Planificarea scenariului: Pregătirea companiilor tehnologice pentru viitoruri multiple

Pandemia de COVID-19 a arătat cât de fragile pot fi chiar și cele mai bune planuri. Pentru companiile de tehnologie care prosperă pe inovație și adaptabilitate, anticiparea și navigarea incertitudinilor este crucială. Aici strălucește planificarea scenariilor.

Este un instrument strategic care generează și analizează mai multe viitoare plauzibile. În plus, ajută companiile de tehnologie să dezvolte strategii flexibile pentru a prospera într-o lume în continuă schimbare.

În acest articol, vom examina beneficiile și limitările planificării scenariilor și vom discuta cum să o integrăm în strategiile dvs.

• Definiția Scenario Planning
• Explorarea diferitelor tipuri de planificare a scenariilor
• Cum funcționează planificarea scenariilor
• Cum să implementați planificarea scenariilor în firmele de tehnologie
• Avantaje și provocări Planificarea scenariilor pentru companiile de tehnologie
• Cele mai bune practici pentru planificarea și analiza scenariilor
• Capcanele comune în planificarea scenariilor de evitat
• Valorificați planificarea scenariilor pentru a vă transforma afacerea tehnologică

Ce este planificarea scenariilor?

Planificarea scenariilor sau prognozarea scenariilor este o strategie în care companiile explorează mai multe rezultate viitoare pentru a se pregăti în consecință. Ei își imaginează diverse scenarii „ce ar fi dacă” pentru a găsi punctele slabe sau pentru a evalua noi proiecte.

Spre deosebire de metodele tradiționale care se bazează în mare măsură pe datele din trecut, prognoza scenariilor implică opinii și ipoteze subiective. Modelele tradiționale sunt adesea insuficiente din cauza proiecțiilor lor liniare. Planificarea scenariilor, pe de altă parte, oferă previziuni mai realiste, luând în considerare o serie de posibilități.

A fost conceput în încăperi de război în timpul celui de-al Doilea Război Mondial. De atunci, și-a găsit drum în sălile de consiliu. Un beneficiar notabil este Shell, care a folosit strategia pentru a trece prin criza petrolului din anii 1970.

Importanța planificării scenariilor pentru companiile de tehnologie

Industria tehnologiei este marcată de inovație rapidă. Companiile care țin cu rigiditate de o singură viziune sunt adesea orbite de evenimente neașteptate. Ceea ce agravează și mai mult problema este faptul că nevoile consumatorilor se schimbă și concurenții apar rapid.

Planificarea scenariilor încurajează firmele de tehnologie să accepte schimbarea și să experimenteze diferite strategii. Ei pot anticipa viitoruri diferite, de la descoperiri tehnologice perturbatoare la schimbări de reglementare. Acest lucru le permite să pivoteze sau să profite de noi oportunități rapid. De asemenea, îi ajută să abordeze implicațiile etice și sociale ale muncii lor.

Planificarea scenariului vs. Planificarea continuității afacerii

Aceste două sunt adesea schimbate. Ele au, totuși, distincții cheie.

Planificarea scenariilor este în principal proactivă și se concentrează pe viitor. Aceasta implică dezvoltarea și evaluarea scenariilor cu accent pe veniturile comerciale pe termen lung.

În schimb, planificarea continuității afacerii este atât proactivă, cât și reactivă. Această strategie conturează procedurile tehnice și administrative pentru gestionarea dezastrelor pe termen scurt.

Împreună, asigură că afacerea dvs. este rezistentă și adaptabilă în vremuri incerte.

Tipuri de planificare a scenariilor

Planificarea scenariilor poate fi împărțită în patru tipuri principale. Organizațiile obțin de obicei cele mai bune rezultate folosind o combinație.

1. Scenarii cantitative

   Scenariile cantitative folosesc date numerice și statistici pentru a proiecta rezultatele viitoare. Companiile de tehnologie le folosesc pentru a prognoza:

   • Tendințele viitoare ale pieței
   • Vânzări
   • Venituri

   Acest lucru poate influența deciziile privind investițiile și alte cheltuieli. Aceste scenarii pot, de asemenea, să evalueze diferite riscuri, ajutând companiile să se pregătească pentru crize economice, încălcări ale datelor și alte amenințări operaționale.

