Top 15 sfaturi și trucuri Microsoft Teams pe care ar trebui să le cunoașteți

În aceste vremuri dificile, când țările se confruntă cu blocarea și organizațiile le cer angajaților lor să stea acasă și să lucreze de la distanță, poate deveni puțin dificil să prindeți stăpânire și să vă concentrați pe evoluțiile cu munca dvs. Cu toate acestea, datorită unei mulțimi de aplicații și servicii, cum ar fi aplicațiile de videoconferință și instrumentele de colaborare la distanță, această experiență poate fi simplificată într-o anumită măsură. O astfel de aplicație este Microsoft Teams, care este o platformă unificată de colaborare și comunicare care vă permite să vă conectați cu membrii echipei și să lucrați împreună la un proiect. Deci, dacă sunteți nou în aplicație sau chiar dacă ați folosit-o în tot acest timp, iată câteva sfaturi și trucuri Microsoft Teams pe care ar trebui să le cunoașteți pentru a beneficia la maximum de serviciu.

1. Schimbați-vă fundalul

Dacă lucrați de acasă, este posibil ca nu fiecare colț din casă să fie potrivit pentru apeluri video. Dar cu Teams, asta nu ar trebui să fie o problemă. După cum se dovedește, vă puteți schimba fundalul în timpul unei întâlniri pentru a ascunde împrejurimile dvs. dezordonate în fundal. Cu toate acestea, de acum, Microsoft Teams acceptă doar fundalurile implicite. Pentru a adăuga un fundal, în timpul unui apel video, apăsați butonul cu puncte de suspensie (cu trei puncte) și selectați Afișare efecte de fundal . Veți vedea meniul Setări fundal în partea dreaptă cu o listă de fundaluri implicite. De aici, selectați un fundal și apăsați butonul Previzualizare pentru a-l vizualiza cu setările dvs. Pentru a-l seta ca fundal, selectați-l și apăsați butonul Aplicați .

În plus, pe lângă schimbarea fundalului, puteți activa și funcționalitatea Background Blur în timpul întâlnirilor de videoconferință pentru a vă ascunde fundalul. Pentru aceasta, în timp ce vă aflați într-o întâlnire, apăsați butonul cu puncte suspensive (cu trei puncte) pentru a dezvălui mai multe acțiuni și selectați Încețoșează fundalul meu .

2. Utilizați cititorul imersiv

Când trebuie să parcurgeți mult text înainte și înapoi între diferite conversații, uneori poate fi o sarcină destul de obositoare. Din fericire, Immersive Reader de la Microsoft vă poate economisi ceva timp citind textul la viteze diferite, pe care le puteți modifica după bunul plac. În plus, vă oferă și opțiuni de accesibilitate care arată textul în diferite dimensiuni de font, culori și spațiere. Pe lângă setările de la birou, utilitarul poate fi util și în predarea studenților cu dislexie și disgrafie, deoarece facilitează înțelegerea textului, împărțind textul în diferite părți de vorbire pentru o înțelegere mai ușoară. Pentru aceasta, atingeți butonul puncte suspensie (cu trei puncte) de lângă mesajul dvs. și selectați Cititor imersiv din opțiuni.

3. Traduceți conversațiile

Pentru cei care nu au engleza ca limbă maternă, dar munca lor se învârte în principal în jurul ei, Microsoft Teams vă pune la dispoziție funcția de traducere. Pentru a traduce un mesaj în limba preferată, atingeți butonul cu puncte de suspensie (cu trei puncte) de lângă textul din conversație și selectați Traduceți . Ar trebui să vedeți acum textul tradus în limba preferată. Odată terminat, puteți reveni la textul original urmând același proces.

4. Preferați o echipă sau un canal

Dacă se întâmplă să lucrezi la mai multe proiecte simultan, poate fi confuz uneori să ții pasul cu progresele unei anumite echipe care necesită atenția ta maximă. Pentru astfel de situații, puteți pur și simplu să marcați o echipă sau un canal ca favorit, care poate fi apoi găsit în secțiunea Favorite chiar sus, în fereastra din stânga. Pentru a marca o echipă sau un canal ca favorit, deschideți-l, atingeți butonul cu puncte de suspensie și selectați Favorit .

5. Urmați un canal pentru actualizări

Similar cu modul în care puteți favoriza un canal pentru a avea o secțiune organizată pentru acces rapid, îl puteți urmări și pentru a obține actualizări rapide. Acest lucru poate fi util dacă nu doriți să pierdeți actualizările sau evoluțiile importante din echipele dvs. Pentru a urmări un canal, deschideți-l și atingeți butonul cu puncte suspensive (cu trei puncte). Acum, din lista de opțiuni, selectați Urmărește acest canal . Odată ce un canal este marcat ca favorit, veți fi notificat despre toate actualizările sale printr-o notificare push.

