Cum să scrieți semnături de e-mail profesionale (cu 15 exemple)

Potrivit unui studiu Radicati, comunicarea prin e-mail a devenit una dintre cele mai comune modalități de a trimite mesaje între colegi la fața locului și în afara acestuia. În ciuda noilor aplicații de comunicare care anunță vremurile de sfârșit pentru e-mail din când în când, e-mailul pare să continue mereu ca înainte, indiferent de dogmele timpurilor moderne, progres și cultul viitorului.

Ei bine, poate că nu merge atât de poetic. Dar pentru viitorul previzibil, e-mailul va rămâne un element de bază al comunicării profesionale. Ne putem adapta corespondența prin e-mail pentru a îndeplini scopurile noastre de afaceri – fie corespondență comună sau marketing prin e-mail – și, deoarece mediul își transmite contextul, nu numai conținutul nostru contează, ci și prezentarea lui.

Multe primele impresii sunt efectuate prin e-mail. Semnătura ta grozavă de e-mail este șansa de a modela această impresie. O semnătură profesională de e-mail este atât atrăgătoare din punct de vedere vizual, în timp ce transmite abilitățile noastre, experiența și detaliile de contact.

Există multă subiectivitate atunci când învățați cum să scoateți în evidență o semnătură de e-mail profesională în timp ce dețineți autoritatea. Din fericire, când vine vorba de stil și implementare, există o listă destul de scurtă cu ceea ce este acceptabil - și nu este nevoie să împingeți plicul pentru a prezenta o semnătură lustruită și profesională.

Cele mai bune exemple de semnături de e-mail profesionale

1. Ține-l scurt.

O semnătură de e-mail profesională ar trebui să fie scurtă și dulce. Includeți numele, titlul, compania, informațiile de contact și punctele de interes profesional. Acestea pot fi trei sau patru rânduri de text – șase pot funcționa, dar îl întindeți. Când vine vorba de design, luați în considerare „mai puțin este mai mult” – semnătura dvs. este menită să suplimenteze, nu să împiedice oamenii de la ceea ce vor să citească.

Această semnătură de e-mail este convențională, bine echilibrată și transmite toate punctele esențiale - puf minim. Nu vă fie teamă să utilizați un generator de semnături de e-mail pentru a menține controlul asupra semnăturii dvs.

2. Folosește-ți marca ca ghid tematic.

Compania dvs. poate avea restricții creative privind semnăturile de e-mail. Are sens – marca este pe primul loc. Va trebui să te exprimi în limitele tematice – tip de literă, culori, imagini, pictograme, aranjament – ​​oferă logo-ul tău. Unii s-ar putea simți ușurați, alții s-ar putea ușura. Nu vă faceți griji, uneori limitările produc cea mai bună artă. Aruncă o privire la această semnătură de e-mail de la Sombras Blancas Design.

Acest exemplu de semnătură de e-mail încorporează culorile mărcii și temele de design - verificați marginile ușor neclare - pentru a prezenta numele, titlul și informațiile de contact în vocea mărcii. Armonie totală. Indiferent dacă utilizați un client de e-mail profesional, cum ar fi Outlook, sau un serviciu de e-mail gratuit pentru consumatori, cum ar fi Gmail, ar trebui să continuați să vă promovați marca.

3. Includeți o fotografie la cap.

Atașarea unei fețe la un nume îi ajută pe oameni să facă asocieri personale. Dacă doriți să construiți o relație cu destinatarul sau pur și simplu să obțineți feedback pozitiv, atașarea unei fotografii cu fața lângă numele dvs. creează o conexiune cu destinatarul. O lovitură de cap profesională trebuie să fie bine luminată și bine împușcată. Vrei ca acesta să transmită atribute de dorit profesiei tale (sau oricărei) – competență, inteligență, fiabilitate. Nu trebuie să fie plin de farmec. Nu folosi un selfie.

Borduri rotunde sau pătrate depind de gustul dvs. În această semnătură de e-mail, fotografia subiectului este egală cu informațiile de contact cu marca prezentată în partea de jos. Acest sfat personal de semnătură de e-mail va face o treabă bună de a echilibra acel sentiment profesional, făcându-vă mai identificabil, ceea ce este întotdeauna un plus.

