Primele 5 beneficii ale adoptării unei soluții de colaborare în echipă prin e-mail

E-mailul a fost regele în comunicațiile de afaceri de ceva timp, înainte depășind telefoanele de birou și apelând între colegi. Cu ajutorul e-mailului, comunicarea între colegi se poate întâmpla mai rapid și la momente mai convenabile. E-mailul a oferit un singur loc pentru a ține evidența tuturor contactelor primite și ieșite, cu unele încercări de a menține totul organizat. Dar telefonul nu a dispărut niciodată, și nici poșta de melc de modă veche. E-mailul probabil nu va dispărea niciodată, dar ar trebui să devină mai puțin bazat pe el.

Următoarea schimbare cea mai mare în comunicarea la locul de muncă pare să graviteze către soluțiile de colaborare în echipă. Slack a făcut furori în știri și este probabil unul dintre cele mai rapide exemple de colaborare în echipă făcută corect. Cu toate acestea, nu presupuneți doar că aceste soluții sunt următoarea generație de Yahoo sau AOL messenger. Îndepărtând atenția de la e-mail, aceste servicii de colaborare în echipă le permit lucrătorilor să facă mai multă muncă și să o facă mai rapid. Bazate pe Cloud, aceste soluții păstrează fișierele acolo unde aveți nevoie de ele și permit persistența în mesajele dvs. - acestea sunt întotdeauna exact acolo unde le-ați lăsat. Soluțiile de colaborare în echipă eliberează echipele să facă tocmai asta, să colaboreze. Dacă încă nu sunteți pe gard și nu sunteți sigur dacă este timpul să înlăturați dependența de e-mail, am întocmit o listă care subliniază câteva dintre beneficiile adoptării unei soluții de colaborare în echipă față de e-mailul tradițional.

1) Colaborare dincolo de simpla comunicare

E-mailul ne permite să ne lăsăm rapid gândurile jos și să trimitem mesajul. Pe de altă parte, e-mailul ne oferă, de asemenea, o locație specifică pentru a accesa toate comunicările noastre. Dar e-mailul se bazează pe o abordare separată și adesea funcționează mai mult ca o stradă cu sens unic, care transmite doar informații. Dacă aveți o notă nouă de împărtășit echipei, o trimiteți într-o singură explozie de e-mail pentru ca toți să o vadă. Orice întrebări sau solicitări vin pe canale de la fiecare destinatar individual, iar acest lucru se dovedește dificil de urmărit pe toate.

Aplicațiile de colaborare în echipă ne structurează comunicarea într-un mod mult mai eficient, concentrându-se în mod special pe conținut și nu doar pe mesaj. Cu conținutul în prim-plan, aplicațiile de colaborare promovează nu doar transmiterea de informații către alte persoane, ci și un efect de atracție opus. În loc să trimiteți un e-mail către 10 persoane cu o actualizare a celui mai recent proiect al dvs., aplicațiile de colaborare vă permit să începeți o sală sau o conversație cu cele 10 persoane necesare și relevante, să-l etichetați „Memo Q2”, să aruncați fișierul direct și să urmăriți cum colegii dvs. începe nu doar o conversație, ci un proces de colaborare. Chat-ul gratuit al aplicațiilor de colaborare permite fiecărui membru al echipei să interacționeze direct cu grupul, în loc să vină întrebări una câte una. Structura soluțiilor de colaborare permite, de asemenea, lucrătorilor să vină atunci când le este mai convenabil, să ajungă din urmă cu tot ce a ratat și să intervină ori de câte ori apare ceva relevant. E-mailul nu permite acest flux liber, structură conversațională, dar limitează colaborarea înainte și înapoi.

