Apeluri conferință RingCentral: ce puteți și nu puteți face

RingCentral iese deja în evidență deoarece furnizorul este recunoscut ca lider în Quadrantul Magic Gartner pentru UCaaS, dar cum rămâne cu conferințele lor web ? Acest lucru a devenit din ce în ce mai critic, deoarece multe companii se îndreaptă către munca de la distanță. Din acest motiv, atât comunicațiile de afaceri audio cât și video ajută la reducerea decalajului dintre echipe.

Aceste tipuri de soluții închid și golurile fizice; o soluție precum cea oferită de RingCentral ajută echipele internaționale să se simtă mai conectate prin promovarea unei comunicări ușoare în ciuda distanțelor geografice. În acest ghid, vă vom arăta ce au de oferit apelurile de conferință RingCentral, precum și ce pot și nu pot face pentru cei care doresc să reducă decalajul dintre echipe și clienți.

Ce sunt apelurile conferință RingCentral?

Apelurile conferințe RingCentral sunt o modalitate prin care membrii echipei pot comunica și colabora între ei. Aceste apeluri conferință sunt efectuate folosind video sau voce și sunt accesibile folosind orice dispozitiv, indiferent dacă este un desktop, tabletă sau smartphone. Apelurile conferință RingCentral au anumite limitări pentru fiecare tip de apel. De exemplu, există un plafon de 500 de participanți pentru video și un plafon de 1000 de participanți pentru întâlnirile audio online. Pentru majoritatea întreprinderilor mici, acest lucru este mai mult decât suficient.

RingCentral este o opțiune rezonabilă pentru mai multe tipuri de afaceri. În primul rând, sunt cunoscuți pentru structura lor de prețuri pe patru niveluri. Aceasta oferă opțiuni de conferință pentru companii cu bugete diferite. Nu fiecare nivel este egal, dar fiecare oferă funcționalități esențiale, iar afacerea poate oricând să se extindă la un alt plan pe măsură ce crește.

Comunicarea prin acest furnizor este utilă și pentru organizațiile mai mari. Pentru companiile cu mai multe birouri internaționale, RingCentral are numere internaționale de apelare și video de înaltă definiție pentru o comunicare eficientă pe distanțe geografice mari. Limitele de participanți sunt, de asemenea, mari atât pentru apelurile audio, cât și pentru conferințe video, astfel încât echipele mai mari nu vor fi restrânse.

O defalcare a conferințelor audio

Conferințele audio sunt practic un apel telefonic care permite echipei dvs. să comunice între ele simultan. Deci, în loc ca o persoană să facă cinci apeluri pentru a ajunge la fiecare membru al echipei, o conferință audio va ajuta întreaga echipă să se conecteze cu un singur apel. Pentru a se conecta, fiecare persoană va apela la linia de conferință trimisă de gazdă. Există, de asemenea, o opțiune de conectare cu un singur clic pentru cei care preferă să folosească un dispozitiv pe care nu îl pot apela. Iată câteva caracteristici audio care ies în evidență:

Conferințe audio nelimitate

Unul dintre cele mai convenabile aspecte ale apelurilor de conferință audio RingCentral este faptul că participanții nu trebuie să fie în rețeaua RingCentral pentru a se alătura. Acest lucru va permite unei echipe să comunice cu o altă echipă și să aducă clienți potențiali sau clienți în conversație. Fiecare apel conferință durează doar șase ore, dar dacă aveți nevoie de mai mult timp, nu există limite pentru numărul de apeluri efectuate.

Cu aceste tipuri de apeluri audio, nu există limitări care să restricționeze cine se alătură apelului respectiv. De asemenea, nu există restricții privind numărul de conferințe pe care un utilizator le poate găzdui și fiecare apel are o limită maximă de 1.000 de participanți. Pentru a începe apelurile de conferință audio, prezentatorii trebuie să aibă un abonament RingCentral Office. Participanții nu trebuie să descarce nicio aplicație pentru a se alătura; pur și simplu trebuie să li se trimită o invitație pentru apel.

Conferințe pe diferite dispozitive

Conferințele audio sunt accesibile de pe telefoane de birou, computere Windows sau MAC și smartphone-uri. Atât telefoanele Apple, cât și cele Android au aplicații care funcționează cu apelurile conferință RingCentral. Dacă trebuie să călătoriți în mijlocul unui apel, conferința poate schimba cu ușurință dispozitivele în timpul conferinței.

