Cum să organizezi un eveniment online de succes: 8 sfaturi

Iată detaliile complete despre un eveniment online, cum ar fi ce este un eveniment online, lucruri de luat în considerare înainte de a organiza o conferință virtuală și metodele de organizare a unui eveniment online .

Mai multe companii și organizații trec încet la evenimente online în loc de întâlniri în persoană. Există o creștere excepțională a utilizării evenimentelor online din cauza creșterii bruște a pandemiei. Orice afaceri și organizații au nevoie pentru a menține o conexiune cu proprii angajați pentru a face lucrurile la timp. Întâlnirile virtuale sunt mult prea frecvente și în familii, unde ne întâlnim cu rude, prieteni online și avem timp de calitate. Daca tu esti cel care se ocupa de aceste lucruri, iata cateva sfaturi curatate pentru incepatori urmate de metode pentru a organiza cu succes un eveniment online.

Ce este un eveniment online?

Nimic special! Este doar o conferință online similară unui apel video de grup, dar la care se pot alătura sute de persoane pentru un scop programat. Există diferite categorii în funcție de scopul evenimentului. Întâlnirile companiei pot fi denumite întâlniri virtuale, în timp ce prelegerile de educație online pot fi considerate webinarii sau cursuri online. Pe scurt, oamenii care se adună online într-un scop folosind diferite instrumente se numesc un eveniment online.

Să fii conectat online este într-adevăr o binefacere pentru noi. Nu sunt împotriva adunărilor în persoană, care sunt întotdeauna bune și preferabile. Trebuie să se adapteze și la situațiile actuale. Dacă sunteți încă sceptic cu privire la evenimentele online, iată lista de beneficii pentru întâlnirile virtuale.

Beneficiile evenimentului online sau summit-ului virtual

• Prezență mai mare – Este posibil să participe mai multe persoane la eveniment, deoarece nu sunt implicate costuri de călătorie.
• Fără costuri – adunările fizice necesită, de obicei, spațiu și mâncare. Toate acestea nu sunt necesare pentru un eveniment online.
• Conținut – Conținutul poate fi ușor de gestionat de la întâlniri vechi. Întâlnirile de familie nu au nevoie nici de o prezentare de diapozitive.
• Clienti potențiali – Acest lucru este limitat la evenimentele de afaceri. Există șanse de clienți potențiali pentru webinarii de calitate.
• Tot ce aveți nevoie este o conexiune bună la internet (pe care o avem deja de cele mai multe ori) și ceva timp pentru a participa la eveniment.
• Mai multe opțiuni de rețea pentru persoane fizice.

Sper că te-ai convins. Am participat personal la o serie de seminarii web și au avut un efect mare asupra carierei mele profesionale. Toate beneficiile de mai sus se aplică atât evenimentelor de afaceri, cât și evenimentelor personale.

• Citește și: 7 cele mai bune alternative GoToMeeting
• 7 cele mai bune alternative de zoom

8 lucruri de luat în considerare atunci când organizați un eveniment virtual

Dacă ar fi să organizezi un eveniment? Oricare ar fi evenimentul, poate vi se cere să organizați un eveniment online. Alegerea unui instrument software aleatoriu, cum ar fi Zoom, nu este deloc mare lucru. Trebuie să evaluați scopul evenimentului și astfel de lucruri înainte de a alege un software. Iată câțiva dintre factorii care trebuie luați în considerare înainte de a organiza un eveniment online. Nu uitați, întâlnirea trebuie să fie captivantă cel puțin în cea mai mare parte a timpului sau ar trebui să fie productivă.

1. Decideți tipul de eveniment virtual și faceți o echipă

Descoperiți scopul exact și formatul evenimentului online ca prim pas. Scopul evenimentului poate fi educațional, promoțional, generarea de lead-uri sau ceva mai mult. Înțelegeți-vă pentru a alege formatul evenimentului online. Fiecare scop poate fi organizat într-un format diferit. Unii dintre ei sunt,

Webinare :

Ele sunt utilizate în principal în scopuri educaționale, în care ați putea fi creatorul de conținut sau explicați publicului despre un produs și promovați alte lucruri etc. Cursurile online pot intra în această categorie, care este, de asemenea, captivantă de cele mai multe ori.

Happy Hours virtuale:

Există întâlniri normale, adică întâlniri de familie sau prieteni online. Sunt doar întâlniri ocazionale de cele mai multe ori. Acestea duc de la minute la ore, în funcție de numărul de oameni în principal.

