Cele mai bune 12 funcții de urmărire a apelurilor de vânzări chiar acum și cine le are

Întrucât 73% dintre respondenții într-un studiu recent au numit munca managerilor de vânzări drept „foarte stresantă”, cea mai bună modalitate de a atenua acest stres este să ai la îndemână cele mai bune instrumente. Alocarea timpului pentru a stabili corect un instrument de urmărire a apelurilor poate face ca managerii de vânzări să fie mai ușor.

În calitate de manager de vânzări, sunteți responsabil pentru asigurarea simultană a unei creșteri consecvente pentru angajatorul dvs., ținând cont de mai multe capete libere - fire care se întind la infinit, dacă echipa dvs. de marketing își face treaba corect - și, menținerea sau îmbunătățirea calității serviciilor către noi. Clienți. Cu toate aceste bile de jonglat, pur și simplu nu există nicio modalitate de a face totul manual. Chiar și cu o echipă de profesioniști, plângerile clienților pot fi trecute cu vederea, clienții potențiali pot trece prin fisuri, iar veniturile au de suferit ca urmare.

Stabilirea sistemelor care automatizează, eficientizează, urmăresc, analizează și asigură asigurarea calității în timp real, vă oferă dvs. și echipei dvs. o șansă corectă. Este posibil să depășiți în mod constant obiectivele de vânzări, să utilizați eficient clienții potențiali câștigați cu greu, generați de echipa de marketing și să tratați clienții cu o notă personală, care îi îndrăgește companiei. Trebuie doar să externalizați o parte din procesarea și analiza manuală și plictisitoare a datelor către mașini – ceea ce, în 2019, este mai ușor ca niciodată.

Urmărirea apelurilor de vânzări influențează indicatorii cheie de performanță

Pentru a vă asigura că echipa dvs. operează pe toți cilindrii, trebuie să măsurați mai mulți indicatori cheie de performanță (KPI). Timpul de răspuns la apeluri și rata de conversie sunt câteva valori serioase pe care veți dori să le evaluați pe măsură ce urmăriți apelurile, în timp ce merită, de asemenea, să efectuați asigurarea calității pentru a minimiza pierderea.

Soluțiile de urmărire a apelurilor maximizează performanța echipei dvs., dacă știți ce să măsurați și ce instrumente îmbunătățesc rezultatele. Să definim rapid KPI-urile și apoi să prezentăm caracteristicile și produsele pe care le puteți utiliza pentru a optimiza acele valori.

În calitate de manager de vânzări, vă preocupă în primul rând veniturile, clienții potențiali închisi și numărul de apeluri. Vă explicăm aceste valori și alte câteva valori mai jos, împărțite în trei categorii distincte: dolari, apeluri și experiența clienților.

1. Dolari

• Venituri: Poate că mama tuturor KPI-urilor de vânzări, echipa dvs. de vânzări trebuie să atingă obiectivele de venituri trimestriale și anuale. Păstrând o filă care rulează pe acest KPI, vă va asigura că echipa dvs. rămâne pe drumul cel bun.
• Conversii: este important să urmăriți procentul de clienți potențiali pe care echipa dvs. le transformă în clienți plătitori. Dacă centrul dvs. de apeluri oferă diferite niveluri sau puncte de preț, împărțiți-le mai departe în ce pachet sau serviciu.

2. Apeluri

• Număr de apeluri: Câte apeluri primesc reprezentanții dvs. de vânzări în fiecare oră? Sunt inbound sau outbound? Acest lucru se va lega de KPI-ul de mai sus al conversiilor.
• Timp de răspuns la apeluri primite: pentru apelurile primite, echipa dvs. de vânzări a ajuns la telefon la timp sau un client a mers la mesageria vocală și, în cele din urmă, s-a pierdut în apeluri ulterioare, fără răspuns? Redirecționarea automată poate ajuta în acest sens, iar mai jos vom aborda asta.
• Timp mediu pe un apel: acest lucru nu înseamnă că ar trebui să conduceți timpul mediu la un apel în jos sau în sus. Numai o analiză atentă a datelor dvs. va informa dacă timpul petrecut la un apel pare să influențeze ratele de conversie. Din fericire, poți lăsa un computer să analizeze acele numere pentru tine.

3. Experiența clientului

• Asigurarea calității: mai puțin tangibilă decât o singură celulă de date, măsurarea calității fiecărei interacțiuni cu clientul este esențială pentru menținerea unei experiențe pozitive pe parcursul călătoriei clientului.
• Churn: rata dvs. de abandon este o reflectare directă a experienței clientului. Deși există alți factori în joc care ar putea fi în afara mâinilor echipei dvs. de vânzări – calitatea produsului sau serviciului companiei dvs. este unul – o rată ridicată de abandon este un semnal roșu. Este posibil ca echipa dvs. de vânzări inbound să pregătească clienții pentru eșec sau să nu reușească să gestioneze eficient tranziția de a transforma un prospect într-un client integrat cu succes.

