Top 12 instrumente de colaborare mobilă și de ce aveți nevoie de ele acum

Datele recente privind beneficiile pentru munca de la distanță pentru angajatori arată că angajații care lucrează de acasă sunt cu 15% mai productivi decât membrii echipei din birou, economisind companiilor o medie de 11.000 USD pe an.

Instrumentele mobile de colaborare, cum ar fi aplicațiile de partajare a fișierelor, platformele de apeluri video și mesageria instantanee în mișcare, permit membrilor echipei să comunice între ei de oriunde la fel de rapid ca într-un mediu tradițional de birou.

Ce caracteristici ar trebui să căutați în instrumentele de colaborare mobilă și care sunt cele mai bune opțiuni? Mai mult, merită folosite versiunile mobile ale software-ului popular de colaborare în echipă sau cele mai importante caracteristici sunt disponibile doar în versiunile desktop?

Ce este colaborarea mobilă?

Colaborarea mobilă este procesul de utilizare a instrumentelor de comunicare și colaborare a echipei mobile pentru a conecta membrii echipei, indiferent unde se află sau dispozitivul pe care îl folosesc.

Aceste aplicații pot fi versiuni mobile ale software-ului desktop sau instrumente autonome de colaborare în echipă mobilă fără o contraparte pentru desktop.

Utilizatorii se pot conecta între ei de pe un dispozitiv mobil la un dispozitiv mobil sau de la un computer desktop la un dispozitiv mobil, cum ar fi o tabletă sau un smartphone.

Cele mai populare instrumente și funcții de colaborare mobilă sunt:

• Partajarea fișierelor pe mobil
• Luare de note pe mobil
• Apel video mobil
• Mesagerie de chat mobil
• Management de proiect mobil
• Partajarea ecranului mobil

Care sunt beneficiile colaborării mobile?

Aplicațiile de colaborare mobilă le permit membrilor echipei să lucreze la propriul program de oriunde au acces la internet.

Beneficiile suplimentare includ:

• Comunicare internă îmbunătățită
• Termene mai scurte ale proiectelor
• Economii
• Comunicare oportună
• Un moral mai ridicat al angajaților
• Colaborare îmbunătățită
• Monitorizare simplificată a proiectului

Care sunt cele mai importante instrumente de partajare a fișierelor mobile?

Aplicațiile mobile de colaborare pentru partajarea fișierelor oferă o locație centrală pentru toate documentele legate de un anumit proiect și le permit să partajeze orice fișiere pe care le-au creat cu alți membri ai echipei. Aceste instrumente de colaborare online gratuite ajută la reducerea numărului de e-mailuri nesfârșite și permit editarea fișierelor și comentarii în timp real.

De asemenea, oferă control al versiunilor pentru a împiedica membrii echipei să lucreze la schițe învechite.

Atunci când evaluați aceste instrumente de colaborare mobilă, luați în considerare cantitatea de spațiu de stocare pe care îl oferă fișierul pe care îl oferă, precum și măsurile de control al accesului și de securitate ale aplicației.

documente Google

Google Docs este cea mai cunoscută aplicație de partajare a fișierelor bazată pe browser, care oferă atât aplicații de colaborare desktop, cât și aplicații mobile pentru dispozitivele Android și iOS.

Ca și în cazul versiunii desktop, aplicația mobilă Google Docs permite utilizatorilor să acorde acces la fișiere anumitor utilizatori sau să ofere acces la fișiere printr-un link partajat. Editarea offline este un alt avantaj uriaș al Google Docs, care este disponibil și în versiunea mobilă.

Singurele caracteristici majore care lipsesc din aplicația mobilă sunt editările sugerate, formele și anteturile/subsolurile. Deși editarea este posibilă în versiunea mobilă, rețineți că utilizatorii trebuie să descarce și Google Drive dacă doresc să creeze dosare specifice pentru documente.

Alte funcții mobile Google Docs includ:

• Funcție de la voce la text
• Adăugați/rezolvați comentariile documentelor
• Etichetarea comentariilor
• Instrument de evidențiere
• Acceptați/respinge editările
• Istoricul reviziilor

Pe lângă crearea, partajarea și editarea documentelor prin Google Docs, Google oferă și versiuni mobile ale instrumentului său pentru foi de calcul, Google Sheets și a instrumentului său de prezentare, Google Slides. Consultați postarea noastră despre cele mai importante hack-uri Google Doc pentru a afla despre funcții suplimentare pentru desktop și mobil.

