Faxul online este suficient de sigur pentru avocați, medici și contractori guvernamentali?

Mulți citesc cuvântul „fax” cu o conotație oarecum învechită, asemănătoare cu a avea o sală de calculatoare într-o casă familială. Faxul online, cu toate acestea, oferă complexitatea unui serviciu bazat pe cloud, fără a fi nevoie de hardware suplimentar (mașini de fax). Spre deosebire de omologul său mai voluminos, care folosea rețele analogice pentru a transmite date prin conectarea la liniile telefonice tradiționale (PTSN), produsele de fax online securizate creează documente care pot fi trimise către un alt aparat de fax cu aplicații Web sau ca atașamente de e-mail.

Această tehnologie modernizată accelerează acum transferurile de documente, economisind ore de muncă și oferind flexibilitatea pe care sistemele învechite nu ar putea-o oferi niciodată. Mai bine, sistemele de fax online mai noi vin cu protocoale de înaltă securitate care permit gestionarea documentelor la fel de sigură și convenabilă ca orice alt program software obișnuit.

• Cum funcționează faxul online?
• Ar trebui să renunț la aparatul meu de fax?
  • Securitatea fișierelor
  • Mărime fișier
  • Organizarea și managementul fișierelor
• Medicina se modernizează prin fax online
• Fax online securizat pentru firmele de avocatură
• Contractorii guvernamentali au nevoie de fax online securizat
• Securitatea și conformitatea sunt standard pentru faxurile online

Cum funcționează faxul online?

Sistemele de Internet fax atribuie numere de telefon unice care sunt folosite atunci când cineva încearcă să transmită un document. Sistemul recunoaște numărul de fax și răspunde trimițând scanarea ca fișier atașat, de obicei un PDF. Faxurile primite sunt precedate de o solicitare de a vizita site-uri pentru a descărca software compatibil pentru o tranzacție fără probleme, dar multe mărci de software trimit documentele ca imagini standard în forma lor necomprimată. În acest fel, atâta timp cât persoana de contact are un vizualizator grafic standard, nu este nevoie de descărcări suplimentare.

Unele produse de internet fax oferă capabilități avansate de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), care convertesc instantaneu imaginile caracterelor în text care poate fi citit sau copiat-lipit în altă parte. Odată ce atașamentul este deschis, acesta poate fi tratat ca orice alt fișier – redirecționat, salvat ca alte tipuri de fișiere și combinat cu alte documente. Multe servicii de fax online all-in-one vor genera foi de copertă, ceea ce este esențial pentru protejarea informațiilor despre pacienți în industria sănătății.

Pentru mulți profesioniști care doresc să crească productivitatea și să economisească spațiu fizic, trecerea la fax online are în general sens. Cei care lucrează în industriile guvernamentale, asistenței medicale sau juridice ar putea ezita mai mult să-și schimbe metodele de comunicare, deoarece astfel de ocupații necesită o prezență de securitate sporită – nu numai pentru operațiunile interne, ci și asigurarea că informațiile private vor rămâne în siguranță. Din fericire, faxul online oferă tipul de caracteristici de securitate îmbunătățite care asigură că aceste documente sunt păstrate în siguranță digital decât ar putea fi vreodată în forma lor imprimată. Deci întrebarea de luat în considerare nu devine „Este faxul online sigur de utilizat?” ci mai degrabă „Faxul online este potrivit pentru industria mea?” Răspunsul, în orice caz, este probabil da.

Ar trebui să renunț la aparatul meu de fax?

În general, răspunsul este probabil da. Deși fiecare industrie are nevoi diferite de gestionare a fișierelor și corespondență, există câteva avantaje care pot beneficia companiile, indiferent de sector.

Securitatea fișierelor

Poate cel mai important factor pentru oricine din domeniul medical, juridic sau guvernamental este confidențialitatea și securitatea documentelor trimise prin fax. Unele produse de internet fax oferă criptare SSL și protecție prin parolă, care ar fi probabil procesul implicit pentru aceste profesii. Majoritatea oferă un prompt de conectare securizat și o autorizare în doi factori pentru securitate suplimentară, iar un număr tot mai mare își etalează soluțiile de fax ca fiind conforme cu HITECH și HIPAA.