Dacă numărul și varietatea KPI-urilor pe care ești responsabil de gestionarea pare copleșitoare, nu-ți face griji. Există mai multe funcții de urmărire a apelurilor pe piață astăzi, care vă vor face munca mai ușoară, de la automatizarea procesării și analizei datelor până la eficientizarea canalelor de marketing într-o manieră care îmbunătățește direct experiența clienților.

Deoarece este posibil să nu aveți nevoie de asistență cu fiecare KPI, am enumerat mai jos cele mai utile 12 funcții de urmărire a apelurilor și companiile ale căror produse sunt lider în fiecare categorie astăzi.

Cele mai bune 12 funcții de urmărire a apelurilor

Să aplicăm defalcarea categoriilor KPI pentru a identifica cele mai utile funcții de urmărire a apelurilor care afectează fiecare valoare astăzi:

În primul rând, ce caracteristici poți folosi pentru a crește cifrele de vânzări ale echipei tale, precum și pentru a automatiza și a crește acuratețea urmăririi succesului tău?

1. Clasament de vânzări

Un favorit al managerului, un clasament al vânzărilor oferă o imagine de ansamblu, astfel încât să puteți vedea cine livrează și cine nu. Faceți clasamentul dvs. accesibil întregii echipe dacă doriți să creșteți cifrele de vânzări cu puțină concurență amicală în eforturile dvs. de marketing.

Companii care oferă această caracteristică:

• Kixie

2. Urmărirea conversiilor

Dacă tabloul de bord de raportare și analiză nu urmărește ratele de conversie, îi lipsește un element cheie. Scufundați-vă puțin mai adânc decât un clasament care prezintă o privire de ansamblu asupra vânzărilor totale. Asigurați-vă că urmărirea apelurilor dvs. poate fi integrată cu datele din rețelele sociale, campaniile PPC, Google AdWords, paginile de destinație sau orice număr de canale de marketing pe care le utilizați.

Cu conversia urmărită în funcție de campanie, echipa dvs. poate evalua care canale de marketing se transformă cel mai bine și poate oferi feedback echipei de marketing despre locurile în care bugetul lor poate fi cel mai bine alocat.

Companii care oferă această caracteristică:

• CallTrackingMetrics
• CallRail

3. Lead-Scoring

Acest software va automatiza clienții potențiali calificați, astfel încât echipa dvs. să contacteze numai cei care sunt gata pentru conversie. Este important să știți unde se află potențialii dvs. în călătoria lor către clienți, iar scorul de clienți potențiali vă permite să evitați să apăsați declanșatorul prea devreme sau să așteptați prea mult și să pierdeți o oportunitate perfectă.

Nu trebuie să treceți cu mouse-ul peste graficul cu scoruri potențiale așteptând ca un client potențial să treacă un anumit prag. O subfuncție utilă este capacitatea de a activa notificările, care vor trimite ping membrului corect al echipei de vânzări atunci când este timpul să facă contactul inițial sau să urmărească.

Companii care oferă această caracteristică:

• CERERE activă
• CallTrackingMetrics

4. Integrare CRM

Echipele de vânzări de la fiecare nivel de buget ar trebui să utilizeze o platformă de management al relațiilor cu clienții (CRM) și aveți nevoie de software-ul dvs. de urmărire a apelurilor de vânzări pentru a se integra cu CRM. Cel mai bun software de urmărire a apelurilor cu această caracteristică disponibil astăzi se integrează cu orice, de la nivel de întreprindere până la CRM-uri freemium pentru întreprinderi mici, cum ar fi Hubspot sau Salesforce.

Sfat profesionist: automatizarea marketingului poate canaliza clienții în segmentul corect, declanșând campaniile de marketing adecvate pentru a le facilita călătoria continuă a clienților. Echipa ta de marketing te va iubi pentru această funcție de urmărire a apelurilor.

Companii care oferă această caracteristică:

• CallRail
• CallTrackingMetrics
• CERERE activă
• DialogTech
• SalesLoft
• ToutApp
• Tellwise
• Kixie

Este timpul pentru apelul de vânzări propriu-zis. Sperăm că echipa ta a depășit operarea cu bucăți de hârtie împrăștiate pe birourile lor. Deși pot exista momente de emoție, ar trebui să treci cu mult peste scufundare pentru a primi un apel telefonic înainte ca acesta să nu mai sune.