2. Scenarii operaționale

   Scenariile operaționale descriu procese și acțiuni specifice și explorează rezultatele ulterioare ale acestora. Sunt folosite pentru a analiza și planifica operațiunile zilnice și neprevăzute pentru diverse situații.

   Scenariile operaționale pot ajuta companiile să identifice zonele ineficiente în fluxurile lor de lucru. De asemenea, companiile se pot pregăti și pot face ajustări pentru a aborda evenimente neașteptate, cum ar fi:

   • Întreruperea sistemului
   • Perturbații în lanțul de aprovizionare
   • Atacurile sau scurgerile de securitate cibernetică

3. Scenarii normative

   Scenariile normative sunt viziuni orientate spre viitor despre modul în care o companie dorește să funcționeze în mod ideal. Ele încapsulează un set de valori, scopuri și obiective care servesc drept principii directoare pentru luarea deciziilor și planificarea strategică. Deciziile sunt apoi evaluate pe baza alinierii lor la principiile de bază ale companiei și viziunea pe termen lung.

4. Scenarii de management strategic

   Scenariile de management strategic sunt narațiuni ipotetice care explorează diferite situații viitoare cu care se poate confrunta o companie. Acestea iau în considerare tendințele industriei și ale pieței, schimbările de reglementare și progresele tehnologice. Modificările aduse acestor entități pot avea consecințe care se extind și în viitor. Companiile pot lua apoi decizii informate cu privire la traiectoria lor pe termen lung, anticipând amenințările reprezentate de acești factori în continuă evoluție.

Cum funcționează planificarea scenariilor

Procesul de planificare a scenariilor constă din următorii pași:

1. Determinați o problemă cheie

   În primul rând, trebuie să vă restrângeți perspectiva și să identificați problema cheie sau provocarea pe care trebuie să o abordeze organizația dvs. Iată cum:

   1. Priviți tendințele actuale din piață, economie, tehnologie, politică, drept și societate. Identificați problemele care ar putea afecta organizația dvs.
   2. Adunați informații de la diverse părți interesate din cadrul și din afara organizației.
   3. Uitați-vă la datele interne de performanță, rapoartele financiare și valorile operaționale. Identificați orice tipare sau anomalie care indică orice probleme.

2. Înțelegeți incertitudinile critice

   Incertitudinile critice sunt evenimente care sunt mai probabil să apară sau au un efect mai considerabil asupra afacerii dumneavoastră. Pentru a înțelege aceste incertitudini, luați în considerare:

   • Cum se schimbă tendințele și condițiile pieței în timp.
   • Factori externi precum economia, concurența și reglementările.
   • Factori interni precum resursele, abilitățile și capacitatea de adaptare.

3. Definiți clar ipotezele

   Chiar și cu o cunoaștere profundă a pieței, trebuie să faci presupuneri educate despre viitor, pe baza tendințelor din trecut, a cercetărilor sau a opiniilor experților. Aceste ipoteze trebuie să fie clar definite și verificate pentru a vă asigura că sunt relevante și se potrivesc cu problema dvs. cheie și incertitudinile critice:

   • Adunați date, efectuați cercetări și consultați experți pentru a vă susține ipotezele cu informații din lumea reală.
   • Căutați contribuții de la părțile interesate pentru a vă asigura că ipotezele nu sunt părtinitoare sau limitate în domeniul de aplicare.
   • Testați ipotezele luând în considerare puncte de vedere alternative și evenimente potențiale care le-ar putea invalida.

4. Faceți scenarii multiple și simple

   Apoi, este timpul să creați un set de scenarii suficient de simple pentru a nu vă copleși echipa. Iată cum:

   • Creați 2 până la 4 scenarii distincte combinând ipoteze diferite despre cele mai importante incertitudini.
   • Fiecare scenariu ar trebui să spună o poveste coerentă și plauzibilă despre viitorul problemei cheie.
   • Luați în considerare atât rezultatele optimiste, cât și pesimiste.
   • Asigurați-vă că scenariile provoacă ipotezele existente și stimulează gândirea strategică.

5. Înțelegeți Implicațiile

   Pasul final este să analizați potențialele consecințe ale fiecărui scenariu pentru afacerea dvs. Pune-ți ție și echipa ta următoarele întrebări:

   • Care sunt potențialele amenințări și beneficii pe care le prezintă fiecare scenariu?
   • Cum ar trebui să răspundă compania noastră la fiecare scenariu pentru a maximiza oportunitățile și a reduce riscurile?
   • Ce acțiuni putem întreprinde acum pentru a ne pregăti pentru diferitele viitoare posibile?