2) Rămâi organizat

O conversație la un moment dat, cu o listă lungă de dus și înapoi, este ușor să te pierzi într-un șir de e-mailuri. „Unde este acel mesaj pe care mi l-a trimis Steve despre noile rapoarte TPS?” Până să știi, au trecut 15 minute și încă nu poți găsi acel singur atașament de care ai nevoie disperată înainte de întâlnire! Aplicațiile de colaborare facilitează organizarea, deoarece sunt construite în jurul ideii de a rămâne organizat, cu conținut și fișiere care locuiesc direct în camerele dvs. Cu capacitatea de a organiza proiecte și echipe în anumite camere sau conversații, acest lucru reduce timpul petrecut în căutarea a 15 e-mailuri diferite de la aceeași persoană, doar pentru a găsi acel e-mail relevant sau un anumit lanț de informații. În schimb, cu soluțiile de colaborare în echipă, puteți pur și simplu să treceți direct în camera etichetată clar și să găsiți tot ce aveți nevoie, derulând prin conținut.

Pe lângă comunicațiile organizate, aplicațiile Team Collaboration conțin o funcție de căutare puternică pentru a verifica atât textul scris, cât și orice fișiere stocate în camere. Deoarece aceste aplicații de colaborare sunt persistente, conversația pe care ați avut-o acum două zile nu dispare – trebuie doar să derulați în sus și să vedeți ce v-a spus Steve despre întâlnire. Aceste camere individuale pentru anumite proiecte sau colaborarea cu anumiți colegi înseamnă să rămâneți la curent cu proiectele este la fel de ușor ca să trimiteți un mesaj rapid în camera relevantă, promovând din nou colaborarea - orice parte poate vedea mesajul și poate suna dacă este necesar și când cel mai bine au o șansă. Nu mai sunt zilele de a începe un fir de e-mail, de a trage persoana greșită sau de a observa la jumătatea conversației tale că lipsește jumătate din echipă.

3) Persistența prin nor

Mă tot refer la această noțiune de persistență, dar ce înseamnă de fapt? Tot ceea ce (mesaje, fișiere, întâlniri) trimis și primit în aceste aplicații Team Collaboration este stocat în cloud, persistat acolo și accesibil de toți clienții de aproape oriunde. Cu totul gestionat într-o rețea cloud, totul poate rămâne exact acolo unde este, indiferent de dispozitivul pe care îl accesați. Și, spre deosebire de e-mail, aceste aplicații de colaborare nu sunt doar una la una, ci permit chat-ul de grup care este întotdeauna mobil și mereu activat. Dacă doriți să finalizați munca și să rezolvați o problemă, aveți nevoie de mai mult decât o singură persoană care să se alăture conversației, iar aplicațiile de colaborare în echipă sunt instrumentele care permit echipelor să lucreze în grupuri. Dar, pe măsură ce dimensiunea unui grup crește, șansa ca toată lumea să fie online în același timp pentru a vă citi mesajele este redusă. Aici intervine, din nou, natura persistentă a norului.

Cu aplicațiile Team Collaboration, între un client desktop, un client de telefon mobil sau chiar un client de browser web online, este posibil să rămâneți conectat pe orice dispozitiv, oriunde. În combinație cu chat-ul persistent și găzduirea fișierelor, accesarea informațiilor de care aveți nevoie pentru a finaliza munca se poate face instantaneu. Ai ratat o zi la birou? Lansați aplicația pe telefon și fiți la curent cu toate mesajele pe care le-ați ratat de către cloud. Ți-ai uitat laptopul cu raportul TPS actualizat la birou? Nicio problemă, doar conectați-vă la aplicația de colaborare în echipă pe telefonul inteligent sau chiar pe computerul de acasă, aruncați o privire în camera în care a fost aruncat fișierul și descărcați-l pe dispozitiv.

4) Personalizați pentru a se potrivi nevoilor dvs

Aceste aplicații de colaborare în echipă nu sunt doar o versiune mai frumoasă a mesageriei instantanee de școală veche, ci oferă experiențe de colaborare personalizate și puternice. Cu mintea creativă a unui dezvoltator și API-urile furnizate, echipele își pot personaliza complet soluțiile pentru a crea o experiență cu adevărat unică și pentru a reduce diferența dintre alte instrumente de productivitate. Adăugările simple, cum ar fi boții de chat, le pot permite utilizatorilor să păstreze listele de sarcini în curs chiar în camera lor de colaborare sau să stabilească mementouri sau chiar să faciliteze partajarea fișierelor. Adăugări precum tehnologia IBM Watson la Cisco Spark vor genera un nou nivel de asistent personal care locuiește chiar în interiorul platformei dumneavoastră de colaborare.

