Sunt disponibile aplicațiile de mesagerie în echipă – Iată cum să-l găsiți pe cel potrivit pentru echipa dvs

Aplicațiile de mesagerie pentru echipă nu sunt incredibil de noi, dar odată ce Slack a intrat în scenă, au devenit rapid unul dintre cele mai populare instrumente de colaborare la locul de muncă. În acest moment, este sigur să spunem că multe echipe se vor găsi pierdute în mijlocul unui ocean de aplicații de mesagerie și colaborare dacă doresc să adopte o nouă soluție.

Având atâtea opțiuni disponibile, poate fi imposibil să decizi care soluție se potrivește cel mai bine echipei tale. Din păcate, dacă afacerea dvs. nu este o întreprindere mare, resursele pentru un CTO dedicat pur și simplu nu există. Deci, cum cercetează echipa ta prin acest labirint de opțiuni? Cum încep ei să înțeleagă care soluție se potrivește cel mai bine nevoilor și culturii tale la locul de muncă?

Aceasta este ideea din spatele seriei noastre directe Chat Wars, în care comparăm alternative populare la Slack – considerată în acest moment standard. Cu toate acestea, poate fi încă dificil să trageți concluzia pe care două aplicații să vă concentrați. La urma urmei, există noi concurenți care apar în mod constant, cum ar fi Zang de la Avaya. De aceea, suntem aici - pentru a vă ajuta echipa să înțeleagă ce include aceste soluții și cum să le înțeleagă tuturor.

De ce ar trebui să se deranjeze echipa ta?

De ce să folosiți chiar și o aplicație de colaborare și mesagerie în echipă? La urma urmei, e-mailurile și apelurile telefonice pot face treaba, nu? Apelurile telefonice oferă o comunicare complet instantanee și în timp real (dacă celălalt capăt preia, adică). E-mailurile ne permit să înșirăm conversații lungi de-a lungul timpului și să includă fișiere și link-uri relevante. Deci, care este treaba - de ce să renunțăm la ceea ce știm că funcționează?

Ei bine, cu siguranță nu sunt primul care subliniază că modul în care lucrăm se schimbă – și drastic. Deși nu-mi plac generalizările, fiind un milenar, pot înțelege nevoia – sau chiar dorința – a ceea ce sunt în esență aplicațiile de mesagerie instantanee la locul de muncă. Când am fost prezentat pentru prima dată în Slack, nu am înțeles hype-ul. Încă nu, într-o anumită măsură, dar asta este o altă poveste pentru o altă zi. Cu toate acestea, cel puțin am înțeles nevoia de ceva de genul Slack în birou.

Beneficii față de comunicarea tradițională

Folosesc mesagerie instantanee de când am fost introdus pe internet, iar Slack mi s-a părut o versiune drăguță a aceluiași vechi, același vechi - și acesta este un lucru bun. Generația mea a devenit expertă în tehnologie și, în acest moment, este complet normal să poarte conversații complete prin mesaje text sau aplicații de chat pentru consumatori.

Deși chatul persistent și o platformă cloud care alimentează totul sunt noi, conceptul nu este. Nu ezit să numesc aceste soluții „clienți frumoși IRC”. De ce ar trebui echipa ta să se deranjeze cu una dintre aceste aplicații? Am creat o postare aprofundată despre beneficii, dar pentru a rezuma frumos aici, aplicațiile de mesagerie pentru echipe permit:

• Colaborare dincolo de comunicare: aplicațiile de colaborare în echipă ne structurează comunicarea într-un mod mult mai eficient, concentrându-se în mod special pe conținut și nu doar pe mesaj. E-mailurile sunt izolate și aglomerate, apelurile telefonice sunt doar conversații care dispar în aer.
• Aplicațiile de mesagerie promovează organizarea: așa cum am spus, e-mailurile pot deveni dezordonate foarte repede. Sunt sigur că cunoaștem cu toții ororile de a săpa prin lanțuri masive de e-mail, CC-uri lipsă, fișiere lipsă, orice. Aplicațiile de colaborare le permit utilizatorilor să își organizeze spațiul de lucru și să dedice secțiuni unor echipe, conversații sau proiecte specifice.
• Persistență prin cloud: totul este stocat în cloud și tot contextul și comunicarea dvs. sunt complet coerente, indiferent de unde sau când accesați aplicația. Începeți să conversați pe computer, luați-vă telefonul pentru a bea o cafea și continuați să discutați fără să pierdeți o bătaie. Totul este salvat în cloud, chiar și fișierele și proiectele dvs. și rămâne, aproape, pentru totdeauna.
• Personalizare intensă: Aceste aplicații de colaborare în echipă nu sunt doar o versiune mai frumoasă a mesageriei instantanee de școală veche, ci oferă experiențe de colaborare personalizate și puternice. Cu mintea creativă a unui dezvoltator și API-urile furnizate, echipele își pot personaliza complet soluțiile pentru a crea o experiență cu adevărat unică și pentru a reduce diferența dintre alte instrumente de productivitate.
• Context întotdeauna la vedere: toate fișierele partajate, schițele, întâlnirile rapide și actualizările proiectelor live direct în aplicația de chat. Cu conținutul în fruntea colaborării, eliminarea fișierelor este doar o altă parte a ceea ce face ca aceste soluții de colaborare să fie atât de puternice pentru grupurile care doresc să facă mai multe. Conținutul este esențial pentru sarcina în cauză, iar atunci când este partajat în aplicațiile de colaborare, fișierul se află direct în cameră.