Această analiză vă poate ajuta să identificați vulnerabilitățile și oportunitățile și să dezvoltați planuri pentru a aborda diverse posibile viitoare.

( Citește și: Planificarea tehnologiei poate ajuta la alinierea obiectivelor IT cu obiectivele de afaceri)

Implementarea planificării scenariilor în companiile de tehnologie

Iată cum să implementați planificarea scenariilor în firma dvs. de tehnologie:

1. Implicarea părților interesate

   Aceștia pot identifica scenarii care s-ar putea să nu fie vizibile pentru tine din cauza experienței tale limitate sau a vederii în tunel. Implicarea unui grup divers în planificarea scenariilor vă oferă acces la cunoștințe și perspective mai extinse. Acest lucru vă poate ajuta să vă acoperiți punctele moarte.

   Luați în considerare aceste sfaturi pentru a maximiza contribuția lor:

   • Determinați-vă principalele părți interesate.
   • Explicați obiectivele procesului de planificare a scenariilor și modul în care contribuția lor poate ajuta la atingerea acestora.
   • Utilizați o varietate de canale pentru a vă adapta diferitelor preferințe și disponibilitate.
   • Creați un mediu în care se simt confortabil să împărtășească și să provoace idei.
   • Tine-i la curent cu progresul si impactul contributiilor lor.

2. Crearea unei echipe de planificare a scenariilor

   Apoi, reuniți o echipă interfuncțională cu un amestec de abilități și perspective. Pe baza pasului anterior, selectați diferiți indivizi din medii diferite. Identificați experții în materie și rezolvatorii de probleme. Acești membri ai echipei ar trebui:

   • Fiți capabil să identifice modele, conexiuni și potențiale implicații viitoare.
   • Aveți creativitatea de a veni cu idei noi și de a provoca gândirea convențională.
   • Cunoașteți concurența, nevoile clienților și noile tehnologii.
   • Competente în colectarea, interpretarea și utilizarea datelor pentru dezvoltarea scenariilor.
   • Aveți abilități interpersonale puternice pentru o muncă eficientă în echipă.

3. Utilizarea instrumentelor și software-ului de planificare a scenariilor

   De asemenea, instrumentele și software-ul specific pot simplifica procesul. Există numeroase opțiuni disponibile, inclusiv:

   • Mosaic sau Anaplan: platforme robuste pentru modelarea scenariilor, planificarea financiară, vizualizarea datelor, analiză și raportare.
   • Sisteme ERP (de exemplu, SAP, Oracle NetSuite): Furnizați datele financiare și operaționale de bază necesare pentru modelarea corectă a scenariilor.
   • Sisteme CRM (de exemplu, Salesforce, HubSpot): Oferă informații despre comportamentul clienților și datele despre vânzări.

Beneficiile planificării scenariilor pentru companiile de tehnologie

Planificarea scenariilor oferă numeroase beneficii pentru companiile tehnologice. Iată câteva dintre ele:

• Ajută companiile de tehnologie să identifice din timp potențialele riscuri, cum ar fi schimbările de reglementare, schimbările în preferințele consumatorilor și progresele tehnologice.

• Împinge factorii de decizie să-și conteste ipotezele și părtinirile pentru a lua în considerare rezultatele neașteptate. Acest lucru duce la o mai bună luare a deciziilor.

• Îmbunătățește capacitatea unei companii de a răspunde la noi concurenți, lansări de produse și tendințe din industrie.

• Aliniați planurile unei companii cu strategiile sale existente, asigurându-vă că deciziile le susțin obiectivele generale.

• Încurajează colaborarea, stimulează gândirea inovatoare și reduce rezistența la schimbare, facilitând implementarea inițiativelor strategice.

• Oferă o prognoză mai precisă, luând în considerare diverse posibilități care nu sunt limitate de datele istorice.

Provocările planificării scenariilor

Înainte de a-l încorpora în afacerea dvs., există câteva provocări inerente pentru planificarea scenariilor pe care trebuie să le luați în considerare:

• Planificarea scenariilor necesită investiții financiare și de personal semnificative.

• Se bazează pe ipoteze despre viitor, care pot fi inexacte sau depășite din cauza naturii lor subiective și a potențialului de părtinire.