Pentru a accesa un mesaj pe orice dispozitiv, tot ce aveți nevoie este să utilizați conexiunea cu o singură atingere în loc de un cod de acces. Invitațiile sunt trimise potențialilor participanți prin mesaje text pentru a facilita conferințele pe mobil. Invitațiile sunt trimise și prin e-mail, ceea ce face ca apelurile de pe orice dispozitiv să fie simple. Integrarea Gmail pe care o poate avea un IMM va arăta astfel:

Conferință internațională ușoară

Dacă aveți membri ai echipei de pe tot globul, atunci și conferințele internaționale sunt ceva de care va trebui să luați în considerare. Dacă utilizați un număr local pentru conferință, participanții pot doar să formeze numărul pentru a participa. Numerele locale sunt disponibile în peste 50 de țări, iar aceasta este o metodă de comunicare care nu are nicio taxă suplimentară atâta timp cât au o invitație.

Există, de asemenea, numere de telefon virtuale gratuite disponibile în peste 80 de țări. Acest lucru permite participanților internaționali să acceseze apelul audio fără a primi taxe pentru apel. În timpul unui apel, gazda poate configura conferința pentru a avea până la 20 de numere gratuite disponibile pentru a fi utilizate de participanții la întâlnire de pe tot globul.

Controale pentru întâlniri ajustate

În aceste tipuri de conferințe audio, gazda întâlnirii va avea acces la comenzi reglate fin. Dacă dețineți controlul asupra apelului, veți putea să opriți sunetul persoanelor din apel, să activați înregistrarea apelului și să încheiați apelul în orice moment. Flip-ul apelurilor este, de asemenea, disponibil pentru participanți, astfel încât aceștia să poată schimba cu ușurință dispozitivele din mers.

În calitate de gazdă, tabelarea numărului de participanți la conferință este ușor de gestionat și chiar veți putea auzi alerte care vă vor informa când cineva intră sau iese. Participanții nedoriți pot fi blocați cu ușurință și de la apeluri.

O defalcare a videoconferințelor

Conferințele bazate pe video de pe platformă duc întâlnirile de echipă cu un pas mai departe și le oferă șansa de a se întâlni față în față, chiar dacă sunt localizate în diferite zone ale globului. Acest lucru permite colaborarea în echipă cu până la 500 de persoane cu ușurință.

Videoclipul RingCentral are numere de intrare disponibile în mai mult de 40 de țări, așa că o întâlnire globală durează câteva secunde pentru a se conecta, iar mai multe funcții fac ca acest tip de apel să fie fiabil și demn de luat în considerare pentru un IMM.

Feeduri de conferințe de încredere

Când participați la o conferință bazată pe video, atât fluxul audio, cât și fluxul video sunt de înaltă definiție. Acest lucru vă asigură că întâlnirile dvs. sunt întotdeauna clare și captivante, astfel încât echipa dvs. să rămână pe aceeași pagină când vine vorba de sarcini.

RingCentral are, de asemenea, un nivel ridicat de stabilitate, cu o garanție de funcționare de cinci nouă. Aceasta înseamnă că ei garantează că serviciul lor va crește în 99,999% din timp, ceea ce lasă doar puțin mai mult de cinci minute de oprire pe an.

Partajarea interactivă a ecranului

În loc să vă uitați pur și simplu la prezentator sau la alți participanți în timpul conferinței video, există opțiuni care vă permit să partajați aplicații, prezentări, table și fișiere în timp ce sunteți implicat în întâlnire. Acest lucru ajută gazda să partajeze informații cu participanții și să-i mențină implicați.

Cu toți participanții la întâlnire, echipa ta devine mai eficientă. Participanții vor putea avea acces de la distanță la ecranul care este partajat, astfel încât să poată interacționa cu acesta. Acest lucru poate fi util atunci când o echipă încearcă să rezolve o problemă și un membru al echipei aflat la apel are o soluție pe care o poate arăta tuturor.

În plus, partajarea se poate face cu până la 500 de participanți, astfel încât acest lucru va găzdui echipe mari atunci când trebuie să se adună și să discute proiecte. De asemenea, va fi un instrument excelent de utilizat atunci când o echipă are nevoie de pregătire.