4. Folosiți culorile pentru textura mai degrabă decât pentru atenție.

Semnăturile de e-mail colorate pot fi un atu într-o industrie creativă. Într-o industrie mai tradițională, abundența distrage atenția vizuală și poate părea amator. Dacă nu ești sigur cât de bine poți reuși, sau dacă industria ta nu este atât de fabuloasă, este mai bine să greșești din partea precauției. Oricum, o semnătură de e-mail profesională poate vorbi mai mult prin aranjamente de bun gust decât prin culori vibrante. Din nou, rămâneți în paleta mărcii.

Acest exemplu, tot de Sombras Blancas Design, are un fundal ușor aproape alb, două culori diferite de font și două fonturi ușor diferite. (Rețineți că tipul de caractere al mărcii are serif, în timp ce celălalt text este sans-serif.) Designul blând transmite liniște - cu siguranță un punct de interes profesional pentru un psiholog - iar colorarea subtilă ajută la realizarea acestui lucru.

5. Rămâi cu una sau două fonturi standard.

Când vine vorba de fonturi, lizibilitatea este cea mai joasă bară pe care trebuie să o întâlnești. Nu este neobișnuit să existe mai mult de un tip de literă – exemplul anterior a folosit două – dar în afară de literele mărcii, o semnătură de e-mail profesională nu are nevoie de mai mult de două. Și nu lăsați să devină prea extravagant sau jucăuș. Primul – imaginați-vă unul cu serifuri mari și mari – va face să pară că trimiteți invitații de nuntă. Acesta din urmă – gândiți-vă Comic Sans – vă va face să pari prost și vă va submina credibilitatea. Găsiți un font clar și curat și păstrați dimensiunea între 10 și 12 puncte.

Excepția este o declinare legală lungă pe care trebuie să o includeți, care este o nădejde inevitabil pe care o puteți păstra mic.

Observați cele două fonturi din exemplul de mai sus – unul pentru logo și unul pentru detalii. Acest tip de caractere conferă semnăturii sale de e-mail un aspect cool și neted.

6. Dirijați ochiul cu ierarhia vizuală.

Proiectați-vă semnătura de e-mail în funcție de ceea ce atrage privirea, astfel încât cititorii să curgă în mod natural de la un articol la altul, fără puncte neîndemânatice. Scara, culoarea și greutatea fontului atrag atenția asupra celor mai importante elemente ale semnăturii, fie că este numele dvs. sau numele companiei. Oamenii citesc de sus în jos, de la mare la mic, îndrăzneț până la subțire. Folosiți acest lucru cu înțelepciune - evidențierea oricărui alt cuvânt în acest mod va avea efectul opus. (Dacă totul este unic, nimic nu este.)

Acest design de Email Signature Rescue arată clar unde ar trebui să se îndrepte ochiul dvs. în funcție de greutatea fontului, culoare și aranjament. Ochiul tău este în mod natural atras de imaginea ei și apoi trece la numele și titlul ei, în timp ce detaliile ulterioare sunt aranjate în ordinea relevanței până la partea de jos a semnăturii.

7. Despărțiți textul cu separatoare.

Divizoarele pot fi grafice sau pot fi glife. Un glif este un simbol în interiorul caracterului. Mă gândesc în special la gliful barei verticale: |. Bara verticală vă permite să spargeți linii ciudat de lungi sau detalii fără legătură, să evitați spațiile goale și să reduceți elementele grafice dacă preferați să mențineți numărul lor scăzut. Gliful barei verticale este comun în semnăturile de e-mail profesionale, dar nu exagerați. Moderația se aplică în orice, în special în bunul gust.

Acest șablon orizontal de semnătură de e-mail de la Email Signature Rescue folosește gliful de linie verticală pentru a separa informațiile de contact. Rețineți că designerul optează pentru un punct marcant între nume și titlu - acest lucru rupe modelul, prevenind un sentiment de suprasolicitare, ceea ce este util, având în vedere că fotografia este separată de detalii printr-o bară verticală similară.

