Un ghid pentru începători pentru a începe cu Notion

Productivitatea a devenit una dintre valorile de bază pentru evaluarea performanței cuiva. Fie că este vorba de muncă sau de orice trebuie să realizezi; este o vedere obișnuită să vezi oameni identificându-și progresul cu „cât de productivi au fost” pe parcursul unei perioade. Ca urmare, asistăm la o creștere a conținutului care sugerează că îi ajutăm pe oameni să devină mai productivi, cu o varietate de aplicații și servicii în fruntea listei de utilități obligatorii care fac din organizarea și funcționarea de-a lungul zilei o experiență eficientă și fără probleme.

O astfel de aplicație care a câștigat multă tracțiune online și câștigă rapid utilizatori noi în tot acest timp este Notion. Fondată în 2016 de Notion Labs Inc, Notion este o aplicație care oferă o soluție unică pentru o gamă largă de utilități, cum ar fi baze de date, panouri kanban, wiki, mementouri și calendare. Aceste utilitare vă ajută să vă creați propriul sistem pentru luarea de note, date, managementul proiectelor și colaborare, printre altele.

Dacă sunteți în căutarea unei aplicații care să vă ajute să faceți oricare dintre aceste lucruri sau dacă tocmai ați început să utilizați Notion, iată ghidul nostru detaliat pentru a vă ajuta să lucrați eficient cu Notion și să utilizați la maximum funcțiile sale.

Ce este Noțiunea?

Notion este un spațiu de lucru all-in-one pentru toate nevoile dvs. de luare de note, de gestionare a sarcinilor și de gestionare a proiectelor/datelor/cunoștințelor. Oferă un spațiu de lucru unificat pentru a vă ajuta să colaborați cu alții și să lucrați la wiki-uri, baze de date, panouri kanban și sarcini. Puteți chiar să integrați unele dintre instrumentele populare online, cum ar fi Google Drive, Figma, GitHub, Slack, CodePen etc., în Notion pentru a extinde și mai mult posibilitățile de utilizare.

Pe lângă utilizarea sa într-un cadru profesional, aplicația găsește și aplicații într-o varietate de scenarii pentru uz personal, precum și pentru jurnal, urmărirea obiceiurilor sau chiar urmărirea investițiilor. În plus, oferă funcționalitate de marcare, care vă poate ajuta să vă organizați mai bine articolele citite mai târziu pe web. Dacă ați crezut că domeniul de utilizare al Notion se termină aici, aveți o surpriză. Vedeți, pe lângă faptul că faceți toate lucrurile pe care tocmai le-am menționat, puteți utiliza și Notion pentru a crea site-uri web (sau pagini web).

Notion este disponibil pe majoritatea platformelor populare precum Android, iOS, macOS, Windows și web.

Noțiuni de bază

Înainte de a începe să utilizați Notion, există câteva lucruri pe care trebuie să le înțelegeți pentru a avea o idee mai bună despre diferitele componente și funcții oferite în aplicație. Interfața aplicației poate fi împărțită în două elemente: bară laterală (meniul din stânga) și editor.

1. Navigarea în bara laterală

În funcție de platforma pe care utilizați Notion, modul în care accesați bara laterală poate fi diferit. Dar, în general, ar trebui să îl puteți accesa cu o glisare sau cu câteva clicuri. Bara laterală este împărțită în diferite secțiuni. Iată o defalcare a aceluiași lucru.

2. Panou de control

Primul lucru pe care îl vedeți pe bara laterală a lui Notion este secțiunea panoului de control, care deține cheia pentru o grămadă de operațiuni de bază. Chiar în partea de sus, vedeți identificatorul spațiului de lucru. Puteți face clic pe el pentru a comuta între mai multe spații de lucru. În timp ce tot conținutul legat de un spațiu de lucru se află mai jos (în secțiunea spațiu de lucru), uneori, când trebuie să găsiți ceva într-un spațiu de lucru, puteți pur și simplu să faceți clic pe caracteristica Găsire rapidă pentru a găsi conținutul dorit rapid și ușor.

Dacă intenționați să utilizați Notion pentru colaborare, cea mai rapidă modalitate de a accesa toate notificările (pentru modificări, atribuiri de sarcini și modificări similare) din spațiul dvs. de lucru este secțiunea Toate actualizările, care conține mențiuni, precum și notificări pentru paginile pe care le urmăriți. În plus, pentru a vă asigura că sunteți prinși, aplicația vă oferă și opțiunea de a activa notificările push.

În cele din urmă, avem Setări care dețin setări pentru toate funcționalitățile diferite de pe Notion. De aici, puteți face lucruri precum integrarea altor aplicații, adăugați membri în spațiile de lucru, modificați informațiile de facturare și utilizați setări avansate de securitate (cu planul Enterprise). Mai mult, puteți activa și modul întunecat dacă preferați să lucrați cu interfețe întunecate.

