10 funcții puternice de fax online care vă vor aprinde productivitatea

Când ne gândim la faxul online, este ușor să confundăm procesul cu partajarea simplă a fișierelor. Documentele trimise ca atașamente în e-mailuri nu par a fi ceva atât de interesant sau util. Dar, sincer, trimiterea de fax online este mult mai mult decât trimiterea unui document Word către coleg în căsuța de e-mail.

Ignorând simplul fapt că procesul este de fapt mai complicat decât partajarea fișierelor – faxul online utilizează e-mailul pentru a trimite un document către un aparat de fax destinatar sau vă permite să primiți un fax ca e-mail sau chiar text. Este atât de simplu încât puteți chiar trimite fax direct din Gmail sau fax de pe telefon. Beneficiile mobilității și ușurința în utilizare sunt grozave și familiare pentru majoritatea, dar cum rămâne cu acele caracteristici mai puțin cunoscute care ajută cu adevărat faxul online să transforme modul în care trimiteți și partajați documente? Pentru a vă ajuta să profitați la maximum de serviciul dvs. de fax online, am compilat o listă cu cele mai utile și mai puțin cunoscute caracteristici care vă pot duce productivitatea la un nivel cu totul nou.

1. Semnături digitale

Prima pe lista noastră poate fi considerată una dintre cele mai utile caracteristici pentru faxul online, completând complet un punct de durere simțit anterior atunci când trimitem documente legale sau obligatorii care necesită o semnătură. Furnizorii de fax online care permit semnături digitale sunt ideali pentru aproape orice afacere, ajutându-vă să economisiți timp și să creșteți productivitatea prin eliminarea oricăror pași inutile pentru procesul dvs. de fax.

Semnăturile digitale sau electronice vă permit să adăugați pur și simplu semnătura la documentul electronic înainte de a trimite faxul în drumul său către destinatar. Unele servicii permit o simplă glisare și plasare a unui fișier de semnătură scris de mână direct pe document. Acest lucru este util pentru a vă asigura că aveți o semnătură potrivită pe documentele dvs. electronice sau pe hârtie – puteți încărca propria semnătură scrisă de mână la alegere și puteți reutiliza aceeași semnătură de câte ori aveți nevoie.

O altă metodă utilizează ecranul tactil de pe dispozitivul mobil, permițându-vă să semnați cu degetul sau chiar cu un stilou pentru a asigura o mai mare acuratețe. Metoda pe care o alegeți poate depinde de flexibilitatea dvs. și de accesul la dispozitivele mobile, dar opțiunea este cu siguranță una dintre cele mai utile caracteristici de căutat atunci când faceți cumpărături pentru un furnizor de fax online.

2. Livrare în grup

Pe locul al doilea pe lista noastră se află o altă caracteristică incredibil de utilă pentru a vă crește productivitatea și pentru a reduce nivelul de dureri de cap legate de fax, împărtășite la birou. Denumită uneori fax blast, livrare în grup sau fax în vrac, această caracteristică utilă este una de care trebuie să fiți atenți atunci când faceți cumpărături între furnizorii de servicii de fax pe internet. Cu livrarea în grup, acum poate fi posibil să trimiteți documentul dvs. fax către un număr mare de destinatari, uneori până la 20 de adrese simultan, toți în același timp.

Nu mai sunt zilele de stat la coadă care vă așteaptă rândul, deoarece Tina de la HR trimite același fax de 50 de ori, iar și iar. Explorările de fax sunt acum total posibile și asigură că fiecare destinatar inclus în listă va primi copia mesajului în același timp, direct în căsuța de e-mail. Acum puteți îmbunătăți colaborarea și vă puteți concentra asupra sarcinii dvs., asigurându-vă că întreaga echipă primește mesajul sau documentul potrivit chiar atunci când are nevoie, unde este ușor de găsit și organizat în căsuța de e-mail.

3. Livrare programată

Poate părea banal, dar odată cu introducerea faxului online, unul dintre punctele dureroase asociate cu aparatele de fax standard, tradiționale, este nevoia de a fi chiar în fața aparatului de fax la ora exactă în care trebuie să trimiteți faxul. Deci, dacă trebuie să primiți acel document important prin fax la prima oră dimineața cu trei fusuri orare înainte - atunci când dormiți în mod normal, nu numai că trebuie să vă asigurați că sunteți treaz și pregătit, dar trebuie să vă asigurați că pot găsi un fax! Acum, asta nu mai este o problemă cu faxurile online.

