Instrumente esențiale de lucru de la distanță în timpul COVID-19 și ulterior

Cu câteva luni înainte de a deveni știri principale în martie 2020, CDC căuta să atenueze răspândirea Coronavirusului sau COVID-19. Cu mult înainte ca pandemia să escaladeze la nivelul de carantină, școlile, instituțiile și angajatorii profită de această șansă pentru a-i învăța pe toată lumea despre distanțarea socială.

Universitățile trec la învățarea online cât mai repede posibil. Companiile tehnologice precum Google implementează politici voluntare de lucru de la domiciliu. Deși nu fiecare angajator sau angajat are oportunitatea de a lucra la distanță, cei care o fac sunt încurajați să o facă. Cu toate acestea, este vital ca angajații să rămână productivi și să organizeze întâlniri eficiente chiar și atunci când angajații nu sunt la birou.

În timp ce companiile se bazează deja pe software de urmărire a timpului și de management al proiectelor precum Asana, Trello, Toggl, Jira sau Basecamp, majoritatea acestor instrumente nu reușesc să genereze conectivitate reală a echipei. Panourile Kanban și diagramele Gantt pot ajuta ca instrumente de productivitate a echipei, dar comunicarea este un element important care lipsește din instrumentele de productivitate.

Trecerea la munca de la distanță poate induce panică în întreprinderile mai mici, dar toată lumea trebuie să construiască o infrastructură durabilă de lucru la distanță și distanțare socială în caz de urgență. Colaborarea în echipă potrivită și software-ul de lucru la distanță vor menține creșterea afacerii chiar și atunci când biroul este un oraș fantomă.

• Software de colaborare în echipă
  • Caracteristici esențiale de colaborare în echipă
    • Fluxuri de activitate
    • Integrarea calendarului
    • Acces la fișiere de la distanță
    • Versiune fișier
  • Furnizori de top de colaborare în echipă
• Software pentru conferințe web
  • Funcții esențiale pentru conferințe web
    • Partajarea ecranului
    • Tablă albă
    • Co-browsing
  • Top soluții de conferințe web
• Aplicații mobile VoIP
  • Funcții VoIP mobile esențiale
    • Sună Flip
    • Aspect apel partajat
    • Întâlniri video
  • Top aplicații VoIP pentru mobil
• Software pentru call center și instrumente de apelare
  • Caracteristici esențiale ale software-ului Call Center
    • Apelare automate
    • Sisteme IVR
    • Înregistrarea apelurilor și înregistrarea apelurilor
  • Top furnizori de software pentru call center
• Pregătirea întreprinderilor pentru distanțarea socială menține creșterea pe drumul cel bun

Software de colaborare în echipă

Cele mai bune soluții de colaborare în echipă sunt fie software-ul bazat pe browser, fie aplicații, care ajută echipele să rămână în contact unele cu altele. Într-o singură platformă unificată, echipele pot urmări conversațiile, productivitatea, e-mailurile și chiar fișierele care sunt partajate în cadrul unei companii. Canalele multiple permit echipelor să se descompună cât de granular este necesar pentru a menține discuții organizate despre fiecare aspect al unui proiect.

În timp ce Slack este un nume cunoscut pentru colaborarea în echipă, există zeci de alternative Slack care oferă chiar mai multe funcții decât cele oferite de soluția gratuită populară.

Caracteristici esențiale de colaborare în echipă

Cu fluxuri de activitate, integrări calendaristice, partajarea fișierelor, versiunea și capabilitățile pe care le așteptați în instrumentele de management de proiect, colaborarea în echipă organizează membrii echipei de la distanță, indiferent de obstacolele cu care se confruntă. Toată lumea se va simți conectată la muncă, indiferent dacă vremea rea ​​îi ține pe angajați acasă sau dacă o pandemie îi amenință pe angajați în naveta.

Fluxuri de activitate

Indiferent de dimensiunea unei afaceri, există întotdeauna mai multe proiecte în aer simultan. Proiectele pe termen lung și pe termen scurt pot fi contabilizate cu fluxuri de activitate. Dependențele pot fi legate între ele, astfel încât membrii echipei să știe să prioritizeze munca pe care o așteaptă colegele lor, chiar și atunci când sunt separati de fusuri orare.

Împreună cu instrumente de mesagerie instantanee și aplicații mobile pentru instrumente de colaborare în echipă, angajații de la distanță și freelanceri din diferite fusuri orare pot face parte din comunicarea echipei.