Dropbox

Dropbox este o aplicație pentru desktop și mobil pentru partajarea fișierelor pe mai multe platforme, cu peste 175 de tipuri de fișiere acceptate, inclusiv imagini, PDF-uri Adobe, documente Google și Microsoft Office și multe altele.

Compatibil atât cu dispozitivele mobile iPhone, cât și cu Android, Dropbox oferă atât stocare de fișiere, cât și editare și colaborare în timp real. Utilizatorii pot partaja fișiere între ei și pot crea foldere pentru a organiza documentele în funcție de proiect sau echipă.

În timp ce versiunea sa gratuită permite până la 2 GB de stocare, planurile plătite oferă spațiu de stocare nelimitat.

Dropbox mobil nu oferă atât de multe funcții ca versiunea sa desktop, dar oferă totuși sincronizarea automată a documentelor, acces offline la fișiere și scanarea documentelor/imaginii de la camerele smartphone-urilor.

Alte funcții mobile Dropbox includ:

• Protecție cu parolă
• Comentariu la fișier
• Imprimare de la distanță
• Partajare de fișiere prin link și SMS
• Istoricul editării fișierelor
• Notificări
• Bara de căutare a fișierelor

Ce sunt aplicațiile mobile de preluare a notelor?

Indiferent dacă participați la un apel video conferință sau participați la o întâlnire personală cu un client, utilizarea unei aplicații de luare de note mobilă facilitează încărcarea, partajarea și revizuirea informațiilor importante mai târziu.

Creați liste de activități, gândiți-vă la idei cu alți membri ai echipei și accesați fișiere suplimentare în aplicații precum EverNote și Microsoft OneNote.

EverNote

EverNote este un dispozitiv mobil de luare de note și un sistem virtual de arhivare care permite utilizatorilor să organizeze notele în „caiete” specifice unui subiect sau să clasifice notele prin etichete de subiecte.

Utilizatorii pot crea liste de activități, pot atașa și comenta fișiere, pot include pagini web și chiar scana cărți de vizită în EverNote. Instrumentul se integrează chiar și cu alte platforme de colaborare în echipă, cum ar fi Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce și Microsoft Teams.

Caracteristicile mobile ale EverNote includ, de asemenea:

• Sincronizare automată
• Note audio
• Adnotare PDF
• Panouri virtuale
• O singură logare

EverNote oferă o versiune de bază gratuită și două opțiuni plătite care oferă spațiu de stocare suplimentar.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote este un blocnotes digital care acționează atât ca o aplicație mobilă de luare de note individuale, cât și la nivel de echipă. Utilizatorii pot separa caietele în diferite subiecte și secțiuni, pot captura conținut de pe web și pot partaja atât caiete întregi, cât și pagini de note individuale cu alți membri ai echipei. Oricine are acces la note le poate adnota/edita în timp real.

Este deosebit de popular pentru capacitatea sa de a converti note scrise de mână în text tastat prin funcția de recunoaștere a textului OCR. Utilizatorii OneNote pot, de asemenea, să deseneze și să adnote note, să evidențieze text important și să încarce fotografii de pe dispozitivul lor mobil în notele lor.

Versiunea mobilă a Microsoft OneNote oferă, de asemenea:

• Liste de lucruri de făcut
• Sincronizare în cloud
• Acces offline
• Inregistrare audio si video
• Șabloane pentru luarea de note
• Etichete personalizate
• Notați istoricul versiunilor
• Note lipicioase virtuale

Merită platformele de apeluri video mobile?

Software-ul de conferințe web permite întâlniri față în față între membrii echipei de la distanță, departamente și manageri de proiect, ceea ce îl face una dintre cele mai importante funcții de colaborare mobilă din această listă.

Platformele mobile de apeluri video se asigură că angajații nu pierd aceste întâlniri importante, indiferent unde s-ar afla și chiar facilitează ca membrii echipei să participe la seminarii web sau la sesiuni de instruire virtuale de oriunde.