Pe ce se bazează deja echipa ta?

Primul loc de început ar fi pur și simplu să decideți dacă afacerea dvs. are nevoie sau nu de o soluție de colaborare și mesagerie în echipă sau de ce anume are nevoie echipa dvs. dintr-unul dintre aceste instrumente. Știm deja cât de benefice pot fi atunci când colaborează prin e-mail și telefon. Dar, în acest moment, numirea acestor soluții „aplicații simple de chat” nu prea lovește unghiul.

Chiar și Slack a crescut pentru a include apeluri video și partajarea ecranului. Între timp, alte opțiuni precum Cisco Spark se concentrează de la început pe funcțiile de colaborare grele. Unele opțiuni de pe piață sunt chiar prea blocate încercând să înghesuie cât de mult pot într-o singură aplicație. O parte din motivul pentru care Slack are atât de mult succes este că s-au concentrat mai întâi pe o funcție specifică .

Înțelegeți ce face și ce nu are nevoie echipa dvs

Conferința video poate fi un instrument incredibil de puternic pentru a stimula colaborarea profundă atunci când mesajele sau apelurile telefonice pur și simplu nu funcționează. Totuși, dacă echipa ta este mică și mereu în același birou, de ce să plătești pentru asta?

O modalitate excelentă de a vă ajuta să dezvăluiți exact ceea ce are nevoie echipa dvs. este să identificați modul în care lucrați și chiar să le cereți angajaților să enumere instrumentele pe care le folosesc în prezent și de ce. Pentru o defalcare rapidă, cele mai comune funcții de colaborare și mesagerie includ:

• Chat persistent pe toate dispozitivele
• Camere de chat individuale pentru a organiza conținutul și conversația
• O interfață de utilizator ușor de înțeles și o experiență de utilizator simplă
• Partajare de fișiere în timp real prin simpla glisare și plasare
• Integrari cu alte aplicatii si solutii
• Chat video, partajarea ecranului și uneori apeluri vocale

Este complet posibil ca echipa ta să fi început să adopte propriile soluții pentru a rezolva aceste probleme sau ca echipa ta să jongleze între e-mail, Skype, apeluri telefonice și Dropbox pentru a face totul.

Odată ce aveți o idee despre ce instrumente are nevoie echipa dvs. pentru a finaliza cu succes lucrurile, vă puteți concentra cu laser pe caracteristicile specifice de care ar avea nevoie echipa dvs. și să le eliminați pe cele pe care nu le-ar folosi. Acest lucru vă va ajuta să vă simplificați căutarea prin eliminarea soluțiilor care nu se potrivesc cu factura. De exemplu, dacă echipa ta nu va folosi niciodată videoconferința, atunci o soluție cu video în prim-plan nu va fi cea mai bună pentru echipa ta.

Compararea opțiunilor dvs

Acum că aveți o idee despre ce poate beneficia echipa dvs., vom arunca o privire mai atentă la cum să comparăm chiar și diferite soluții. În potrivirile noastre anterioare, avem tendința de a ne concentra pe câteva puncte cheie specifice pentru a oferi cea mai bună potrivire dintre mere și mere posibil. Pe baza criteriilor pe care le-am folosit, în general parcurgem lista de caracteristici și funcții, precum și cum este să folosești aplicația, cât de organizată le permite utilizatorilor să fie și cât costă totul. Haideți să le descompunem unul câte unul.

Caracteristici și funcții incluse

Am atins puțin acest lucru în secțiunile anterioare, dar merită subliniat din nou în profunzime. Multe dintre aceste aplicații se vor concentra pe o singură idee și se vor construi în jurul ei, cum ar fi Slack, sau unele vor încerca să vă arunce fiecare caracteristică și funcționare într-o abordare „unică pentru toate”. În funcție de modul în care echipa ta lucrează și comunică, acest lucru va exclude rapid anumiți concurenți.

Chiar și Slack a început să-și extindă lista de funcții: cândva doar o aplicație de comunicare prin chat, acum are apeluri video și vocale native. Pe de altă parte, soluții precum GoToMeetings sau noul Chime de la Amazon sunt în primul rând opțiuni axate pe video. Alte soluții precum Glip se concentrează în mare măsură pe ideea de colaborare și de partajare a fișierelor, la fel ca Microsoft Teams, care se bazează pe ecosistemul Office 365 existent.