Concerte:

Piesele și adunările au fost interzise în timpul unei pandemii, iar concertele online par a fi o opțiune mai bună pentru majoritatea organizațiilor pentru a păstra legătura cu clienții.

Pentru a rezuma, există nume diferite pentru fiecare scop. Cu toate acestea, în simplu, ele pot fi considerate evenimente online. Tratați cele de mai sus ca referințe și decideți în primul rând tipul de eveniment.

Dacă este individual, atunci trebuie să aveți grijă de toate lucrurile. Dacă lucrați ca o echipă, configurați-vă membrii și împărtășiți munca în funcție de abilitățile lor, adică cineva se poate descurca cu ușurință cu munca tehnică sau cineva este bun la scris fraze de invitație și așa mai departe.

2. Decideți audiența

Publicul joacă un rol important în evenimentele online. Implicarea contează întotdeauna în timpul conversațiilor online. Pune-ți aceste întrebări de bază.

• Țineți o întâlnire cu prietenii?
• O întâlnire de familie?
• O întâlnire de afaceri?
• Lansarea produsului către colegii tăi?
• O altă întâlnire oficială cu angajații tăi?
• Webinar pentru urmăritorii dvs.
• Doar o sesiune live aleatorie pentru a verifica activitatea pe profilurile tale de pe rețelele sociale.

Doar puneți astfel de întrebări și obțineți o imagine clară asupra audienței dvs. Acesta este un pas important pentru a reuși un eveniment. Fără un public vizat, o întâlnire online poate fi o pierdere de timp pentru toți. Deci numără-ți mai întâi publicul. Dacă întâlnirea este pentru membri limitati, atunci invitațiile pot fi partajate personal după ce ați decis instrumentul.

3. Luați în considerare opțiunile de implicare

Implicarea în timpul discuțiilor online este întotdeauna fructuoasă. Dar fără un set de reguli, poate fi și iritant. Nu putem permite tuturor să vorbească la un moment dat, nu? Ar putea crea o mare mizerie. Deci, luați în considerare acestea conform evenimentului dvs.

• Pune întrebări regulate
• Efectuați sondaje pentru a le aduna opiniile.
• Activați opțiunile de chat într-un mod limitat.
• Fii deschis la întrebări.
• Dă niște puzzle-uri.
• Recompense dacă ai un buget în mână.

Cu astfel de tactici, putem menține întâlnirea angajată până durează.

• Citiți și: Comparația GoToMeeting vs Zoom
• Cum să efectuați apeluri internaționale gratuite

4. Identificați și adunați vorbitori

Ocazional și familia ar putea avea nevoie de o echipă de vorbitori de fiecare dată. Gestionarea conținutului și a fi vorbitor tot timpul ar putea fi dificil în timpul evenimentelor de învățare și profesionale. Prin urmare, este sugerat să existe o echipă de vorbitori care sunt dispuși să vorbească despre domeniile lor de interes.

Acest lucru reduce sarcina pentru o singură persoană și rezultatele vor fi mai eficiente. Identificați vorbitorii din cercul dvs., ceea ce ar putea fi ușor, cel puțin de cele mai multe ori. Persoanele cu experiență bună în ceea ce privește evenimentele online pot gestiona cu ușurință toate rolurile.

5. Pregătiți conținut pentru întâlnirea dvs

Acest pas nu se aplică tuturor evenimentelor ocazionale. Dacă plănuiți pentru un webinar sau similar, pregătiți-vă corect cu conținutul. Puteți reutiliza conținutul din surse disponibile de la Google. Învață să lași referințe în chat, de preferință, pentru a evita îndoielile din partea publicului.

Ar putea fi doar o prezentare a unui document. Totul depinde de tipul de eveniment. Google Slides este alegerea mea personală de a prezenta conținut pentru public pentru interfața sa mai curată și simplă.

6. Testează-ți tehnologia și bugetul

Majoritatea instrumentelor au versiuni gratuite și sunt suficient de bune pentru întâlniri de bază. S-ar putea să nu ofere multe opțiuni. Cu toate acestea, sunt suficient de bune pentru evenimente online ocazionale. Dar pentru întâlnirile profesionale, la care s-ar putea alătura 100 de oameni, au nevoie de versiuni premium. Rețineți, versiunile gratuite au și o limită de membri.

Preferați instrumentul cu care sunteți mai familiarizat. Dacă aceasta este prima dată, utilizați instrumente simple de UI, cum ar fi Google Meet și Zoom. Bugetul depinde complet de numărul de membri și de tipul de evenimente. Prin urmare, fiți pregătit cu micile tale abilități tehnice și buget, dacă este necesar.