Integrarea calendarului

Pentru managerii de proiect și membrii echipei, gestionarea diferitelor programe și conflicte poate necesita mult lucru. Când te afli într-un birou, este ușor să bagi capul după colț și să vezi dacă Susan se poate întâlni luni despre proiectul lui Mike. În perioadele de distanțare socială sau când lucrează la distanță, integrarea calendarului vă informează când va fi cel mai bun moment pentru o întâlnire.

Aceste instrumente oferă posibilitatea de a crea sarcini, termene limită și liste de activități în timp ce adaugă colaboratori pe parcurs.

Acces la fișiere de la distanță

Echipele care sunt în mișcare sau care sunt separate una de cealaltă se pot lupta pentru a menține fișierele organizate. Serverele de fișiere de la distanță necesită configurare și întreținere, ceea ce nu este posibil pentru companii de orice dimensiune. Din fericire, accesul la fișiere de la distanță este disponibil atunci când se utilizează stocarea fișierelor bazată pe cloud prin intermediul aplicațiilor de colaborare în echipă.

Deși puține programe de colaborare în echipă permit stocarea în cloud, majoritatea se integrează cu instrumente comune de partajare precum Github, Dropbox și G-Suite sau Google Drive.

Versiune fișier

În lumea software-ului, jurnalismului, medicinei, dreptului sau oriunde găsiți documente partajate de mai mulți colaboratori, versiunea este o necesitate. Dacă Jane a lucrat la modificări majore la un document toată ziua și nu știe despre munca pe care o va face Larry chiar înainte de a pleca, ar putea avea munca ei suprascrisă fără să-l observe.

Controlul versiunilor alertează colaboratorii când se fac modificări, va actualiza documentele automat sau va permite oamenilor să lucreze la un document simultan. Cu modificările înregistrate în instrumentul de urmărire a documentelor, toată lumea va ști ce s-a întâmplat pe durata de viață a unui proiect sau document. În majoritatea cazurilor, munca pe care o desfășurați poate fi exportată într-un tip de fișier familiar compatibil cu Microsoft Word, Excel sau Google Docs.

Furnizori de top de colaborare în echipă

• Glip
• Chanty
• Microsoft Teams
• Fugi
• Slack

Software pentru conferințe web

Comunicarea față în față este esențială pentru a evita comunicarea greșită. Acest lucru este valabil mai ales atunci când acoperiți detaliile unor proiecte complicate și direcționați angajații. Având în vedere că tonul vocii poate duce la grave neînțelegeri, lipsa totală a acestuia în comunicațiile bazate pe text îi pregătește pe membrii echipei pentru probleme.

Cu software-ul de conferințe web, membrii echipei pot interacționa intim, indiferent de distanțarea socială sau de bariera muncii de la distanță. Conferințele web pot fi organizate între două părți sau cu sute de spectatori live, capabili să intervină, să converseze text sau să partajeze ecranele lor. Apelurile bridge pentru conferințe vă mențin echipa conectată în timpul întâlnirilor programate în mod regulat, chiar și în timpul unei carantine.

Conferințele web oferă capabilități mai largi decât instrumentele gratuite precum Google Hangouts sau apelurile video pe rețelele sociale. Puteți să partajați ecranul și să trimiteți capturi de ecran importante, să configurați seminarii web de antrenament sau să faceți check-in-uri rapide atunci când echipa dvs. are nevoie de unul. În loc să trimiteți Powerpoint-uri sau Google Docs care s-ar putea să nu fie văzute niciodată, conferința web vă permite să comunicați simultan cu toți colegii lucrători la distanță.

Funcții esențiale pentru conferințe web

Cea mai mare putere a software-ului pentru conferințe web este capacitatea sa de a profita de experiența vizionării unui videoclip și de a-l face să se simtă la fel de interactiv ca o întâlnire în persoană. Când discutați probleme prin telefon sau prin chat video, este important să puteți afișa exemple ale problemei care sunt dezlegate. Partajarea ecranului, tabla albă și navigarea în comun sunt doar câteva dintre modalitățile prin care aceste soluții îmbrățișează colaborarea, indiferent de locul în care se află membrii echipei.

Partajarea ecranului

Dezvoltatorii de software, scriitorii și designerii se bazează cu toții pe ecrane pentru a-și afișa munca. Dacă un proiect este în derulare, o soluție cu un singur clic, cum ar fi partajarea ecranului, permite tuturor participanților la conferința web să se uite la aceeași problemă în același timp. Obținerea de feedback cu privire la o anumită problemă nu a fost niciodată mai ușoară datorită partajării ecranului.