Trebuie să demonstrați cum să utilizați o anumită soluție? Partajarea aplicației vă ajută să partajați numai detaliile aplicației pe care o demonstrați. Acest lucru este util atunci când nu doriți ca participanții să vadă informații sau aplicații pe care le puteți rula simultan pe computer.

Întâlniri față în față

Când ai o echipă, cel mai bine este întotdeauna să te asiguri că există întâlniri față în față ocazional. Cu videoclipul RingCentral, echipa poate avea același efect de a fi într-o sală de ședințe fără cheltuieli de călătorie. De asemenea, elimină timpul necesar participanților pentru a călători pentru a fi în același spațiu.

Invitațiile sunt trimise fie individual fiecărei persoane sau în grup, ceea ce face ca trimiterea unei invitații către o echipă completă să fie o sarcină simplă. De fapt, integrările de calendar pe care întreaga echipă le folosește zilnic sunt utile și atunci când invitați rapid participanții la videoconferințe.

RingCentral Meetings este proiectat să funcționeze fără probleme atunci când este sincronizat cu Microsoft Outlook. Programarea unei întâlniri, invitarea participanților la conferință, actualizarea detaliilor întâlnirii și începerea întâlnirilor se fac cu câteva clicuri. De asemenea, iCal sau Google Calendar facilitează participarea la întâlniri și trimiterea invitațiilor pe dispozitivul dvs. mobil.

Apelul va fi accesibil pe computere desktop pentru oricine se află într-un birou sau care ar dori să folosească un softphone. Cu toate acestea, video RingCentral face posibilă participarea la apelul conferință pe o tabletă sau un smartphone pentru participanții care trebuie să rămână mobili.

Ușor de creat sesiuni Breakout

În timpul teleconferințelor mari, uneori, gazda decide să împartă grupul în sesiuni mai mici, care se numesc sesiuni separate. Aceste sesiuni permit o abordare de învățare mai practică, care va permite mai multor membri ai grupului să participe. Aceste grupuri mai mici permit, de asemenea, echipei să facă brainstorming și să se întoarcă cu ușurință la grupul mai mare după ce a trecut ceva timp.

Cu videoclipul RingCentral, până la 50 de grupuri pot fi create simultan din aceeași conferință. În plus, atunci când participanții se află în aceste grupuri mai mici, ei vor avea acces la funcții precum partajarea ecranului pentru a-și spori productivitatea și a ajuta la concentrarea grupului de formare. Video, audio, table albe și chat pot fi partajate pe ecrane.

Unde se remarcă RingCentral Conferencing?

Există un contingent virtual de platforme de conferințe pe piață, în special în lume după COVID-19, deci ce face ca RingCentral să iasă în evidență față de restul? În recenziile utilizatorilor RingCentral de la GetVoIP , am constatat că recepția clienților este în mare parte pozitivă. Iată câteva dintre cele mai pozitive aspecte ale serviciului în funcție de aceste recenzii și de propria noastră analiză a platformei:

• Nu există limite privind numărul de apeluri conferință care pot fi efectuate sau dacă acestea pot fi efectuate simultan.
• RingCentral utilizează Protocolul de transport în timp real securizat (SRTP) și Securitatea stratului de transport (TLS) pentru a se asigura că toate datele sunt protejate și că pierderea pachetelor este prevenită.
• Ei monitorizează toate apelurile audio și video pentru a verifica dacă există activități suspecte pentru a preveni încălcarea securității VoIP .
• RingCentral are asistență telefonică și prin chat online, care este disponibil 24/7.
• Există o bază de cunoștințe online pentru întrebări obișnuite pe care le puteți avea cu privire la apelurile conferință RingCentral.
• Portalul RingCentral este ușor de navigat, astfel încât să modificați rapid setările conferinței.
• Gazda nu trebuie să fie prezentă în timpul conferințelor.
• Există o mare varietate de telefoane de birou și dispozitive de conferință care sunt compatibile cu serviciul. RingCentral va ajuta, de asemenea, la furnizarea de dispozitive pe care nu le vând.

Există puncte slabe?