Un pas mai departe este puterea integrărilor. Prin integrări cu aplicații de lucru populare de la Office 365 și DropBox, până la integrări cu CRM-uri populare precum Salesforce și Zendesk, echipele își pot construi propria aplicație de colaborare care funcționează cu celelalte aplicații pe care le folosesc deja. Integrările permit personalizarea pe care e-mailul pur și simplu nu o poate face. Conectarea directă a Salesforce la aplicația dvs. de colaborare poate crea o nouă cameră de chat de fiecare dată când se deschide un nou bilet de apel, astfel încât lucrătorii să poată scrie informațiile necesare, să introducă fișierele necesare și să țină evidența apelului sau a progresului biletului. Deoarece aceste camere sunt persistente și sunt conectate la Salesforce, toate informațiile rămân chiar și după apel. Dacă chiar aveți nevoie de asistență de la un alt agent, pur și simplu adăugați agentul sau orice membru al echipei relevante în sală și începeți să colaborați! Ceea ce poți face cu integrările și chatbot-urile este limitat doar de creativitatea ta.

5) Fișiere live în aplicație

Cu conținutul în fruntea colaborării, eliminarea fișierelor este doar o altă parte a ceea ce face ca aceste soluții de colaborare să fie atât de puternice pentru grupurile care doresc să facă mai multe. Conținutul este esențial pentru sarcina în cauză, iar atunci când este partajat în aplicațiile de colaborare, fișierul se află direct în cameră. În acest fel, puteți acționa, reacționa și păstra un istoric continuu al oricăror schimbări. De câte ori ați trimis un e-mail, dar ați uitat să includeți atașamentul? Acest lucru nu se va mai întâmpla niciodată cu aplicațiile de colaborare ca metodă principală de comunicare.

Fișierele nu trebuie să fie trimise ca atașamente la mesaje și pot fi ușor glisate și plasate direct în camera sau conversația dvs. Prin puterea cloud-ului și persistența mesageriei, atașamentele nu se vor pierde în lanțurile de e-mail mai lungi decât inbox-ul dvs. Partajarea de fișiere prin e-mail doar crește dezordinea și impune lucrătorilor să rămână la curent cu căsuța de e-mail, trăgându-i de la serviciu. Din nou, cu persistență pe toate platformele, fișierele pot fi accesate oriunde și oricând, împreună cu toată colaborarea și munca care le implică.

Concluzia

Pe măsură ce locul de muncă se schimbă, se schimbă și instrumentele pe care le folosim pentru a finaliza munca. E-mailul a fost cândva regele, învingând apelurile telefonice și chiar video pentru a rămâne conectat. Aplicațiile de colaborare în echipă oferă o nouă schimbare în modul în care ne desfășurăm munca. Persistența mesajelor și partajarea puternică a fișierelor mențin conținutul în centrul atenției și permit colaborarea naturală între membrii echipei, oriunde s-ar afla.

Deși s-ar putea să nu înlocuiască niciodată cu adevărat e-mailul, aplicațiile de colaborare în echipă și de mesagerie de afaceri vor funcționa pentru a suplimenta fluxul zilnic de e-mailuri și pentru a vă menține dezordinea în căsuța de e-mail. Întâlnirile se vor desfășura în mod constant, instantaneu, iar productivitatea poate atinge noi niveluri atunci când colaborarea este punctul central. Dacă credeți că o aplicație de colaborare în echipă s-ar potrivi afacerii dvs., puteți arunca o privire la defalcarea noastră a fiecărui furnizor și a serviciilor oferite. Pentru a oferi o perspectivă mai bună asupra platformei care funcționează cel mai bine, puteți consulta și seria noastră de comparații Chat Wars, unde am pus Cisco Spark și HipChat cu cea mai populară aplicație de colaborare, Slack.