Integrari si flexibilitate

Unele dintre caracteristicile unei aplicații de mesagerie pentru echipă nu sunt neapărat ceea ce fac ei în mod nativ, ci cât de mult poate echipa ta să îndoaie aplicația la voința sa și să construiască aproape propria soluție unică. Integrările sunt cu ușurință una dintre cele mai mari tendințe de colaborare în echipă din 2017, deoarece ne vor ajuta să economisim atât de mult timp și să creștem productivitatea. Integrările ne permit pur și simplu să ne conectăm la două platforme diferite pentru a uni caracteristici și funcții.

Fără îndoială, integrările și flexibilitatea generală a platformei sunt unii dintre cei mai importanți factori de luat în considerare atunci când căutați o soluție. Slack, de exemplu, este suficient de puternic pentru a transforma aplicația într-o întreagă soluție de gestionare a lucrătorilor la distanță. Slack are cu ușurință cea mai mare bibliotecă de integrare de tip out-of-the-box și va continua să crească. Între timp, soluțiile mai puțin cunoscute vor avea liste mai mici și pot fi chiar mai complicat de dezvoltat.

Experiența utilizatorului și ușurința în utilizare

Mă tot întorc la această frază, dar este complet adevărată: dacă produsul sau soluția ta nu este simplă și chiar distractiv de folosit, oamenii pur și simplu nu o vor folosi. Apple a dat asta pe cap și înțelege UX înainte de orice. Designul și interfața cu utilizatorul sunt de asemenea importante, dar UX și UI merg, în general, mână în mână – cu o interfață de utilizator slabă vine și o experiență de utilizator slabă. Deci, într-adevăr, discutăm despre UI, dar ne concentrăm foarte mult pe UX-ul pe care îl aduce.

Dincolo de alegerile de design, experiența utilizatorului va fi influențată de o serie de factori. Acestea pot varia de la funcții native oferite de platformă, până la cât de ușor este accesarea meniurilor și setărilor de personalizare. Dar, de asemenea, cât de consecvent funcționează notificările și chiar și mai multe aspecte minore, cum ar fi mesajele cu fire sau un instrument de căutare receptiv. Unele dintre aceste aplicații încearcă să se potrivească cu fiecare caracteristică într-o singură ofertă sau încearcă să iasă cu un nou design modern – iar experiența utilizatorului final are de suferit.

Prețuri și limitări

Acum adevăratul kicker și, probabil, cel mai important aspect la sfârșitul zilei, este cât de mult te va costa soluția. Desigur, cu toții dorim să economisim bani și să obținem cel mai bun profit pentru banii nostru, iar aceste aplicații de mesagerie nu sunt diferite. În funcție de structura prețurilor, de câte planuri sunt disponibile și chiar de modul în care sunt taxați utilizatorii, caracteristicile incluse se vor schimba - unii furnizori chiar vor impune limitări artificiale asupra planurilor mai ieftine.

Acum, acest lucru este normal - așa funcționează un model freemium: aveți nevoie de stimulente pentru ca utilizatorii dvs. să facă upgrade atunci când este necesar. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că anumiți furnizori sunt puțin mai liberali decât alții atunci când vine vorba de caracteristicile și funcționalitățile incluse, precum și de structura prețurilor. De exemplu, Slack blochează unele dintre planurile sale mai ieftine, cu mari limitări. Dar sunt cunoscuți și pentru că taxează o afacere doar pentru utilizatorii ACTIVI, nu doar pentru toți membrii afacerii dvs. care au un cont mandatat.

Punând totul împreună

Odată ce înțelegeți cum funcționează echipa dvs. și ce instrumente au nevoie, este timpul să începeți căutarea. Cea mai evidentă abordare ar putea fi o simplă căutare pe Google, cu o listă sau o foaie de calcul Excel pentru a urmări toate opțiunile relevante pe care le găsiți.

Ar fi util să creați o listă de funcționare, precum și cu toate caracteristicile cheie de care are nevoie echipa dvs. și să verificați dacă fiecare soluție lista dvs. include acea caracteristică sau chiar dacă o taxează în mod specific. Nu vă fie teamă să-i puneți și pe acești furnizori pe liniile lor de asistență pentru a înțelege exact cum este serviciul lor și cât de eficient ar putea fi asistența în caz de urgență.

Încercați înainte de a cumpăra

Nu vă fie teamă să descărcați teste gratuite sau versiuni ale aplicațiilor, de asemenea, încercați înainte de a cumpăra este întotdeauna o strategie solidă - este motivul pentru care companiile de mașini oferă test drive. Aproape fiecare soluție de mesagerie de pe piață va oferi fie o versiune de probă, fie o versiune freemium.

Echipa ta ar putea încerca să rotească diferite instrumente sau pur și simplu să încerce pe cea care arată cel mai bine pentru a vedea dacă se lipește. Recenziile noastre practice includ joc, clic și explorare. Nu uitați să aruncați o privire la pagina noastră de comparare a colaborării în echipă, precum și la recenziile noastre practice și la cap la cap.