Mărime fișier

Multe servicii de fax online comprimă automat documentele mari, astfel încât destinatarii să le poată deschide rapid. Atașamentele mari pot încetini semnificativ timpul de transmitere a unui e-mail, astfel încât menținerea lor mai mică accelerează e-mailul și se asigură că nu blochează căsuța de e-mail a destinatarului (un pas atent de făcut indiferent de industrie).

Organizarea și managementul fișierelor

Prin digitizarea automată a documentelor, un utilizator poate trimite și salva pagini de fax la fel de repede cum sunt primite. Înregistrările de fax primite, care nici măcar nu erau ușor disponibile cu un aparat de fax, pot fi acum obținute în câteva secunde și partajate dacă este necesar.

Când vine vorba de profesioniști din domeniul sănătății sau din industria juridică, sau de cei care lucrează pentru municipalități guvernamentale, este important să luați în considerare caracteristicile specifice de fax pe care trebuie să le căutați.

Medicina se modernizează prin fax online

Angajații din cabinetele medicale sunt familiarizați cu procesul de primire și trimitere a datelor pacientului. Înregistrările și recomandările pacienților sunt încă trimise în mare parte prin fax sau uneori prin poștă – dar rareori pe orice altă cale.

Comunicarea slabă îi frustrează adesea pe medici, asistente, cercetători și pacienți, de-a lungul timpului, insuflând o tehnofobie legată de fax. Din această cauză, mulți medici rămân reticenți în a-și actualiza sistemele și, în multe cazuri, chiar insistă să livreze manual cele mai importante înregistrări. Lucrătorii din sector se referă în mod obișnuit la faxuri drept „gândacul medicinei americane”, chiar dacă aproximativ 75% din documentele medicale sunt încă gestionate cu hardware-ul tradițional de fax.

Numeroși profesioniști medicali au văzut deja avantajele digitizării dosarelor și corespondenței pacienților, datorită inițiativelor de modernizare la nivel de industrie. Reînnoirile prescripțiilor, aprobările tratamentului de terapie fizică și notificările companiei de asigurări sunt tipurile de solicitări frecvente legate de fax pe care medicii obișnuiți le întâlnesc zilnic. Din acest motiv, multe practici mai mici se angajează să devină „zone fără fax până în 2020”, un obiectiv ambițios care, deși ecologic, nu ia în considerare beneficiile de durată ale trecerii la o infrastructură de fax exclusiv online.

Prin digitizarea înregistrărilor și a majorității comunicațiilor, așa cum fac unele spitale mai mari, arhivele pot conține acum un istoric de informații mult mai amănunțit și detaliat decât faxurile. Mai bine, digitizarea corespondenței înseamnă că acțiunile înregistrate devin căutabile și ușor de analizat pentru instrumente de învățare automată.

Implementarea serviciilor online la o afacere existentă cu consum mare de fax, cum ar fi o clinică, permite simultan o înregistrare mai ușoară și o păstrare a evidenței, ceea ce ajută la toate eforturile viitoare de modernizare la implementarea altor instrumente software sau de productivitate (în plus față de măsurile de criptare și securitate menționate anterior faxurile pur și simplu nu pot furniza).

Fax online securizat pentru firmele de avocatură

Pentru cei care lucrează la firme de avocatură, nevoia de securitate a documentelor este la fel de evidentă. Una dintre principalele preocupări pentru mulți avocați este capacitatea de a sprijini munca de la distanță și de a oferi mai multe metode de fax, inclusiv e-mail, aplicații sau portaluri web și mobile și capacitatea de smartphone. Operațiunile ușoare de la distanță sunt esențiale pentru orice firmă de avocatură, care tinde să aibă nevoie de avocați disponibili pentru ore facturabile, indiferent de locația lor. Este obișnuit ca instanțele să solicite semnături cu „cerneală umedă” și pe documente, așa că lipsa acestor instrumente la îndemână poate prelungi drastic timpul necesar pentru a finaliza o sarcină atât de simplă.

Multe pachete de internet fax corporative utilizează un serviciu de abonament lunar, oferind niveluri de preț diferite în funcție de numărul de fișiere sau de numărul de pagini pe care firma intenționează să le transmită. Împreună cu taxele de configurare, acest lucru se poate adăuga rapid, dar pachetele corporative includ adesea și caracteristici valoroase, cum ar fi volumul de pagini scalabil, integrarea API și conformitatea HIPAA. Cu toate acestea, eliminarea liniilor fixe și simplificarea pot echilibra economiile.