Pe lângă videoconferințele mobile, multe dintre aceste instrumente oferă și funcții precum partajarea ecranului, mesageria prin chat, instrumente de programare, înregistrarea întâlnirilor și multe altele.

Zoom și GoToMeeting sunt primele două instrumente pentru apeluri video mobile, deoarece oferă cele mai cuprinzătoare versiuni mobile ale software-ului lor desktop.

Mergi la sedinta

Software-ul de conferințe web GoToMeeting este una dintre cele mai populare alternative Skype for Business datorită funcțiilor precum înregistrarea și transcrierea întâlnirilor, instrumentele de tablă albă și de prezentare și control administrativ puternic.

Versiunea sa mobilă compatibilă cu iOS, Blackberry și Android nu este mai puțin robustă și oferă funcții esențiale în afara apelurilor video, ceea ce înseamnă că elimină nevoia de a descărca mai multe instrumente de colaborare mobilă.

Utilizatorii GoToMeeting mobile pot vedea până la șase ecrane simultan, pot beneficia de vizualizarea activă a difuzorului și pot partaja ecrane cu alți participanți.

Funcțiile suplimentare GoToMeeting mobile includ:

• Instrument de mesagerie prin chat
• Programarea întâlnirilor
• Participarea la întâlnire cu un singur clic
• Adnotare pe ecran partajată
• Înregistrare mobilă întâlnire
• Apel audio VoIP
• Pass prezentator
• Notificări push pentru memento de întâlnire

Vă rugăm să rețineți că, în momentul scrierii acestui articol, aplicațiile de colaborare mobilă GoToMeeting sunt disponibile numai cu planuri plătite.

Zoom

Zoom este cea mai populară platformă de videoconferință a momentului, iar aplicația sa mobilă prietenoasă cu Android și iOS este doar un alt motiv.

Utilizatorii pot vedea până la patru ecrane simultan și pot glisa pentru a vedea ecrane suplimentare în întâlnirile mai mari.

Oricine se poate alătura unei întâlniri Zoom pe un dispozitiv mobil printr-un link de întâlnire, ceea ce înseamnă că nu este necesar să descărcați aplicația (deși acele întâlniri care găzduiesc vor trebui să facă acest lucru). alții să se alăture după ce a început întâlnirea.

Funcțiile suplimentare Zoom Mobile includ:

• Distribuire a unui fisier
• Comenzi rapide Siri
• Dezactivați/activați sunetul participanților
• Sala de așteptare mobilă virtuală
• Mesaje prin chat
• Vizualizarea difuzorului activ implicit
• Partajarea ecranului
• Instrument tablă albă (numai iPad)
• Co-adnotare pentru partajarea ecranului
• Fundaluri virtuale
• Mod de conducere sigur
• Caracteristica de ridicare a mâinii

Dacă problemele recente de securitate, cum ar fi Zoombombing, v-au determinat să vă gândiți de două ori la utilizarea acestei platforme populare de apeluri video, lista noastră cu cele mai bune alternative Zoom oferă opțiuni suplimentare.

Ce aplicații Mobile Chat Messenger ar trebui să utilizați?

Aplicațiile de mesagerie prin chat sunt instrumente mobile de colaborare care permit comunicarea internă instantanee. Sunt ideale pentru a trimite anunțuri la nivelul întregii companii, pentru a obține clarificări rapide sau chiar pentru sondaje sau pentru a cere feedback de la membrii echipei.

Aceste aplicații ar trebui să permită utilizatorilor să creeze atât canale private, cât și publice în funcție de echipe, subiecte și multe altele. De asemenea, utilizatorii vor trebui să eticheteze/menționeze utilizatori individuali sau canale în ansamblu, pentru a se asigura că angajații sunt notificați despre informațiile specifice echipei, sensibile la timp.

Unele aplicații de mesagerie prin chat permit, de asemenea, partajarea de fișiere în aplicație, apeluri video și apeluri de conferință audio.

Slack

Slack este cea mai cunoscută aplicație de mesagerie de chat, iar versiunea sa mobilă este compatibilă atât cu dispozitive desktop, cât și cu dispozitive mobile.

Versiunea mobilă a lui Slack organizează canalele de chat în meniul de navigare, permite crearea de subthread-uri și etichetarea utilizatorilor și chiar se integrează cu instrumente populare de colaborare în echipă precum Google Docs, Asana și Jira.

