Implementarea cu succes a CLM: stabilirea bazelor
Publicat: 2020-12-18Implementarea cu succes a software-ului de gestionare a contractelor în afacerea dumneavoastră – indiferent de industria, dimensiunea afacerii dumneavoastră sau de alți factori – este un efort util care va ajuta la reducerea orelor de muncă manuală, economisind bani și timp.
De asemenea, software-ul de management al ciclului de viață al contractului nu trebuie să fie dificil de introdus în afacerea dvs.
De ce ar trebui o companie să implementeze un software de management al contractelor?
Nu este un secret pentru nimeni faptul că tratarea cu contracte legale este un calvar care necesită timp prețios și poate duce uneori la onorarii legale dacă nu este făcută corect.
Un alt fapt este acesta – contractele în peisajul afacerilor moderne devin din ce în ce mai complexe. Nu numai atât, dar și volumul de contracte pe care afacerile de astăzi trebuie să le gestioneze pentru a funcționa este în creștere.
Desigur, cu cât sunt mai multe contracte și cu cât contractele noastre sunt mai complexe, cu atât apar mai multe probleme.
Aceste probleme sunt exacerbate de o problemă preexistentă... sistemele tradiționale de management al contractelor pur și simplu nu sunt potrivite pentru afaceri astăzi.
În era digitală în care trăim, multe dintre operațiunile și procesele noastre sunt simplificate mult datorită soluțiilor online și software.
Și, când vine vorba de gestionarea contractelor, software-ul pentru ciclul de viață de gestionare a contractelor a făcut mult mai ușor gestionarea depășirii de contracte care afectează afacerile ( de toate dimensiunile ) astăzi.
Prin eficientizarea întregului ciclu de viață al contractului – de la creare la semnare până la reînnoire – instrumentele software de gestionare a contractelor ajută companiile să gestioneze contractele mai eficient și mai eficient, economisind și timp și bani.
Dacă afacerea sau organizația dvs. nu a implementat încă software-ul de gestionare a contractelor, cel mai bine este să faceți acest lucru mai devreme decât mai târziu.
Iată câteva dintre principalele motive pentru care o afacere ar trebui să ia în considerare implementarea soluții software de gestionare a contractelor:
Stocare online
Unul dintre principalele beneficii ale software-ului de gestionare a contractelor este capacitatea de a stoca toate contractele într-o bază de date online – una care nu necesită hardware fizic pentru stocarea datelor, ci în schimb utilizează un „nor”.
Acest lucru înseamnă că nu mai sunt dulapuri, dosare de computer, hârtii pierdute... fiecare document este stocat în siguranță ( și automat ) într-o bază de date care este securizată și care poate fi accesată doar de cei care au permisiunea de a-l vedea.
Creație ușoară
Cu software-ul de management al ciclului de viață al contractelor, contractele pot fi create pe baza unor contracte și șabloane anterioare care sunt valabile din punct de vedere legal.
Cea mai bună parte a procesului de creare a contractului folosind instrumente software de gestionare a contractelor este că nu sunt implicate pix și hârtie.
Nu există erori cauzate de om ( deoarece software-ul nu va permite acest lucru ), iar contractele vor fi trimise spre aprobare automat celor care trebuie să le semneze – plimbarea fără scop prin birou încercând să semneze contractele nu mai este o problemă.
Alerte de expirare
Gestionarea contractelor este în mod inerent dificilă, iar unul dintre cele mai dificile aspecte este să țină evidența când contractele expiră și trebuie fie revizuite și/sau reînnoite.
Folosind software de gestionare a contractelor, utilizatorii pot personaliza atunci când doresc să fie alertați despre anumite contracte, astfel încât niciun document juridic să nu devină vreodată „invalid” fără ca părțile relevante să știe acest lucru.
Ajutor juridic
Un alt dintre numeroasele beneficii ale software-ului de gestionare a contractelor este modul în care aceste programe previn orice obstrucție a legii atunci când vine vorba de redactarea și semnarea contractelor.
Inteligența artificială în software asigură că niciun contract nu poate fi creat dacă include clauze care nu „se potrivesc” cu contractul și ceea ce încearcă să stabilească în primul rând documentul.
Software-ul de gestionare a contractelor pentru echipele juridice este în esență un alt membru al departamentului juridic și ajută foarte mult.
Acces universal
La contractele tradiționale, accesarea acestor documente este o chinuri – dacă sunt stocate în cabinete juridice, personalul trebuie să fie prezent fizic pentru a vizualiza un contract… dacă acesta este stocat într-un folder de calculator, fișierul trebuie trimis utilizatorului astfel încât ei îl pot accesa.
Folosind soluții software de gestionare a contractelor, toți utilizatorii cu permisiunile potrivite pot accesa orice versiune a oricărui contract atâta timp cât au acces la internet.
Aceasta înseamnă că nu există solicitări prin e-mail sau faxuri târziu.
Rapoarte automatizate
Un alt beneficiu al software-ului de management al ciclului de viață al contractului sunt rapoartele automate pe care programul le poate genera pentru afaceri.
Utilizatorii pot personaliza tipul de date pe care doresc să le vadă într-un raport și, în câteva clicuri, pot avea un raport complet complet care implică orice număr de contracte în cadrul unei organizații.
Aceste contracte pot fi apoi trimise altor membri ai echipei pentru a prezenta informații cheie, nu este nevoie de muncă manuală.
Cum să implementați software-ul de management al ciclului de viață al contractului
Acum că știți importanța software-ului de gestionare a contractelor și beneficiile software-ului de gestionare a contractelor atât pentru întreprinderile mici, cât și pentru cele mari, iată cum puteți implementa aceste soluții software în afacerea dvs.:
- Creați suficiente instrucțiuni pentru angajați și membrii echipei pentru a-i ajuta să înceapă fără probleme software-ul
- Personalizați instrucțiunile în funcție de rolul unui angajat, departament etc.
- Aveți un obiectiv clar cu ceea ce sperați să realizați folosind software-ul de gestionare a contractelor
- Identificați clauzele și șabloanele anterioare care pot fi instalate în software pentru crearea ușoară a contractului
- Aflați exact ce tip de contracte sperați să generați cu software-ul de management al ciclului de viață al contractelor
- Identificați și stabiliți rolurile și permisiunile cheie pentru toți angajații
- Stabiliți îndatoririle și responsabilitățile legate de managementul contractelor
- Urmăriți și înregistrați continuu progresul utilizând software-ul de gestionare a contractelor
Beneficiile software-ului de management al contractelor
Există beneficii nesfârșite ale software-ului de management al ciclului de viață al contractelor, toate ducând la mai puțin timp și bani cheltuiți pentru gestionarea contractelor.
Ce poate asigura software-ul de management al contractelor?
Software-ul de gestionare a contractelor asigură că companiile petrec cât mai puțin timp posibil pentru gestionarea contractelor, eliberând mai mult timp și resurse pentru a fi cheltuite pe ceea ce contează cu adevărat pentru afaceri – creșterea și vânzările.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.