții (și pentru a ne pregăti pentru articolul nostru direct de Ultimate Showdown: Microsoft Teams vs WebEx Teams), am vrut să oferim o altă privire atentă a ceea ce este probabil cel mai mare candidat la medalia de aur Enterprise UC&C: Microsoft Teams.

Nu este prima dată când ne uităm îndeaproape la Microsoft Teams, dar, desigur, odată cu trecerea timpului, o serie de lucruri s-au schimbat. Pe măsură ce soluțiile UC axate pe întreprinderi își iau avânt, vedem că organizațiile înlocuiesc rapid soluțiile de comunicare mai standard cu aceste platforme de colaborare complete și robuste.

Fără îndoială, aceste platforme de colaborare capabile de întreprindere pun rapid stăpânire pe piață, ramificându-și capabilitățile mult dincolo de chat-ul persistent în capabilități critice, cum ar fi colaborarea vizuală îmbunătățită și chiar cea mai recentă tehnologie, cum ar fi inteligența artificială.

Pentru a înțelege mai bine opțiunile actuale care există și de ce aceste soluții cuceresc rapid piața, am dorit să oferim o privire atentă asupra celei mai recente versiuni a Microsoft Teams.

O expansiune de colaborare autonomă la Office 365

Fără să se concentreze prea mult pe cum și de ce, Microsoft și-a dezvoltat propria interpretare a pieței de colaborare, una care s-ar așeza frumos în ecosistemul Office 365. Este cam la fel de simplu. Acum, asta chiar nu spune toată povestea: Teams este o platformă incredibil de capabilă care extinde colaborarea dincolo de chaturile individuale sau de grup.

„Microsoft Teams este o aplicație de colaborare care vă ajută echipa să rămână organizată și să aibă conversații — totul într-un singur loc. Iată o privire rapidă către partea stângă a Teams.”

Și, cu o platformă cloud atât de puternică care crește accesibilitatea portofoliului deja popular Microsoft, Microsoft a văzut o deschidere pentru a se apuca de această nouă paradigmă de colaborare.

Desigur, ei nu sunt străini de comunicare cu achiziția și dezvoltarea continuă a Skype, printre alte instrumente. Dar, așa cum am spus în trecut, Microsoft Teams „nu este doar o altă aplicație de mesagerie pe care o descărcați pe desktop și pe telefon precum Slack”.

În schimb, Teams înseamnă să faci parte din ecosistemul Office 365. Cu Microsoft Teams, utilizatorii au acces la o serie de funcții separate în patru categorii:

• Echipe – Găsiți și creați canale pentru a organiza „întâlniri la fața locului, a avea conversații și a partaja fișiere”
• Întâlniri – Vezi tot ce ai pregătit pentru ziua sau săptămâna. Sau, programați o întâlnire. Acest calendar se sincronizează cu Outlook, un exemplu de integrare profundă a Office 365.
• Apeluri – Organizațiile pot extinde echipele pentru a include apeluri VoIP dincolo de chat și colaborare
• Activitate – Fii din urmă cu toate mesajele tale necitite, @mențiunile, răspunsurile și multe altele

S-a schimbat puțin de la ultima mea privire la Teams; Microsoft oferă acum o versiune gratuită de Teams, permițând organizațiilor să folosească Teams fără a fi nevoie de un întreg abonament Office 365. Dar, opțiunea de a face upgrade și de a câștiga întreaga platformă este acolo pentru cei care aleg să facă acest lucru.

Și sincer, acest lucru evidențiază un punct de vânzare destul de mare pentru platforma Microsoft Teams - integrarea profundă cu restul ecosistemului Office 365. Să recunoaștem, aplicațiile Microsoft au fost, și probabil vor fi întotdeauna, soluțiile de bază pentru întreprinderi pentru o serie de sarcini. Nu ne putem imagina cu adevărat o lume fără Word, Excel și PowerPoint - sau cel puțin influența lor.