Dacă apelurile dvs. de vânzări de intrare și de ieșire ar putea folosi puțină optimizare, funcțiile de mai jos ar trebui să vă eficientizeze raportarea și analiza apelurilor, să mărească numărul total de apeluri și vânzări și să scadă presiunea asupra tuturor celor implicați.

5. Tabloul de bord pentru raportarea apelurilor și analiză

Similar cu un tablou de bord pentru lider de vânzări, un tablou de bord de raportare a apelurilor și analiză va automatiza analiza datelor, astfel încât echipa dvs. să poată evalua cu ușurință ce segmente de clienți și campanii vă oferă un ROI de marketing solid.

Veți dori să puteți aplica atribuirea apelurilor pe mai multe canale ca parte a acestui lucru, astfel încât atunci când oferiți feedback (automat sau manual) echipei de marketing, să puteți analiza îndeaproape eficacitatea fiecărei campanii.

Companii care oferă această caracteristică:

• CallRail
• DialogTech
• SalesLoft
• ToutApp
• Tellwise
• Kixie

6. Rutare avansată

Dirijarea avansată a apelurilor vă îmbunătățește rata de răspuns la intrare, indiferent dacă un client apelează gratuit sau local. Deoarece îl puteți programa să trimită apeluri doar către reprezentanții de vânzări disponibili, apelarea avansată și rutarea apelurilor înseamnă că nu trebuie să pierdeți niciodată un apel, indiferent de ora din zi la care sosește.

Cu funcția secundară de mesaj în șoaptă, fiecare apel este însoțit de detalii precum locația apelantului, reclamă care l-a trimis către echipa de vânzări, orice pagini web pe care le-au vizualizat și alte detalii utile. MAk

Companii care oferă această caracteristică:

• Convirza

7. Captură lead

Dacă nu utilizați rutare avansată, cu siguranță trebuie să utilizați o funcție de captare a clienților potențiali. Cu cât returnați mai repede apelurile, cu atât este mai probabil să închideți o vânzare. Captarea de clienți potențiali poate reduce timpul de apel invers, crescând conversiile.

Companii care oferă această caracteristică:

• Convirza

8. Renunțare la mesageria vocală

Scăderea mesajelor vocale crește semnificativ eficiența echipei dvs. de vânzări. Cu această funcție, vă puteți strecura în mesageria vocală a unui destinatar fără ca telefonul să sune vreodată. Aceasta este o caracteristică comună oferită de

Este posibil să utilizați o menținere a mesajelor vocale cu un apel preînregistrat pe care îl trimiteți către o listă întreagă. Sau, poate ai un segment de perspective cu care vrei să plantezi sămânța.

Companii care oferă această caracteristică:

• SalesLoft
• Tellwise
• Kixie

Cu toată munca pe care o implică realizarea unei vânzări, echipa ta ar trebui să aibă grijă ca fiecare client potențial să fie tratat cu respect pe tot parcursul călătoriei către clienți. Fiecare vânzare este o investiție uriașă pentru compania sau agenția dvs. de marketing și doriți să asigurați o valoare de viață ridicată (LTV) pentru fiecare cont.

Dacă munca dvs. presupune supravegherea mai multor reprezentanți de vânzări, este posibil să aveți timp doar să efectuați asigurarea calității în zonele critice. Caracteristicile de mai jos nu sunt doar preventive, prin crearea unor sisteme care insuflă încredere – spre deosebire de frustrare – potențialilor dvs., dar vă ajută și să identificați unde este cel mai necesar expertiza dvs. și când.

9. Înregistrare apel

Având presiunea asupra echipei dvs. de a efectua atât de multe apeluri de vânzări, există pericolul de a lăsa calitatea să scadă. Este esențial ca potențialii dvs. și clienții să fie tratați cu respect, ascultați și apreciați de-a lungul întregii lor călătorii către clienți.

Înregistrarea apelurilor este o caracteristică foarte utilă pentru managerii de vânzări și pentru personalul lor de audit pentru a aborda manual asigurarea calității. Ei pot explica semnalele roșii atunci când ratele de conversie ale unui membru al echipei individuale sunt în scădere sau o anumită ofertă de servicii care pur și simplu nu își face cifrele.

Apelurile înregistrate vă oferă șansa de a asculta orice apel de vânzări pe care îl doriți, chiar și câteva zile mai târziu, pentru a determina unde se află veriga lipsă din canalul dvs. de vânzări și cum să o reparați cel mai bine.