Utilizatorii pot trimite mesaje în grupuri publice și private sau pe canale unu-la-unu și pot încărca și accesa fișiere prin integrări de aplicații terță parte.

Caracteristicile suplimentare Slack Mobile includ:

• Actualizări de stare
• Nu deranjați
• Reacții emoji
• Canale care pot fi căutate
• Posibilitatea de a marca mesajele ca necitite
• Mementouri de răspuns
• Editarea și ștergerea mesajelor
• Modul întunecat

Dacă Slack nu este potrivit pentru echipa ta, lista noastră cu cele mai bune alternative Slack oferă opțiuni suplimentare.

Semnal

Signal este instrumentul ideal de mesagerie instant mobilă pentru companiile preocupate în special de securitate și confidențialitate.

Toate mesajele și apelurile sunt criptate end-to-end, datele utilizatorului nu sunt partajate și, cel mai bine, Signal este open source și complet gratuit de utilizat. Pe lângă mesageria prin chat, Signal permite și apeluri video nelimitate unu-la-unu și apeluri audio VoIP.

Caracteristicile suplimentare includ:

• Reacții emoticoane
• Partajare de fișiere, imagini și videoclipuri
• Mesaje care dispar
• acces la numărul PIN
• Utilizatori blocati

Signal nu are atât de multe dintre instrumentele de colaborare în aplicație pe care le are Slack, dar este alegerea potrivită pentru membrii echipei care au nevoie de o modalitate de a comunica rapid între ei pe parcursul zilei de lucru.

Care sunt cele mai bune instrumente mobile de management de proiect?

Instrumentele de management de proiect permit liderilor de echipă să atribuie sarcini și să monitorizeze progresul proiectului și le facilitează angajaților să înțeleagă responsabilitățile și rolurile lor.

Aceste platforme sunt, de asemenea, instrumente de colaborare mobile importante, deoarece oferă diagrame Gantt și vizualizări Kanban, liste de activități și permit managerilor de proiect să stabilească dependențe de sarcini.

Deși opțiunile populare de software de gestionare a muncii, cum ar fi Monday.com, Trello și Basecamp, au versiuni desktop excelente, aplicațiile lor mobile compromit multe caracteristici esențiale.

Wrike

Wrike este un software de colaborare în echipă care oferă o aplicație gratuită pentru Android și o aplicație mobilă iOS, pe lângă versiunea sa desktop mai robustă.

Wrike oferă fluxuri de activități în timp real, oferă atât vizualizări bazate pe tablă, cât și foi de calcul și se integrează cu alte instrumente populare de colaborare în echipă, cum ar fi Slack, Microsoft Teams și Zoom.

În timp ce celelalte instrumente de colaborare mobilă din această listă pot fi accesate printr-un browser web mobil, rețineți că descărcarea aplicației în sine este singura modalitate de a utiliza Wrike pe un dispozitiv mobil.

Funcțiile suplimentare Wrike mobile includ:

• Atribuire de sarcini multiple angajaților
• Atribuire de subsarcină
• Date scadente
• Modul offline
• Distribuire a unui fisier
• Comentarii la sarcină
• Urmărirea timpului
• Vizualizare volum de lucru
• Bara de căutare la nivelul aplicației

Asana

Asana este o platformă populară de gestionare a activității desktop, cunoscută în special pentru sistemul său de gestionare a sarcinilor în stilul listei de verificare și pentru multiplele vizualizări ale panoului.

Versiunea sa mobilă pentru Android și iOS oferă majoritatea caracteristicilor pe care le are instrumentul desktop, inclusiv vizualizările calendar, Gantt și Kanban. Aplicația mobilă Asana include notificări push, atribuiri de sarcini și comentarii și chiar prioritizarea sarcinilor.

De asemenea, liderii de echipă pot revizui și aproba sarcini și fișiere încărcate online sau offline.

Caracteristicile suplimentare includ:

• Note vocale
• Actualizări despre progresul sarcinii
• Date scadente
• Ordinea de zi a ședințelor
• Crearea subsarcinii
• Șabloane de proiecte prefabricate
• Editarea fișierelor

Aflați mai multe despre prețurile și planurile Asana în recenzia noastră detaliată.