Verificați de două ori setările de partajare a microfonului și a ecranului înainte de a intra în direct. Dacă este posibil, faceți un test de partajare a ecranului cu membri limitati ai familiei. Nu intrați în panică în ziua prezentării.

7. Promovați eveniment sau invitați

Decideți o cale pentru eveniment. Evenimentul va fi plictisitor fără public. Dacă este vorba despre o lansare de produs sau ceva legat de clienți potențiali, promovarea evenimentelor prin reclame este o necesitate sau cel puțin distribuirea prin intermediul rețelelor sociale cu un număr bun de urmăritori. Ajungeți la cât mai multe persoane posibil până la data evenimentului.

Dacă aveți suficiente date, cum ar fi e-mailuri sau numere Whatsapp, invitați-i cu o invitație adecvată. E-mailurile oferă mai multe opțiuni. Preferați e-mailurile pentru evenimente profesionale.

8. Aveți întotdeauna un al doilea plan și urmăriți lucrurile

Tot. poate merge sau nu conform procedurii. Așa că aveți întotdeauna un al doilea plan. Verificați lucrurile de bază, cum ar fi conexiunea la internet, alimentarea dacă este necesar pentru laptop sau mobil și multe altele.

Aveți întotdeauna un al doilea plan sau opțiuni în caz de eșec. Nu lăsa niciodată publicul dezamăgit. Urmăriți lucrurile până când evenimentul începe, de exemplu, verificați câte persoane sunt interesate să se alăture. Este gata conținutul? , Câți membri ar putea participa la eveniment? Urmărirea acestor lucruri vă va ajuta să organizați un eveniment cu succes.

Odată ce aveți o idee clară despre lucruri, vom trece la metodele de organizare a unui eveniment online, adică instrumente pentru a găzdui un eveniment. Alege oricare dintre următoarele, care se potrivește întâlnirii tale.

Metode de organizare a unui eveniment online

Există o serie de instrumente sau software care servesc scopului adunărilor online. Cu toate acestea, voi enumera cele mai populare aici, cu informații scurte.

1. GoToMeeting

GoToMeeting este cel mai bun instrument pentru a organiza evenimente online. Oferă toate cele mai bune funcții pentru organizarea eficientă a întâlnirilor. Acest lucru este foarte util pentru a desfășura cursuri online, întâlniri ale companiei și seminarii web. Menține cea mai bună calitate audio și video pentru utilizatori. Prețul GoToMeeting merită funcțiile disponibile. Acesta este disponibil pentru browser web și utilizarea mobilă.

Caracteristici

• Partajarea ecranului
• Apel în conferință
• Videoconferinta
• Conferințe mobile
• Înregistrarea și transcrierea întâlnirilor
• Echipament pentru sala de conferinte

Prețuri

Cum să organizați un eveniment online folosind GoToMeeting

În această secțiune, vă voi arăta pașii implicați pentru a organiza un eveniment online folosind GoToMeeting

Timp total: 5 minute

PASUL-1: Vizitați GoToMeeting

În primul rând, trebuie să vizitați site-ul oficial GoToMeeting. Faceți clic pe opțiunea Descărcare pentru a descărca aplicația GoToMeeting. Faceți clic pe „Începeți gratuit” dacă sunteți un utilizator nou și vă va redirecționa către pagina de înscriere.

PASUL-2: Înscrieți-vă la GoToMeeting

Furnizați detalii precum Nume, E-mail comercial, Număr de telefon, Titlul postului, Parolă, Mărimea companiei și faceți clic pe Înregistrare.

PASUL-3: Alăturați-vă prin intermediul browserului web

Faceți clic pe opțiunea „Alăturați-vă” , care se află în partea dreaptă sus a ferestrei. Apoi, sunteți redirecționat către pagina de înscriere. Pe pagina respectivă, introduceți codul din 9 cifre furnizat de gazdă și faceți clic pe alăturați-vă pentru a intra în întâlnire.

PASUL-4: Găzduirea unui eveniment/întâlnire online

Faceți clic pe opțiunea „Gazdă” , care se află în partea dreaptă sus a ferestrei. Apoi, aplicația va începe descărcarea. Prin intermediul aplicației, vă puteți înscrie la evenimentul online.