• Se concentrează foarte mult pe factorii externi, determinând companiile să reacționeze doar la evenimente, în loc să-și modeleze viitorul în mod proactiv.

• Planificarea scenariilor nu poate prezice toate evenimentele, în special evenimentele imprevizibile „lebădă neagră” care pot perturba chiar și cele mai bune planuri.

• Multe scenarii îi pot copleși uneori pe factorii de decizie, provocând indecizie din cauza prea multor opțiuni și a lipsei de direcție clară.
• Provocările în planificarea scenariilor se schimbă constant pe măsură ce mediul de afaceri evoluează, necesitând un proces continuu de monitorizare și adaptare.

Cele mai bune practici în planificarea și analiza scenariilor

Iată câteva sfaturi pentru a profita la maximum de planificarea scenariului:

1. Începeți cu obiectivele majore

   Planificarea eficientă a scenariilor depinde de o înțelegere clară a obiectivelor tale primare. Aceste obiective ar putea fi:

   • Financiar, de exemplu, creșterea veniturilor, profitabilitatea
   • Orientat spre piață, de exemplu, cota de piață, cunoașterea mărcii
   • Operațional, de exemplu, eficiență, inovație

   Un proces orientat către obiective asigură că scenariile dezvoltate sunt relevante și acționabile.

2. Urmăriți cu planul de bază

   Compania dumneavoastră are probabil un plan de operare de bază – un set de strategii și tactici concepute pentru a vă atinge obiectivele majore în condiții normale. Planificarea scenariilor ar trebui să completeze, nu să înlocuiască, acest plan. Efectuați o analiză a decalajului dintre planul de bază și fiecare scenariu. Identificați unde planul dvs. de bază nu este insuficient și dezvoltați acțiuni pentru a aborda aceste lacune, cum ar fi ajustarea resurselor, revizuirea strategiilor de marketing sau explorarea de noi parteneriate.

3. Construiți scenarii optime și cele mai nefavorabile

   Nu uitați să luați în considerare extremele. Planificarea pentru cele mai bune și cele mai rele cazuri vă ajută să vedeți toate posibilitățile și să vă pregătiți atât pentru oportunități, cât și pentru amenințări. Atunci când modelați astfel de scenarii, luați în considerare factori care nu pot fi controlați. Acest lucru poate demasca riscuri și perspective neobservate anterior în scenarii mai conservatoare.

4. Creați o strategie de răspuns flexibilă

   Planificarea scenariilor este mai mult despre pregătirea pentru viitor. Prin urmare, scenariile dvs. ar trebui să se adapteze în mod constant la circumstanțele în schimbare. Identificați avertismente timpurii care indică o schimbare către un anumit scenariu. Acestea pot include valori critice, acțiuni ale concurenților sau evenimente din industrie.

5. Măsurați rentabilitatea investiției în planificarea scenariilor

   Planificarea scenariilor este o investiție, așa că este esențial să măsurați eficacitatea acesteia. Urmăriți modul în care v-a influențat deciziile. Au existat schimbări pozitive? Măsurarea rentabilității investiției poate preveni risipa de timp și bani prețios și poate demonstra valoarea acestuia pentru părțile interesate.

Probleme de planificare a scenariilor de evitat

Planificarea scenariilor are propriul set de probleme de evitat. Pornirea planificării scenariilor fără a identifica mai întâi problemele cheie are ca rezultat un proces neconcentrat și neproductiv, risipă de timp și resurse. În plus, concentrarea exclusiv asupra preocupărilor imediate pierde adevărata valoare a planificării scenariilor, care este de a anticipa problemele pe termen lung care ar putea avea un impact semnificativ asupra afacerii dvs. în viitor.

Crearea prea multor scenarii poate duce la supraîncărcare de informații, ceea ce face dificilă analiza implicațiilor acestora și dezvoltarea strategiilor. Efortul pentru scenarii perfecte este, de asemenea, contraproductiv, deoarece poate provoca paralizia analizei și poate împiedica luarea deciziilor. Mai mult, fixarea pe un singur scenariu dezirabil vă poate orbi de alte posibilități și vă poate limita capacitatea de adaptare.

Exemple de planificare a scenariilor specifice industriei

În industria software și SaaS, planificarea scenariilor este de neprețuit pentru a naviga în schimbările rapide ale așteptărilor și tehnologiei clienților. De exemplu, o companie SaaS ar putea crea scenarii care să exploreze impactul adoptării sporite a inteligenței artificiale (AI) în serviciul pentru clienți. Prin aceste scenarii, aceștia pot dezvolta în mod proactiv funcții bazate pe inteligență artificială și pot rămâne în fruntea concurenței.