6. Marcați mesajele ca necitite

În timp ce canalele vă permit să aveți discuții cu colegii de echipă despre diverse evoluții, lucrurile pot scăpa uneori de sub control dacă există un număr mare de membri într-un canal. Și se poate transforma rapid din ceva util într-un roi de mesaje populate. Pentru a vă ajuta să ajungeți în astfel de situații, puteți marca cu prioritate mesajele importante ca necitite, astfel încât să le puteți revedea ulterior. Pentru a marca un mesaj ca necitit, mergeți la conversația cu mesajul pe care doriți să-l marcați ca necitit și atingeți butonul cu puncte suspensive (cu trei puncte) de lângă acesta. Acum, din fereastra pop-up, selectați Marcare ca necitit . Puteți găsi aceste mesaje tastând „ /unread ” în caseta de căutare.

7. Marcați mesajele

În același mod în care marcați mesajele dintr-o conversație ca necitite pentru a le revedea ulterior, puteți, de asemenea, să marcați texte, imagini sau alt conținut dintr-o conversație pentru a le verifica mai târziu. În timp ce mesajele necitite vă pot fi utile pentru a vă aminti sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți, marcarea mesajelor vă poate ajuta să salvați mesaje importante sau conținut la care trebuie să vă referiți frecvent. Pentru a marca un mesaj, mergeți la conversație și atingeți pictograma marcaj de lângă acesta. Puteți vizualiza mesajele marcate tastând „ /saved ” în caseta de căutare.

8. Creați mesaje text îmbogățit

Uneori, aveți nevoie de mai mult control asupra textului dvs. pentru a vă transmite mesajele mai eficient. Aici intervine Editarea textului îmbogățit și oferă suport pentru lucruri precum fonturi, adnotări, imagini și alte opțiuni de formatare personalizată. Pentru a compune un mesaj text îmbogățit, deschideți canalul pe care doriți să-l trimiteți și apăsați butonul „ A ” din stânga jos. Acum veți avea o fereastră de tip pop-up, creați și formatați mesajul aici, apoi apăsați butonul Trimite pentru a trimite mesajul.

9. Integrați aplicații în echipe

Unul dintre USP-urile Teams este capacitatea de a integra întreaga suită de aplicații Office 365 pe platformă. Deci, dacă echipa ta se bazează în primul rând pe aceste aplicații, le poți integra cu câteva clicuri simple. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că platforma nu oferă suport pentru alte instrumente de productivitate. De asemenea, există o întreagă colecție de aplicații, organizate în diferite categorii pentru a răspunde cerințelor tuturor. Pentru a adăuga o aplicație în echipa ta, mergi la echipa ta, atinge meniul cu puncte suspensive (cu trei puncte) și selectează Gestionează echipa . De aici, accesați secțiunea Aplicații (sub numele echipei dvs.) și atingeți butonul Mai multe aplicații . Acum aveți o întreagă colecție de aplicații, pe care le puteți selecta fie intrând în diferite categorii, fie introducând interogarea în caseta Căutați în toate (sub Aplicații). Și odată ce găsiți o aplicație, selectați-o și apăsați Adăugați pentru a o adăuga în echipa sau canalul dvs.

10. Partajați un chat cu echipa prin Outlook

După cum am menționat mai sus, Teams vine pre-integrat cu suita de aplicații Microsoft. Și Outlook se întâmplă să fie unul dintre ele. Outlook on Teams vă poate ajuta să partajați conversații ca e-mail fără a fi nevoie să părăsiți Teams. Pentru aceasta, accesați conversația și faceți clic pe butonul puncte suspensie (cu trei puncte). Din fereastra pop-up, selectați Partajare în Outlook și adăugați destinatarul și alte informații relevante. În cele din urmă, apăsați Trimiteți . În mod similar, puteți, de asemenea, să trimiteți prin e-mail o întreagă conversație pentru un canal în același mod.

11. Filtrați activitatea cu mențiuni

Dacă canalul echipei tale are mulți utilizatori, s-ar putea să fi observat o mulțime de mesaje care inundă în timpul discuțiilor - într-o măsură în care uneori devine dificil să ții evidența mesajelor cu mențiunile tale. Pentru a evita pierderea unor astfel de mesaje importante, puteți filtra conversația folosind mențiuni pentru a le separa pe cele de care aveți nevoie de restul roiului. Pentru aceasta, accesați Activitate și atingeți pictograma pâlnie din dreapta. Acum, apăsați butonul puncte suspensie (cu trei puncte) de lângă caseta Tip pentru a filtra și selectați Mențiuni . Ar trebui să vedeți acum conținutul cel mai relevant (care are mențiuni despre dvs.) în secțiunea Activitate . În plus, puteți accesa, de asemenea, Activitate și apăsați pe butonul drop-down de lângă Feed și selectați Activitatea mea , pentru a vedea o listă detaliată a tuturor activităților dvs. într-un singur loc.

12. Înregistrați întâlnirile echipelor

Adesea, atunci când sunteți într-o întâlnire cu colegii dvs. de echipă, există anumite lucruri pe care ați dori (sau doriți) să le revizuiți mai târziu pentru referință. Pentru astfel de cazuri, Teams vă oferă posibilitatea de a înregistra întâlniri pentru a avea acces la activitatea audio, video și partajarea ecranului mai târziu. Serviciul salvează întâlnirile înregistrate în Microsoft Stream pentru partajare sigură în întreaga echipă. Pentru a înregistra o întâlnire în curs, apăsați butonul cu punctele de suspensie (cu trei puncte) și selectați Începeți înregistrarea . Odată terminat, urmați aceiași pași pentru a opri înregistrarea.