Livra:

• Browser
• Internet
• Mergi la sedinta

2. Zoom

Zoom este o aplicație de videoconferință bine-cunoscută bazată pe cloud, care a fost destul de populară din 2020 în timpul pandemiei. Ajută să interacționați cu oamenii online prin întâlniri și conferințe. Este instrumentul de bază pentru toate întreprinderile, inclusiv la scară mică și mare. Cu toate acestea, în funcție de numărul de participanți, este necesară versiunea premium. Zoom a fost listat în Fortune 500 atât pentru 2019, cât și pentru 2020, cu o creștere de 227% pe parcursul anului.

Unele dintre caracteristicile sale principale sunt,

• Planul gratuit este suficient de bun pentru întâlniri nelimitate unu-unu.
• Partajarea ecranului este disponibilă
• Toate evenimentele pot fi înregistrate.
• Controlul asupra participanților
• Chaturi și sondaje
• Trimiterea resturilor.
• Videoconferință de grup. Numărul de sloturi și intervalul de timp depind de planul dvs. Deci alegeți cu înțelepciune în timpul facturării.

Zoom este disponibil pentru toate dispozitivele, inclusiv Android și iOS. Poate fi folosit și pe smart TV.

3. Echipele Microsoft

Microsoft Teams este un instrument legat de lucrul în Microsoft 365 Office. Opțiunile de teme și de învățare pentru angajați și studenți au lucrat foarte mult pentru echipele care se bucură de peste 44 de milioane de descărcări. În martie, în timpul pandemiei, adică în 2020, utilizatorii au înregistrat peste 900 de milioane de minute pentru propriile întâlniri sau evenimente.

Teams este în principiu conceput pentru lucrul în echipă în timpul proiectelor. În mod implicit, conversațiile vor fi vizibile pentru toți membrii echipei respective. Opțiunile de mesagerie privată trebuie trecute cu vederea pentru conversațiile personale. Se pot comuta conversațiile de la chat la apeluri video sau audio direct din navigarea în sine.

A fi integrat cu aplicațiile Microsoft 365 este un mare pozitiv. Acceptă chiar și generatoare de distracție, adică emoji, autocolante și multe altele. Ca și zoom, acceptă și toate platformele, inclusiv web-ul. Este disponibilă opțiunea Freemium cu suport pentru 300 de persoane o dată. Consultați prețurile pe site-ul oficial înainte de a-l cumpăra. După descărcarea echipelor, trebuie să creați o echipă pentru a începe procedurile. Este folosit mai ales pentru evenimente profesionale.

4. Google Meet

Google a avut anterior Duo pentru apeluri video, care este unul bun și întâlnirea este în principiu pentru utilizatorii suitei în primele zile. Cu toate acestea, odată cu avântul instrumentelor și software-ului pentru întâlniri online, Google a decis să ofere Google Meet gratuit tuturor celor care au un cont Gmail. Acest lucru poate fi pentru o perioadă limitată de timp până când câștigă un număr bun de abonați.

Cea mai bună parte a Google Meet este că puteți începe cu un apel video sau o întâlnire video după convenție. Unele dintre caracteristicile personalizabile ale întâlnirii sunt,

• Transmite în direct și înregistrează o întâlnire
• Chat cu toată audiența într-o întâlnire video la un moment dat.
• Se pot folosi legendele.
• Dezactivați sunetul sau eliminați alți participanți la întâlnire.
• Opțiuni multiple de aranjare a ecranului.

Fiind o companie mare și binecunoscută, Meet a fost integrată cu toate instrumentele importante necesare, cum ar fi calendarul Google, pentru a programa întâlniri. Cele mai multe dintre telefoanele mobile vin cu calendare Google și ecosistem Google, ceea ce a făcut ca oamenii să aleagă ușor să se întâlnească.

Concluzie

Fără îndoială, există o serie de instrumente similare în același scop. De obicei prefer confidențialitatea și aleg să merg cu software-ul de top care a fost susținut de unele companii bune. Deci, alegeți instrumentele în funcție de bugetul și cunoștințele tehnice. Nu uitați, majoritatea instrumentelor au opțiuni și configurații similare. Comentați cel mai bun dacă utilizați alte instrumente. S-ar putea să nu înlocuiască niciodată senzația întâlnirilor în persoană, dar sunt mâini și nu pot fi ignorate uneori.

Sper că acest tutorial v-a ajutat să aflați despre cel mai bun software PDF Editor pentru Mac și Windows . Dacă vrei să spui ceva, anunță-ne prin secțiunile de comentarii. Dacă vă place acest articol, distribuiți-l și urmăriți WhatVwant pe Facebook, Twitter și YouTube pentru mai multe sfaturi tehnice.