Cele mai bune 15 integrări Office 365 pentru productivitate

Am discutat în repetate rânduri despre modul în care integrările pot fi folosite pentru a extinde dramatic instrumentele și soluțiile pe care le utilizați deja la locul de muncă. Datorită celor trei litere simple și importante, API, chiar și cel mai puțin expert în tehnologie poate combina două soluții altfel separate sau chiar poate adăuga funcții complet noi.

Integrările au devenit comune în colaborarea în echipă și în aplicațiile UC și au crescut pentru a deveni un stabil important al acestor soluții. Cu toate acestea, mulți s-ar putea să nu realizeze că aceleași instrumente exacte pe care le-au folosit încă de dinainte de a exista integrările pot fi, de asemenea, extinse cu integrări. Desigur, vorbesc despre Microsoft Office. Word, Excel, Outlook și alte aplicații Office au deja un set de funcții foarte sănătos și au fost îmbunătățite de-a lungul anilor.

Dar asta nu înseamnă neapărat că nu mai este loc de creștere. Când Microsoft a îmbrățișat cloud-ul și a introdus Office 365, suita de aplicații, altfel moștenită, s-a deschis către o lume cu totul nouă de utilizare. La sfârșitul zilei, Office 365 poate face multe, dar suita are încă multe lacune.

Deoarece aproape toată lumea încă mai folosește Office și Office 365 ca instrumente principale de productivitate, am vrut să aruncăm o privire atentă asupra suplimentelor și integrărilor existente.

Aplicații : Outlook și Word

Pentru o economie absolută de timp, DocuSign pentru Outlook este o necesitate pentru cei care se bazează pe comunicațiile lor prin e-mail. Fiind una dintre cele mai populare soluții de semnătură electronică disponibile, DocuSign este probabil una dintre cele mai valoroase completări pe care le puteți face la Outlook, să nu mai vorbim de suita Office 365. În esență, DocuSign permite utilizatorilor să semneze digital orice e-mailuri, contracte sau documente legale.

Disponibilă atât pentru Outlook, cât și pentru Word, aplicația permite, de asemenea, utilizatorilor să solicite unui destinatar să semneze documentele în siguranță. Poate chiar să salveze automat copii ale fiecărui document în spațiul de stocare OneDrive. Din păcate, serviciul necesită un abonament lunar de 10 USD, dar poate ajuta cu adevărat la prevenirea problemelor constante legate de imprimarea, scanarea și trimiterea prin fax a documentelor. Este disponibilă și o perioadă de încercare gratuită de 10 zile și merită să profitați.

Aplicații : SharePoint

SharePoint este o soluție de platformă colaborativă bazată pe web cu adevărat interesantă de la Microsoft. Pentru cei care nu știu, SharePoint se integrează de fapt cu Office în mai multe moduri și, în general, funcționează ca un sistem de gestionare și stocare a documentelor. Utilizatorii pot configura un spațiu centralizat, protejat cu parolă, pentru a partaja documente și fișiere, cum ar fi o bază de date pentru afacerea dvs. Combinat cu e-mailul sau Microsoft Teams, SharePoint poate fi un plus util.

Cu toate acestea, pentru echipele care se bazează numai pe SharePoint și pe e-mail, există câteva lacune de completat. De exemplu, SharePoint nu oferă niciun fel de director de angajați, ceea ce este un aspect crucial pentru o soluție de colaborare eficientă. Dar, desigur, revenind la subiect, există o aplicație pentru SharePoint care face exact asta. Cu un întreg Director de angajați, utilizatorii pot căuta prin echipe, pot configura diferite teme și grupări pentru angajați sau echipe și chiar pot filtra rezultatele după abilități sau locații. Găsiți întotdeauna cele mai bune echipe pentru job.

Aplicații : Outlook

Similar uneia dintre funcțiile noastre preferate VoIP și UC, acest program de completare Găsește și apelează numere face foarte ușor trecerea de la e-mail la apel telefonic. La fel cum spune numele, acest supliment va căuta prin e-mailurile dvs. în Outlook și va transforma orice număr de telefon din orice mesaj în linkuri pe care se poate face clic.

Făcând clic pe un link, pur și simplu va iniția un apel și va apela numărul respectiv. Acest lucru nu sună atat de mare la suprafață, dar este într-adevăr una dintre acele caracteristici pe care le dor cu disperare odată ce a dispărut. Eficiența pur și simplu a face clic pe un link pentru a iniția un apel telefonic poate economisi minute prețioase.