13. Utilizați comenzile slash

Deși puteți personaliza platforma după bunul plac, activând anumite funcții sau manipulând diverse setări, când vine vorba de eficiența operațională, nu puteți face mare lucru decât să învățați cum să finalizați rapid operațiunile esențiale. Aici intră în imagine comenzile slash (/). După cum puteți ghici după numele său, comanda implică utilizarea caracterului slash (/), urmat de o comandă.

Unele dintre comenzile Slash includ:

i. /goto – vă ajută să treceți la o echipă sau un canal
ii. /call – sunați direct pe cineva
iii. /chat – trimite cuiva un mesaj rapid
iv. /activitate – pentru a vedea activitatea cuiva
v./whatsnew – pentru a vedea ce este nou cu echipa
vi. /mentions – vedeți toate mențiunile dvs
vii. /saved – pentru a vedea lista salvată
viii. /unread – pentru a vizualiza activitatea necitită
ix. /keys – pentru a vizualiza o listă cu toate comenzile rapide de la tastatură
X. /disponibil (sau departe, brb, dnd și ocupat) – pentru a seta o stare

În plus, pentru a vedea mai multe comenzi, introduceți caracterul slash (/) în fereastra Căutare sau introduceți o comandă pentru a vedea o listă cu toate comenzile slash acceptate. Alternativ, puteți merge la Microsoft Support, aici, pentru a afla mai multe despre aceste comenzi.

14. Comenzi rapide principale

Similar cu modul în care puteți utiliza comenzile oblice pentru a accesa rapid diferite opțiuni și pentru a efectua sarcini de bază, puteți, de asemenea, să profitați de puterea comenzilor rapide de la tastatură pentru a executa cu ușurință diverse operațiuni, economisind în același timp ceva timp.

Iată câteva dintre comenzile rapide de la tastatură -

i. Mergeți la căutare – comandă + . sau Ctrl + E
ii. Mergeți la – comandă + G sau Ctrl + G
iii. Porniți un nou chat - comandă + N sau Ctrl + N
iv. Deschideți setările – comandă + sau Ctrl +,
v. Atașați fișierul – comandă + O sau Ctrl + O
vi. Răspunde la un subiect – R
vii. Marcați ca important – comandă + Shift + I sau Ctrl + Shift + I
viii. Comutați dezactivarea sunetului – comandă + Shift + M Ctrl + Shift + M

Evident, acestea sunt câteva dintre comenzile rapide pe care le puteți folosi în Teams. Pentru a vedea o listă întreagă de comenzi rapide acceptate, accesați Office Support, aici. De asemenea, rețineți că unele dintre combinațiile de comenzi rapide pot fi diferite pentru web și aplicație. Așadar, poate doriți să consultați linkul de comenzi rapide pentru ajutor.

15. Folosește roboți

Microsoft Teams oferă asistență pentru Boți, care sunt în esență un instrument care vă ajută să automatizați anumite operațiuni sau să obțineți asistență pentru anumite sarcini banale. De exemplu, un bot vă poate ajuta să efectuați sarcini la fel de simple, cum ar fi să căutați ceea ce este pe ordinea de zi pentru o întâlnire, să setați mementouri, să vizualizați rapoarte, la ceva la fel de complex precum ridicarea solicitărilor în așteptare din depozitul dvs. Github. Toate acestea, fără a fi nevoie să părăsească Teams. Puteți găsi unii dintre roboții populari aici sau puteți găsi unul pe internet, conform cerințelor dvs. În plus, dacă doriți mai mult control asupra botului dvs. sau doriți să efectuați sarcini de automatizare mai profunde, vă puteți crea propriul bot folosind ghidul Microsoft, aici.

Sfat bonus: dacă se întâmplă să utilizați Zoom și pentru conferințe video și colaborare la distanță alături de Teams, cei doi au anunțat recent o integrare colaborativă între ambele servicii. Deci, acum, nu trebuie să comutați între aplicații pentru a participa sau a vă gestiona întâlnirile. Pentru a activa integrarea Zoom pe Teams, atingeți butonul cu puncte suspensive (cu trei puncte) din panoul din stânga sus și accesați Mai multe aplicații. Acum veți vedea o colecție de diverse aplicații. De aici, atingeți caseta de căutare de sub Aplicații și tastați Zoom. Acum, selectați aplicația și apăsați butonul Adăugați pentru a o adăuga în echipa sau canalul dvs. După ce ați terminat, puteți începe sau vă puteți alătura unei întâlniri Zoom cu un singur clic.

Acestea sunt câteva dintre sfaturile și trucurile pentru echipele Microsoft pe care le puteți urma pentru a profita mai mult de experiența dvs. și pentru a efectua operațiuni mai eficient. Astfel, economisind ceva timp și investind același lucru în operațiuni care necesită mai multă atenție.