Utilizarea Microsoft Teams: Interfața cu utilizatorul

La fel ca în aproape orice altă aplicație UC&C, Microsoft reușește să facă navigarea destul de simplă, cu o fereastră principală de conținut în față și în centru, iar navigarea pornită spre stânga. Nimeni nu încearcă să reinventeze roata aici, doar să o facă mai confortabilă.

La fel ca în majoritatea celorlalte aplicații UC sau de colaborare, există patru pictograme de-a lungul panoului din stânga pentru navigare majoră, dar de data aceasta cu o mică etichetă de text pentru a merge împreună cu pictograma, în cazul în care nu vă puteți da seama care este imaginea respectivă. un balon de chat înseamnă.

Dar Microsoft a luat o întorsătură unică în designul Teams, concentrându-se mai precis pe aspectul de echipă al platformei. Vizualizarea principală pe care o vedeți chiar când deschid aplicația este feedul de activitate, unde utilizatorii pot vedea tot ce face întreaga lor organizație.

Aceasta include conversații, fișiere și, sincer, aproape orice doriți să adăugați, de la aplicații Microsoft până la integrări terțe. Defalcarea continuă cu o concentrare mai granulară, deoarece pictogramele următoare din meniul de navigare le permit utilizatorilor să treacă direct la chaturi unul la unul sau să se concentreze în schimb pe echipe - gândiți-vă la echipe la fel ca la camerele de chat partajate.

La sfârșitul zilei, echipele sunt locul unde se va desfășura cea mai mare parte a colaborării tale. Acestea sunt grupuri de oameni reunite pentru muncă, proiecte sau interese comune. Echipele sunt formate din canale.

Fiecare canal este apoi construit în jurul unui subiect specific, de exemplu „producția de conținut” sau „optimizarea marketingului”. În cadrul canalelor, utilizatorii vor conversa, vor organiza întâlniri, vor colabora și vor partaja fișiere sau documente.

De asemenea, utilizatorii pot accesa fișierele direct din fila Fișiere și pot avea un alt buton de meniu pentru a-și extinde și mai mult funcționalitatea cu alte aplicații și servicii Microsoft.

În general, designul este simplu și navigarea este ușoară, cu toate acestea, nu pot să nu simt o redundanță aici, cu opțiunea de a analiza o activitate la nivel de departament (care va include de obicei echipele dvs.) sau o altă privire mai atentă asupra echipelor în sine.

La scară largă, acest lucru ar avea sens, permițând departamentelor să se extindă în echipe mai mici, dar poate fi, de asemenea, prea multe opțiuni pentru echipele mai mici - de aceea aceste platforme sunt orientate către organizațiile mai mari Enterprise.

Colaborarea în echipele Microsoft: UX

Echipele Microsoft permit, desigur, un nivel ridicat de colaborare prin utilizarea soluțiilor și aplicațiilor Office 365. Utilizatorii pot edita documente în comun în timp real, lucru care a fost deja posibil cu 365 în general.

Utilizatorii pot alege ce aplicație doresc să evidențieze în mod special și să o adauge la vizualizarea lor cu butoanele de filă. Aceste file permit persoanelor să sară rapid între ferestre și să acceseze fișiere sau documente relevante, de exemplu acel document Word pe care tu și restul echipei PR îl coeditezi. Pe măsură ce conversația despre modificări se desfășoară, fiecare utilizator poate vedea și modificările individuale introduse.

Dar colaborarea presupune și comunicare; care în cele din urmă trebuie să fie cât se poate de simplu. Nu putem avea aceste obstacole mari în cale, care să ne încetinească și să ne încetinească efectiv rata de producție în același timp.

O platformă de comunicare și colaborare de succes îndepărtează aceste blocaje și face și mai ușor comunicarea, nu mai dificilă. Microsoft Teams reușește să facă acest lucru, permițând un nivel intens și granular de personalizare a comunicării. Ceea ce vreau să spun prin asta este că utilizatorii pot să se elibereze cu adevărat să defalcă și să se concentreze pe ceea ce doresc să fie conversațiile lor, prin organizare.