Conferința RingCentral nu este perfectă. Am analizat caracteristicile soluției și am aruncat o privire la ceea ce spun unii clienți RingCentral despre capacitățile de întâlnire ale platformei. Iată unde sistemul de telefonie cloud rămâne în urmă:

• Doar 100 de angajați de la distanță pot participa la conferințe de la distanță cu Planul standard. Acesta crește la 200 cu Planul Premium și ajunge la 500 pentru Ultimate. Acest lucru ar putea împiedica marile companii.
• Linkurile conferinței nu reușesc uneori să trimită destinatarii la conferința propriu-zisă.
• Preluarea ecranului este limitată la dispozitivele desktop.
• Videoclipul RingCentral nu are criptare end-to-end pentru fluxurile video.
• Conferințele audio nelimitate sunt disponibile numai cu planul Standard și mai sus.
• În timp ce 500 de participanți la întâlnire pentru video HD și 1.000 pentru audio sunt puternici, există soluții de conferință cu până la 2.500 de participanți (Civicom).

Cum să vă configurați cu RingCentral Conferencing

Inițierea apelurilor conferință folosind RingCentral este relativ ușoară. După ce vă conectați la sistemul telefonic de afaceri RingCentral, selectați Conferință dintre opțiuni. Sistemul vă va cere apoi să selectați un număr de apelare pe care să-l folosească participanții atunci când se conectează la conferință. Gazdele care se conectează vor avea nevoie de un cod de gazdă, care este utilizat când începe conferința. Ori de câte ori un utilizator începe o conferință RingCentral, este automat considerat gazda conferinței, dar dacă sosește după ce a început întâlnirea, va avea nevoie de cod.

Odată ce un participant apelează, va avea nevoie și de un cod de participant pentru a se conecta în siguranță. Acest lucru împiedică utilizatorii falși să se conecteze la conferință. Atunci când organizează întâlnirea, gazdele au și capacitatea de a crea până la 20 de numere internaționale de intrare pentru utilizatorii din străinătate. Acestea sunt adaptate participanților confirmați și îi ajută să evite taxele pentru apeluri internaționale. Când se configurează aceasta, va fi creat un link către toate numerele internaționale pe care participanții să le poată utiliza.

Pentru acele gazde care nu vor fi disponibile imediat, soluția de conferință are și o funcție „Alăturați-vă înainte de gazdă” care permite participanților să înceapă întâlnirea. Acest lucru este util pentru acele situații în care părțile interesate își desemnează echipele să lucreze la proiecte și să dezvolte strategii înainte de a ajunge la întâlnire.

În plus, gazdele au posibilitatea de a adăuga participanți în timpul unei conferințe reale. Din aplicația RingCentral, invitația cu text și invitația cu e-mail rămân disponibile. Există, de asemenea, un buton „Adăugați participanți” care vă permite să introduceți numărul de telefon sau numele persoanelor pe care doriți să le adăugați la conferință. Fiecare dintre aceste funcții este utilă pentru conferințe improvizate – pur și simplu începeți întâlnirea și adăugați participanții pe măsură ce mergeți. Există, de asemenea, o pictogramă plus care vă permite să adăugați participanți din contactele dvs. RingCentral.

Conferințele sunt disponibile de la un birou cu un telefon de birou, aplicația de desktop RingCentral Phone (softphone) și dispozitive smartphone Android sau iPhone. Pentru aplicația mobilă, software-ul poate fi descărcat cu ușurință prin Google App Store sau Apple App Store.

Are RingCentral funcțiile potrivite pentru conferințe?

Ca soluție pentru conectarea echipelor sau chiar întâlnirea cu clienții, RingCentral este mai mult decât adecvată pentru majoritatea companiilor. Este util pentru companiile forțate la distanțare socială și este o soluție puternică pentru companiile cu birouri disparate cu distanțe geografice mari.

Limitele de participanți sunt, de asemenea, foarte competitive cu această soluție. Comparați RingCentral cu furnizori precum BlueJeans, care are un plafon de 100 de participanți, și veți începe să vedeți cum RingCentral este o soluție robustă pentru companiile mai mari. Furnizorul a câștigat deja în piesa noastră RingCentral vs Dialpad anul acesta și funcționează bine ca alternativă la alți furnizori de conferințe web.

Dacă sunteți în căutarea unui furnizor care are funcții extinse de conferințe web similare cu RingCentral, consultați tabelele noastre interactive despre furnizorii principali de software pentru conferințe web și comparați RingCentral cu Zoom aici. Oferim recenzii detaliate și vă vom arăta avantajele și dezavantajele fiecăruia.