Ați apelat vreodată numărul greșit pentru că l-ați citit greșit? Eliminarea oricărei mici șanse de a face greșeli ne poate ajuta să rămânem concentrați. În loc să renunți la gândurile tale pentru a efectua un apel, tot ce trebuie să faci este să dai clic pe un mic link drăguț.

Aplicații: Outlook

Acum, iată o situație familiară: ați trimis vreodată un e-mail și apoi v-ați dat seama că ați uitat să adăugați atașamentul? Ați trimis vreodată un atașament, dar apoi v-ați dat seama că a fost cel greșit? Ați trimis vreodată un e-mail doar pentru a observa o greșeală de scriere flagrantă chiar în prima linie? Ei bine, puteți evita trimiterea unui e-mail dublu încercând să vă corectați greșeala și, în schimb, pur și simplu editați e-mailul.

DocSend este un supliment foarte grozav care oferă utilizatorilor puterea de a urmări, controla și chiar actualiza documentele pe care le trimit prin e-mail din Outlook - și da, acest control este disponibil chiar și după ce trimiteți e-mailul. Utilizatorii pot actualiza oricând conținutul pe care îl trimit, iar destinatarii lor vor vedea doar editarea finală.

Există, de asemenea, câteva caracteristici de valori interesante, cum ar fi implicarea pagină cu pagină și capacitatea de a vedea cine exact vizionează conținutul. Acesta ar putea fi un instrument excelent pentru a evita gafele prin e-mail, dar și o modalitate excelentă de a urmări implicarea în buletinele informative și e-mailurile de vânzări.

Aplicații : Power BI

Power BI de la Microsoft este o alegere de top pentru multe companii când vine vorba de soluții de business intelligence. Pe cont propriu, Power BI este capabil să genereze niște ajutoare vizuale cu adevărat detaliate. Dar, desigur, integrările pot adăuga întotdeauna ceva ce lipsea anterior – chiar și din ceva precum Power BI. Unul dintre suplimentele noastre preferate pe care le-am întâlnit a fost Infographic Designer. Fiind noi înșine mari fani ai infograficelor, vedem acest lucru ca pe un add-on obligatoriu pentru orice companie care are nevoie de datele lor pentru a spune o poveste.

Indiferent dacă doriți o infografică detaliată pentru a vă evidenția toate datele sau pentru a adapta diagrame la subiectul dvs. individual, acest supliment vă poate ajuta. Utilizatorii au acces la un set cuprinzător de grafică și chiar au opțiunea de a-și încărca propriile grafice unice. La sfârșitul zilei, Infographic Designer este probabil unul dintre cele mai bune instrumente pe care le puteți folosi pentru a vă înfrumuseța rapoartele

Aplicații: SharePoint

Dacă utilizați deja SharePoint ca centru de resurse central pentru afacerea dvs., atunci adăugarea unei pagini de întrebări frecvente este următorul pas. Acest program de completare permite utilizatorilor să stabilească o pagină completă de întrebări frecvente pentru echipele lor în SharePoint. Cu un editor de text integrat, este simplu pentru oricine să compună o nouă întrebare frecventă sau chiar să editeze întrebările și răspunsurile existente.

Utilizatorii pot controla ordinea întrebărilor, pot adăuga animații sau chiar pot căuta prin listă pentru a găsi întrebarea lor exactă. Pagina Întrebări frecvente ar fi un instrument excelent de instruire pentru a ajuta echipele să aducă noi membri la bord mai repede. O pagină de întrebări frecvente ar putea servi, de asemenea, ca o referință foarte rapidă, chiar și pentru angajații veterani, listând informații de referință utile pentru proiecte sau sarcini.

Aplicații : Outlook

La fel ca aproape toate serviciile de e-mail, Outlook, din păcate, impune o limită de dimensiune a fișierelor pentru atașamente și documente. Acest lucru poate limita cu adevărat capacitățile de partajare a fișierelor din Outlook dacă afacerea dvs. nu utilizează SharePoint sau orice alt serviciu de transfer de fișiere. Dar, dacă doriți să rămâneți să utilizați doar Outlook, atunci suplimentul Send Anywhere este pentru dvs.

Utilizatorii pot adăuga atașamente de până la 10 GB, ocolind complet orice limită de dimensiune a fișierelor pe care Outlook le are în mod nativ. Send Anywhere adaugă și un nou nivel de securitate. În loc să trimită atașamentele în e-mail, Send Anywhere trimite o adresă URL care este plasată în e-mail. Destinatarul are apoi doar o săptămână pentru a deschide și accesa fișierul înainte ca acesta să expire.