Ce sunt aplicațiile de partajare a ecranului mobil?

Aplicațiile gratuite de partajare a ecranului oferă membrilor echipei o vizualizare în timp real a ecranului altcuiva, făcând mult mai ușor să învețe angajații cum să folosească noul software, să identifice o problemă tehnologică sau să ofere asistență pentru clienți.

Aplicațiile de partajare a ecranului ar trebui să includă acces la tablă și să permită controlul de la distanță, iar unele pot include chiar funcții precum imprimarea de la distanță și înregistrarea ecranului sesiunii.

Unele dintre instrumentele de mai sus pe care le-am menționat, cum ar fi Zoom și GoToMeeting, oferă capabilități de partajare a ecranului, pe lângă alte funcții precum apelurile video și partajarea fișierelor. Cu toate acestea, instrumentele de colaborare mobilă de mai jos sunt exclusiv aplicații de partajare a ecranului.

Mikogo

Mikogo este o platformă de partajare a ecranului mobil și desktop compatibilă cu dispozitivele Apple iOS și Android.

Conectează utilizatorii de desktop și cei de telefonie mobilă, precum și utilizatorii de la mobil la mobil și acceptă conferințe vocale în timpul sesiunilor de partajare a ecranului. Doar utilizatorii care doresc să-și partajeze ecranele trebuie să descarce aplicația, în timp ce participanții se pot alătura printr-un browser. Utilizatorii își pot partaja întregul ecran mobil sau desktop sau o singură aplicație.

Mikogo este unic prin faptul că stochează date referitoare la sesiunile anterioare de partajare a ecranului, inclusiv participanții, durata întâlnirii, data întâlnirii și multe altele. Partajarea unu-la-unu a ecranului este gratuită pentru totdeauna, în timp ce utilizatorii plătiți pot partaja până la 25 de ecrane simultan.

Mikogo oferă și:

• Treceți funcția de prezentator
• Telecomanda mouse si tastatura
• Instrument pentru tablă albă
• Înregistrarea ecranului sesiunii
• Transfer de fișier

AnyDesk

AnyDesk este unul dintre cele mai bune instrumente de colaborare mobilă multiplatformă pentru partajarea ecranului.

Este compatibil cu dispozitivele mobile Android și Apple, precum și cu computerele desktop și este cunoscut în special pentru că oferă acces nesupravegheat. Aceasta înseamnă că orice utilizator cu o parolă poate accesa de la distanță ecranul unui membru al echipei oricând dorește, ceea ce îl face un instrument ideal pentru reprezentanții serviciului pentru clienți.

În timp ce versiunea sa gratuită este limitată strict la partajarea ecranului, cele trei planuri plătite oferă caracteristici precum:

• Imprimare de la distanță
• Instrumente pentru tablă albă
• Distribuire a unui fisier
• Telecomandă
• Înregistrarea ecranului sesiunii
• Mesaje prin chat

Instrumentele de colaborare mobile sunt la fel de bune ca software-ul de colaborare pentru echipe desktop?

Deși este posibil ca instrumentele de colaborare mobilă să nu ofere toate funcțiile pe care le oferă omologii lor desktop, ele nu fac compromisuri cu funcțiile esențiale precum luarea de note, partajarea ecranului, funcțiile de gestionare a sarcinilor, apelurile video și partajarea fișierelor.

Instrumentele de colaborare mobilă oferă la fel de multă valoare ca și versiunile desktop, cu un plus de confort, ușurință de utilizare și flexibilitate – așa că nu fi surprins dacă membrii echipei încep să le prefere în locul software-ului standard.

Cu toate acestea, pentru a preveni ca aceste instrumente să ocupe prea mult spațiu de stocare - și pentru a evita problemele de a comuta constant între aplicații - cel mai bine este să vă bazați pe instrumentele de colaborare mobilă care oferă un set mai complet de funcții, spre deosebire de cele care se concentrează doar pe una. o caracteristică principală.

Ești curios despre cel mai bun software de webinar care oferă și acces mobil?

Prezentarea noastră de ansamblu asupra platformelor de webinar gratuite face mult mai ușor să alegeți instrumente de comunicare și colaborare în echipă care funcționează pentru echipa dvs., indiferent de unde lucrează.