Cu posibilitatea de a programa livrarea faxurilor trimise, este posibil să vă asigurați că faxul este trimis la destinatarul potrivit la momentul potrivit, fie că este instantaneu sau nu până după întâlnirea importantă de închidere. Combină acest lucru cu capacitatea de a trimite faxuri de pe telefonul tău sau de pe orice dispozitiv cu o conexiune la internet și tăiați șirurile, necesitând în mod normal să aveți acces direct la un aparat de fax în acel moment crucial. Doar programați o livrare de fax de pe portalul dvs. online sau din aplicația mobilă și continuați-vă ziua cu liniștea sufletească știind că faxul dvs. nu va ajunge prea devreme sau prea târziu.

4. Screening fax nedorit

junk_fax

Am invitat corespondența de melc, iar de-a lungul a venit și mesajele nedorite nedorite. În cele din urmă, am făcut tranziția la e-mail și au apărut e-mailurile spam nedorite. Primim chiar și apeluri telefonice nedorite care ne blochează liniile cu propuneri de telemarketing și acum chiar și apeluri automate. Deci, desigur, este logic că ar exista hoarde de faxuri nedorite nedorite care se îndreaptă către aparatul dvs. de fax, sau mai degrabă cu trimiterea prin fax online a căsuței dvs. de e-mail. Așadar, la fel ca filtrele de spam, aici intervine screeningul faxurilor nedorite. Screeningul faxurilor nedorite funcționează de fapt în două moduri, cu o listă albă și o listă neagră. Utilizați lista albă pentru a adăuga adrese și numere aprobate pentru a vă asigura că veți primi doar documente și mesaje de la aceste numere specifice și de la nimeni altcineva. Cu toate acestea, acest lucru vă poate bloca căsuța de e-mail pentru a primi mesaje numai de la cei pe care îi cunoașteți, blocând orice clienți sau clienți noi.

Lista neagră, pe de altă parte, vă permite să introduceți adrese și numere specifice pe care să le blocați de la serviciul dvs. de fax online, ținând departe acei spammeri neplăcuți. Unele funcții de filtrare a faxurilor nedorite permit chiar și ca un „caracter metalic” să includă un anumit cod de zonă, seturi de numere sau prefixe. Reducerea spam-ului și a aglomerației vă va ajuta să vă mențineți căsuța de e-mail ordonată și organizată.

5. Progress & Status Tracker

Ați trimis vreodată un fax, doar pentru ca destinatarul să aștepte și să aștepte, doar pentru ca acesta să nu ajungă niciodată de la capăt? Nu numai că trimiterea de fax online vă ajută să rămâneți mai organizat prin păstrarea unui jurnal al faxurilor trimise și primite, precum și prin stocarea lor în căsuța de e-mail, dar unele servicii vă pot urmări chiar și mesajele pe măsură ce ajung la destinatar.

Instrumentele de urmărire a progresului sunt software care vă permit să vizualizați starea actuală a faxurilor trimise în tranziție și chiar să le urmăriți la fiecare oprire din momentul în care apăsați butonul de trimitere și până în momentul în care sunt menite să apară la faxul destinatarului dvs. aparat sau inbox. Instrumentele de urmărire a progresului pot ajuta la reducerea numărului de faxuri pierdute și așteptarea în jur pentru a spera că ultimul își va face drum.

6. Integrari si API-uri

Toate platformele noastre de productivitate devin din ce în ce mai flexibile și personalizabile. Datorită lumii API-urilor, acum este simplu pentru dezvoltatori să construiască punți între două soluții anterior independente pentru forța de muncă. API-urile sunt șiruri scurte, ușor de utilizat de cod bazat pe web, care permit două platforme să interacționeze între ele. Așa cum vă puteți integra CRM direct într-un instrument de chat de echipă precum Slack, puteți utiliza cu ușurință API-urile pentru a integra serviciul de fax online direct în orice instrument de la locul de muncă pe care echipa dvs. le folosește deja.

Funcționalitățile de fax pot fi integrate în orice aplicație de afaceri care utilizează SMTP, text XML sau API-uri de servicii web pentru a automatiza procesul, a stimula comunicarea și colaborarea. Datorită API-urilor, procesul este simplu de a adăuga un buton de fax direct în CRM-ul dvs., astfel încât să puteți fotografia profilul unui client la aparatul de fax al colegului dvs., totul cu un singur clic.

7. Partajarea fișierelor mari

În timp ce trimiterea de fax online este mult mai mult decât simpla partajare a fișierelor, asta nu înseamnă că nu puteți utiliza serviciul pentru partajarea fișierelor. Faxul online utilizează adresa dvs. de e-mail pentru a trimite și a primi documente digitale ca faxuri, fie la propriul aparat, fie pentru a primi în e-mail. Cu toate acestea, din cauza naturii e-mailului, este foarte posibil să atingeți o limită de dimensiune a fișierului atunci când încercați să trimiteți un document destul de mare sau chiar un tip de fișier complet diferit (chiar și videoclipuri).