8. Păstrați grafica simplă.

Cu cât graficul este mai complicat, cu atât atrage mai mult privirea – nu vrei să copleșească textul. Dacă nu lucrați într-o industrie vizuală, este mai bine să păstrați grafica limitată la pictograme, în afară de sigla companiei dvs. În orice caz, păstrați grafica simplă și echilibrați-le cu o cantitate adecvată de text pentru a reduce „dezordinea” vizuală.

Acest exemplu include atât coerența mărcii, cât și grafică eficientă și simplă. Logo-ul în sine este destul de minim, așa că restul semnăturii de e-mail trebuie să aibă grijă să nu o copleșească. Observați cum linia dvs. de vedere este trasă de la logo la numele lui la titlul lui (subliniat cu greutatea fontului), apoi la informațiile sale de contact - ierarhia vizuală în acțiune.

9. Folosiți pictograme pentru a vă conecta la conturile de rețele sociale.

Ați văzut asta în exemplele anterioare prezentate aici. Aproape toată lumea are conturi de social media; chiar și cei fără conturi măcar recunosc simbolurile. Prezentarea profilurilor dvs. ca pictograme pe care se poate face clic economisiți spațiu vizual și oferă un aspect neted semnăturii dvs. de e-mail. Linkurile de rețele sociale oferă mai multe informații și arată bine din punct de vedere al designului - două lucruri pe care le doriți într-o semnătură de e-mail profesională și creativă.

Nu oferi toate opțiunile. Păstrați totul simplu cu LinkedIn, Google și orice pictograme sociale sunt legate de compania sau afacerea dvs. mică.

Acest exemplu, al artistului Kalachakravarthi, este compus în mare parte din pictograme de rețele sociale. Într-o industrie mai convențională, acest stil minimal ar putea fi puțin rar în detalii pentru semnătura dvs., dar aveți o idee clară a modului în care pictogramele în sine trimit un mesaj.

10. Faceți semnătura dvs. prietenoasă pentru mobil.

Pe lângă menținerea echilibrului vizual prin etosul „mai puțin este mai mult”, designul responsiv asigură consecvența semnăturii tale de e-mail pe toate platformele. Oamenii citesc e-mailurile pe dispozitivele lor mobile mai mult ca oricând – nu fiți acea persoană a cărei semnătură devine extrem de mare sau atât de mică încât să nu fie citită pe ecranul mobil. Fiți atenți la graficele care au text mic – s-ar putea să nu se scaleze bine. Când vine vorba de pictogramele rețelelor sociale, puneți puțin spațiu între ele sau fă-le suficient de mari pentru a fi apăsate de un deget.

Această semnătură de e-mail are un aspect simplu, dar izbitor, cu un aranjament care se traduce bine pe mobil. Motivul alb-negru este clar și vizibil. Observați dimensiunea relativă a pictogramelor rețelelor sociale. Omiterea unei lovituri la cap este o alegere de design; având în vedere că semnătura aparține proprietarului companiei, este posibil să nu fie nevoie de identificare vizuală.

Ce să lăsați afară din semnătura dvs. de e-mail profesională

1. Nu includeți informații irelevante.

Evitați excesul de text. Aceasta include ghilimele. Ceea ce o persoană găsește inspirator, altul poate găsi banal. Păstrați informațiile din semnătura dvs. de e-mail relevante pentru titlul postului, companie, abilități sau detalii de contact - nu trimiteți CV-ul în semnătura dvs. de e-mail. Și nu trebuie să includeți toate metodele posibile pentru a ajunge la dvs. În cele din urmă, nu este nevoie să-ți pui acolo adresa de e-mail. Acordați-le destinatarilor ceva credit – ei își vor da seama cum să răspundă.

Se întâmplă atât de multe aici. Este plin de informații neimportante și va înghiți fiecare mesaj din toate firele de e-mail. Oamenii vor trebui să scrie eseuri pentru a concura cu această semnătură de e-mail. Un număr de telefon ar trebui să fie suficient.

Notă: acest lucru nu contează pentru declinarea răspunderii legale. Dacă vi se cere să îl includeți, introduceți-l. Designul contează mai puțin atunci când vorbim despre rămânerea în limitele legale. Faceți afaceri în condițiile legii.