Există două opțiuni distincte:

• Echipe – acestea sunt grupurile, precum departamentele sau echipele, din cadrul unei organizații. Trebuie să construiți echipe și apoi să adăugați oameni la ele.
• Canale – Dincolo de echipe, utilizatorii își pot împărți conversațiile și mai mult cu canale specifice și dedicate. Fiecare echipă individuală începe automat cu propriul canal dedicat numit „General”, dar utilizatorii se pot extinde cu mai multe canale pentru proiecte sau subiecte specifice, dacă este necesar.

Desigur, odată ce canalele sunt configurate, utilizatorii sunt liberi să se alăture acestor discuții de grup (atâta timp cât sunt în cadrul echipei) pentru a începe colaborarea - gândiți-vă la aceste canale ca camere de chat comune pentru fiecare proiect sau întâlnire specifică.

Echipele vor fi dedicate unor departamente specifice, de exemplu Echipa de conținut. În cadrul echipei de conținut poate exista o organizare suplimentară cu canale, cum ar fi „Conținutul intern”, „Conținutul liber profesionist”, „Conținutul postării invitaților” și așa mai departe.

Acest nivel de configurare a organizației ar trebui să ofere o experiență curată, ușor de înțeles și consecventă. Cel mai mare beneficiu este capacitatea de a jongla cu mai multe canale dedicate în cadrul unei echipe.

În alte platforme, cum ar fi Slack, utilizatorii pot crea atâtea canale câte doresc și pot dedica anumite canale unor proiecte specifice precum cele enumerate mai sus, dar acest lucru va crea doar o listă lungă de canale dezorganizate. Dar, pentru a menține lucrurile organizate, îmi place includerea unei file Activitate în partea de sus a fiecărui canal, pentru a surprinde părțile importante ale unei conversații.

Conceptul se mută mai mult în domeniul „comunicațiilor între întreprinderi” atunci când utilizatorii sunt mult mai capabili să-și organizeze comunicațiile și au opțiunea de a trece între echipe sau departamente și chiar și mai mult să organizeze eforturile (dacă este necesar) cu canale specifice și dedicate în interior. acele echipe.

În acest fel, dacă o persoană face parte din mai mult de o echipă, nu trebuie să jongleze cu mai mult de un cont Slack sau de o cameră Slack, dar are opțiunea de a sări între diferite echipe.

Abordarea Microsoft față de AI în UC

În septembrie 2017, Lori Wright a explicat că Microsoft are „o nouă viziune pentru comunicațiile inteligente”, despre care spunea că va transforma „experiențele de apelare și întâlnire pentru oameni și organizații din întreaga lume”.

Ideea generală a fost că această nouă paradigmă a comunicațiilor inteligente depășește „comunicațiile unificate tradiționale” prin includerea unor capacități mai inteligente și mai proactive.

Acest anunț a vizat în primul rând o schimbare de strategie de la Microsoft, punând un accent mai mare pe Teams ca soluție de colaborare responsabilă pentru promovarea acestui concept de comunicații inteligente.

Se pare că planul este de a permite echipelor să elimine treptat Skype for Business - dacă acesta este sau nu viitorul pentru Microsoft rămâne încă de văzut, dar accentul pe comunicațiile inteligente este în continuare o componentă de bază a platformei. Ceea ce este interesant de văzut, totuși, este că unele dintre cele mai recente versiuni ale Microsoft sunt lucrate atât în ​​Skype, cât și în Teams, fără a menționa deloc Skype for Business.

De exemplu, uitați-vă doar la anunțul recent al Microsoft cu privire la capacitatea de estompare a fundalului în Skype și Teams. Folosind AI, utilizatorii pot alege să-și estompeze fundalul într-o conferință video pentru a ascunde dezordinea.