3. Noțiunea Spațiu de lucru

Spațiul de lucru este locul în care se află toate paginile dvs. (și activitățile aferente acestora). Este ca un desktop virtual care constituie toate componentele esențiale pentru a vă ajuta să realizați tot ce doriți cu Notion. De exemplu, puteți avea două spații de lucru diferite (unul pentru uz profesional și unul pentru uz personal) cu pagini și intrări complet izolate. Dacă aveți mai multe persoane care lucrează la un proiect, un spațiu de lucru vă poate ajuta să urmăriți progresul și să faciliteze colaborarea celorlalți membri ai echipei într-un mod mult mai bun. Toate spațiile dvs. de lucru sunt situate în meniul din bara laterală (din stânga) din Notion și, în funcție de cerințele dvs., puteți adăuga spații de lucru noi sau șterge existente.

4. Pagina (și bloc)

Un bloc este un element esențial într-o pagină Noțiune sau îl puteți numi blocul de bază al unei pagini. Pagina, pe de altă parte, este locul unde trăiesc toate intrările tale. Puteți avea mai multe pagini - imbricate una în alta - sau puteți chiar adăuga hyperlinkuri către alte pagini. În cazul unui spațiu de lucru personal, paginile pe care le creați sunt întotdeauna private, cu excepția cazului în care le partajați în mod explicit, în timp ce, în cazul spațiilor de lucru colaborative, trebuie să faceți paginile private de fiecare dată când creați una. În plus, dacă colaborezi cu o persoană într-un spațiu de lucru, poți, de asemenea, să partajezi pagini cu ei pentru a-i oferi acces la același.

În mod similar, există pagini imbricate, care sunt practic pagini din pagini. Acestea apar atunci când extindeți o pagină (din bara laterală) sau când o vizualizați în editor. Cu toate acestea, un lucru de remarcat aici este că paginile partajate și private apar în bara laterală odată ce ați marcat paginile din spațiile dvs. de lucru ca atare.

Toate intrările dvs. de pe o pagină apar ca blocuri și le puteți adăuga tastând bara oblică și selectând o entitate de blocare din listă. Puteți adăuga blocuri de bază, inclusiv imagini, audio, video, cod, tabel, calendar și fișiere. În plus, aveți și opțiunea de a personaliza blocurile prin schimbarea culorii fontului sau a fundalului, ceea ce facilitează diferențierea diferitelor blocuri pe o pagină.

Paginile din Notion se află în bara laterală (meniul din stânga). Puteți organiza aceste pagini într-o secvență care se potrivește preferințelor dvs. Mai mult, le puteți șterge, duplica sau muta făcând clic pe cele trei puncte de lângă numele paginii. Pentru a adăuga o notă mai personalizată, Notion vă oferă și opțiunea de a adăuga pictograme personalizate în paginile dvs.

5. Modele de noțiuni

Deși crearea unei pagini de la zero vă oferă mai mult control asupra conținutului acesteia și vă permite să faceți blocurile să funcționeze și să le aranjați exact așa cum doriți să fie, dacă sunteți la început, este posibil să fiți copleșit de varietatea de opțiuni disponibile pe aplicația. Așadar, pentru a evita confuzia și pentru a le facilita utilizatorilor noi să folosească Notion fără efort, aplicația include o gamă largă de șabloane pentru un set divers de scenarii de utilizare atât pentru uz profesional, cât și pentru uz personal.

6. Import

Dacă sunteți nou la Notion, probabil că aveți o mulțime de documente diferite și alte date relevante în diferite aplicații (pe care le-ați folosit până acum). Și tocmai din acest motiv Notion include funcția de import. Deci, fie că este vorba de documente Word, foi Excel, text, reducere sau orice alte documente/fișiere, le puteți importa în Notion pentru a avea o locație centralizată pentru toate datele dumneavoastră. Deci, în funcție de ce platformă doriți să importați date de la/de la, puteți găsi instrucțiuni specifice pentru acestea aici.

7. Coș de gunoi

În sfârșit, există gunoi. Este situat chiar în partea de jos a barei laterale și, după cum sugerează și numele, coșul de gunoi deține toate paginile pe care le-ați șters din spațiile de lucru. Din coșul de gunoi, puteți șterge definitiv paginile de care nu mai aveți nevoie. Sau puteți restaura paginile pe care le-ați șters accidental, care sunt trimise automat în spațiul de lucru din care fac parte.

Cum se utilizează editorul Notion?

După cum am menționat deja, Notion este ca un puzzle cu o varietate de blocuri din care să alegi pentru a te ajuta să creezi puzzle-ul dorit. Când începeți inițial, aplicația vă întâmpină cu o pânză goală pe care o puteți proiecta și lucra după cum doriți.