Aplicatii : Excel

Lucrând împreună cu serviciile cloud Smarter BIZ, acest supliment permite oricui să transforme complet Excel într-un CRM mobil complet funcțional. Utilizatorii pot crea toate întâlnirile direct în Excel, pot distribui întâlnirile unei echipe de vânzări pe dispozitivele mobile Android (dacă asta este ceea ce folosește afacerea dvs.) și pot obține actualizări în timp real despre starea tuturor comunicărilor cu clienții. Adevăratul avantaj suplimentar aici este cât de strâns se leagă întreaga platformă de aplicația Android și oferă managerilor o „bază de operațiuni” simplă chiar în Excel.

Utilizatorii pot folosi, de asemenea, integrarea pentru a aduce informații cu adevărat puternice în foile lor de calcul Excel, inclusiv locații GPS, jurnalele de apeluri, înregistrările apelurilor, starea programărilor alocate sau orice întâlniri noi care sunt create pentru apelurile ulterioare. În general, Smarter Biz Manager se poate dovedi a fi un instrument simplu pentru IMM-uri pentru a ajuta la creșterea și automatizarea vânzărilor. Întreaga platformă simplifică urmărirea și gestionarea clienților potențiali.

Aplicații : Outlook

E-mailul și Outlook pe cont propriu nu sunt neapărat cele mai nesigure servicii de acolo. Cu toate acestea, dacă doriți să faceți chiar și un pas mai departe în ceea ce privește securitatea pentru Outlook, atunci IXD Secure Mail ar putea fi alegerea dvs. IXD se referă la securizarea e-mailurilor și a documentelor pe care le trimiteți folosind criptarea end-to-end.

Utilizatorii pot trimite și primi e-mailuri securizate direct din Outlook fără a fi nevoie să folosească o aplicație sau un plug-in separat. Pentru a menține totul frumos și sigur, fiecare informație pe care o trimiteți va fi criptată – chiar și datele în repaus. IXD acceptă, de asemenea, mesageria securizată pentru desktop și mobil cu ceea ce ei pretind că sunt „metode criptografice de vârf în industrie”.

Aplicații : Outlook

Denumit „instrumentul suprem de productivitate prin e-mail”, Boomerang este suplimentul pe care îl doriți dacă echipa dvs. nu caută neapărat un înlocuitor de e-mail. Cu câteva funcții cu adevărat utile, Boomerang oferă utilizatorilor control complet asupra căsuțelor de intrare și de ieșire. Utilizatorii pot programa e-mailuri pentru a fi trimise la un moment optim sau pot programa întâlniri prin e-mail. De asemenea, Boomerang poate reaminti utilizatorilor să urmărească mesajele importante care nu au un răspuns.

Boomerang are chiar și o opțiune unică de „amânare”, care face ca un mesaj să reapară în partea de sus mai târziu, la o oră prestabilită. În general, Boomerang este un instrument excelent pentru a urmări clienții potențiali de vânzări care au dispărut, pentru a evita durerile de cap de programare, pentru a comunica cu ușurință cu destinatarii din diferite fusuri orare sau chiar pentru a ajuta la eliminarea aglomerației din căsuța dvs. de e-mail.

Aplicații : Excel, Powerpoint, Word

Dacă sperați să transformați Excel într-un instrument de colaborare mai concentrat pe vizual, atunci nu căutați mai departe. Diagramele LucidChart bazate pe HTML5 le permit utilizatorilor să adauge un element de colaborare complet nou în Excel. Mai important, suplimentul aduce, de asemenea, la masă un element vizual complet nou pentru Excel, rupându-se doar de numere și diagrame. Utilizatorii au acces la sute de șabloane diferite, inclusiv diagrame de flux, instrumente de wireframing, instrumente de machetă, diagrame de rețea, modele de procese de afaceri și chiar hărți mentale.

Pentru și mai mult control, utilizatorii pot folosi forme complet diferite pentru a-și construi diagramele și graficele, trage și plasează propriile imagini sau pot exporta întreaga piesă ca fișier imagine PDF, PNG sau JPG. De asemenea, utilizatorii își pot încorpora diagramele în bloguri sau wiki-uri și pot crea machete interactive. Pentru colaborarea în timp real, modificările aduse documentelor sunt îmbinate și sincronizate cu toți utilizatorii simultan, iar totul include chiar și chat de grup, precum și un sistem de comentarii. Aplicația este disponibilă și pentru Powerpoint și Word.