Pe de o parte, termenul „Comunicații inteligente” poate fi folosit pentru a descrie colaborarea generală îmbunătățită oferită de o soluție precum Teams, în principal editare live și partajare de fișiere împreună cu chat persistent.

Dar, în realitate, termenul merge puțin mai departe, iar Microsoft evidențiază câteva funcționalități interesante posibile prin această nouă idee de colaborare inteligentă:

• Înainte de începerea unei întâlniri, echipele vor localiza și „suprafață” ceea ce consideră că sunt informații sau documente relevante care vor ajuta la efortul de colaborare.
• În cadrul unei întâlniri, echipele vor captura și transcrie conversația împreună cu subtitrări codificate în timp și chiar recunoaștere vocală pentru a atribui observații anumitor vorbitori.
• După întâlnire, echipele vor arunca automat înregistrarea și transcrierea acelei întâlniri în orice canale sau conversație relevantă de pe platformă. Acest lucru permite oricui din cadrul organizației să caute și să revizuiască conținutul întâlnirii.

Toată această idee, așa cum am menționat mai sus, este despre simplificarea procesului de lucru - acum acesta este un cal mort în acest moment, acesta este întregul concept dincolo de AI și automatizări.

Dar, cred că este important să vedem acest concept pus în practică în realitate, iar Microsoft, de exemplu, are câteva începuturi foarte interesante în lumea reală a revoluției AI.

Ceea ce este deosebit de interesant, desigur, este acel concept major de „Comunicații inteligente”, care semnifică o concentrare și o prioritate clară, de la Microsoft în cadrul platformei Teams, fiind pus nu numai pe introducerea de noi funcții, ci și pe inovarea drastică a modului în care se lucrează. .

Concluzia: folosirea Office 365

Aceste soluții la nivel de întreprindere își fac în mod clar un argument pentru ele însele și sunt pe cale de a înlocui unele dintre soluțiile noastre mai îndrăgite. De exemplu, Microsoft Teams se descurcă foarte bine în special și, de fapt, câștigă destul de mult teren pe Slack. Din decembrie 2018, Computer World a raportat că MS Teams „este acum a doua cea mai populară aplicație de chat de afaceri”.

Ei au remarcat că, din rezultatele unui sondaj recent Spiceworks, 21% dintre respondenți foloseau Teams acum, față de doar 3% în 2016. Deși nu ne putem număra puii înainte de a ecloziona, și acesta este doar un sondaj cu domeniu limitat, cred că există un indiciu clar al unei reacții la nevoile de afaceri existente. Slack a introdus cu adevărat ideea unui chat persistent care să înlocuiască e-mailul și să permită comunicații și colaborare permanentă în timp real.

Dar aceste platforme precum Webex Teams și Microsoft Teams au recunoscut că software-ul de colaborare în echipă este mult mai mult decât o cameră de chat IRC elegantă - altfel IRC nu ar fi fost înlocuit cu aplicații mai frumoase și mai strălucitoare. Capacitatea de a colabora nu numai prin text, ci și prin video, tablă și chiar coeditare a documentelor este atât de puternică încât nu există niciun motiv pentru care să nu facem acest lucru posibil.

Acesta este locul în care Microsoft Teams strălucește destul de puternic, în special, includerea și integrarea profundă a instrumentelor și produselor Microsoft Office și Office 365 existente. Este o subestimare să spunem că suita Office a fost revoluționară și continuă să fie așa (cel puțin într-un fel, chiar dacă doar a generat concurenți mai buni).

Capacitatea de a prinde pur și simplu o soluție ușor de utilizat și chiar gratuită, care nu numai că funcționează cu, ci și în mod special, folosește unele dintre cele mai obișnuite instrumente pe care le folosim deja în fiecare zi este puțin obișnuită, în loc să împletească alte unelte. La urma urmei, nu acesta este punctul din spatele comunicațiilor unificate?