Din fericire, aceasta este o caracteristică atât de populară încât este ușor să găsiți aplicații gratuite de conferințe web cu partajare a ecranului.

Tablă albă

Brainstormingul spontan din trecut a fost mutat în videoconferințe. Colaboratorii pot ridica marcajul virtual și pot desena diagrame și pot face liste în timp real folosind table online sau conferințe web cu tablă. Cele mai multe tablă permite, de asemenea, glisarea și plasarea direct de pe desktop la conferință.

Cu funcțiile de salvare și trimitere, aceste sesiuni de brainstorming pot fi partajate și editate instantaneu de echipa ta, chiar dacă toată lumea stă acasă.

Co-browsing

Indiferent dacă construiți un site web sau faceți cercetări, navigarea în comun prin co-browsing permite tuturor să fie literalmente pe aceeași pagină. Când conduceți o echipă sau o prezentare printr-o varietate de opțiuni de pe un site, navigarea în comun face ceea ce partajarea ecranului nu poate. Permite tuturor celor din conferința web să urmeze o cale ghidată, fără a fi nevoie să înceapă de la zero pe cont propriu.

Așteptați-vă ca instrumentele să fie compatibile cu Firefox, Chrome, IE și Safari.

Top soluții de conferințe web

• Zoom
• Cisco WebEx
• Mergi la sedinta
• Întâlniri centrale
• MiCollab

Aplicații mobile VoIP

În timp ce soluțiile VoIP pentru întreprinderi au ajutat companiile să-și creeze propriile centre de apeluri și să implementeze comunicații unificate în cadrul unei companii, VoIP mobil îi menține flexibili. Aplicațiile mobile VoIP permit echipei dvs. să acceseze instrumente de comunicare integrate în timp ce lucrează de la distanță. Echipele vor rămâne conectate, iar clienții vor primi același tip de servicii și asistență la care se așteaptă, indiferent unde este împrăștiat personalul dvs.

Dincolo de gestionarea productivă a timpului și managementul sarcinilor, aceste instrumente de lucru la distanță oferă utilizatorului o experiență familiară de chat sau conferință pe un dispozitiv Android sau iPhone nativ.

Funcții VoIP mobile esențiale

Aplicațiile VoIP mobile oferă doar o parte din întreaga suită de soluții la care te aștepți în timp ce te afli la birou, dar cu ajutorul integrărilor, pot acoperi golurile în timpul unei urgențe. Aplicațiile care oferă schimbarea apelurilor, apariția apelurilor partajate și întâlniri video fac echipa dvs. să fie agnostică de dispozitiv, fără a pierde calitatea serviciilor pe care clienții le așteptă.

Sună Flip

Call Flip este o caracteristică necesară pentru echipele aflate în mișcare, deoarece permite utilizatorilor să transfere un apel de pe un dispozitiv pe altul. În timp ce un apel este încă în curs, un angajat de la birou poate verifica ceva din depozit în timp ce este conectat la un dispozitiv mobil. Angajații de la distanță pot efectua apeluri de pe laptopurile lor de acasă și pot transfera pe dispozitivele lor mobile în timp ce se mută într-un spațiu mai liniștit.

Aspect apel partajat

Când angajații lucrează de la distanță, nu doriți ca numărul dvs. de afaceri să rămână fără răspuns. De asemenea, companiile trebuie să poată apela de la o linie oficială, mai degrabă decât de la o mulțime de dispozitive personale.

Cu aspectul de apel partajat, un număr va apărea în timpul apelurilor de ieșire, indiferent de câte dispozitive efectuează apeluri. În timp ce un angajat de la distanță efectuează un apel folosind acel număr, același număr poate fi folosit pentru un al doilea apel separat. Aspectul de apel partajat face ca afacerile să funcționeze ca de obicei în ceea ce privește clienții și clienții tăi.

Întâlniri video

În timp ce software-ul pentru conferințe web oferă o listă lungă de funcții vitale pentru colaborarea în echipă, întâlniri video rapide pot fi realizate cu aplicații VoIP mobile. În loc să declanșeze un alt program, întâlnirile video de ultimă oră pot rezolva probleme care apar atunci când lucrătorii sunt la distanță. Distanțarea socială cu aplicațiile mobile VoIP permite membrilor personalului să-și bage virtual capul într-o întâlnire în curs.

