Securitatea salariilor: 12 măsuri pe care trebuie să le luați astăzi
Publicat: 2021-09-25Înainte de a intra în discuția despre cum să asigurăm securitatea salariilor, să înțelegem despre ce este vorba.
Securitatea salarizării poate fi definită ca măsurile luate (sub formă de instalare de software în unele cazuri) pentru a asigura protecția informațiilor sensibile despre companie și angajații acesteia.
Este important să existe un sistem de salarizare securizat pentru a evita pierderea proprietății intelectuale, întreruperea operațiunilor comerciale, atacurile de tip ransomware și plata amenzilor și penalităților de reglementare. În plus, lipsa unui sistem de salarizare securizat poate afecta și plățile în timp util către angajați și alte părți, cum ar fi vânzători, furnizori etc.
Imaginați-vă că experimentați o încălcare a securității datelor în sistemul dvs. de salarizare. Nu numai că veți pierde date importante și sensibile ale angajaților și companiei, dar veți pierde și încrederea angajaților dvs. și reputația mărcii. A avea un sistem de salarizare securizat se poate dovedi a fi un avantaj competitiv, deoarece poate eficientiza operațiunile de resurse umane, confidențialitatea și transparența datelor, ceea ce vă poate ajuta să păstrați angajații talentați.
Acum că înțelegem corect ce este securitatea salariilor și de ce este importantă, haideți să explorăm cele 12 moduri și măsuri pe care le puteți lua pentru a întări securitatea salariilor.
12 măsuri pe care trebuie să le luați pentru a asigura securitatea salarizării
- Instruirea angajaților în utilizarea sistemului de salarizare: instruirea fiecărui angajat nou cu privire la utilizarea sistemului de salarizare îi ajută să înțeleagă protocolul de accesare și partajare a informațiilor sensibile. Pentru a menține standardele de securitate, trebuie oferită o pregătire uniformă obligatorie pentru fiecare nou tamplar.
- Limitarea accesului: Majoritatea companiilor operează pe baza „necesității de cunoaștere” atunci când vine vorba de partajarea datelor sensibile. Aceeași regulă ar trebui să se aplice și pentru menținerea securității salarizării. Este pertinent să ne asigurăm că angajații nu au acces unul la înregistrările celuilalt, astfel încât informațiile sensibile să nu fie manipulate greșit.
- Separarea sarcinilor: gestionarea securității salarizării nu ar trebui să fie un loc de muncă cu o singură persoană. Dacă o persoană are acces la întreaga funcționare a sistemului, ar putea ajunge să îl folosească în avantajul său. Cu toate acestea, dacă procesul este împărțit între mai multe persoane, șansele ca o singură persoană să manipuleze greșit sau să profite de informațiile sensibile devin foarte scăzute.
- Actualizarea software-ului: Dacă software-ul pe care îl utilizați pentru securitatea salariilor nu este actualizat în mod regulat, acesta poate deveni o țintă pentru hacking sau alte amenințări de securitate. Puteți oferi linii directoare clare cu privire la actualizările în ghidurile de salarizare ale companiei, astfel încât angajații dvs. să fie și ei pe aceeași pagină. Actualizările ar trebui să se reflecte la toate nivelurile în loc să fie actualizate manual pentru fiecare departament.
- Eliminarea atentă a informațiilor sensibile: Toate documentele importante care ar trebui eliminate trebuie eliminate cu grijă. Distrugerea în siguranță a documentelor sensibile și asigurarea accesului la acestea doar personalului autorizat este esențială pentru asigurarea securității salarizării.
- Standardizarea procesului de aprobare a cererilor externe: Solicitările externe de la creditori sau companii ipotecare cu un interes financiar vă pot lăsa vulnerabil la o potențială încălcare. Crearea unui sistem standard pentru a face astfel de informații disponibile sau crearea unei baze de date publice sunt opțiuni viabile. Toți angajații trebuie să fie instruiți să urmeze procedurile adecvate pentru eliberarea oricăror informații sensibile despre angajați și companie.
- Actualizarea regulată a acreditărilor de conectare: pe lângă alte măsuri de securitate, un proces de actualizare regulată a acreditărilor de conectare se poate dovedi a fi o strategie eficientă pentru a evita potențialele amenințări de securitate. Frecvența schimbărilor depinde de nevoile unice ale afacerii dvs. și de probabilitatea unor potențiale încălcări.
- Revizuirea rapoartelor de control al salariilor: revizuirea rapoartelor de control poate ajuta la identificarea oricăror discrepanțe, cum ar fi introducerea orelor de lucru, obligațiile fiscale, orele suplimentare acumulate etc.
- Clasificarea datelor în funcție de sensibilitate: aceasta este o măsură eficientă pentru a asigura accesibilitatea securizată a informațiilor în rândul angajaților. De exemplu, cele mai sensibile informații ar fi accesibile numai de către conducerea de top, orice informații sensibile ale clientului ar fi disponibile numai persoanelor care lucrează cu acel client anume.
- Întărirea securității în timpul debarcării angajaților: dacă nu reușiți să urmați procedura adecvată în timp ce decodați angajații, foștii dvs. angajați pot fi capabili să acceseze sistemul prin intermediul acreditărilor lor. Pentru a reduce probabilitatea oricăror amenințări, este importantă recuperarea activelor companiei, cum ar fi laptopurile și acreditările de securitate și dezactivarea conturilor acestora.
- Efectuarea de audituri regulate de salarizare: Auditurile îi ajută pe proprietarii de afaceri să identifice orice discrepanțe și ajută la asigurarea conformității cu reglementările fiscale. În general, un audit de salarizare trebuie efectuat anual. Cu toate acestea, auditurile trimestriale sau lunare pot ajuta la identificarea oricăror încălcări de la început și la obținerea unei perspective asupra stării de sănătate a sistemului de salarizare.
- Prevenirea furtului de timp: furtul de timp sau falsificarea foii de pontaj este atunci când un angajat denatura în mod intenționat timpul pentru care a lucrat în foaia de pontaj. Furtul de timp este cea mai comună formă de fraudă de salarizare, afectând aparent 75% dintre companiile din SUA în fiecare an. Cu toate acestea, multe sisteme de salarizare includ caracteristici de securitate pentru a proteja raportarea pontajului. Puteți găsi cele mai bune sisteme de salarizare care să vă ajute în aplicarea securității salarizării.
În concluzie
Fraudele de securitate apar în diferite moduri, de la falsificarea foilor de pontaj, până la nerespectarea salariilor angajaților, până la încălcarea informațiilor. Toate aceste probleme cauzează daune semnificative companiei și reputației acesteia.
Pentru a preveni acestea, este importantă menținerea securității salarizării, deoarece nu numai că vă protejează de încălcări de securitate și fraude, dar impune și uniformitatea și organizarea datelor.
Sfaturi pro:
- Integrarea software-ului de salarizare cu un sistem de prezență vă poate ajuta să preveniți frauda pontajului.
- Formalizarea unui sistem cuprinzător de offboarding în software poate împiedica angajații fantomă să obțină acces neautorizat. Este esențial să folosiți software-ul potrivit pentru a evita daunele pe termen lung și pentru a preveni apariția fraudei în primul rând.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.