Acum că înțelegeți cum să vă navigați prin interfață și să accesați toate caracteristicile și funcționalitățile, este timpul să începeți cu editorul. Editorul este cel care dă naștere întregului conținut pe o pagină dintr-un spațiu de lucru. Se află în partea dreaptă a barei laterale și este primul lucru cu care ești întâmpinat când deschideți Notion pentru prima dată, cu o pagină cum să începeți.

Deoarece totul de pe Notion este o pagină care cuprinde toate elementele diferite (numite blocuri), vă petreceți cea mai mare parte a timpului pe editor, motiv pentru care este rudimentar să înțelegeți elementele de bază. Dacă abia sunteți la început, puteți utiliza șabloanele (din bara laterală) pentru a crea pagina de care aveți nevoie și, în același timp, să aflați și despre diferite blocuri pe parcurs.

1. Bazându-se pe șabloanele implicite Notion

După cum sa menționat deja, Notion oferă o colecție largă de șabloane pentru diferite cazuri de utilizare, pe care le puteți folosi pentru a începe imediat, cu cunoștințe limitate despre know-how. Șabloanele sunt clasificate în nouă categorii; le puteți accesa din bara laterală. Deci, în funcție de cerințele dvs., puteți alege un șablon din oricare dintre aceste categorii. În plus, dacă doriți, puteți configura și unele dintre blocurile de pe aceste pagini pentru a se potrivi nevoilor dvs.

De exemplu, dacă ați creat un spațiu de lucru cu care să colaboreze toți colegii dvs. ingineri, puteți utiliza șablonul Engineering Wiki din categoria Șabloane Engineering pentru a crea un wiki, care conține toate informațiile și datele relevante legate de proiectul dvs.

Sau, pentru a vă da un alt exemplu, puteți merge la categoria Șabloane personale pentru a vă construi un al doilea creier care vă poate ajuta să țineți evidența tuturor lucrurilor pe care le găsiți intrigante și despre care trebuie să luați notițe pentru a le aminti pe termen lung.

2. Crearea de șabloane personalizate de Noțiune

Deși Notion servește șabloane pentru o mulțime de cazuri de utilizare diferite, dacă doriți să creați pagini conform cerințelor dvs., cu o combinație de diferite blocuri pentru a îndeplini un scop specific, puteți adăuga și crea o pagină care cuprinde diferite blocuri.

Când faceți clic pe Adăugați o pagină , vi se prezintă un șablon necompletat implicit cu comenzi rapide pentru a adăuga elemente (sau blocuri). Puteți fie să adăugați blocuri folosind aceste comenzi rapide, fie să creați complet o pagină de la zero. În cazul în care optați pentru cea de-a doua abordare, având în vedere că ați dat deja titlul paginii, faceți clic pe un spațiu gol și tastați forward-slash (/). Editorul vă prezintă apoi o listă de blocuri pe care le puteți adăuga. Utilizați tastele săgeți pentru a selecta un bloc și apăsați tasta Enter (sau return).

Blocurile sunt clasificate în general în cinci categorii diferite:

i. De bază : titluri, liste (marcate, numerotate, comutare), text, pagină, listă de sarcini, citat, separator, link către pagină și înștiințare.
ii. În linie : ecuații în linie, menționați o persoană, menționați o pagină, emoji și data sau memento.
iii. Baza de date: tabel, tablă, listă, calendar și cronologie.
iv. Media : imagine, video, audio, cod, fișier și marcaj web.
v. Avansat : cuprins, ecuație de bloc, breadcrumb și buton șablon.

Mai mult, pentru a personaliza experiența și a face blocurile mai vizibile (în cazul în care aveți o colecție imensă de blocuri pe o pagină), puteți schimba și culoarea textului sau culoarea de fundal a blocurilor. În plus, Notion are și un meniu secundar, accesibil în fereastra editorului, care vă oferă acces la câteva funcții și opțiuni de stil. Pentru a-l accesa, faceți clic pe meniul cu trei puncte (orizontale) din colțul din dreapta sus al editorului și alegeți o acțiune din listă.

Înrudit: 11 cele mai bune șabloane de calendar Google Sheets

Noțiunea de prețuri

Notion are un model de abonament pe mai multe niveluri care include: personal (gratuit), personal pro, echipă și întreprindere. Deci, în funcție de cazul dvs. de utilizare, puteți alege oricare dintre aceste abonamente. Dacă sunteți un singur utilizator și doriți să utilizați Notion pentru uz personal, abonamentul personal (sau gratuit) are tot ce puteți cere cu aplicația. Și, prin urmare, ar trebui să fie suficient pentru majoritatea cerințelor dvs. Căci, deși inițial au existat câteva limitări ale planului gratuit, compania a scăpat recent cu același lucru. Și, în consecință, abonamentul personal aduce acum paritatea funcțiilor pentru caracteristicile marcaj în toate planurile, restul planurilor de abonament oferind acces la câteva caracteristici și funcționalități suplimentare precum instrumente de administrare, API, securitate avansată, SSO SAML, printre altele. altii putini.

Vizitați Notion