Companiile de tehnologie medicală se confruntă cu provocări unice din cauza reglementărilor severe și a cunoștințelor medicale în continuă evoluție. Planificarea scenariilor ajută la anticiparea schimbărilor în legile privind sănătatea sau a noilor metode de tratament.

Sectorul tehnologiei financiare (fintech) este în continuă evoluție. Noile tehnologii precum blockchain-ul, plățile digitale și robo-advisors depășesc serviciile financiare tradiționale. Planificarea scenariilor poate ajuta companiile fintech să rămână în fruntea curbei și să gestioneze impactul potențial al digitalizării asupra afacerilor lor.

Deblocați puterea planificării scenariilor pentru afacerea dvs. de tehnologie

Din nou, amintiți-vă acești pași cheie pentru a integra cu succes planificarea scenariilor în afacerea dvs. de tehnologie:

1. Definiți problemele cheie.
2. Identificați incertitudinile critice.
3. Formați o echipă interfuncțională.
4. Creați scenarii de viitor simple.
5. Analizați impactul fiecărui scenariu.
6. Elaborați planuri de urgență.
7. Utilizați informații pentru decizii strategice.

Faceți din acesta un proces continuu. Actualizați în mod regulat scenariile, încorporați informații noi și analizați evenimentele trecute pentru îmbunătățire. Căutați feedback-ul părților interesate pentru a vă asigura că scenariile corespund nevoilor acestora.

Încorporarea planificării scenariilor în cultura corporativă

Introducerea planificării scenariilor în cultura companiei dvs. implică o parte integrantă a discuțiilor strategice, a proceselor de luare a deciziilor și chiar a programelor de formare a angajaților. Puteți organiza ateliere regulate sau sesiuni de brainstorming. De asemenea, îl puteți încorpora în evaluările de performanță pentru a insufla o gândire avansată.

Utilizarea analizei datelor în planificarea scenariilor

Analiza datelor poate oferi informații mai cuprinzătoare asupra tendințelor, modelelor și corelațiilor prin analiza datelor mari. Algoritmii de învățare automată pot identifica, de asemenea, riscuri potențiale și oportunități care nu sunt ușor vizibile prin analiza tradițională.

Gânduri finale

Planificarea scenariilor ajută companiile să-și imagineze și să se pregătească pentru viitor. Acesta explorează diverse „ce-ar fi” pentru a ajuta factorii de decizie să se adapteze la schimbare, astfel încât afacerile lor să poată rezista unei lumi imprevizibile.

Nu lăsați compania dvs. de tehnologie să fie surprinsă cu nerăbdare. Îmbrățișați planificarea scenariilor, astfel încât să vă puteți continua operațiunile cu încredere și previziune. Pe măsură ce inteligența artificială, analiza datelor și învățarea automată continuă să crească, cei care se adaptează și planifică pentru viitor sunt cei care reușesc cu adevărat.

Întrebări frecvente despre planificarea scenariilor

Î. Cum poate beneficia planificarea scenariilor eforturilor de inovare ale companiei mele de tehnologie?

A. Planificarea scenariilor poate aprinde inovația împingându-vă să gândiți dincolo de prezent și să explorați idei neconvenționale. Ajută la identificarea tehnologiilor și tendințelor emergente, deschizând calea pentru noi produse sau servicii.

Î. Poate planificarea scenariilor să ajute compania mea de tehnologie să atragă investitori?

A. Planificarea scenariilor le arată investitorilor că sunteți proactiv și strategic. Puteți face investitorii să se simtă încrezători în investiția lor în compania dvs. arătându-le că priviți în viitor.

Î. Poate planificarea scenariilor să ajute compania mea de tehnologie să se pregătească pentru o potențială recesiune?

A. Planificarea scenariilor vă ajută să navigați în crize economice. Planificarea pentru diferite niveluri de recesiune vă ajută să evaluați modul în care aceasta vă va afecta afacerea și să vă pregătiți pentru aceasta. Aceasta ar putea include modalități de a reduce costurile, de a găsi noi venituri sau de a vă schimba modelul de afaceri.

Articole înrudite:

Excelență în proiectare: strategii pentru un cadru financiar superior