Companii care oferă această caracteristică:

• SalesLoft
• Kixie
• CallRail
• DialogTech
• CallTrackingMetrics

10. Confidențialitatea clienților

Consumatorii sunt totuși pricepuți și mulți se feresc de înregistrarea apelurilor. Dacă implementați funcții precum Redaction Pro de la Convirza, puteți asigura clienții că sunt pe deplin protejați de orice persoană care le fură informațiile cardului de credit.

Asigurându-ți clienții din timp, s-ar putea să descoperi că câștigi beneficiul suplimentar de a le asigura încrederea. Dacă știu că compania ta face mai mult decât atât pentru a-și urmări interesele cele mai bune, ar putea fi mult mai probabil să asculte argumentele de vânzări ale membrilor echipei tale.

În plus, aveți un stimulent suplimentar: dacă intenționați să înregistrați apeluri, trebuie să oferiți confidențialitate clienților pentru a rămâne conform.

Companii care oferă această caracteristică:

• Convirza

11. Numere telefonice gratuite și locale

Numerele locale și gratuite fac reprezentanții dvs. de vânzări mult mai accesibili și de încredere atât pentru apelurile de intrare, cât și pentru apelurile de ieșire. Ca echipă de vânzări, trebuie să validați sentimentele consumatorului că nu ar trebui să plătească niciodată pentru un apel de vânzări. În mod similar, anumiți consumatori doresc doar să cumpere local.

A avea numere gratuite și locale vă afectează direct veniturile, chiar și la mult timp după vânzarea inițială. Fără ele, este posibil să observați creșterea ratei de abandon, deoarece clienții sunt frustrați de plătirea pentru apeluri la distanță lungă și decid să renunțe complet la serviciu. Aceasta este o caracteristică la care ar trebui să vă așteptați dacă utilizați un sistem telefonic bazat pe cloud la unitatea dvs.

Cu toate acestea, obținerea acestor numere nu înseamnă că trebuie să renunțați la un număr de telefon existent. O subfuncție utilă este transferul fără probleme a numerelor de telefon existente, astfel încât clienții consacrați să își poată menține linia de apel curentă, ținând din nou în considerare reducerea la minimum a pierderii.

Companii care oferă această caracteristică:

• Convirza

12. Furnizori de servicii marca albă

Dar echipa de vânzări care lucrează ca furnizor extern? Există un software de vânzări care permite echipei dvs. de vânzări să utilizeze toate caracteristicile de mai sus și să se integreze perfect în experiențele de brand ale clienților dvs.

Funcțiile software de urmărire a apelurilor de vânzări cu etichetă albă vă permit să furnizați servicii de vânzări cu etichetă albă fără a fi necesar să trimiteți fizic un antreprenor să lucreze din biroul lor.

Companiile care oferă caracteristici:

• CallRail
• CallTrackingMetrics

Urmărirea apelurilor de vânzări vă oferă control asupra KPI-urilor

Gestionarea unei echipe de vânzări nu este o sarcină ușoară. Adesea, aveți o gamă largă de niveluri de calificare pe care să le atingeți, de la apelanți la nivel de intrare până la profesioniști experimentați în dezvoltarea afacerilor. Pentru a complica lucrurile, canalele de marketing și vânzări existente s-ar putea să fi fost acceptate de un manager anterior. Sau, chiar dacă le-ați configurat singur, s-ar putea să se bazeze pe metodologii sau tehnologii învechite.

Dacă încercați să înțelegeți KPI-urile dvs., cu scopul final de a crește calitatea serviciului, ratele de conversie și veniturile, software-ul de urmărire a apelurilor din vânzări este locul perfect pentru a începe. Folosind funcțiile de urmărire a apelurilor de vânzări din software-ul disponibil, puteți începe să identificați și să smulgeți fructele care nu așteaptă.

Cu toate acestea, funcțiile de urmărire a apelurilor de vânzări nu se opresc la o privire de ansamblu, deoarece instrumentele mai sofisticate aduc o mai mare sofisticare procesului de marketing și vânzări al companiei dvs. Puteți automatiza segmentarea clienților potențiali cu scorul de clienți potențiali, puteți minimiza apelurile pierdute cu redirecționarea automată, puteți optimiza apelurile inverse cu scăderi de mesaje vocale și multe altele.

Centrul dvs. de apeluri ar trebui să obțină un ROI puternic. Din fericire, aveți instrumentele la îndemână pentru a livra – și, dacă aveți un buget, există chiar și opțiuni de software de urmărire a apelurilor open source. Funcțiile de urmărire a apelurilor de vânzări de mai sus vă vor îmbunătăți cifrele de vânzări. Sperăm că veți găsi un software de urmărire a apelurilor de vânzări la fel de util ca și noi!