Cele mai bune servicii de fax online se adresează special profesioniștilor din domeniul juridic, iar produsele lor se laudă adesea cu caracteristici precum capacitatea de a trimite faxuri către un volum mare de persoane, capabilități de fax internaționale fluide, stocare personalizată a paginii de copertă și integrare cu unități cloud pe care o firmă deja le folosește, cum ar fi ca Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive sau Evernote. Din fericire, chiar și opțiunile care vă permit să trimiteți un fax de pe un telefon au aceste capacități.

Aceste caracteristici sunt mult mai avansate decât ar trebui să folosească o firmă medicală obișnuită, dar se așteaptă ca avocații să țină pasul cu tehnologia modernă pentru a impresiona clienții și pentru a efectua un lucru eficient de la distanță, care securizează serviciile de fax online, care îl fac ușor de realizat, păstrând în același timp o imagine profesională. . Acest software sprijină, de asemenea, eforturile ecologice ale numărului tot mai mare de birouri fără hârtie și păstrează organizate documentele importante, cum ar fi contractele legale (un factor de importanță crucială pentru industrii precum medicina și relațiile publice).

Contractorii guvernamentali au nevoie de fax online securizat

Munca lor poate fi foarte diferită, dar contractanții guvernamentali au nevoie de multe dintre aceleași caracteristici de securitate apreciate de avocați. Abordarea documentelor confidențiale și a informațiilor sensibile este o chestiune de zi cu zi pentru cineva dintr-un astfel de domeniu de carieră, așa că măsurile de securitate au deseori învinge funcțiile de confort în ceea ce privește importanța. Pe măsură ce comunicarea modernă se învârte în jurul e-mailurilor și smartphone-urilor, măsurile de securitate s-au adaptat, dar la fel s-au adaptat hackerilor. Fișierele pot fi interceptate în multe moduri, extrase dintr-un cont de e-mail compromis sau sparte direct de pe un computer.

Știind acest lucru, antreprenorii trebuie să facă tot posibilul pentru a-și proteja documentele încă de la început. Multe servicii avansate de fax prin internet au primit contracte Schedule 70 de la US General Services Administration (GSA), componenta de achiziții publice a guvernului federal. Aceste contracte oferă agențiilor federale din întreaga lume un număr nelimitat de hardware, software și asistență și servicii profesionale pentru tehnologia informației (IT) și telecomunicații.

Ele sunt, de asemenea, echipate cu o gamă de caracteristici excelente de securitate, cum ar fi lățimea de bandă reglabilă, care ajută la controlul volumului traficului de fax la nivelul întregului grup în perioadele mai aglomerate; reguli și restricții extinse de apelare, care permit controlul precis asupra faxurilor de ieșire; Secure Binary File Transfer (BTF) și autentificare de securitate Windows NT (New Technology) pentru conturile Microsoft existente. Trimiterea de fax poate fi efectuată pe plan intern sau internațional și chiar și produsele de bază oferă arhivare a faxurilor și criptare SSL folosind numere gratuite. Aceste măsuri de securitate sunt imperative pentru orice agenție guvernamentală, dar beneficiază și organizațiilor care funcționează cu bugete limitate, cum ar fi instituțiile de învățământ și organizațiile publice.

Care sunt beneficiile de securitate ale faxurilor online?

Beneficiile de securitate ar putea fi în fruntea argumentului modern al faxului, dar există aproape nenumărate alte caracteristici valoroase care pot oferi afacerilor un avantaj, indiferent de sector.

Dincolo de ocupațiile specifice în domeniul sănătății, dreptului și muncii guvernamentale, baza exclusiv pe faxuri poate împiedica întreprinderile cu măsurile de securitate depășite, costurile și ineficiența. Cu numărul de opțiuni de fax gratuite care pot fi accesate prin intermediul dispozitivelor mobile și cu opțiunile de stocare în cloud, birourile mari și întreprinderile mici ar trebui să profite de soluțiile de fax online. Lista noastră cu cele mai bune soluții de fax online are opțiuni care sunt compatibile cu Mac, Android, desktop-uri și tablete, împreună cu unele care vă permit să trimiteți faxuri de la servicii de e-mail gratuite precum Gmail.

Prin urmare, pe scurt, da. Digitalizarea corespondenței și adoptarea unui fax online sigur nu este doar calea evidentă a viitorului pentru multe industrii; este cea mai sigură metodă practică de partajare zilnică a documentelor disponibilă.