2. Nu utilizați grafice excesiv de mari.

Priveliștea de vârf de munte, așa cum este văzută prin DSLR-ul dvs. din recenta dvs. vacanță în Norvegia, este, fără îndoială, uluitoare în măreția sa naturală. De asemenea, va ocupa un spațiu imens în e-mailurile destinatarilor dvs. Într-un fir lung, devine enervant să defilezi. De asemenea, rețineți că majoritatea destinatarilor de e-mail vor încărca designul semnăturii dvs. de e-mail prin intermediul smartphone-ului lor.

Frumos, curat și care nu trebuie afișat de o mie de ori în semnătura ta de e-mail profesională. Păstrați-l pentru rețelele dvs. de socializare personale, unde va fi mai apreciat.

3. Nu aplicați o supraabundență de culori.

Ca multe reguli din artă, aceasta este subiectivă. Dacă domeniul tău profesional favorizează creativitatea artistică, atunci a avea multă culoare poate fi un lucru grozav. De asemenea, depinde în mare măsură de propria capacitate de a coordona culoarea și instinctele de design. Problema cu o abundență de culori este că există multe mai multe oportunități de a greși – dezechilibrul vizual al culorilor în conflict, supracomplicarea și eliminarea obiectivului principal – prezentarea atributelor tale profesionale. Prin urmare, nu recomand să puneți prea multă culoare în semnătura dvs. de e-mail profesională, dar dacă sunteți încrezător că puteți reuși, asta depinde de dvs.

De dragul de a mă submina, vă arăt un exemplu al lui Miguel Oliva Marquez, care a făcut o treabă grozavă.

De ce funcționează? În acest caz, pentru că culoarea este concentrată spre un capăt al unei benzi subțiri, cu celălalt capăt echilibrat de numele lui în imprimeu mare, cu un motiv minimalist.

Poate o poți face bine. Dacă da, grozav. Dacă nu sunteți sigur... ei bine, pentru semnătura dvs. de e-mail profesională, aș susține greșeala din partea prudenței. Dar asta sunt doar eu.

4. Nu folosi fonturi personalizate sau „distractive”.

Mai devreme am menționat Comic Sans. Poate vă amintiți că nu am spus nimic pozitiv despre asta. În primul rând, cred că este puțin prostesc să folosești un computer pentru a imita scrisul de mână copilăresc, dar asta nu are rost. Mai important, fonturile ca acestea îți subminează credibilitatea ca profesionist serios.

Folosirea unui șablon profesional de semnătură de e-mail vă poate împiedica să faceți astfel de greșeli.

5. Nu-l lăsa să stagneze.

Pe măsură ce detaliile dvs. profesionale se schimbă, actualizați aspectul semnăturii dvs. de e-mail. Asigurați-vă că linkurile funcționează, profilurile rețelelor de socializare sunt încă relevante, conținutul sensibil la timp și îndemnurile sunt eliminate după trecerea datei specificate. Rămâneți la curent – ​​dacă vi se pare banal, ar putea fi timpul pentru o actualizare. Stilurile tehnologice se schimbă, de asemenea.

Această semnătură de e-mail arăta odată grozav. Acum, cred că pare depășit. Elementele individuale nu sunt rele, dar am trecut dincolo de butoanele mari, dreptunghiulare, iar două apeluri la acțiune par excesive. Cele două butoane ar fi mai bine prezentate ca pictograme.

Fii creativ atunci când faci o semnătură de e-mail profesională

Arta este subiectivă și anumite falsuri stilistice pot fi făcute să funcționeze, în funcție de caracterul afacerii tale. Adresați-vă publicului dvs., domeniul dvs. de lucru, cât de bine apare pe diferite platforme și ceea ce simțiți că trebuie inclus în fiecare e-mail. Dacă includeți un CTA, utilizați un limbaj și un ton similar cu cel folosit în altă parte în semnătură. Consecvența este cheia.

Luați în considerare o nouă semnătură de e-mail sau o semnare pe măsură ce cariera dumneavoastră se schimbă. Cele mai bune semnături de e-mail oferă o idee despre cine este expeditorul fără a influența tonul unui e-mail de afaceri.

Anumite stiluri sunt clasice, altele se schimbă rapid – scopul este să rămână la curent sau chiar înaintea curbei și întotdeauna bine concepute.