Partajarea de fișiere mari este o caracteristică utilă pentru cei care trebuie să trimită documente text destul de mari sau lungi (gândiți-vă la peste 100 de pagini!) sau chiar tipuri de fișiere complet diferite, cum ar fi imagini de înaltă rezoluție, fișiere audio, foi de calcul și chiar videoclipuri. Furnizorii de fax online care permit partajarea de fișiere mari includ, în general, un plafon pentru dimensiunea fișierului, dar la 3 GB și mai mult acest lucru se extinde cu mult peste orice limitare de fișiere impusă de serviciul dvs. de e-mail. Dacă serviciul dvs. include, de asemenea, livrarea în grup, este posibil să trimiteți aceste fișiere mari către mai mult de un destinatari simultan - ceva cu care alte platforme de partajare de fișiere ar putea avea probleme.

8. Adrese de e-mail multiple

A nu se confunda cu livrarea în grup a documentelor, trimiterea prin fax a unui document către mai mulți destinatari, posibilă prin faxul online – o caracteristică mai puțin obișnuită în faxurile online este capacitatea de a lega mai multe adrese de e-mail la o linie de fax. În acest fel, nu va trebui să creați o adresă de e-mail de sine stătătoare pe care să o furnizați fiecărui membru al echipei pentru a permite accesul la portalul sau la funcționalitățile dvs. de fax online. În schimb, cu mai multe adrese de e-mail acceptate, puteți include câte e-mail-uri individuale doriți, pentru a oferi acces oricărui membru al echipei, care vor primi apoi fiecare propria cutie de e-mail și propriul portal. Toate în timp ce sunt încă sub un singur abonament de fax online.

Continuând natura rentabilă a faxurilor online, adăugarea mai multor adrese de e-mail la o linie de fax reduce numărul de abonamente sau licențe necesare echipei dumneavoastră. Cu controalele de administrare, este ușor să păstrați controlul și să oferiți acces numai celor care au nevoie de el și chiar posibil să limitați funcționalitatea adreselor de e-mail individuale cărora li se acordă acces.

9. Arhiva fax

Reducerea aglomerației cu faxurile online nu înseamnă doar mai puțină hârtie, ci și mai puține dulapuri de dosare. Cu totul gestionat digital datorită trimiterii de fax online, la fel este și depunerea dvs. În timp ce unii furnizori vă vor obliga să stocați totul chiar în căsuța dvs. de e-mail, o caracteristică utilă pe care să o urmăriți este Arhiva de faxuri, o soluție de stocare a fișierelor dedicată, care poate fi căutată, pentru toate faxurile dvs. de intrare și de ieșire trimise și primite în întregul cont.

Acum puteți să ștergeți în siguranță acele faxuri vechi din căsuța de e-mail și să vă asigurați în continuare că vor fi consolidate în înregistrările dvs. doar în cazul în care trebuie să le rechemați mai târziu. Unii furnizori vor avea o limită a numărului de faxuri pe care le puteți arhiva, în timp ce alții permit stocarea unui număr nelimitat de documente atâta timp cât aveți nevoie.

10. Securitate și conformitate

În timp ce faxurile online măresc în mod inerent securitatea documentelor dvs., numai cei care au acces la căsuța dvs. de e-mail pot citi faxurile dvs., este, de asemenea, important să vă asigurați că este furnizată o criptare adecvată pentru documentele dvs. Poate fi benefic atunci când faceți cumpărături pentru un furnizor, pentru a asigura nu numai criptarea faxurilor de ieșire, ci chiar și de intrare. Unii furnizori vor merge chiar atât de departe încât să se asigure că confirmarea livrării dumneavoastră este criptată și să permită numere de destinație ascunse.

Dacă vă aflați într-o industrie conexă, poate fi, de asemenea, esențial să înrolați un furnizor care să asigure conformitatea cu reglementările de securitate a datelor, cum ar fi Actul american de portabilitate și responsabilitate a asigurărilor de sănătate, deoarece nu toți furnizorii vor face eforturi suplimentare. Criptarea se va întâmpla, de obicei, datorită tehnologiei de securitate standard utilizate în mod normal pentru stabilirea unei legături criptate între un client și un server - cunoscută sub numele de SSL, Secure Sockets Layer.

Doar trimiterea de fax online poate ajuta la creșterea productivității la birou, reducând în același timp costurile și punctele de durere asociate în mod normal cu operarea unei linii standard de fax și a temutului aparat de fax. Dar beneficiile nu se opresc aici, cu câteva caracteristici suplimentare care merită să fii atent.