Aplicații: SharePoint

La fel ca toate platformele, SharePoint are punctele sale forte, dar are și punctele sale slabe. SharePoint poate fi grozav pentru gestionarea proiectelor, documentelor și fișierelor, dar atunci când vine vorba de managementul vizual al proiectelor, este puțin neregulat. Unele dintre soluțiile noastre de colaborare preferate (și alternativele Basecamp) tind să includă elemente focalizate vizual, cum ar fi plăcile Kabnan. Și, desigur, tocmai asta am găsit pentru SharePoint cu Saketa Kanban Board.

Acest supliment permite utilizatorilor să gestioneze sarcini cu ajutorul vizual al unui manager de activități în stil Kanban. Saketa pur și simplu organizează vizual toate sarcinile dvs. SharePoint existente pe o „planșă”, cu piese ale fiecărei sarcini pentru a afișa cele mai relevante informații. Prioritatea sarcinilor poate fi reprezentată prin diferite culori, iar utilizatorii pot seta secvența de carduri sau pot reatribui și re-prioritiza sarcinile. De asemenea, utilizatorii pot organiza și sorta după data de începere, utilizatorul alocat sau data scadenței.

Aplicații : SharePoint

Dacă sunteți în căutarea unui ajutor vizual de adăugat la SharePoint și nu sunteți un fan al organizării în stil Kabnan, atunci poate că diagramele Gantt vă vor ajuta. Deși este un supliment plătit, Milestone Gantt oferă o modalitate nouă, vizuală, de a organiza sarcinile și de a urmări progresul proiectelor existente. Utilizatorii pot vedea etapele proiectului și actualizările majore pe aceste diagrame de stil Gantt și chiar au opțiunea de a afișa progresul și barele de referință.

Etapele pot fi reprezentate și prioritizate prin culoare sau forme pentru a ajuta la furnizarea de ajutoare vizuale și mai rapide pentru progresul unui proiect. Există, de asemenea, câteva opțiuni utile de gestionare și configurare, cum ar fi capacitatea de a personaliza utilizarea diagramelor Gantt la export sau adăugarea de „perioade de înghețare”.

Aplicații : Outlook

Acesta nu ar trebui să fie o surpriză, dar unii s-ar putea să nu-și dea seama că există! Salesforce este cu ușurință una dintre cele mai populare soluții CRM și din motive întemeiate. Dacă echipa dvs. utilizează deja soluția populară, Salesforce Lightning este una dintre cele mai simple modalități de a ajuta la creșterea eficienței și a productivității (pe lângă integrarea Salesforce în soluția dvs. UC, desigur).

Însă, Salesforce Lightning le permite utilizatorilor să vadă toate contactele, clienții potențiali, conturile, oportunitățile, cazurile și obiectele personalizate asociate cu e-mailurile și întâlnirile fără a fi nevoiți să părăsească Outlook. De asemenea, utilizatorii pot căuta înregistrări Salesforce direct în Outlook, precum și pot crea înregistrări noi sau pot adăuga e-mailuri și întâlniri la înregistrări cu un singur clic. În mod standard de integrare, totul se referă la economisirea de timp și la creșterea productivității.

Aplicații : Outlook

Ca o abordare unică a managementului de proiect și a colaborării, Smartsheet este o soluție axată pe foi de calcul. Cu aspectul său familiar și simplu, ideea este ca echipele să poată organiza informațiile într-un format care poate fi citit fără distracția de asistență vizuală sau personalizare excesivă. Cu Smartsheet pentru Outlook, utilizatorii pot aduce acea simplitate în soluție și o pot integra direct în Outlook. Utilizatorii pot organiza și urmări proiecte sau chiar pot colabora la proiecte direct din căsuța lor de e-mail Outlook.

Pentru unele funcții de putere, utilizatorii pot ascuns orice e-mail direct într-un articol partajat care apare ca un nou „rând” pe Smartsheet pentru ca toți participanții să-l vadă instantaneu. Ca alternativă, păstrați întreaga conversație prin e-mail în jurul proiectului strâns legată de sarcina asociată pentru referință rapidă. Smartsheet include, de asemenea, o funcție de căutare, astfel încât să puteți găsi rapid ceea ce căutați.