Top aplicații VoIP pentru mobil

• Skype pentru afaceri
• Apel aerian
• Vonage
• Lăcustă
• RingCentral

Software pentru call center și instrumente de apelare

Dacă ești îngrijorat de ideea ca o întreagă echipă să vină cu un virus, imaginea unui call center aglomerat ar trebui să te înfioare. Dacă v-ați gândit să înlocuiți hardware-ul dvs. de apelare învechit și sistemul de telefon de birou cu software pentru call center, acum este momentul.

Cu doar o zi sau două de configurare și testare, companiile de aproape orice scară își pot muta operațiunile de la distanță. Cu condiția să aibă un dispozitiv mobil dedicat și un computer cu software-ul instalat, ei pot intra în orice moment în campaniile dvs. de call center.

Caracteristici esențiale ale software-ului Call Center

Soluțiile software pentru call center includ o gamă largă de caracteristici necesare centrelor de contact pentru întreprinderi. Furnizorii de top de software pentru call center oferă funcții esențiale, cum ar fi apelare automate, IVR și instrumente de înregistrare a apelurilor la fiecare nivel al serviciilor lor de abonament.

Apelare automate

Dialerele automate erau soluții hardware care automatizau procesul de apelare pentru a rula printr-o listă de numere de telefon pentru un call center. Cele mai bune dialer pentru call center de astăzi sunt soluții software care rulează rapid numerele în timp ce se integrează cu software-ul CRM pentru a oferi agenților call center de ieșire informații actualizate despre clienți.

În timpul utilizării unui apelator automat, software-ul poate rula printr-o listă de numere și poate direcționa apelurile către clienți, în timp ce închide automat numerele deconectate, faxurile și semnalele de ocupat.

Sisteme IVR (Răspuns vocal interactiv)

Sistemele IVR sunt un must-have pentru centrele de apeluri inbound. Dacă afacerea dvs. are o linie de asistență, apelanții vor putea comuta printr-un meniu comunicându-și preocupările sistemului. Sistemul AI direcționează apoi apelanții către agenții tăi de la distanță care sunt conectați prin conexiunea lor la internet de acasă.

Sistemele IVR direcționează apelurile despre informațiile de bază către răspunsurile înregistrate și trimit apeluri urgente către agenții în direct.

Înregistrarea apelurilor și înregistrarea apelurilor

Înregistrarea informațiilor despre apelurile de intrare sau de ieșire este vitală pentru optimizarea unui canal de vânzări. Știind ultima dată când echipa ta a avut contact cu un client, despre ce a fost vorba și ce produse sau servicii preferă, oferă informații despre locul în care se află în luarea deciziilor. Cu fiecare contact, echipa va construi un corp de date care poate fi analizat de marketing pentru a decide ce servicii sau produse noi să ofere și pe cine ar trebui să vizeze.

Software-ul de înregistrare a apelurilor integrat în aceste instrumente vă permite să capturați apeluri anormale sau apeluri gestionate de agenți de top. Aceste apeluri pot fi folosite în scopuri de instruire. Înregistrarea apelurilor este, de asemenea, un instrument legal important pentru conformitate în industriile foarte reglementate ale finanțelor, medicinei sau guvernului.

Top furnizori de software pentru call center

• Cinci9
• Zendesk
• 8×8
• RingCentral
• FRUMOS InContact

Pregătirea întreprinderilor pentru distanțarea socială menține creșterea pe drumul cel bun

Indiferent dacă ne uităm la un eveniment climatic, o pandemie precum Coronavirus sau o tragedie locală, oferirea personalului cu instrumente pentru a lucra de acasă împiedică afacerea dvs. să fie lovită. În martie 2020, piețele de valori din SUA au fost lovite, deoarece pandemia de COVID-19 a provocat stări de urgență în întreaga țară. Guvernatorii din New York, New Jersey, California și statul Washington au îndemnat oamenii să evite transportul public aglomerat și să lucreze de acasă.

Deși există o oarecare panică în jurul acestor politici de lucru la distanță de ultimă oră, există și beneficii ale muncii la distanță care includ îmbunătățirea sănătății mintale și satisfacția generală la locul de muncă.

Pentru companiile nou la software-ul care permite lucrul de la distanță, acest lucru ar putea provoca propriul tip de panică. Cu toate acestea, echipele care vor profita la maximum de această perioadă stresantă vor fi cele care și-au înființat și și-au integrat personalul folosind software-ul VoIP de top pentru afaceri și colaborarea în echipă.